Ich habe die Pareto-Analyse ausprobiert, um mehr über Effizienz zu erfahren

Um ehrlich zu sein, hatte ich etwas Bedenken, die Pareto-Analyse in meine tägliche Arbeit aufzunehmen. Es ist nicht so, dass es mich nicht fasziniert hätte – das war es, weshalb ich mich entschied, es zu versuchen – aber die Vorstellung, Wirtschaftsterminologie und Fachjargon durchzugehen, machte mich etwas unruhig.

Um diesem rätselhaften Prinzip auf den Grund zu gehen, dachte ich, ich müsste einige wirtschaftliche Paradoxien und längst vergessene Branchengeheimnisse überwinden.

Nun, nachdem ich eingehend zu diesem Thema recherchiert und ein paar freundliche Gespräche bei der Arbeit geführt hatte, wurde mir klar, dass das Pareto-Prinzip eine Zeitmanagementtechnik ist, die leicht gemeistert, genutzt und in verschiedenen Bereichen angewendet werden kann.

Wie alle Autoren kämpfe ich oft mit mentalen Blockaden und fehlender Inspiration – deshalb dachte ich, dies könnte genau die Methode sein, die mir helfen könnte:

• Identifizieren Sie die Probleme bei der Arbeit,
• Verfolgen Sie die Wurzeln meiner Probleme und
• Mein Arbeitspensum besser organisieren.

Also habe ich das Pareto-Prinzip getestet, und hier ist der Bericht, wie sich alles entwickelt hat.

In diesem Blogbeitrag werde ich Folgendes behandeln:

• Was ist die Pareto-Analyse?
• Warum habe ich mich entschieden, es zu versuchen?
• Mein Bericht darüber, wie sich die Analyse entfaltete.
• Die Vor- und Nachteile und
• Die Gesamtbewertung der Pareto-Analyse.

Was ist die Pareto-Analyse?

Es genügt zu sagen, dass ich verwirrt war, als ich zum ersten Mal von der Pareto-Analyse hörte. Auf den ersten Blick klang die Definition einfach genug – „ Eine statistische Analyse zur Entscheidungsfindung, die üblicherweise verwendet wird, um die entscheidenden Problemursachen zu identifizieren und darauf aufmerksam zu machen.“

Nun, was ist der Haken?

Nun, die Pareto-Analyse besagt weiter, dass die Mehrzahl der Probleme innerhalb eines Projekts oft auf 20 % der Ursachen zurückgeführt werden können .

Mit anderen Worten, indem Sie sich auf die entscheidenden 20 % der Problemursachen konzentrieren, können Sie anschließend die 80 % der daraus resultierenden Probleme lösen.

Die Ursprünge der Pareto-Analyse

Ein italienischer Ökonom und Philosoph, Vilfredo Pareto, hat dieses Prinzip erstmals gegen Ende des 19. Jahrhunderts beobachtet und es die 80/20-Regel genannt.

Pareto bemerkte nämlich, dass 80 % des Landes in ganz Italien im Besitz von 20 % der Bevölkerung waren.

Nach eingehender Recherche erkannte Pareto, dass die 80/20-Verteilung im Bereich der Wirtschaftswissenschaften zu beobachten ist, unter der Prämisse – „ Kein Individuum kann besser gestellt werden, ohne dass mindestens ein Individuum oder ein Präferenzkriterium schlechter gestellt wird.“

Nachdem seine Forschung und Arbeit von Joseph M. Juran, einem Unternehmensberater, angepasst wurden, wurden das Pareto-Prinzip und die Pareto-Analyse geboren.

Wofür wird die Pareto-Analyse verwendet?

Wofür wird also die Pareto-Analyse verwendet?

Nun, die allgemeine Antwort auf diese Frage lautet: Entscheidungsfindung. Trotzdem steckt noch mehr dahinter.

Eine prägnantere Antwort würde aus einem schrittweisen Prozess bestehen, bei dem wichtige Probleme ermittelt und gelernt werden, wie man sie angeht. Diejenigen, die Sie ansprechen, sind die 20 %, die zu 80 % des Nutzens des Projekts führen.

