Warum und wie man Leistungsstandards in einer Organisation erstellt (plus Beispiele)

Jeder Job hat seine eigene Beschreibung dessen, was getan werden muss, wenn man in dieser Position arbeitet. Darüber hinaus gibt es Leistungsstandards. Sie beweisen, wie man diese Aufgaben erledigt , um die Arbeit gut zu machen.

Wenn Sie also Ihre Mitarbeiter bewerten, vergleichen Sie ihre Leistung mit vorgegebenen Standards – Leistungsstandards. Stellen Sie sicher, dass diese Standards auf bestimmten Positionen basieren, nicht auf Einzelpersonen.

Dieser Artikel führt Sie durch alle Details zu Leistungsstandards, wie zum Beispiel:

• der Zweck von Leistungsstandards,
• die drei Leistungsstufen,
• was bei der Festlegung von Leistungsstandards zu beachten ist,
• wie man einen Leistungsstandard erstellt, und
• Beispiele für Leistungsstandards.

Was ist der Zweck von Leistungsstandards?

Bevor wir den Zweck von Leistungsstandards untersuchen, gehen wir einen Schritt zurück und definieren Leistungsmanagement.

Performance Management ist der Kommunikationsprozess zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern.

Dieser Prozess beinhaltet auch das Feedback an die Mitarbeiter. Um zu wissen, wie sie ihre Arbeit erfolgreich ausführen können, müssen die Mitarbeiter zunächst die Leistungsstandards für diese Position kennen.

Das Ziel von Leistungsstandards ist es, sicherzustellen, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer in Bezug auf die Erwartungen an die Arbeit auf der gleichen Seite stehen. Deshalb müssen Führungskräfte ihren neuen Mitarbeitern im ersten Monat der Anstellung die Leistungsstandards vermitteln.

Leistungsstandards statten Mitarbeiter auch mit spezifischen Leistungsaussichten für jede Fähigkeit aus.

Darüber hinaus fördern Leistungsstandards die Kommunikation zwischen Managern/Arbeitgebern und Arbeitnehmern.

Wenn es um Bewertungen geht, verwenden Manager Leistungsstandards als Richtlinie. Anschließend vergleichen sie die Mitarbeiterleistung mit diesem festgelegten Muster. Auf diese Weise gibt es eine gleiche Bewertung für alle Mitarbeiter in der gleichen Position.

In Bezug auf Leistungsstandards sind alle Arbeitnehmer gleich und sollten gleich behandelt werden. Laut der US-amerikanischen Equal Employment Opportunity Commission müssen sowohl Arbeitnehmer mit als auch ohne Behinderung „die gleichen Produktionsstandards erfüllen, ob quantitativ oder qualitativ“.

Leistungsstandards sollten sein:

• Spezifisch,
• erreichbar,
• einfach zu verstehen,
• für die Stelle relevant und
• leicht zu messen.

Sobald ein Arbeitgeber oder Manager die Mitarbeiter bewertet hat, können ihre Erwartungen sein:

1. Erfüllt – wenn ein Mitarbeiter angemessene Leistung gezeigt hat,
2. Übertroffen – wenn die Leistung darüber hinaus gut ist, und
3. Nicht erfüllt – wenn die Leistung unter den Leistungsstandards liegt.

Bei ungenügender Leistung muss der Arbeitgeber oder Vorgesetzte also einen Performance Improvement Plan (PIP) ausstellen. Der Zweck dieses Dokuments ist es, einem Mitarbeiter zu helfen, seine Leistung zu verbessern.

Der PIP findet in der letzten Phase des Performance-Management-Zyklus statt – der Review-Phase. Kurz gesagt ist dies die Phase, in der Manager die Leistung der Mitarbeiter durch die Durchführung von Bewertungen verfolgen. Wir haben bereits erwähnt, dass dieser Zyklus mit der Festlegung von Leistungsstandards beginnt.

Nun umfasst das Leistungsmanagement drei Ebenen innerhalb der Organisation.

Welche drei Leistungsstufen gibt es?

