Eine Aufschlüsselung der 5 Phasen des Projektmanagements

Haben Sie sich jemals gefragt, warum manche Projekte scheitern, während andere erfolgreich sind? Was unterscheidet ein gutes Projekt von einem schlechten? Die Antwort ist die Effizienz, mit der ein Projekt gemanagt wird – die von den Phasen des Projektmanagements beeinflusst wird.

Ein gut geführtes Projekt hat fünf verschiedene Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. Diese beziehen sich auf die verschiedenen Phasen, die ein Projekt von Anfang bis Ende durchläuft. Die Verwaltung eines Projekts in Phasen ist eine bewährte Methode, um eine rechtzeitige Fertigstellung innerhalb des Budgets und des Umfangs sicherzustellen.

Jede Phase hat einen bestimmten Zweck und die fünf Phasen müssen der Reihe nach abgeschlossen werden. Eine ungenaue Verwaltung von Projektphasen kann zu Terminüberschreitungen, aufgeblähten Budgets oder zum Scheitern des Projekts führen.

Wenn Sie ein Projektmanager sind, der Projekte effektiv verwalten und Fallstricke vermeiden möchte, ist dieser Blog genau das Richtige für Sie. Wir erklären die verschiedenen Möglichkeiten, die jede Phase bietet, und die unterschiedlichen Ziele, die jede Phase hat. Aber lassen Sie uns zuerst die Grundlagen der Projektmanagementphasen und ihre Bedeutung verstehen.

Warum sollten Sie sich auf Projektphasen konzentrieren?

Die Phasen eines Projekts ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt zu verfolgen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, indem Sie das Projekt in kleinere, überschaubarere Teile aufteilen. Dies hilft, kostspielige Fehler und Verzögerungen zu vermeiden, die Ihr Projekt von seinem geschätzten Budget und Zeitplan abbringen könnten.

Darüber hinaus tragen Projektmanagementphasen dazu bei, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu verbessern, indem Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt werden. Klar definierte Aufgaben und Ziele erleichtern es Ihren Projektteammitgliedern, den Überblick zu behalten und effizient zusammenzuarbeiten.

Phase 1: Projektinitiierung

In der ersten Projektphase geht es um den Einstieg. Während der Initiierungsphase entwickeln Sie ein klares Verständnis von Zweck, Umfang und Zielen des Projekts. Dies ist die Zeit, um ein Team zusammenzustellen und Entscheidungen darüber zu treffen, wie die Arbeit erledigt werden soll.

Die Phase der Projektinitiierung umfasst die Entscheidung über eine Projektmanagementmethode, die Erstellung eines Budgets und die Einholung der erforderlichen Genehmigungen von den Beteiligten, um das Projekt voranzutreiben. Die Projektinitiierung ist die wichtigste Phase, da sie den Ton und die Richtung für das gesamte Projekt vorgibt. In dieser Phase müssen Sie sich ein klares Bild von Zweck, Umfang und Zielen des Projekts machen. Und dafür brauchen Sie einen Projektauftrag.

Ein Projektauftrag ist eine Erklärung über den Umfang, die Ziele, die Ergebnisse und die Teilnehmer des Projekts. Sie müssen eine erstellen, um Antworten auf Fragen zu finden wie: Was ist das Ziel des Projekts? Warum sollten Sie dieses Projekt machen? Wer wird während des gesamten Projektlebenszyklus involviert sein? Eine Charta bietet eine klare Vision für das Projekt und stellt sicher, dass es an Ihren Geschäftszielen ausgerichtet ist.

Phase 2: Projektplanung

In der zweiten Phase geht es um die Planung Ihres Projekts. In diesem Fall nehmen Sie alle während der Initiierungsphase gesammelten Informationen und verwenden sie, um einen detaillierten Aktionsplan zu erstellen, um die Ziele des Projekts zu erreichen. Die Planungsphase umfasst die Zuweisung von Aufgaben, die Entwicklung von Kommunikationsplänen und die Festlegung von Projektergebnissen oder -zielen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele erreichbar sind, indem Sie die Methode Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timely (SMART) anwenden. Dieser Ansatz wird Ihnen helfen, konkrete Ziele zu schaffen, die messbar, erreichbar, relevant für die Ziele Ihres Unternehmens und zeitlich begrenzt sind.