Die wichtigsten Schritte der 80/20 -Regel lauten wie folgt:

• Erstellen Sie eine Liste häufiger Probleme und platzieren Sie sie in absteigender Reihenfolge ihres Auftretens auf der x-Achse.
• Zählen Sie die Häufigkeit ihres Auftretens und zeigen Sie sie in den entsprechenden Prozentsätzen auf der y-Achse an.
• Fügen Sie dem Diagramm eine kumulative Prozentkurve hinzu – diese Kurve ist gleich (Häufigkeit der Vorkommen) / (Summe der Gesamtvorkommen) * 100.
• Zeichnen Sie eine Linie von der rechten Seite, die bei der 80 %-Marke beginnt, bis sie die Kurve schneidet.
• Alles auf der linken Seite wird Ihre lebenswichtigen Probleme sein, während die rechte Seite 80 % der trivialeren Ursachen darstellt.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, diesen Prozess zu verstehen, machen Sie sich keine Sorgen – ich auch, bis ich alles zu Papier gebracht und ausprobiert habe. Es wird alles viel klarer, wenn Sie mein Beispiel durchgehen.

Warum habe ich mich entschieden, die Pareto-Analyse auszuprobieren?

Während Sie schreiben, können Sie unmöglich an alle Feinheiten des Prozesses denken.

In Wirklichkeit ist ein Schriftsteller in der Lage, große Textblöcke ohne Probleme zu schreiben, wenn die Inspiration kommt.

Sobald es jedoch an der Zeit ist, den Text zu sichten und Korrektur zu lesen, kommen alle Details ans Licht, wie zum Beispiel:

• Rechtschreibfehler,
• Unbesonnenheit,
• Strukturfehler,
• Unsachgemäße Verwendung von Satzzeichen und
• Viele weitere Details, an die man beim ersten Inspirationsschub nicht unbedingt denkt.

Um effizienter zu sein, suchte ich daher im Internet nach einer Möglichkeit, meine kritischen Fehler zu isolieren und zu beseitigen, um mein Schreiben zu verbessern. Da stieß ich auf die Pareto-Analyse und beschloss, sie auszuprobieren.

So verlief der gesamte Prozess, als ich anfing, meine Schreibmuster zu analysieren.

Versuch der Pareto-Analyse: Ein persönliches Konto

Nachdem ich einen Stapel Artikel gelesen und einen Haufen wirtschaftlichen Hokuspokus entschlüsselt hatte, beschloss ich, alles aufzuschreiben, was ich brauchte, um mit der Pareto-Analyse zu beginnen.

Es dauerte jedoch nicht lange, bis die erste Frage auftauchte – Wie werde ich diese Technik testen?

Als Schriftsteller gab es keine Möglichkeit, jeden Fehler, den ich machte, zu dokumentieren, besonders wenn ich ihn während des Schreibens machte. Wenn ich zu viel Zeit damit verbringen würde, jeden Fehler und jedes Problem zu dokumentieren, würde dies mein Schreiben behindern.

Außerdem würde der gesamte Prozess mindestens eine Woche Schreibzeit in Anspruch nehmen.

Also beschloss ich, einen Blogbeitrag zu schreiben, wie ich es normalerweise tun würde, den Lektor und den Korrektor den Text durchgehen zu lassen und die Fehler für mich zu finden. Auf diese Weise hätte ich praktisch alle Informationen, die ich für eine Schritt-für-Schritt-Pareto-Analyse benötige.

Also tat ich es, bekam die Ergebnisse zurück und fing an, die entscheidenden Informationen aufzuschreiben, beginnend mit den Problemen – dh den Ursachen meiner Ineffizienz beim Schreiben.

Schritt Nr. 1: Sammeln der Probleme und Zählen ihrer Häufigkeit

Wie ich bereits erwähnt habe, besteht der erste Schritt bei der Durchführung der Analyse darin, eine Liste der häufigsten Probleme zu erstellen, mit denen Sie konfrontiert sind.

In meinem Fall würde ich warten, bis der Lektor einen von mir zuvor geschriebenen Text akribisch durchwühlt hat, und die Ergebnisse des Korrekturlesens für meine Analyse verwenden.

