Wie Ihnen die persönliche Zeiterfassung hilft, den Überblick zu behalten

Den Überblick über Ihre persönlichen Projekte zu behalten und persönliche Ziele zu erreichen, kann so hart und zeitaufwändig sein wie die Arbeit; es erfordert oft das gleiche Maß an Hingabe.

Um alles schaffen zu können, braucht man ein gutes Zeitmanagement und Organisationstalent. Die Zeiterfassung ist eine gute Option, um den gesamten Prozess reibungsloser zu gestalten.

In diesem Artikel gehen wir auf alles ein, was Sie über persönliche Zeitmessung wissen müssen – was sie ist, warum sie wichtig ist und wie Sie Ihre persönliche Zeit erfassen.

Was ist Zeitmessung?

Zeiterfassung bedeutet laut Lexikon „Zeit erfassen, die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter erfassen“.

Die Zeiterfassung wird in der Geschäftswelt am häufigsten verwendet, denn wie das berühmte Sprichwort sagt, „Zeit ist Geld“. Unternehmen und Freiberufler verfolgen ihre Arbeitszeiten, damit sie genau abrechnen, transparent sein, Projekte einfacher planen, Arbeitsprozesse optimieren und das Arbeitsmanagement verbessern können.

Eine (sehr) kurze Geschichte der Zeitmessung

Menschen haben seit Anbeginn der Zivilisation versucht, die Zeit zu verfolgen.

Eines der allerersten Werkzeuge waren Schattenuhren. Sie bestanden aus einem aufrecht in den Boden gestellten Stock, der einen Schatten bildete, und Markierungen entlang des Pfades des Schattens, der einen Tag in Segmente unterteilte.

Schon in alten Gesellschaften war es wichtig, die Zeit zu messen, damit die Arbeiter genau bezahlt werden konnten. Fun Fact: Laut diesem Artikel von DailyMail erhielten Arbeiter aus Mesopotamien und Ägypten neben anderen Lebensmitteln Bier als Gehaltsscheck, da die Wirtschaft auf der Umverteilung von Waren basierte.

Da Sonnenuhren nutzlos sind, wenn die Sonne nicht scheint, brauchten wir etwas anderes; Die Technologie entwickelte sich zu mechanischen Geräten (unter anderem Wasseruhren, Kerzenuhren und Sanduhren). Im 17. Jahrhundert ging es noch weiter, als Pendeluhren erfunden wurden. Dennoch war die Erdrotation die wichtigste „Uhr“.

Zeiterfassungstechnologien entwickelten sich nach der industriellen Revolution weiter, als die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern begann, durch das gute, alte „Zeit ist Geld“-Prinzip, das wir bereits erwähnt haben, definiert zu werden.

Es wird angenommen, dass die erste Uhr zur Verfolgung der Anwesenheit diejenige war, die 1888 von Willard Le Grand Bundy, einem Juwelier aus New York, geschaffen wurde. Sein Patent spricht von mechanischen Zeitschreibern für Arbeiter in einer Weise, die impliziert, dass frühere Schreiber bereits existiert hätten; Er hat jedoch einige Verbesserungen vorgenommen, z. B. dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Schlüssel hat.

Ein Jahr später begann die Massenproduktion dieser Uhren. Sie waren jedoch, wie die übrige Technologie dieser Zeit, sperrig und kompliziert zu bedienen.

Heutzutage wird alles digital erledigt und die Technologie ist so weit fortgeschritten, dass Sie Ihre Zeit für Ihre eigenen persönlichen Projekte und Ziele schnell und einfach erfassen können, selbst wenn Sie kein Unternehmen sind.

Warum ist Zeitmessung wichtig?

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Zeitmessung und warum Sie sie in Ihr tägliches Leben und bei der Arbeit an Ihren persönlichen Projekten integrieren sollten.

Wie Zeiterfassung Ihre Produktivität steigert

Einer der größten Vorteile der Zeiterfassung ist, dass sie Ihre Produktivität verbessert. Hier ist wie:

Die psychologische Art und Weise, wie es die Produktivität verbessert

Haben Sie schon einmal vom Hawthorne-Effekt gehört?

Hawthorne-Effekt ist ein Begriff, der sich auf die Tendenz bezieht, härter zu arbeiten und bessere Leistungen zu erbringen, wenn Sie wissen, dass Sie beobachtet und/oder bewertet werden.

Es wurde nach den Forschungsarbeiten benannt, die in den 1920er Jahren im Hawthorne Western Electric Plant (daher der Name) in Illinois, USA, durchgeführt wurden.

Es wurde ursprünglich durchgeführt, um die Wirkung der Beleuchtung auf die Produktivität der Arbeitnehmer zu untersuchen. Als sich die Beleuchtung verbesserte, verbesserte sich auch die Produktivität. Die Produktivität verbesserte sich jedoch wieder, als die Beleuchtung verringert wurde, obwohl eine Verschlechterung erwartet wurde. Forscher waren ratlos.