Performance Management kann sich auf die gesamte Organisation oder ihre Abteilungen konzentrieren. Außerdem kann es die Leistung einzelner Mitarbeiter hervorheben. Somit kann es drei Ebenen des Leistungsmanagements geben:

1. Strategisches Leistungsmanagement,
2. Betriebsleistungsmanagement und
3. Individuelle Leistungssteuerung.

Strategisches Leistungsmanagement

Der Zweck dieser Ebene besteht darin, allgemeine organisatorische Ziele zu erreichen. Somit ist dies der höchste Rang für die Verwendung von Performance-Management-Standards in der Organisation.

Um diese Ziele zu erreichen, bemüht sich die Unternehmensleitung um die Beantwortung dieser Fragen:

• Hat dieses Unternehmen eine Strategie, um seine Ziele zu erreichen? Wenn ja, setzt das Unternehmen diese Strategie um?
• Bringt die Organisation die erwarteten Ergebnisse?

Operatives Leistungsmanagement

Hier geht es darum, operative Ziele zu erreichen. Diese Ebene konzentriert sich auf Prozesse innerhalb der Organisation, wie Projekte oder Aktivitäten. Daher soll herausgefunden werden, ob diese spezifischen Projekte/Aktivitäten funktionieren.

Um diese Ziele zu erreichen, muss die Unternehmensführung folgende Fragen beantworten:

• Erfüllt jede Abteilung oder jedes Projekt ihre Ziele?
• Sind die operativen Aktivitäten an der Organisationsstrategie ausgerichtet? Wenn ja, wie fördern diese Aktivitäten die Organisationsstrategie?
• Sind Projekte oder Aktivitäten effizient genug oder sollten sie geändert werden?

Individuelle Leistungssteuerung

Schließlich betont diese Ebene die Leistung jedes Mitarbeiters im Unternehmen. Dieser Prozess beginnt mit der Festlegung von Arbeitszielen und -standards, der Überprüfung der Mitarbeiterleistung und der Verbesserung der Lernfähigkeiten jedes Mitarbeiters.

Um diese Ziele zu erreichen, muss die Unternehmensleitung Antworten auf folgende Fragen erhalten:

• Wie arbeiten Einzelpersonen?
• Wie können sie ihre Leistung steigern?

Bei der Überprüfung der Arbeit der Mitarbeiter sind Leistungsstandards Ihr Bezugspunkt. Diese Standards sind von entscheidender Bedeutung, da sie verschiedene Leistungsbereiche analysieren. Werfen wir einen Blick darauf, wie man die Leistungsstandards richtig ermittelt und was dabei zu beachten ist.

Was ist bei der Festlegung von Leistungsstandards zu beachten?

Um sicherzustellen, dass Standards für eine bestimmte Position geeignet sind, sollten Sie die folgenden vier Punkte beachten:

1. Standards müssen motivierend sein.
2. Standards sollten weder zu einfach noch zu schwer zu erreichen sein.
3. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie ihre Leistung analysieren.
4. Legen Sie eine Probezeit fest.

Standards müssen motivierend sein

Durch motivierende Leistungsstandards werden die Mitarbeiter motivierter, ihre Arbeit besser zu machen. Wenn sie außerdem ihren Fortschritt innerhalb eines Projekts sehen können, wird dies auch ihre treibende Kraft sein. Daher ist es wahrscheinlicher, dass sie außergewöhnliche Leistungsniveaus erreichen.

Als Führungskraft können Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Die Zeiterfassung der Mitarbeiter ist auch für Ihre Mitarbeiter von Vorteil, da sie ihren Projektfortschritt überprüfen können. So erfahren sie, welchen Teil des Projekts sie abgeschlossen haben und was noch zu tun ist. Darüber hinaus werden die Arbeiter ihre Aufgaben weiterhin so gut wie möglich erledigen.

Falls Sie überwachen müssen, wer wie lange an welchen Aufgaben gearbeitet hat, können Sie Clockify als kostenlosen Mitarbeiter-Anwesenheitstracker verwenden.