Nachdem ich die Scham überwunden hatte, meine Fehler durchzusehen, klassifizierte ich die Fehler und kategorisierte sie in 7 verschiedene Gruppen, die ich für meine Analyse verwenden würde.

Die von mir erstellten Gruppen waren die folgenden:

• Lange Sätze,
• Linkprobleme,
• Unklare Sätze,
• Unklare Überschriften,
• Unzureichende Quellen,
• Satzzeichen,
• Strukturelle Fehler u
• Probleme mit der Optik.

Sobald ich meine Fehler in einer Aufzählungsliste vor mir hatte, war es an der Zeit, ihre Häufigkeit zu zählen (und mich noch schlechter zu fühlen).

Um Ihnen das Durchforsten einer Reihe von Zahlen zu ersparen, komme ich gleich zum Kern des Problems.

Nachdem ich die Fehler gezählt und in absteigender Reihenfolge angeordnet hatte, sah die Aufzählung wie folgt aus:

• Satzzeichen,
• Lange Sätze,
• Unklare Sätze,
• Linkprobleme,
• Unzureichende Quellen,
• Unklare Überschriften,
• Strukturelle Fehler u
• Visuelle Fehler.

Der Einfachheit halber habe ich die Anzahl der Fehler in Prozent umgerechnet und mich dann entschieden, sie anhand einer Grafik zu visualisieren.

Schritt Nr. 2: Erstellen der Pareto-Kurve

Jetzt kommt der schwierige Teil – dh der Hauptpunkt der Analyse.

Die Pareto-Kurve wird verwendet, um den Zusammenhang zwischen der Gesamtzahl der Probleme und ihrer Häufigkeit visuell darzustellen.

Die genaue Formel lautet wie folgt:

{ Häufigkeit der Vorkommen } / { Summe aller Vorkommen } * 100

So würde die Konvertierung in einer Tabelle aussehen:

Glücklicherweise betrug die Gesamtsumme der Fehler, die ich hatte, 99, und da ich Prozente rechne, wichen sie nicht sehr stark von der Häufigkeit ab.

Wie Sie sehen können, waren die meisten Probleme, denen ich beim Korrigieren meiner Fehler begegnete, Satzzeichen – die Albträume vieler Autoren.

Schritt Nr. 3: Finalisieren des Pareto-Diagramms

Jetzt war es an der Zeit, das Diagramm fertigzustellen, indem Sie auf der rechten Seite eine y-Achse erstellten und eine gerade, horizontale Linie nach links zeichneten. Die Linie begann an der 80% -Marke und streckte sich, bis sie den Punkt erreichte, an dem sie auf die Kurve traf.

Dann zeichnete ich eine gerade Linie parallel zur y-Achse, wodurch eine Teilung zwischen der linken und der rechten Seite entstand – also die Ergebnisse.

Alles auf der linken Seite repräsentiert die 20 % der Summe aller Themen, die gemäß der Pareto-Analyse entscheidend waren.

Andererseits stellte die rechte Seite die 80 % dar, die als unwesentlich erachtet wurden.

Die endgültige Darstellung sah so aus:

Schritt #4: Analyse der Ergebnisse

Der erste Gedanke, der mir in den Sinn kam, war – Das war sowohl erwartet als auch unerwartet.

Ich wusste, dass Satzzeichen mir beim Schreiben oft Probleme bereiten. Aber ich hatte keine Ahnung, dass lange Sätze und verwirrende Phrasen eine so starke Präsenz in meiner Arbeit haben.

Dies veranlasste mich, einige meiner früheren Texte und die Kommentare, die Korrektoren dazu hinterlassen hatten, durchzugehen. Es überrascht nicht, dass es ein Muster gab, das mit meiner Pareto-Analyse übereinstimmte.

Ein weiterer interessanter Punkt ist, dass die meisten der kleineren und unbedeutenden Probleme auf die lebenswichtigen zurückgeführt werden können – die obersten 20 %.

Wenn ich zum Beispiel beim Schreiben hetze, mache ich strukturelle Fehler, was dazu führt, dass ich den einen oder anderen SEO-Fehler mache, was die Qualität meiner Arbeit weiter beeinträchtigt.

