Die Top 5 der Lohnabrechnungsservice-Vorteile

Finden Sie heraus, ob und warum Sie einen Gehaltsabrechnungsdienstleister für Ihr Unternehmen beauftragen sollten.

Die Einstellung neuer Mitarbeiter kann für jedes Unternehmen ein aufregender Meilenstein sein. Es bedeutet, dass Ihr Unternehmen wächst, aber es bedeutet auch, dass Sie die Gehaltsabrechnung erledigen müssen. Unabhängig davon, ob Sie nur ein paar Mitarbeiter oder ein ganzes Team haben, kann es einige Zeit dauern, den Überblick über die Gehaltsabrechnung zu behalten, und Ihren ohnehin schon vollen Arbeitsplan noch komplexer machen.

Auch eine falsche Lohnabrechnung kann teuer werden. Wenn Sie einen falschen Bruttolohn erhalten, könnte Ihr Unternehmen am Ende mehr FICA-Steuern zahlen. Ein Fehler bei der Gehaltsabrechnung kann auch bedeuten, dass Sie eine Strafe an das IRS zahlen müssen. Der IRS hat allein im Jahr 2021 fast 7 Milliarden US-Dollar an Strafen eingezogen ^{[ 1 ]} . Nicht alle diese Strafen hatten mit der Gehaltsabrechnung zu tun, aber der IRS schätzt, dass etwa ein Drittel der Arbeitgeber jedes Jahr einen Fehler bei der Gehaltsabrechnung machen.

Die Beauftragung eines Gehaltsabrechnungsdienstes könnte eine Lösung für Ihr Unternehmen sein. Wenn Sie sich fragen, was ein Gehaltsabrechnungsanbieter für Ihr Unternehmen tun kann und welche Vorteile die Einstellung eines solchen bietet, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Was ist ein Lohnservice?

Ein Lohnabrechnungsdienstleister ist ein Unternehmen, das Lohnabrechnungen, Lohnsteuern, Jahresendsteuern und mehr für andere Unternehmen verarbeitet. Viele Arbeitgeber nutzen Gehaltsabrechnungsanbieter, um den Geschäftsbetrieb zu rationalisieren und sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter und Steuern korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Welche Dienstleistungen ein Lohnabrechnungsdienst erbringt, hängt vom Anbieter und den verfügbaren Preisstufen ab. Hier sind einige allgemeine Dienstleistungen, die Gehaltsabrechnungsdienste anbieten:

• Gehaltsabrechnung: Ein Gehaltsabrechnungsdienst berechnet den Bruttolohn, das steuerpflichtige Einkommen und den Nettolohn für Ihre Mitarbeiter und erstellt Schecks für sie oder zahlt ihre Gehaltsschecks auf ihre Bankkonten ein.

• Steuereinbehalt: Ein Gehaltsabrechnungsdienst stellt sicher, dass das steuerpflichtige Einkommen jedes Mitarbeiters korrekt ist, und behält Einkommens- und FICA-Steuern ein. Einige Dienste bieten möglicherweise eine fehlerfreie Garantie und zahlen Bußgelder, die sich aus einem Fehler ergeben.

• Lohnpfändung: Liegen Arbeitnehmern gerichtliche Verfügungen vor, die eine Lohnpfändung verlangen, kann dies ein Lohnbuchhalter erledigen.

• Berichterstattung über Neueinstellungen: Die Bundesregierung benötigt Informationen zu allen Einstellungen oder Wiedereinstellungen innerhalb von 20 Tagen nach dem Einstellungsdatum, und dies kann ein Gehaltsabrechnungsdienst für Sie erledigen.

• PTO-Management: Viele Gehaltsabrechnungsanbieter haben Personalfunktionen in ihre Software integriert, die die Anwesenheit der Mitarbeiter verfolgen. Diese Systeme ermöglichen es Mitarbeitern, freie Tage zu beantragen, und Managern, sie zu genehmigen.

• Gehaltsabrechnung: Viele Gehaltsabrechnungsdienste bieten Kunden detaillierte Berichte oder Berichtsfunktionen, die es Führungskräften ermöglichen, tiefer in die Details der Gehaltsabrechnung einzutauchen.

• Integrationen: Die meisten Gehaltsabrechnungssysteme lassen sich mit anderen Systemen verbinden, die Sie verwenden, wie z. B. Ihrer Buchhaltungssoftware, sodass Daten frei zwischen ihnen fließen können, um genaue, aktuelle Finanzberichte und Einblicke zu erhalten.

• Self-Service: Die meisten Gehaltsabrechnungsdienste bieten ein Online-Portal, auf dem Manager Berichte einsehen und Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen einsehen oder Informationen selbst aktualisieren können.

Moderne Gehaltsabrechnungsdienste arbeiten in der Cloud und erfordern nicht, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter Software herunterladen und installieren, was bedeutet, dass Sie die Gehaltsabrechnung durchführen können und die Mitarbeiter ihre Details von überall und von jedem Gerät aus anzeigen und aktualisieren können.