Standards sollten weder zu einfach noch zu schwer zu erreichen sein

Wenn Leistungsstandards zu einfache Aufgaben enthalten, sind sie zu leicht zu erreichen. Mitarbeiter werden also nicht motiviert, weil sie nicht herausgefordert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Andererseits sollten Leistungsstandards nicht zu kompliziert sein. Wenn dies der Fall ist, werden die Arbeiter Schwierigkeiten haben, fast jede Aufgabe zu erledigen. Daher kann ihr Leistungsniveau sinken.

Aber wie finden Sie die richtige Balance zwischen diesen beiden? Stellen Sie sicher, dass die Leistungsstandards gewagt genug sein sollten. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter nach einer idealen Strategie suchen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Wenn sie erfolgreich sind, werden die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie auf die Erreichung ihrer Ziele hinarbeiten. So werden sie mehr Begeisterung für ihren Job haben.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie ihre Leistung analysieren

Falls es einen neuen Mitarbeiter gibt, muss ein Vorgesetzter einen Mitarbeiter über Leistungsstandards informieren, die seine/ihre Position regeln. Ebenso müssen alle anderen Arbeitnehmer wissen, dass das Unternehmen ihre Leistung bewertet.

Daher muss ein Manager hinsichtlich der Leistungsstandards transparent sein. Das ganze Jahr über sollten Führungskräfte die Mitarbeiter an diese Maßnahmen erinnern. Wenn Arbeitnehmer eine Erklärung für einen Teil des Standards benötigen, sollten Manager ihnen dies erklären.

Legen Sie eine Probezeit fest

Als Führungskraft müssen Sie nicht selbst Leistungsmaßstäbe setzen. Lassen Sie sich von den HR-Mitarbeitern dabei helfen, diese Maßnahmen aufzuschreiben.

Neben dem HR-Team können Sie auch Ihre Teammitglieder einbeziehen. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da Ihre Mitarbeiter möglicherweise Bedenken hinsichtlich der aktuellen Maßnahmen haben. Wenn ja, passen Sie diese Teile des Leistungsstandards an.

Dann sollten Sie diese neuen Maßnahmen testen, indem Sie eine Testphase festlegen, die sechs bis acht Wochen dauern kann. So erhalten Sie direktes Feedback von Ihren Mitarbeitern. Fragen Sie nach Ablauf der Probezeit Ihre Mitarbeiter, ob diese Standards für sie geeignet sind. Auch hier sollten Sie bei aktuellen Problemen die Maßnahmen leicht ändern.

Die Einbeziehung Ihrer Mitarbeiter in die Erstellung von Leistungsstandards wird das Vertrauen zwischen Ihnen und ihnen stärken. Darüber hinaus werden sich die Arbeitnehmer, wenn sie an einem solchen Prozess teilnehmen, als geschätzte Mitglieder des Unternehmens fühlen. Außerdem erhöht dies auch die Produktivität der Mitarbeiter.

Wir haben einige allgemeine Überlegungen zur Erstellung eines Leistungsstandards behandelt. Werfen wir nun einen Blick auf einige praktische Regeln zum Schreiben dieser Maßnahmen.

Wie erstellt man einen Leistungsstandard?

Nehmen wir an, Sie und Ihr Team möchten einen neuen Leistungsstandard für mehrere Positionen innerhalb des Teams schaffen. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, wie Sie anfangen sollen und welche Anforderungen Sie erfüllen sollten, finden Sie hier ein paar einfache Schritte, um diesen Prozess zu vereinfachen.

Konzentrieren Sie sich auf die Position, nicht auf den Einzelnen

Denken Sie daran, dass sich die Kennzahlen, die Sie schreiben, auf eine Position beziehen sollten, nicht auf eine Person. Wenn es also vier Mitarbeiter in derselben Position gibt, sollten die Leistungsstandards für sie gleich sein.

Wenn mehr als ein Mitarbeiter dieselbe Aufgabe ausführt, sollten die Standards für die Durchführung dieser speziellen Aufgabe identisch sein. Diese Regel gilt auch dann, wenn diese Arbeitnehmer in unterschiedlichen Positionen innerhalb des Unternehmens tätig sind.

Entscheiden Sie, welche Aufgaben in den Standard aufgenommen werden sollen

Sie sollten nicht jede Aufgabe in die Leistungskennzahlen einbeziehen. Bestimmen Sie, welche Aufgaben für jede Position am wichtigsten sind. Schreiben Sie dann Leistungsstandards nur für diese Aufgaben.

