Parameterschätzung im Projektmanagement

Wie oft haben Sie versucht, die Dauer Ihres Projekts vorherzusagen, nur um festzustellen, dass Ihre Schätzung völlig daneben lag?

Wie wäre es mit der Schätzung des Budgets Ihres Projekts oder der Anzahl der benötigten Personen von Anfang bis Ende?

Falls Ihre Schätzungen nicht immer ins Schwarze treffen oder Sie gerade neu im Projektmanagement sind, sind Sie hier genau richtig. Wir werden gleich in eine der am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Schätzmethoden eintauchen, die Ihnen vielleicht den Tag retten könnte – die parametrische Schätzung .

Aber was ist parametrische Schätzung genau und, was noch wichtiger ist, wie setzt man sie in die Praxis um?

Nun, lesen Sie weiter, denn in diesem Blogbeitrag werden wir:

• Einführung in die Definition der parametrischen Schätzung (+ ein Beispiel für die parametrische Schätzung),
• Informieren Sie sich über den Unterschied zwischen parametrischer und analoger Schätzung,
• Beleuchten Sie die wichtigsten Vorteile der Verwendung parametrischer Schätzungen im Projektmanagement und
• Führt Sie durch die 4 Schritte zur Verwendung der parametrischen Schätzung in Ihren Projekten, damit Sie genau wissen, was zu tun ist, wenn Sie diese Methode sofort anwenden möchten.

Was ist parametrische Schätzung?

Die parametrische Schätzung ist eine der genauesten statistischen Methoden zur Schätzung der Gesamtmenge an:

• Zeit,
• Geld und
• Ressourcen, die für ein bestimmtes Projekt benötigt werden.

Laut PMBOK ist die parametrische Schätzung „eine Schätzmethode, bei der ein Algorithmus verwendet wird, um Kosten oder Dauer basierend auf historischen Daten und Projektparametern zu berechnen.“

Nur durch die Kombination statistischer und historischer Daten kann ein Projektmanager also eine statistische Korrelation zwischen den relevanten Variablen finden und die genauesten Schätzungen für sein aktuelles Projekt erhalten.

Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass die parametrische Schätzung normalerweise während der Projektplanungsphase verwendet wird, lange vor der eigentlichen Projektausführung.

Aber falls Sie von dieser Schätzmethode immer noch etwas verblüfft sind, lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie die parametrische Schätzung tatsächlich funktioniert.

Parametrisches Schätzbeispiel und Formel

Dies ist die Formel, die Sie für die parametrische Schätzung verwenden müssen:

E_parametrisch = (A_alt / P_alt) x P_aktuell

Die obige parametrische Schätzformel umfasst die folgenden Elemente:

• E_parametric ist die parametrische Schätzung ,
• A_old ist die historische Menge an Kosten oder Zeit ,
• P_old ist der historische Wert des Parameters und
• P_curr ist der Wert des Parameters in Ihrem zukünftigen Projekt.

Sehen wir uns nun an, wie diese Berechnung tatsächlich funktioniert.

Angenommen, Sie möchten vorhersagen, wie viel Zeit Ihr Designer benötigt, um 20 Illustrationen fertigzustellen. Bevor Sie zur Berechnung kommen, müssen Sie zunächst alle historischen Werte erhalten.

An Ihrem vorherigen Projekt war also eine Person beteiligt, die für die Gestaltung von 15 Illustrationen verantwortlich war, und sie brauchte 70 Stunden, um alles fertigzustellen. In Anbetracht dessen würden sich Ihre Einheiten wie folgt stapeln:

• A_old , die historische Zeit der vergangenen Aufgabe beträgt 70 Stunden,
• P_old , der historische Wert des Parameters beträgt 15 Abbildungen , und
• P_curr , der Wert des Parameters in Ihrem zukünftigen Projekt ist 20 Illustrationen .

Nachdem Sie diese Informationen erhalten haben, können Sie sie verwenden, um zu der neuen Schätzung zu gelangen:

E_parametrisch = (70/15) x 20

Wie in der obigen Formel zu sehen, berechnen Sie zunächst die Zeit, die zum Fertigstellen einer Illustration benötigt wird:

70/15 = 4,66

Nachdem Sie dann die genaue Stundenzahl erhalten haben, multiplizieren Sie diese Einheit mit dem Wert des Parameters im zukünftigen Projekt:

4,66 Stunden x 20

Schließlich gelangen Sie zur parametrischen Schätzung, die in diesem Fall 93,3 beträgt.

Alles in allem kann man mit Sicherheit sagen, dass Ihr Designer 20 Illustrationen in 93,3 Stunden fertigstellt.