Benötige ich einen Lohnservice?

Wenn Sie bereits einen Buchhalter oder Buchhalter in Ihrem Team haben, der über die erforderliche Bandbreite verfügt, oder wenn Sie über finanzielle Fähigkeiten und die Zeit verfügen, lautet die Antwort möglicherweise nein. Aber bevor Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit für diese Aufgabe einplanen. Laut Bloomberg ist dies etwas, das viele Unternehmen falsch einschätzen, und obwohl 80 % der Arbeitgeber glauben, dass sie am besten qualifiziert sind, ihre eigene Gehaltsabrechnung zu erledigen, gaben 65 % an, dass sie diese lieber auslagern würden ^{[ 2 ]} .

Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dafür, ihre Gehaltsabrechnung ab dem Zeitpunkt auszulagern, an dem sie ihren ersten Mitarbeiter einstellen. Sie müssen sich keine Gedanken über ungenaue Gehaltsabrechnungen und Steuern oder die Zeit machen, die erforderlich ist, um alles richtig zu machen. Stellen Sie sich bei der Entscheidung, ob ein Gehaltsabrechnungsdienst das Richtige für Sie ist, folgende Fragen:

• Möchten Sie die Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter genau berechnen?

• Möchten Sie, dass die Berechnung und Zahlung der Lohnsteuer einfacher wird, weil Sie es nicht tun müssen?

• Möchten Sie die neuen Vorschriften für Einstellungspapiere einhalten?

• Sie wollen eine fehlerfreie Lohnabrechnung?

Ja, Sie könnten all dies selbst tun, aber stellen Sie sicher, dass Sie wissen, worauf Sie sich einlassen. Sie könnten einen Buchhalter beauftragen, aber das kostet Sie. Lassen Sie uns einen Blick auf einige Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung werfen, bevor Sie sich entscheiden.

Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung

Es gibt einige Vorteile, die Gehaltsabrechnung intern abzuwickeln, aber es gibt viele Gründe, warum sich mehr als die Hälfte der Unternehmensleiter dafür entscheiden, die Gehaltsabrechnung auszulagern ^{[ 3 ]} . Hier sind die wichtigsten Vorteile der Nutzung von Gehaltsabrechnungsdiensten, wenn Sie sich immer noch fragen, warum Sie einen Gehaltsabrechnungsdienst nutzen sollten:

Zeitersparnis

Die Abwicklung der Gehaltsabrechnung ist nicht einfach und braucht Zeit – selbst für Menschen, die dies jeden Tag tun. Die Nachverfolgung von Leistungsabzügen, Pfändungen, Neueinstellungen, Kündigungen und bezahlter Freizeit bei gleichzeitiger Sicherstellung, dass Ihr Unternehmen die bundesstaatlichen und staatlichen Vorschriften einhält, ist ein Jonglierakt, den nur wenige Menschen als angenehm empfinden.

Auch wenn Sie oder jemand aus Ihrem Team die Gehaltsabrechnung nicht jeden Tag erledigen, dauert es länger, als es ein Fachmann brauchen würde, um die Gehaltsabrechnung genau abzuschließen. Und während Ihr Team an der Gehaltsabrechnung arbeitet, muss es höchstwahrscheinlich andere Aufgaben ausgleichen, die es noch effizient erledigen muss.

Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung an einen Gehaltsabrechnungsdienst bedeutet, dass jeder das tut, was er gut kann. Ihr Team kann sich auf Aufgaben konzentrieren, die Ihr Geschäft aufbauen, und die von Ihnen eingestellten Lohnbuchhalter können die Gehaltsabrechnung schnell und genau erledigen. Es hilft auch, sich daran zu erinnern, dass die Gehaltsabrechnung keine einmalige Sache ist. Sobald Sie die Aufgabe übernommen haben, müssen Sie sie in jeder Zahlungsperiode abrechnen.

Minimierte Haftung

Jedes Jahr müssen Unternehmen jeder Größe wegen verspäteter oder falscher Einreichungen hohe Strafen an den IRS zahlen. Eine ungenaue Gehaltsabrechnung wird Ihre Mitarbeiter nicht glücklich machen und könnte dazu führen, dass Sie Ihre Steuern falsch einreichen. Dies kann zu einer Strafe und im schlimmsten Fall zu einem Audit führen.

Arbeitgeber müssen bundesstaatliche, bundesstaatliche und lokale Einkommenssteuern, FICA-Steuern sowie bundesstaatliche und bundesstaatliche Arbeitslosensteuern zahlen. Gehaltsabrechnungen müssen auch monatlich, vierteljährlich und jährlich eingereicht und jährlich einbehalten werden. Das ist eine Menge, die Sie im Auge behalten müssen, und wenn Sie Mitarbeiter aus mehr als einem Bundesstaat haben, ist die Gehaltsabrechnung noch komplizierter. Es ist auch bekannt, dass der IRS und die Regierungen der Bundesstaaten die Regeln von einem Jahr zum anderen ändern.