Indem Sie die wichtigsten auswählen, haben Sie einen kurzen Standard.

Wählen Sie Parameter, die eine Aufführung erfolgreich machen

Um eine Tätigkeit erfolgreich auszuüben, müssen Mitarbeiter bestimmte Kriterien erfüllen. Hier sind einige Indikatoren für eine effektive Leistung:

• Präzision,
• pünktliche Erledigung der Arbeitspflichten,
• Kundenzufriedenheit,
• Anzeichen von Führung zeigen,
• produktiv sein,
• Eigeninitiative zeigen,
• Kreativität zeigen und
• Qualität der Arbeit.

Aber es gibt noch mehr. Ein Mitarbeiter mit einer Leistung, die die Erwartungen übertrifft, weist Eigenschaften auf wie:

• Professionalität,
• ständig nach professionellen Protokollen,
• Ihre Leistung verbessert sich ständig,
• immer ihr Bestes geben,
• akribisch sein,
• visionäre Ideen und Lösungen zu haben, und
• ihre eigene Meinung äußern.

Denken Sie an die Fehlerquoten

Leistungsstandards müssen immer klar und spezifisch sein, damit die Mitarbeiter problemlos nach diesen Standards arbeiten können. Wenn Sie die Leistung von Einzelpersonen oder Teams bewerten möchten, können Sie dies auch mit Key Performance Indicators (KPI) tun.

Im Allgemeinen können KPI Ihnen dabei helfen herauszufinden, wie Ihr Unternehmen abschneidet und ob es dabei ist, seine Ziele zu erreichen. Wie Sie sich vorstellen können, müssen alle Mitarbeiter ihre Leistung an den Unternehmenszielen ausrichten. Außerdem müssen sie ihre Arbeit nach Leistungsstandards erledigen.

Aber was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine minderwertige Leistung erbringt, die unter den akzeptablen Standards liegt? Der oben erwähnte Performance Improvement Plan ist eine der Lösungen.

Bevor Sie mit diesem Plan beginnen, müssen Sie zunächst entscheiden, wie viele Fehler zu viele sind. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter zweimal eine Leistung unterhalb des angemessenen Niveaus erbringen. Wenn dies jedoch erneut vorkommt, können Sie ihm/ihr die Bewertung „Verbesserung erforderlich“ geben.

Möglicherweise haben Sie einen anderen Plan zum Festlegen von Fehlerquoten. Was auch immer Sie wählen, halten Sie sich einfach an diesen Plan.

Erstellen Sie zuerst Standards für solide Leistung, dann die anderen

Beginnen Sie bei der Erstellung von Leistungsstandards zuerst mit positiven Aspekten. Sie können also damit beginnen, die Qualitäten einer soliden Leistung aufzuschreiben. Fahren Sie dann mit den Qualitäten der oben erwarteten Leistung fort.

Sobald Sie diese beiden Kategorien haben, konzentrieren Sie sich auf Indikatoren, die unter den soliden Niveaus liegen. Sie können Sätze wie diese verwenden:

1. Solide Leistung erbringt ein Mitarbeiter, wenn…
2. Ein Mitarbeiter weist eine über den Erwartungen liegende Leistung nach, wenn…
3. Ein Mitarbeiter weist eine nicht angemessene Leistung nach, wenn…

Die ausführliche Erklärung für jeden Satz hängt von der Position des Mitarbeiters ab.

Wenn Sie wissen möchten, wie diese Leistungsstandards in der Praxis aussehen, lesen Sie weiter.

Was sind die Beispiele für Leistungsstandards?

Leistungsstandards können je nach Position und Stellenbeschreibung variieren. Das Einzige, was alle Leistungsstandards gemeinsam haben, ist, dass sie zeigen, wie man seine Arbeit gut machen sollte.

Leistungsstandards für Lehrer

Lassen Sie uns herausfinden, wie Leistungsstandards für Lehrer aussehen würden.

Wie Sie der obigen Tabelle entnehmen können, hat jede Maßnahme eine ausführliche Erläuterung. Daher muss jeder neue Lehrer diese Standards im ersten Monat seiner Anstellung überprüfen.

