Leistungsmanagement: Tipps zur Schaffung eines effektiven Rahmens für Ihre Organisation

Das Performance Management hat sich in den letzten zehn Jahren stark verändert. Und da sich das Gesicht des modernen Arbeitsplatzes bis heute weiter verändert, verändert sich auch die Art und Weise, wie wir die Leistung der Mitarbeiter betrachten. Viele Unternehmen haben die jährlichen Leistungsbeurteilungen aufgegeben und sich für ein kontinuierliches Leistungsmanagement entschieden. Sie konzentrieren sich mehr auf die Zufriedenheit und das Wachstum des Einzelnen im Unternehmen und sind vorteilhaft für Manager, die ihr Bestes geben wollen, um die Fluktuationsraten niedrig zu halten.

Wenn Sie Ihr Performance-Management-System neu beleben möchten, dann suchen Sie nicht weiter. Nachfolgend haben wir eine Liste von Schritten zusammengestellt, die die Grundlage für ein effektives, mitarbeiterzentriertes Leistungsmanagementsystem bilden.

Warum Sie Ihren Performance-Management-Prozess ändern sollten

General Electric hat seit den 70er Jahren bis weit in die 00er Jahre die gleiche Leistungsmanagement- und Überprüfungsmethode angewendet. Ihre Personalleiterin Susan Peters erwähnte in einem Interview, dass diese Praktiken eher zu einem Ritual als zu einem Werkzeug wurden, um das Unternehmen voranzubringen. Sie war froh, ihre Umstrukturierung des Systems zu sehen, da sie selbst sagte, dass der Arbeitsbereich „tausendjähriger“ werde.

Jahrzehnte altes Performance Management reicht einfach nicht mehr aus.

Das vielleicht eindrucksvollste Beispiel in der Geschäftswelt, der Wechsel von Microsoft 180 zu einem völlig anderen Performance-Management-System, veranlasste eine ganze Reihe von Unternehmen, diesem Beispiel zu folgen. Unternehmen wie Adobe, Cisco und IBM, um nur einige zu nennen, haben die berüchtigte „Glockenkurven“-Methode zugunsten einer flexibleren Methode aufgegeben, die die moderne Belegschaft widerspiegelt.

Und obwohl sie keine bahnbrechenden Veränderungen gesehen haben, stellten sie fest, dass die Mitarbeiter motivierter geworden sind, es weniger Fluktuation gab und die Ergebnisse besser waren.

Im Gegensatz dazu hatten jährliche Überprüfungen zusammen mit schlecht strukturierten Methoden des Leistungsmanagements die Tendenz, Mitarbeiter gegeneinander auszuspielen, Reibung, Stress und hohe Fluktuationsraten zu verursachen.

Die Bausteine ​​eines effektiven Managementsystems

Bei unseren Recherchen haben wir festgestellt, dass vier bemerkenswerte Elemente in CEO-Interviews, HR-Webinaren und -Berichten sowie Wirtschaftsjournalen immer wieder wiederholt werden.

1. Erfahren Sie, was Ihren aktuellen Prozess fehlerhaft macht
2. Erstellen eines Rahmens für das Leistungsmanagement
3. Den Überblick über das Zeitmanagement behalten und
4. Aussagekräftiges Feedback durch Bewertungen geben

1. Analysieren Sie Ihre aktuellen Praktiken

Wenn es darum geht, eine neue Performance-Management-Praxis zu implementieren, müssen Sie sich zunächst die bisherige Praxis genau ansehen. Carrie Herzog von der Terra Information Group hielt ein Webinar zum Thema Leistungsmanagement ab, in dem sie dies als den ersten Schritt für jedes Unternehmen diskutierte.