Die Produktivität der Arbeiter verbesserte sich immer dann, wenn sich die Arbeitsbedingungen änderten (zum Guten oder zum Schlechten), sei es bei der Beleuchtung, den Arbeitszeiten oder den Ruhepausen.

Es stellte sich heraus, dass es nicht die Variablen der Arbeitsumgebung waren, die das Verhalten veränderten, sondern die Tatsache, dass sie beobachtet wurden. Nach Ansicht vieler ist der Hawthorne-Effekt in Forschungen und Studien, die Menschen als Subjekte verwenden, unvermeidlich.

Nun, wie kann das Ihnen und Ihrer Produktivität helfen?

Es wird kein mysteriöses Wesen des Großen Bruders geben, das Sie beobachtet und bewertet, wenn Sie mit der Zeitnahme beginnen, keine Sorge. Unser Gehirn arbeitet so, dass wir, wenn wir wissen, was wir tun, gemessen werden, uns unbewusst mehr anstrengen und folglich bessere Leistungen erbringen. Nutzen Sie unsere angeborene psychologische Eigenart zu Ihrem Vorteil: Messen Sie Ihre eigene Zeit.

Die praktische Art, wie es die Produktivität verbessert

Aufschieben ist oft die größte Nemesis der Produktivität, und die Zeiterfassung kann dabei helfen.

Einen Timer laufen zu sehen, dh eine visuelle Darstellung jeder verstreichenden Sekunde zu haben, wird Sie davor bewahren, wertvolle Momente zu verschwenden – es wird Sie ermutigen, die Aufgabe sofort anzugehen. Wenn Sie wissen, dass Sie es aufschreiben müssen, wenn Sie eine Stunde lang durch Instagram scrollen, ist es ein bisschen einfacher, dem Drang zu widerstehen, in die sozialen Medien zu gehen.

Oder, wie wir uns immer wieder sagen: „Ich checke kurz meine sozialen Medien und gehe dann gleich wieder an die Arbeit.“

Ein weiteres Problem ist Multitasking: Auch wenn Sie darauf abzielen, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen, verlieren Sie am Ende den Fokus und erreichen tatsächlich weniger.
Wenn Sie Zeiterfassungs-Apps verwenden, können Sie nicht zwei Einträge gleichzeitig eingeben, was Sie dazu zwingt, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Wenn Sie Aufgaben einzeln erledigen, werden Sie effizienter. Wenn Sie von einer Aufgabe zur anderen wechseln, braucht Ihr Gehirn einige Zeit, um sich an eine andere Denkweise zu gewöhnen, was dazu führt, dass Sie die Konzentration verlieren und Sie weniger produktiv werden.

Sie erledigen Dinge schneller und besser, wenn Sie kein Multitasking betreiben.

Nikolas Baron, der als SEO-Manager und Wachstumsberater für Unternehmen wie Grammarly, Ticketmaster und Honey arbeitete, sagte in dem von inc.com veröffentlichten Artikel:

„Anstatt einen Anruf entgegenzunehmen, E-Mails zu checken und dann zwischen mehreren Aufgaben hin und her zu wechseln, die ich gerade bearbeitet habe, ermutigt mich die Zeiterfassung tatsächlich, mich über einen längeren Zeitraum auf eine Aktivität zu konzentrieren, um meine Konzentration und Produktivität zu verbessern. Außerdem ist die Zeiterfassung eine großartige Möglichkeit, mich daran zu erinnern, alle 50 Minuten aufzustehen und mich zu bewegen, um meinen Kopf frei zu bekommen und meine Perspektive aufzufrischen.“

Die Lebensqualität wird verbessert

Wenn Sie anfangen, Ihre Zeit zu erfassen, haben Sie Zugriff auf Daten, die Ihnen zeigen, wie genau Sie sie verbringen. Sie werden vielleicht mit der schmerzhaften Erkenntnis konfrontiert, dass Sie viel zu viel Zeit mit Dingen verschwenden, die nicht wirklich wichtig sind. So unangenehm es anfangs auch ist, Sie können dies als Gelegenheit nutzen, etwas zu ändern und mehr Zeit für die Dinge zu verwenden, die Ihnen wichtig sind.

Womit verbringst du zu viel Zeit? Wofür verbringst du nicht genug Zeit? Spiegelt Ihr Zeitplan Ihre Werte und die Ziele wider, die Sie erreichen wollen? Wenn nicht, was können Sie ändern?

Wenn Sie diese Fragen beantworten und notwendige Veränderungen umsetzen, wird sich Ihre Lebensqualität verbessern, da Sie Ihre Zeit und Energie in Dinge stecken, die Ihnen wichtig sind und die Sie erfüllen.

Eine Work-Life-Balance haben

Bisher haben wir darüber gesprochen, wie die Zeitmessung Ihnen hilft:

• Wissen, wie viel Zeit jede Ihrer Aufgaben in Anspruch nimmt,
• Kennen Sie Ihre Prioritäten,
• Identifizieren Sie unwesentliche und zeitraubende Aufgaben,
• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeit,
• Minimieren Sie Verzögerungen,
• Vermeiden Sie Multitasking.