CLEAR steht für Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable und Refineable und ist eine weitere ergebnisorientierte Zielsetzungsmethode, die Sie anwenden können. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Ziele kollaborativ (vom Team geteilt), im Umfang begrenzt, emotional (motivierend) und spürbar sind und bei Bedarf verfeinert werden können.

Phase 3: Projektdurchführung

Diese Phase konzentriert sich darauf, Ihren Projektplan in die Tat umzusetzen und die Arbeit zu erledigen. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Teammitglieder mit der Arbeit an den ihnen zugewiesenen Aufgaben beginnen und beginnen, auf die Ziele des Projekts hinzuarbeiten. Ihre Rolle in dieser Phase besteht darin, Aufgaben klug zu delegieren, Ihr Team zu unterstützen und anzuleiten sowie den Fortschritt zu verfolgen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Um sicherzustellen, dass Aufgaben effektiv ausgeführt werden, delegieren Sie sie an die richtigen Personen. Stellen Sie sicher, dass Sie Aufgaben basierend auf den Fähigkeiten, Erfahrungen und der Verfügbarkeit jedes Einzelnen zuweisen. Geben Sie außerdem klare Anweisungen darüber, was getan werden muss und wie es getan werden sollte. Dies hilft, Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass Aufgaben so ausgeführt werden, wie Sie es möchten.

Phase 4: Projektüberwachung und -steuerung

In der vierten Phase geht es darum, das Projekt regelmäßig zu überwachen, um sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt. In diesem Fall überwachen Sie den Fortschritt und die Leistung des Projektteams genau und vergleichen sie mit dem ursprünglichen Plan.

Um sicherzustellen, dass Sie sich an den ursprünglichen Plan halten, identifizieren Sie die kritischen Erfolgsfaktoren (CSFs) Ihres Projekts – dh Faktoren, die für die Definition des Erfolgs Ihres Projekts entscheidend sind – sowie Key Performance Indicators (KPIs) – dh Metriken, die zur Bewertung der Projektleistung verwendet werden.

CSFs sind eine Reihe von Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit ein Projekt erfolgreich ist, während KPIs Metriken sind, die messen, ob die CSFs erfüllt werden oder nicht. Beispielsweise könnte ein CSF für ein Website-Entwicklungsprojekt die Website pünktlich starten, während sein KPI eine festgelegte Anzahl von Aufgaben pro Woche erledigen könnte.

Phase 5: Projektabschluss

Die fünfte und letzte Phase ist nichts anderes, als das Projekt abzuschließen und alle losen Enden zu binden. In dieser Phase erstellen Sie einen Abschlussbericht, der das gesamte Projekt von Anfang bis Ende dokumentiert. Dieser Bericht sollte Einzelheiten zu den Projektzielen, Ergebnissen, gewonnenen Erkenntnissen und anderen relevanten Informationen enthalten.

Verwalten Sie die Projektphasen effizient, um den Erfolg sicherzustellen

Die effektive Verwaltung von Projekten ist für jedes Unternehmen, ob groß oder klein, unerlässlich. Diese fünf Projektmanagementphasen tragen dazu bei, dass Ihre Projekte gut organisiert, planmäßig und von Anfang bis Ende reibungslos ablaufen.

Denken Sie nur daran, flexibel und anpassungsfähig zu sein, da Dinge, die Sie nicht geplant haben (z. B. Änderungen der Projektanforderungen, des Budgets oder andere unvorhergesehene Probleme), jederzeit auftauchen können. Und vergessen Sie vor allem nicht, den Erfolg nach Abschluss des Projekts zu feiern.