Wie Herzog aufgrund ihrer eigenen Erfahrung rät, muss die Personalabteilung den derzeit bestehenden Performance-Management-Prozess objektiv betrachten und warum er nicht funktioniert. Sie sollten analysieren:

• Wie Mitarbeiter ihre Leistungsbeurteilungen sehen;
• Wie oft machen Sie diese Überprüfungen?
• Wenn sie archiviert und vergessen oder zur weiteren Dokumentation und Verbesserung verwendet werden;
• Wenn Bewertungen zu Reibereien zwischen den Mitarbeitern führen und einen Nährboden für Wettbewerbsfähigkeit statt Zusammenarbeit bilden;
• Wie detailliert sind die Berichte;
• Wie genau Sie auf den Prozess achten, nicht nur auf das Endergebnis der Arbeit eines Mitarbeiters;
• Beruht Ihre Leistungsbewertung auf Kontrollkästchen oder einem 1-5-Bewertungssystem?

2. Erstellen Sie einen Rahmen für das Leistungsmanagement

Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, einen festen Plan zu erstellen, dem Sie das ganze Jahr über folgen werden. Nachfolgend finden Sie eine Liste mit wichtigen Dingen, die Sie für ein effektives Leistungsmanagement beachten sollten.

Setzen Sie sich jährliche Ziele

In erster Linie müssen Sie eine vorausschauende Haltung einnehmen.

Fragen Sie sich nach den Unternehmenszielen für das nächste Jahr. Wie kann jede Abteilung, jedes Team und jeder Einzelne in dieser Reihenfolge zum Gesamtbild beitragen? Die Ziele und Zielsetzungen jedes Teams (und später jedes Einzelnen) müssen dann an denen des gesamten Unternehmens ausgerichtet werden.

Denn die Leistung eines Einzelnen soll Wellen schlagen, die das Unternehmen voranbringen.

Unternehmen, die einzelne, jährliche Leistungsbeurteilungen verwendet haben, können zu spät erkennen, wie die Arbeit eines Mitarbeiters von den übergeordneten Zielen abgewichen ist. Und in den meisten Fällen geschieht dies, weil sie es versäumen, ihre Fortschritte zu verfolgen und ihre individuellen Ziele rechtzeitig neu auszurichten. Mitarbeiter wissen oft nicht, was die Unternehmensziele und -vorgaben sind!

Setzen Sie sich kleinere Ziele

Der Jahresplan konzentriert sich auf größere Verbesserungsbereiche, aber um Ihr Leistungsmanagement in einem gleichmäßigen Tempo halten zu können, benötigen Sie mehr „leicht verdauliche“ Zeitblöcke.

Je nach Unternehmensziel und -ausrichtung sollten Ihre Trackingzeiträume nicht länger als sechs Monate sein. Idealerweise würden Sie Ihr Jahr in drei oder vier entscheidende Perioden unterteilen, und am Ende jeder Periode würde es eine Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter geben.

Es ist eine großartige Möglichkeit, den Fortschritt in kleineren Schritten zu verfolgen. Sie gehen Schritt für Schritt größere Ziele an und geben den Mitarbeitern oder Teams genügend Zeit, um zu lernen und sich anzupassen.

Erstellen Sie einen Leistungs-(Verbesserungs-)Plan

Der Kern jedes Performance-Management-Prozesses ist sein Plan.

Zusammen mit Ihrer Personalabteilung können Sie einen detaillierteren Quartals- oder Monatsplan erstellen für:

• Zu verfolgende Bereiche (Produktivität, Effizienz, Kommunikation, Pünktlichkeit, Einfallsreichtum usw.);
• Welche zusätzlichen Lernmöglichkeiten können Sie ihnen bieten?
• Termine für Performance-Management-Bewertungen;
• Notfallpläne für den Fall, dass die Ziele für diesen Zeitraum nicht erreicht wurden.

Diese und weitere Punkte haben wir in zwei ausführlichen Artikeln zu Leitfäden zur Leistungsplanung für Einzelpersonen und Teams behandelt. Hier kannst du sie dir ansehen:

• Alles über Leistungspläne
• Entwickeln Sie einen Teamleistungsplan in vier Schritten

Nach der Erstellung eines Leistungsplans wird es viel einfacher, die Fortschritte der Mitarbeiter zu überwachen.

Fortschritt verfolgen

Während Sie die Leistung der Mitarbeiter anhand ihrer Zeiterfassungsberichte verfolgen oder ihre Effizienz anhand der eingehaltenen Fristen beurteilen können, gibt es andere Möglichkeiten, die die Leistung eines Mitarbeiters ausmachen.