All diese Dinge bringen Sie auf den richtigen Weg, um einen Zeitplan zu erstellen, der Ihnen eine gesunde Work-Life-Balance ermöglicht. Es ermöglicht Ihnen, sich besser zu organisieren und sich genug Zeit für alles Wichtige zu nehmen, einschließlich Gesundheit, Schlaf und Sozialleben, anstatt nur rund um die Uhr zu arbeiten.

Zusätzlicher Tipp bei der Planung: Berücksichtigen Sie die Tageszeit, zu der Sie am produktivsten sind – für manche Menschen ist es vielleicht früh am Morgen, für andere spät in der Nacht. Wenn du deinen Zeitplan an deinen natürlichen Rhythmus anpasst, bist du konzentrierter und erledigst Dinge schneller. Arbeite schlauer, nicht härter!

Wie erfasse ich meine persönliche Zeit?

Sie haben sich entschieden, Ihre Zeit zu erfassen, wissen aber nicht wie? Es ist tatsächlich einfacher als Sie vielleicht denken. Keine der Methoden erfordert mehr als ein paar einfache Schritte.

Wählen Sie eine Zeiterfassungsmethode

Der erste Schritt ist die Wahl einer Methode. Sie können Stift und Papier oder eine Tabellenkalkulation verwenden, aber es ist am schnellsten und einfachsten, Zeiterfassungssoftware zu verwenden. Auch innerhalb der Zeiterfassungssoftware gibt es verschiedene Optionen, aus denen Sie je nach Ihren Vorlieben wählen können.

Die Zeiterfassung mit einem Timer ist einfach und sehr nützlich, wenn Sie bei der Erfassung präzise sein möchten oder müssen.

Alles was du tun musst, ist

1. Starte einen Timer,
2. Geben Sie an, an welchem ​​​​Projekt oder welcher Aufgabe Sie arbeiten, und
3. Stoppen Sie den Timer, wenn Sie mit der Arbeit an diesem Projekt fertig sind.

Arbeitszeittabellen sind eine schnelle Möglichkeit, viele Einträge auf einmal hinzuzufügen.

1. Wählen Sie ein Projekt aus, an dem Sie arbeiten,
2. Schreiben Sie, wie viel Sie an dieser Aufgabe gearbeitet haben,
3. Fügen Sie für jede Aufgabe/jedes Projekt, an dem Sie an diesem Tag gearbeitet haben, eine Zeile hinzu.

Die manuelle Zeiterfassung ist perfekt, um alle Ihre Aufgaben auf einmal zu erfassen. Sie können Zeiteinträge einzeln hinzufügen, Start- und Endzeiten sowie das Datum angeben.

Eine automatische Zeiterfassung ist großartig, wenn Sie etwas verfolgen möchten, das auf dem Computer erledigt wurde. Sie müssen nichts tun, es zeichnet automatisch die Zeit auf, die Sie mit Computeraktivitäten verbringen. Es ist die schnellste Methode von allen, aber sie kann nicht für Aufgaben und Aktivitäten verwendet werden, die nicht digital sind.

Sie können die Zeitblockierungstechnik auch mithilfe der Kalenderansicht verwenden, wenn Sie eine visuelle Person sind. Sie definieren bestimmte Zeitblöcke für die Aufgaben, Ereignisse und Aktivitäten in Ihrem Leben und fügen sie dann Ihrem Kalender hinzu.

Machen Sie wöchentliche Rückblicke

Überprüfen Sie etwa jede Woche Ihr Dashboard und einen detaillierten oder wöchentlichen Bericht über Ihre Zeiterfassungs-App. Dies ist wichtig, damit Sie beurteilen können, wie Sie Ihre Zeit verbringen und ob Sie Änderungen an Ihrem Zeitplan vornehmen sollten.
Wenn Sie mit der Zeitmessung beginnen, werden Sie sich natürlich bewusster, wohin Ihre Zeit geht, aber wenn Sie alle Daten sehen, erhalten Sie ein vollständiges Bild. Es wird es einfacher machen, die Fehler in Ihrem Zeitplan zu planen und zu erkennen, sowie den optimalen Weg, ihn zu verbessern.

Fazit

Die Zeitmessung ist aus verschiedenen Gründen eine großartige Praxis, um Ihre persönlichen Ziele zu erreichen. Der wichtigste ist, dass sie Ihre Produktivität steigert und Ihnen hilft, Ihre Zeit für die Dinge zu verwenden, die Ihnen wichtig und wichtig sind, wodurch Ihre Lebensqualität verbessert wird.

Die einfachste Möglichkeit besteht darin, eine Zeiterfassungs-App zu erwerben und sie so zu verwenden, wie es für Sie am besten funktioniert, unabhängig davon, ob Sie sich entscheiden, Stundenzettel auszufüllen, Zeit aufzuzeichnen oder eine andere Methode zu verwenden.

Wofür Sie sich auch entscheiden, es wird ein Schritt nach vorn in Richtung eines guten Zeitmanagements und der Erledigung Ihrer persönlichen Projekte sein.