Professionelle E-Mail-Signatur: Beispiele und Best Practices zum Erstellen einer Signatur

Die Wahl der richtigen E-Mail-Signatur ist wichtiger als Sie denken. Ihre Signatur spiegelt Ihre Marke wider. Es hat eine Geschichte zu erzählen.

Das richtige E-Mail-Signaturformat kann einen guten ersten Eindruck hinterlassen, der eine große Wirkung haben kann. Ihre E-Mail ist für die Empfänger bereits wertvoll, daher möchten sie wissen, wer Sie sind. So wird Ihre Unterschrift zu einem wichtigen Kommunikationsmittel.

Indem Sie die Best Practices für professionelle E-Mail-Signaturen befolgen, können Sie in Ihrer gesamten Organisation eine konsistente Kommunikation aufrechterhalten, Vertrauen aufbauen und das Beste daraus machen.

Signaturen tun viel mehr, als nur Ihren Namen und Ihre Betreffzeile am Ende einer E-Mail hinzuzufügen. Unterschriften oder Schilder eignen sich auch gut, um für Ihr Unternehmen, bevorstehende Veranstaltungen oder neue Blogs zu werben.

Sie können Ihr Marketing verbessern, indem Sie eine professionelle E-Mail-Signatur sinnvoll einsetzen.

Was ist eine professionelle E-Mail-Signatur?

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist wie eine digitale Visitenkarte, die am Ende einer E-Mail platziert wird. Es enthält normalerweise Ihren vollständigen Namen, Firmeninformationen und Kontaktinformationen.

E-Mail-Absender können interaktive Elemente wie Bilder, Logos und Links für andere Marketing- und Geschäftszwecke enthalten.

Warum ist eine professionelle E-Mail-Signatur erforderlich?

E-Mail-Signaturen zeigen mehr als nur das Ende der E-Mail an. Es gibt dem E-Mail-Empfänger die wichtigen Informationen, die er benötigt, um seine Beziehung zu Ihnen fortzusetzen.

Sie können Ihrer Signatur alles hinzufügen, was Sie möchten, z. B. Geschäftszeiten, Links zu Büroadressen zur Jobseite Ihres Unternehmens, wenn Sie derzeit beschäftigt sind, oder Links zum Lesen von Informationen über Ihr Unternehmen.

Unternehmen machen ihre Marke durch Designentscheidungen wie Farben, Grafiken, Schriftarten und eine Audiokopie bekannt. Wenn Ihr Unternehmen eine starke Marke hat, verwenden Sie diese bei der Erstellung Ihrer E-Mail-Signatur.

Was sollte eine professionelle E-Mail-Signatur beinhalten?

Eine gute E-Mail-Signatur sollte ein gutes Design, wichtige Informationen und Funktionen haben.

Um zu entscheiden, welche Informationen aufgenommen werden sollen, müssen Sie überlegen, was für Ihre Abteilung wichtig ist, um zu kommunizieren. Der IT-Abteilung ist der Kunde wahrscheinlich egal, sodass sie keine Telefonnummer hinzufügen muss, wenn sie einen Vertriebsmitarbeiter hinzufügen möchte.

Hier sind die Grundlagen, die Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten:

• Dein Name
• Name der Abteilung
• Der Name des Unternehmens

Die Hauptidee besteht darin, den Absender zu identifizieren und seine organisatorische Rolle zu erklären.

Sie können Ihre Signatur auch mit optionalen Details wie einem Bild, einer Kontaktnummer, Symbolen für soziale Medien, einer E-Mail-Adresse, einem CTA usw. anreichern.

Best Practices und Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen

1. Schreiben Sie Ihre wertvollsten Informationen auf

Wählen Sie zunächst aus, was Sie in Ihrer E-Mail-Signatur teilen möchten und worauf Sie sich nicht verlassen. Als Faustregel gilt: Je weniger Textzeilen, desto besser. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie wichtige Informationen weglassen müssen, um das Risiko zu verringern – seien Sie vorsichtig bei Ihrer Auswahl!

Denken Sie darüber nach, was Sie aus Ihrer Signatur herausholen möchten, und halten Sie sich an diese Botschaft.

Denken Sie auch daran, dass Sie manchmal das, was Sie zeigen, verbessern können.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie wären ein Vermarkter, der der Welt Ihr kreatives Denken zeigen möchte. In diesem Fall können Sie ein Werbevideo hinzufügen oder eines Ihrer neuen Videos hochladen. Wenn es zu Ihren persönlichen und Unternehmenszielen passt, machen Sie es!

2. Marke

Neben der Entwicklung Ihrer Markenidentität müssen alle Aspekte Ihrer Marke, von der Schriftart bis zu den Linien, an Ihrer Geschäftsstrategie ausgerichtet und im gesamten Unternehmen angewendet werden.