Warum die Strafen riskieren und alle Regeln und Vorschriften selbst verfolgen, wenn dies Fachleuten überlassen werden könnte, die dies täglich tun? Ein Gehaltsabrechnungsdienst kann sicherstellen, dass Ihre Gehaltsabrechnung korrekt ist, ohne sich um Details, Strafen oder Prüfungen kümmern zu müssen. Einige Anbieter garantieren sogar die Genauigkeit und zahlen die Strafen, wenn sie eine falsche Gehaltsabrechnung erhalten.

Kostenreduzierung

Für kleine und mittelständische Unternehmen kann das Outsourcing der Lohnbuchhaltung Geld sparen. Große, etablierte Unternehmen können es sich leisten, eine eigene Gehaltsabrechnungsabteilung zu haben, oder die Gehaltsabrechnung kann etwas sein, das das Team von Buchhaltern, die sie bereits haben, erledigen kann. Wenn Ihr Unternehmen jedoch nur über begrenzte Ressourcen verfügt, ist die Einstellung auch nur eines Buchhalters oder Buchhalters möglicherweise nicht im Budget.

Einige Kleinunternehmer glauben, dass sie Geld sparen, indem sie die Gehaltsabrechnung selbst erledigen. Wenn Sie einer sind, gibt es eine einfache Möglichkeit, festzustellen, ob Sie tatsächlich sparen. Schätzen Sie die Zeit, die Ihr Team jährlich für die Gehaltsabrechnung aufwendet. Berechnen Sie dann, wie viel sie bezahlt werden, um diese eine Aufgabe zu erledigen. Wenn Sie dafür eine Gehaltsabrechnungssoftware kaufen müssen, fügen Sie diese Kosten ebenfalls hinzu. Vergleichen Sie diese Kosten dann mit dem, was Ihnen ein Gehaltsabrechnungsdienst in Rechnung stellt.

Höchstwahrscheinlich sparen Sie Geld. Eine Sache, die nicht in dieser Berechnung enthalten ist, ist, wie viel Verzögerungen bei anderen wichtigen Aufgaben Ihr Unternehmen kosten, wenn Sie die Gehaltsabrechnung selbst durchführen.

Zugang zu professionellen Experten

Die Auslagerung Ihrer Lohnbuchhaltung bedeutet, dass Sie Experten dafür haben. Diese Experten verbringen viel Zeit damit, sich über staatliche Vorschriften auf dem Laufenden zu halten, um sicherzustellen, dass die Gehalts- und Steuerberechnungen ihrer Kunden korrekt sind.

Sie können sich selbst oder ein Teammitglied damit beauftragen, dasselbe zu tun, aber wie viel Zeit wird ihnen dafür zur Verfügung stehen? Werden sie über Grenzfälle Bescheid wissen? Es braucht Zeit, bis sich jemand an alle Besonderheiten jeder Aufgabe gewöhnt hat und lernt, wenn etwas nicht stimmt. Was passiert, wenn sie einen Fehler machen, der bis Ende des Jahres nicht entdeckt wird?

Verbesserte Technologie und Skalierbarkeit

Sofern Sie die Gehaltsabrechnung nicht manuell auf Papier durchführen und die Mitarbeiter nur per Scheck bezahlen, benötigen Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware. Dies bedeutet eine große Vorabinvestition und regelmäßige Zahlungen für Upgrades oder ein monatliches Abonnement für Software, die Ihr Unternehmen nicht nur verwenden, sondern auch konfigurieren und verwalten muss.

Viele kleine Unternehmen können sich teure Software nicht leisten oder Mitarbeiter mit dem technischen Fachwissen haben, um sie zu verwalten. Mit einem Gehaltsabrechnungsservice erhalten Sie als Teil des Pakets die neueste Gehaltsabrechnungssoftware, die mit Ihrem Unternehmenswachstum skaliert. Wenn Sie Probleme damit haben oder eine Änderung vornehmen müssen, stehen Ihnen die Lohnbuchhalter zur Seite.

Erfahren Sie mehr über die Lohnbuchhaltung

Wenn Sie entschieden haben, dass das Outsourcing Ihrer Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen funktioniert, sind Sie nicht allein. Es ist eine Nicht-Kernfunktion, die für Ihr Unternehmen unerlässlich ist. Dies macht es zu einem hervorragenden Kandidaten für das Outsourcing und ist der Grund, warum mehr als die Hälfte der Unternehmen dies tun ^{[ 3 ]} . Um Ihnen bei der Suche nach dem richtigen Dienstleister zu helfen, sehen Sie sich unser Verzeichnis der Gehaltsabrechnungsdienstleister an, in dem Sie Ihre Auswahl auf Ihr Budget und Ihre Bedürfnisse eingrenzen können. Lesen Sie mehr im Einstellungsleitfaden für Gehaltsabrechnungsdienstleister von Capterra.