Parametrische Schätzung vs. analoge Schätzung

Wenn Sie schon einmal über Schätzmethoden im Projektmanagement gestolpert sind, müssen Sie bemerkt haben, dass parametrisches Schätzen häufig mit analogem Schätzen einhergeht.

Aber warum ist das so? Sind es die gleichen Methoden?

Nun, nicht genau.

Auch wenn Sie bei der analogen Schätzung, wie bei der parametrischen Methode, auf verfügbare Daten aus Ihren bisherigen Projekten zurückgreifen müssen, unterscheiden sich die beiden Methoden sowohl in ihrer Genauigkeit als auch in ihrem Umfang .

Mit anderen Worten, Sie kommen zu einer analogen Schätzung auf der Grundlage historischer Daten, müssen jedoch nicht so sehr ins Detail gehen wie bei der parametrischen Schätzmethode. Sie müssen sich nur an ein früheres Projekt mit ähnlichem Umfang erinnern, einen Blick auf die Dauer/Kosten/Budget dieses Projekts werfen und Ihre Schätzung anhand einer Analogie vornehmen.

Falls Sie also im Begriff sind, ein Projekt zu initiieren, bei dem Ihr Designer 20 Illustrationen erstellt, und Sie genau wissen möchten, wie lange das neue Projekt dauern würde, können Sie die Dauer Ihres Projekts anhand der Analogie vorhersagen Schätzmethode:

Da Sie bereits ein ähnliches Projekt geleitet haben, wissen Sie, dass Ihr Designer beim letzten Mal, als er eine ähnliche Aufgabe übernommen hat, 70 Stunden benötigt hat, um sie fertigzustellen. Auf dieser Grundlage prognostizieren Sie, dass Ihr neues Projekt etwa 80 Stunden dauern wird, um es abzuschließen, mehr oder weniger.

Die parametrische Schätzung hingegen berücksichtigt den Unterschied zwischen einem alten und einem neuen Projekt auf Einheitenebene. Das bedeutet, dass Sie Ihre Vorhersage nicht auf Ähnlichkeiten stützen müssen, sondern zuerst die Anzahl der Stunden berechnen müssen, die der Designer benötigt, um eine Illustration fertigzustellen. Erst durch Multiplikation des Produktes mit der Anzahl der Illustrationen, die jetzt fertig gestellt werden müssen, erhalten Sie die gesuchte Zeitschätzung.

Hauptvorteile der Verwendung parametrischer Schätzung

Auch wenn es eine Reihe von Projektschätzungsmethoden gibt, die Sie verwenden können, um Ihre Zahlen unter Kontrolle zu halten, bringt die parametrische Schätzung eine Handvoll Vorteile mit sich, die die Art und Weise verändern könnten, wie Sie Ihre Projektvorhersagen treffen.

Gehen wir einige der häufigsten durch.

Vorteil Nr. 1: Die parametrische Schätzung hilft Ihnen, genaue Zahlen zu erhalten

Im Vergleich zu den anderen Schätzmethoden des Projektmanagements scheint die parametrische Schätzung eine One-Stop-Methode für eine genaue Vorhersage zu sein. Während andere Methoden wie PERT auf Was-wäre-wenns beruhen, hilft die parametrische Schätzung bei der Vorhersage:

• Das Budget,
• Ressourcen und
• Die Dauer Ihres Projekts basierend auf vergangenen Daten.

Da die Daten, auf die Sie sich verlassen, steinharte Beweise sind (schließlich hat sich Ihr Projekt so entwickelt), sollten Sie bei Anwendung der parametrischen Schätzformel in der Lage sein, jeden Projektaspekt genau vorherzusagen.

Um überhaupt mit dem Berechnungsprozess beginnen zu können, müssen Sie außerdem separate Einheiten Ihrer vorherigen Projekte durchgehen, was dazu beiträgt, die Genauigkeit Ihrer endgültigen Schätzung zu erhöhen.

Vorteil Nr. 2: Die parametrische Schätzung führt Sie dazu, erreichbare Ziele zu setzen

Sobald Sie mit Ihrer endgültigen Schätzung fertig sind, können Sie genau erkennen, wo Sie Änderungen vornehmen müssen, damit Sie Ihre wichtigsten Projektergebnisse abschließen können.

Manchmal können Sie Ihre Teamkapazität vergrößern oder Ihr Budget erhöhen. In anderen Fällen müssen Sie ein wenig von Ihrem gewünschten Ergebnis abweichen.

Was auch immer es ist, wenn Sie sich auf parametrische Schätzungen verlassen, können Sie ein Projektziel festlegen, das Sie und Ihr Team tatsächlich erreichen können.