Der Zweck dieser Maßnahmen besteht darin, geeignete Wege zu finden, um den Studierenden das Curriculum zu präsentieren. Dafür können Lehrer alle verfügbaren Ressourcen nutzen, damit die Schüler alles mit Leichtigkeit verstehen können. Außerdem müssen Lehrer positive Beziehungen zu den Eltern oder Erziehungsberechtigten der Schüler pflegen.

Leistungsstandards für Verwaltungsassistenten

Hier ist ein Beispiel für Leistungsstandards für Verwaltungsassistenten.

Zu den Leistungsstandards von Verwaltungsassistenten gehören die Überwachung von Supportfunktionen, die Organisation der Korrespondenz und die Sicherstellung, dass alle Dateien und Datenbanken gut organisiert und aktualisiert werden. Darüber hinaus müssen Verwaltungsassistenten sicherstellen, dass die Reisevorbereitungen im Rahmen des Budgets liegen und dass die Reisedokumente genaue Informationen enthalten.

Leistungsstandards für Anbieter von technischem Support

Sehen wir uns nun ein Beispiel für Leistungsstandards für Anbieter von technischem Support an.

Wie Sie dieser Tabelle entnehmen können, bestehen die Leistungsstandards für diesen Beruf darin, den technischen Support aufrechtzuerhalten, den Benutzern Empfehlungen zu geben und sich über die neuesten Trends in diesem Bereich auf dem Laufenden zu halten. Der Zweck dieser Maßnahmen besteht darin, sicherzustellen, dass die Anbieter des technischen Supports den Benutzern nur genaue Informationen anbieten. Außerdem müssen sich die Anbieter des technischen Supports freundlich verhalten und so schnell wie möglich reagieren.

Leistungsstandards in Verbindung mit den Unternehmenszielen

Jetzt können Sie laut Lenny Pollack, Professor of Practice an der Penn State University, auch Leistungsstandards mit Verantwortlichkeiten und Unternehmenszielen verknüpfen.

So ist es beispielsweise eines der Unternehmensziele, den Kundenservice zu verbessern. Nehmen wir ein Hotel als Beispiel für dieses Unternehmen. Die erste Person, die Sie sehen, wenn Sie eintreten, ist eine Rezeptionistin. Natürlich ist es die Aufgabe eines Rezeptionisten, Besucher zu begrüßen.

Entscheidend ist jedoch, wie die Empfangsdame die Besucher begrüßt. Um den Kundenservice zu verbessern, muss der Rezeptionist freundlich sein und Besucher mit einem Lächeln willkommen heißen. Außerdem muss die Empfangsdame ihnen so viele Informationen über das Hotel geben, wie sie benötigen. Wenn Besucher Bedenken haben, muss die Empfangsdame außerdem einen Weg finden, diese Probleme zu lösen.

Durch die Einhaltung dieser Leistungsstandards wird die Empfangsdame eine hervorragende Leistung erbringen und das Unternehmensziel erreichen.

Fazit

Für Mitarbeiter sind Leistungsstandards eine Richtlinie, wie sie ihre Arbeit richtig erledigen. Für Manager sind diese Kennzahlen ein Vergleichspunkt, wenn sie die Leistung der Mitarbeiter überprüfen.

Leistungsstandards müssen spezifisch, leicht verständlich und erreichbar sein. So werden die Mitarbeiter motiviert, ihre Leistung an den gesetzten Maßnahmen auszurichten.

Abhängig von der Leistung der Mitarbeiter in der letzten Zeit können Führungskräfte ihre Arbeit als solide, über den Erwartungen liegende oder unterdurchschnittliche Leistung bewerten. Es ist Sache des Managers, zu entscheiden, wo die Grenze liegt, wenn es um unbefriedigende Leistung geht.

In diesem Artikel wurden die wichtigsten Aspekte von Leistungsstandards hervorgehoben. Außerdem haben wir mehrere Beispiele für diese Maßnahmen behandelt. Wann immer Sie Schwierigkeiten haben, Leistungsstandards zu erstellen, können Sie es noch einmal durchgehen.