Thomas Kolopoulos von der Delphi Group schrieb über eine Praxis, die sein Unternehmen verwendet: die Echtzeit-360-Evaluierung . Es stützt sich darauf, den Leistungsfortschritt eines Mitarbeiters auch nach seiner Zuverlässigkeit, Kommunikation mit Kollegen, Interaktionen, Konsistenz usw. zu bewerten.

Auf diese Weise erhält man einen umfassenden Überblick darüber, wie es einem Mitarbeiter geht, und zwar in einem viel größeren Maßstab als nur Statistiken. Über anonyme Formulare werden Mitarbeiter hin und wieder gebeten, ihre Arbeitsbeziehung zu einem bestimmten Kollegen zu beschreiben (ihre Kommunikation, Dynamik, Problemlösung usw.). Anschließend werden die gesammelten Daten von der Personalabteilung oder dem Vorgesetzten überprüft und bewertet und im Performance-Management-Bericht verwendet.

Halten Sie sich an die angegebenen Check-in-Zeiten

Während Sie denken würden, dass es anstrengend ist, alle drei Monate ein Treffen mit einem Mitarbeiter zu haben, sollten Sie die Alternative in Betracht ziehen.

Eine jährliche Überprüfung würde erfordern, dass Sie Stunden damit verbringen, Daten aus den letzten 11 Monaten zu sammeln und einen allgemeinen Kommentar zur Arbeitsmoral einer Person abzugeben. Hinzu kommt die Tatsache, dass Sie wahrscheinlich mehrere Leistungsbeurteilungen an einem einzigen Tag durchführen müssen – Sie werden mehr Zeit in Besprechungen verbringen und immer wieder dasselbe tun.

Mit kontinuierlichem Leistungsmanagement verbringen Sie viel weniger Zeit mit der Vorbereitung und die Meetings selbst dauern kürzer. Sie können alle Leistungsbeurteilungen viel schneller und mit kürzerer Vorbereitungszeit abschließen (da Sie ihre Daten regelmäßig verfolgt haben).

Machen Sie einen Jahresrückblick

Beim kontinuierlichen Performance Management ist eine jährliche Überprüfung viel sinnvoller. In dem Beispiel, das wir hier bereitgestellt haben, werden Sie bis Ende des Jahres drei größere Check-ins mit dem Mitarbeiter (oder dem Team) gehabt haben. Dadurch erhalten Sie einen detaillierteren Überblick über den Gesamtfortschritt, den sie erzielt haben.

Darüber hinaus hat der Mitarbeiter eine viel klarere Vorstellung davon, worauf Sie sich als Manager konzentriert haben, während Sie seinen Fortschritt verfolgt haben. Sie hatten also genügend Gelegenheit, Probleme oder Lücken auf dem Weg rechtzeitig zu beheben.

3. Halten Sie einen straffen Zeitplan ein

Zeitmanagement ist ein großer Teil jedes guten Leistungsmanagementsystems. Hier ist ein Beispiel für die Faktoren, an denen Sie arbeiten müssen, um ein Qualitätszeitmanagement auf Abteilungsebene zu etablieren.

Einzelpersonen:

• Verfolgen Sie die Zeit für ihre eigenen Aufgaben;
• Beachten Sie, welche Aufgaben sie weniger und mehr Zeit in Anspruch nahmen als erwartet;

(diese werden für spätere Leistungsüberprüfungen und Analysen verwendet, da es sich um wertvolle Erkenntnisse handelt)

• Mit ihren Kollegen klar und ohne Barrieren kommunizieren;

(wie Schüchternheit, Introvertiertheit, anlaufende Diskussionen etc.)

• Sprechen Sie Ablenkungen an und arbeiten Sie alleine oder mit der Hilfe des Vorgesetzten daran;
• Behalten Sie nahende Fristen im Auge.

Ein Mitarbeiter wird als einzelne Einheit behandelt, die ihr eigenes Arbeitspensum innerhalb eines Tages, einer Woche oder eines Monats zu erfüllen hat. Die individuellen Zeitmanagementtechniken und -verbesserungen werden ihren Vorlieben überlassen, mit Hilfe und Anleitung des Managers.