Die eigentliche Methode erfordert, dass Sie tiefer in frühere Daten eintauchen, um eine genauere Schätzung zu erhalten. Die von Ihnen gesetzten Ziele wären also letztendlich überschaubarer, da Sie genau sehen, welcher Aspekt Ihres Projekts ein Stolperstein sein könnte, und Ihre Ziele entsprechend anpassen können.

Vorteil Nr. 3: Die parametrische Schätzung hilft Ihnen, sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren

Obwohl es keine zwei Projekte gibt, die genau gleich sind, neigen bestimmte Schritte dazu, das Ein- und Ausprojektieren zu wiederholen.

Nehmen Sie zum Beispiel die Budgetierung. Wie oft mussten Sie während Ihrer Projektplanungsphase die Kostenbasis festlegen? Und wie viele Projektplanungsphasen haben Sie bisher durchlaufen?

Wenn Ihre Antwort aus einer Zahl größer als 1 besteht, müssen Sie bemerkt haben, dass Sie manchmal einfach Zeit verschwenden, während Sie bestimmte Projektaspekte mehrmals während der Planung durchgehen.

Das Arbeitspensum Ihres Content-Teams besteht beispielsweise aus 20 Artikeln pro Woche, und dies ist über Dutzende von Projekten hinweg unverändert geblieben.

Anstatt also jede Aufgabe jedes Mal einzeln zu bewerten, können Sie sich einfach auf die parametrische Schätzung verlassen, die Sie einmal vornehmen, und diese Informationen wiederverwenden, wenn Sie das Budget oder die Dauer der Inhaltsproduktion schätzen.

Denken Sie jedoch daran, dass Sie bei bestimmten Änderungen in Bezug auf die Kapazität, Arbeitsbelastung oder das Budget Ihres Content-Teams auch Ihre Parameterwerte anpassen müssen, d. h. Ihre Berechnung mit derselben Formel von oben wiederholen müssen.

4 Schritte zur Verwendung parametrischer Schätzung im Projektmanagement

Jetzt, da wir alle Details über die Methode der parametrischen Schätzung durchgegangen sind, fragen Sie sich vielleicht – aber wie genau kann ich die parametrische Schätzung zum Laufen bringen?

Um den Zahlen so einfach wie möglich auf den Grund zu gehen, haben wir die Ausführung der parametrischen Schätzung in 4 einfache Schritte unterteilt.

Werfen wir einen Blick auf jeden von ihnen.

Schritt Nr. 1: Finden Sie heraus, welche Teile eines Projekts für eine Schätzung in Frage kommen

Bevor Sie überhaupt mit der Überprüfung von Daten aus früheren Projekten beginnen, müssen Sie genau bestimmen, wo Sie die parametrische Schätzung verwenden sollten.

Mit anderen Worten, Sie müssen sich Ihr Projekt zunächst ansehen und es in verschiedene Phasen unterteilen. Sie können zu diesem Zweck den Projektstrukturplan (PSP) verwenden und das gesamte Projekt in kleinere, überschaubarere Teile unterteilen.

Nachdem Sie sich entschieden haben, ob Sie das Budget, die Dauer, die Ressourcen oder alles oben Genannte Ihrer Projektphase vorhersagen möchten, stellt sich als nächstes die Frage nach Genauigkeit und Daten.

Da die Genauigkeit Ihrer Schätzung mit der Menge der verfügbaren vorherigen Daten einhergeht, stellen Sie sich diese drei großen Fragen, bevor Sie überhaupt in die Berechnung einsteigen:

1. Wie genau sollte meine Schätzung sein?
2. Wie viele Daten habe ich zur Hand?
3. Ist mein Parameter mit historischen Werten verbunden?

Nehmen wir also an, Sie suchen immer noch nach einer Möglichkeit, genau abzuschätzen, wie lange Ihr Designer an diesen 20 Illustrationen arbeiten wird. Dies würde bedeuten, dass Sie die Zeit messen möchten. Da Sie genügend Daten aus einem ähnlichen Projekt von früher haben, messen Sie diesen Parameter an der Zeit, die sie für die Fertigstellung von 15 Illustrationen benötigt haben.

Falls Sie jedoch mit den Antworten, die Sie auf die oben genannten Fragen geben, nicht ganz zufrieden sind, sollten Sie die Verwendung dieser Methode vielleicht noch einmal überdenken, da sie Sie möglicherweise nicht zu den genauesten Vorhersagen führt.

Schritt Nr. 2: Erhalten Sie die historischen Daten

Nachdem Sie die genauen Projektphasen ausgewählt haben, auf die Sie die parametrische Schätzung anwenden müssen, und entschieden haben, ob diese Methode für Sie geeignet ist, wäre es jetzt an der Zeit, sich tatsächlich mit historischen Daten zu befassen.