Alles in allem gab es sicherlich Raum für Verbesserungen, und das Pareto-Diagramm war der Ausgangspunkt.

Die Vorteile der Pareto-Analyse

Der unmittelbare Vorteil, der mir in den Sinn kommt, ist die Effizienz, mit der Sie Ihre Arbeit erledigen können, nachdem Sie Ihre 20 % festgelegt haben. Die Pareto-Analyse basiert darauf, die Zahlen zu knacken und die Probleme zu finden, die Sie im Alltag ausbremsen.

Von dieser Art der Analyse können beispielsweise Personen wirklich profitieren, die wöchentlich an vielen Aufgaben arbeiten und häufig auf Fehler stoßen, die sie daran hindern, auf optimalem Niveau zu arbeiten.

Programmierer, Entwickler und Projektmanager sind diejenigen, die einem zuerst in den Sinn kommen, wenn man über die Pareto-Analyse spricht. Aber offensichtlich können Autoren auch viele Vorteile daraus ziehen, ihre Arbeit und Fehler auf diese Weise zu analysieren.

Darüber hinaus ist die Pareto-Analyse, sobald Sie den Dreh raus haben, ein hervorragendes Werkzeug, um Ihnen zu helfen, zu erkennen, worauf Sie sich mehr konzentrieren sollten, insbesondere während Ihrer biologischen Blütezeit.

Die Nachteile der Pareto-Analyse

Abgesehen von der Zeit, die ich gebraucht habe, um dieses Prinzip herauszufinden, dauerte es immer noch ein paar Stunden, bis ich in der Lage war, eine vollständige Liste aller Fehler und Berechnungen zu erstellen, die zum Erstellen des Diagramms erforderlich waren.

Es genügt zu sagen, dass die Pareto-Analyse eine etwas zeitaufwändige Technik ist und es nicht wirklich sinnvoll ist, sich darauf zu verlassen, wenn Sie nicht jeden Tag ähnliche Aufgaben und Projekte durchführen.

Dennoch basiert das Ergebnis auf Statistiken, die Sie weiter zu besseren Entscheidungen führen und zu einer besseren Nutzung Ihrer Zeit führen.

Ich persönlich habe wöchentlich nicht so viele verschiedene Aufgaben, aber ich werde Pareto auf jeden Fall auch in verschiedenen Projekten ausprobieren.

Meine Gesamtbewertung der Pareto-Analyse

Obwohl ich eine mühsame Zeit gebraucht habe, um es herauszufinden, muss ich zugeben, dass diese Technik wirklich funktioniert.

Schriftsteller neigen manchmal dazu, streitsüchtig zu sein, wenn es um ihre Arbeit geht, aber Zahlen lügen nicht. Als ich zurückblickte, wurde mir klar, dass die entscheidenden 20 % der Probleme, auf die Pareto hinwies, diejenigen waren, mit denen ich im Allgemeinen am meisten zu kämpfen hatte.

Andererseits kann die Pareto-Analyse etwas mehr Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen, weshalb meine Bewertung für diese Technik lautet:

ENDGÜLTIGE BEWERTUNG :

Fazit: Abschließende Gedanken zur Pareto-Analyse

Pareto ist großartig, effektiv und lässt Sie sich wirklich fragen – wie konnte ich das nicht früher erkennen?

Ich empfehle es auf jeden Fall meinen Kollegen und allen, die damit kämpfen, die Ursachen zu ermitteln, die ihnen den Arbeitstag erschweren.

Die Pareto-Analyse ist gut strukturiert, organisiert und zweifellos eine einzigartige Methode zur Verbesserung Ihrer Effizienz.

️ Unser Team bei Clockify erforscht viele Zeitmanagementtechniken, die wir oft selbst ausprobieren und unsere ehrliche Meinung dazu abgeben. Wenn Sie irgendwelche Gedanken oder Empfehlungen haben, teilen Sie uns dies unbedingt unter [email protected] mit, und wir werden Ihren Beitrag möglicherweise in einen Ihrer nächsten Blog-Posts aufnehmen. Wenn Sie diesen Artikel gerne gelesen haben, teilen Sie ihn bitte mit jemandem, der ihn nützlich finden könnte.