Mannschaften:

• Neben individuellen Terminen und Aufgaben haben Teams übergreifende Termine (Meilensteine) und Kriterien zu erfüllen. Diese sollten die Summe aller Einzelaufgaben sein.

(z. B.: Das Marketingteam muss in einem Monat 10 neue Blog-Posts erstellen, die unter den Schreibkräften auf ihre individuellen Quoten aufgeteilt werden.)

• Vereinbaren Sie einen Kommunikationscode;

(wenn sie per Chat kommunizieren, wenn sie per E-Mail kommunizieren, wenn sie eine SMS schreiben oder anrufen sollten oder zu jemandem an den Schreibtisch kommen, um Dinge persönlich zu besprechen)

• Meetings haben ihre eigenen Regeln, die die größtmögliche Effizienz gewährleisten;

(eine zeitliche Begrenzung, wie lange ein Meeting dauern kann, wie viele pro Woche, zu welcher Tageszeit, sowie wer daran teilnehmen und einen Zeitplan einhalten muss).

• Überprüfen Sie ihre gemeinsamen Ergebnisse, um Probleme und Erfolge in Bezug auf ihr Zeitmanagement zu identifizieren, und finden Sie Möglichkeiten, bewährte Verfahren zu verbessern oder zu wiederholen.

Teams bestehen aus mehreren Mitarbeitern, aber mit ihnen muss das Zeitmanagement in größerem Umfang angegangen werden. Bestimmte Zeitmanagementpraktiken werden verallgemeinert und vom gesamten Team angewendet, unabhängig von individuellen Vorlieben. Ebenso wählt das Team gemeinsam die gemeinsame Basis in Bezug auf Kommunikation, Überstunden-Etikette und Transparenz der Arbeitsbelastung. Sie betrachten nicht die Leistung jeder Person, sondern die Gesamtergebnisse, die davon abhängen, wie gut die Teammitglieder zusammenarbeiten.

4. Machen Sie Ihre Bewertungen aussagekräftig

Sogar Rezensionen haben ihre eigene Etikette. Moderne Performance-Management-Prozesse raten zu häufigen Einzelgesprächen mit Mitarbeitern, um Ziele neu zu bewerten, Fortschritte und weitere Schritte zu besprechen. Natürlich muss Ihr Feedback in diesen Meetings so informativ und nützlich wie möglich sein.

Als kleine Hilfe haben wir eine Liste mit Dingen zusammengestellt, die Sie bei diesen Treffen beachten können, sowie schriftliches Feedback.

1. Analysieren Sie sowohl Misserfolge als auch Erfolge

Während es verlockend sein mag, sich nur auf die negativen Aspekte zu konzentrieren und darauf, wie Sie daraus lernen können, kann dies schrecklich demotivierend sein. Es ist wichtig, auch Erfolge zu analysieren.

Finden Sie heraus, was bestimmte Ergebnisse so erfolgreich gemacht hat, und identifizieren Sie großartige Praktiken. Vielleicht haben sich einige Mitarbeiter als hervorragende Kommunikatoren erwiesen, sodass ihre Methoden für andere nützlich sein können, oder jemand hat mit großem Termindruck mühelos umgegangen, und Sie möchten, dass er Einblicke in die Stressbewältigung erhält.

Dies sind alles großartige Gelegenheiten, aus Erfolgen zu lernen, genauso wie wir unsere Pannen betrachten und sehen, wie wir es besser machen können. Arbeiten Sie daran, bewährte Verfahren zu analysieren, damit Sie hervorragende Ergebnisse wiederholen können.

2. Verzichten Sie auf verallgemeinertes Feedback

Es ist immer ein Plus, die Bemühungen eines Mitarbeiters anzuerkennen. Denken Sie nur daran, Sätze zu vermeiden wie:

• „Wir haben festgestellt, dass Sie in letzter Zeit hart gearbeitet haben“,
• „Ihre Arbeitsmoral ist gut/großartig/bewundernswert“,

Oder jede andere pauschale Aussage, die tatsächlich zeigt, dass Sie ihnen keine Aufmerksamkeit geschenkt haben. Wenn Sie die Leistung einer Person genau verfolgt haben, sollte es nicht allzu schwierig sein, ein oder zwei Fälle zu finden, in denen sie sich möglicherweise hervorgetan haben. Das Ansprechen bestimmter Situationen ist wertvolleres, präziseres Feedback.