Falls Ihr Team alle projektbezogenen Aktivitäten im Auge behalten hat, können Sie wahrscheinlich schnell die detailliertesten Informationen über Ihre früheren Projekte erhalten.

Beispielsweise kann eine Zeit- und Kostenerfassungs-App die Kostendaten Ihrer früheren Projekte speichern und Ihnen helfen, wann immer Sie das Budget Ihres zukünftigen Projekts schätzen müssen.

Falls Sie dem Speichern Ihrer Projektinformationen nicht gerade viel Aufmerksamkeit geschenkt haben oder einfach noch nie an einem ähnlichen Projekt gearbeitet haben, gibt es dennoch Möglichkeiten, die parametrische Schätzmethode zu verwenden.

Sie können öffentlich zugängliche Datenbanken für Ihre Branche durchgehen und sehen, wie die Daten, die Sie von dort erhalten, den Parametern Ihres aktuellen Projekts entsprechen.

Schritt #3: Überprüfen Sie, ob Ihre Parameter gültig sind

Nachdem alle Ihre historischen Daten vorhanden sind, kommt die Bedeutung von Frage Nummer 3 – ob Ihr Parameter mit historischen Werten verbunden ist – an die Oberfläche.

Jetzt müssen Sie Ihre Parameter bewerten und sehen, wie sie sich auf die historischen Daten beziehen, die Sie erhalten haben.

Zum Beispiel stellen Sie vielleicht fest, dass die Anzahl der Illustrationen irgendwie mit der Zeit korreliert, die der Designer benötigt, um sie fertigzustellen. Das bedeutet, dass Sie sowohl die Einheitsmessung (15 Abbildungen) als auch die Zeit (70 Stunden) in Ihre Berechnung einbeziehen, sie mit Ihrem Parameter (20 Abbildungen) multiplizieren und eine gültige parametrische Schätzung erhalten können.

Denken Sie jedoch daran, dass das obige Beispiel eine vereinfachte Veranschaulichung dessen ist, wie das Testen von Parametern in der Praxis aussieht. Falls Sie es mit einem komplexeren Projekt zu tun haben, müssen Sie sich möglicherweise sogar an Datenanalysten und/oder statistische Tools wenden, um Unterstützung zu erhalten.

Schritt #4: Berechnen Sie die parametrische Schätzung

Nachdem Sie nun die Gültigkeit Ihres Parameters bewertet haben, ist das Erhalten einer parametrischen Schätzung eine Sache von Sekunden.

Setzen Sie die Formel einfach in die Tat um, indem Sie die Einheiten multiplizieren, die Sie aus den historischen Daten erhalten haben, und das Produkt durch Ihren aktuellen Parameter dividieren.

Um unnötiges Scrollen zu vermeiden, belassen wir die parametrische Schätzformel auch hier:

E_parametrisch = (A_alt / P_alt) x P_aktuell

Zusammenfassung: Behalten Sie Ihre Projekte im Auge und probieren Sie die parametrische Schätzung aus

Es ist kein Geheimnis, dass die Projektschätzung Zeit braucht.

Die richtige Projektschätzungsmethode kann Ihnen jedoch auf lange Sicht nur ein paar Wochen ersparen.

Die parametrische Schätzung ermöglicht Ihnen genau das.

Indem Sie dazu angehalten werden, Ihre Projektziele zu überdenken und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, hilft Ihnen diese Projektschätzungsmethode, später während der Ausführungsphase Ihres Projekts jede Minute optimal zu nutzen.

Um die parametrische Schätzung jedoch erfolgreich in die Tat umzusetzen, müssen Sie jedem Ihrer Projekte große Aufmerksamkeit widmen und sicherstellen, dass jeder Prozess gründlich dokumentiert wird.

Mit einer großen Datenbank und der parametrischen Schätzformel steht Ihnen dann nichts mehr im Weg, um die genauesten Projektschätzungen zu erhalten.

(Außer dass Ihre Variablen nicht mit Ihren Parametern korreliert sind, aber das ist nichts, was ein bisschen Statistik nicht lösen kann.)

️ Haben Sie während Ihrer Projektplanungsphase jemals eine parametrische Schätzung verwendet? Wie nah war Ihre Schätzung am endgültigen Projektergebnis? Lassen Sie es uns unter [email protected] wissen, um die Chance zu haben, in diesem oder einem unserer zukünftigen Artikel erwähnt zu werden. Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, teilen Sie ihn auch mit jemand anderem, von dem Sie glauben, dass er nützlich sein könnte.