Ein Beispiel für die charakteristische Farbe einer Marke ist:

3. Beschränken Sie Ihr E-Mail-Design auf ein Minimum

Denken Sie beim Entwerfen Ihres E-Mail-Logos daran, dass weniger mehr ist. Achten Sie beim Erstellen von E-Mail-Kopien auf Geschäftsfarben und Schriftarten. Halten Sie sich in Ihrem Logo an zwei oder drei Farben. Wenn Sie mehr als das verwenden, kann dies den Leser verwirren.

Wählen Sie den E-Mail-Text aus. Verwenden Sie nicht zu viele Ausrufezeichen. Suchen Sie stattdessen nach etwas Sauberem, Schönem und Einfachem.

4. Betrachten Sie das Design der E-Mail-Signatur

Sobald Sie alle wichtigen Informationen identifiziert haben, die in die E-Mail-Signatur Ihres Unternehmens aufgenommen werden sollten, ist es an der Zeit, zu entscheiden, wie sie richtig angezeigt werden soll. Der erste Eindruck ist wichtig, also stellen Sie sicher, dass Ihr Design attraktiv und auf den Punkt gebracht ist.

Wählen Sie eine gut lesbare und stilvolle Schriftart wie Times New Roman. Sie können ein attraktives Markenlayout erstellen, indem Sie Leerzeichen und Trennzeichen hinzufügen, um verschiedene Elemente anzuzeigen.

Wenn Sie beispielsweise einen Text fett hervorheben und ihm Farbe hinzufügen, wird er mehr Leser anziehen.

Außerdem erledigt das Hinzufügen eines Slogans und eines Aufrufs zum Handeln die Arbeit. Und das macht Sinn; Nach einer langweiligen Überschrift können Sie die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich ziehen. Ganz zu schweigen davon, wie stark diese Banner-Klicks für Ihr Unternehmen sein können.

5. Verwenden Sie hochwertige Bilder und Grafiken

Wenn Sie ein visuelles Element in einem E-Mail-Header verwenden, ist es immer ratsam, diese einfachen Regeln zu befolgen:

• Verwenden Sie Bilder ohne Hintergrund;
• Wählen Sie einen Kopfschuss anstelle eines Ganzkörperschusses.
• Verwenden Sie hochauflösende Grafiken und ein sauberes und einfaches Design.

6. Verwenden Sie einen Call-to-Action (CTA)

Ihre E-Mail-Signatur ist ein großartiger Ort, um einen Aufruf zum Handeln einzufügen, den Sie interessant finden.

Wie das Beispiel andeutet, können Ihre Marketingbemühungen zunehmen, wenn Sie direkt aus Ihrer E-Mail schreiben. Es wird jedoch nicht empfohlen, Ihre E-Mail-Signatur mit Links zu jeder von Ihnen durchgeführten Marketingkampagne zu füllen.

7. Probieren Sie einen Generator für elektronische Signaturen aus

Wenn Sie Ihrer Signatur weitere interaktive Elemente hinzufügen, sollten Sie sie in HTML schreiben, damit sie für alle E-Mail-Anbieter wie Gmail, Outlook oder Apple gleich aussieht. Wenn das Programmieren nicht zu Ihren Stärken gehört, Sie aber keine Abstriche bei der Qualität machen wollen, können Sie sich mit dem richtigen Tool unterstützen.

Sie müssen Ihre bevorzugte professionelle elektronische Signaturvorlage auswählen und im Handumdrehen erstellen.

8. Teilen Sie einen Blogbeitrag

Wenn Sie sich als Experte auf Ihrem Gebiet zeigen möchten, warum sollten Sie einen Link zu einem Ihrer erfolgreichsten Blog-Beiträge einfügen? Dasselbe wird im folgenden Beispiel angezeigt:-

9. Fügen Sie Ihre Social-Media-Kanäle hinzu

Das Hinzufügen von Links zu Ihren Social-Media-Kanälen hilft dem Empfänger, Sie besser kennenzulernen und Ihnen mehr zu vertrauen. Fügen Sie Ihrer Signatur Links zu den Social-Media-Kanälen Ihres Unternehmens hinzu, wenn Sie eine Organisation sind. Wenn Sie eine Privatperson sind, geben Sie bitte Ihre Links an.

Lassen Sie Ihr Publikum in den sozialen Medien mit Ihnen in Kontakt treten.

Wie im Beispiel dargestellt, können Sie Ihren Aktionen ganz einfach Symbole und Hyperlinks für soziale Kanäle hinzufügen. Beachten Sie, dass die sozialen Kanäle, auf die Sie verlinken, aktiv sind und relevante Inhalte zum Aufbau Ihrer Marke bereitstellen.

Einpacken

Ihre E-Mail-Signatur ist das Letzte, was der Empfänger Ihrer E-Mail liest, bevor er entscheidet, ob er auf Ihre Nachricht antworten möchte oder nicht. Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass Sie eine E-Mail-Signatur erstellen, die alle Informationen enthält, die Sie von Ihrem Empfänger benötigen, und Ihre Marke kommuniziert und eine Antwort fördert.

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Häufig gestellte Fragen