3. Formulieren Sie Ihre Kritik

Kritik muss richtig formuliert werden, damit sie ankommt. Wenn Sie sie schlecht vortragen, gibt es nur zwei Möglichkeiten:

• Der Mitarbeiter wird defensiv, findet Ausreden und fängt an, sich noch tiefer einzugraben, beginnt sich unsicher zu fühlen, oder
• Empfindet Kritik als Angriff und wird sie höchstwahrscheinlich abtun, ohne neue Ratschläge oder Vorschläge anzuwenden.

Arbeiten Sie mit einem HR-Vertreter zusammen, um den besten Weg zu finden, auf jeden Mitarbeiter oder das Team als Ganzes zuzugehen. Während Sie direkt und auf den Punkt kommen wollen, kontextualisieren Sie das Problem, fragen Sie nach ihrer Meinung dazu und was sie im Nachhinein anders machen würden. Zeigen Sie ihnen, dass Sie da sind, um zu helfen und nicht zu urteilen.

4. Bieten Sie Lösungen und Vorschläge an

Ziel dieser Einzelgespräche ist es, die Leistung eines Mitarbeiters zu besprechen, ob Sie etwas an seinen Zielen und Zielsetzungen ändern müssen und wie er sich in Zukunft verbessern kann.

Das Schlüsselwort ist Diskussion. Es muss eine wechselseitige Kommunikation sein.

Vermeiden Sie es, alle Statistiken, Daten und Bewertungen von anderen Managern und Kollegen zu verwerfen und dann zu fragen, ob die Person Fragen hat. Nehmen Sie sich Zeit, die Informationen durchzugehen, und halten Sie ab und zu inne, um sie auch zu Wort kommen zu lassen. Lassen Sie sie Sie auch alles fragen, was sie wollen.

5. Versuchen Sie, keine „Führungskraft“ zu sein

Behandeln Sie sich so weit wie möglich auf Augenhöhe. Es kann ein Lernprozess sein, aber je mehr Sie es versuchen, desto einfacher wird es. Es kann verlockend sein, Ihre jahrelange Erfahrung zu teilen und mehrere Ratschläge aus Ihrer Führungsposition anzubieten.

Dies kann nur zu einer Kluft zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter führen und ihm das Gefühl geben, herabgewürdigt zu werden. Konzentrieren Sie sich auf sie und ihre Leistung und behalten Sie Ihre Position und Ihren Einfluss beiseite.

6. Stellen Sie Fragen und engagieren Sie sich

Wie wir bereits erwähnt haben, halten Sie die Meetings in beide Richtungen.

Reden Sie nicht zu viel und zu lange. Fragen Sie nach Meinungen, wann immer Sie können, und sehen Sie, wie sich die Mitarbeiter im Laufe der Zeit öffnen. Sie möchten eine professionelle Beziehung aufbauen, die auf Vertrauen und offener Kommunikation basiert.

Nur dann sind sie offen für Feedback, eher bereit, sich zu verbessern, und freuen sich sogar auf die Leistungsbeurteilung. Halten Sie diese Meetings als Gespräch und nicht als Informationsdepot.

Abschließend

Leistungsmanagement ist ein mehrstufiger Prozess. Viele Unternehmen haben ihre jährlichen Überprüfungen durch ein kontinuierliches Performance-Management-Angebot ersetzt. Und obwohl es sich nach viel Arbeit anhört, wird es einfach zu handhaben und zu meistern, wenn Sie ein solides Leistungsmanagementsystem einrichten. Alles, was Sie brauchen, ist ein Überblick darüber, was in Ihrem aktuellen Management korrigiert werden muss, ein neues Leistungsmanagement-Framework oder -Plan, ein solider Zeitplan, an den Sie sich halten müssen, und eine gute Leistungsbeurteilungs-Etikette.