10 Gründe, technisches Schreiben auszulagern

Technische Redakteure sind unverzichtbare Mitglieder Ihres Teams. Sie informieren die Welt über Ihre Produkte und kommunizieren Funktionen und Fähigkeiten an alle, vom Marketingteam bis zum Endbenutzer. Sie sind unverzichtbar – aber sie in Vollzeit einzustellen, kann teuer und zeitaufwändig sein. Außerdem benötigt Ihr Autorenteam nicht immer eine konstante Personalausstattung.

Die Lösung besteht darin, technische Redaktionsprojekte auszulagern. Outsourcing ist eine kostengünstige Lösung, die Ihnen Zugang zu erstklassigen Autoren verschafft, ohne die Verpflichtung einer Vollzeitbeschäftigung. Betrachten Sie diese 10 Vorteile für Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihr Endergebnis.

1. Die Kosteneffizienz des Outsourcings

Die Einstellung eines professionellen technischen Redakteurs in Vollzeit kann kostspielig sein. Die Gehälter hängen stark vom Standort ab, aber der Durchschnittslohn für einen technischen Redakteur liegt im Jahr 2024 bei über 80.000 US-Dollar.

In einigen Bundesstaaten kostet Sie ein Vollzeit-Tech-Autor über 100.000 US-Dollar, wobei die hohen Einstellungskosten noch nicht eingerechnet sind. Nach Angaben der Society for Human Resource Management (SHRM) könnte dieser Preis das Drei- bis Vierfache des Gehalts der Stelle betragen.

Durch Outsourcing werden diese Kosten und die anderen „Mehrkosten“ einer Vollzeitbeschäftigung gesenkt. Ausgelagerte Autoren sind Auftragnehmer und keine Angestellten, Sie zahlen also nicht für Zusatzleistungen. Sie zahlen für die Zeit und Mühe, die sie leisten.

2. Zugang zu Fachwissen

Für technische Inhalte muss ein Autor mit der Branche und der Technologie vertraut sein, über die er schreibt. Einen Kandidaten mit der richtigen Spezialisierung zu finden, kann insbesondere für Unternehmen in Nischenbranchen äußerst zeitaufwändig sein.

Je unterschiedlicher Ihre Projektanforderungen sind, desto schwieriger wird die Abstimmung Ihrer Fähigkeiten. Wenn Sie Vollzeit einstellen würden, stünden Sie vor der Zwänge, alle diese Anforderungen mit einer Handvoll Teammitgliedern lösen zu müssen. Diese Teammitglieder müssten auch in der Lage sein, alle anstehenden Projekte abzuwickeln.

Mit Outsourcing können Sie für jedes Projekt einen spezialisierten Autor finden. Sie können jemanden einstellen, der hervorragend darin ist, technische Whitepapers zu schreiben, und müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob er Dokumentationen zu Anwendungsprogrammierschnittstellen (API) schreiben kann. Wenn Sie ein API-Dokument benötigen, können Sie einen Autor für dieses Projekt engagieren. Sie zahlen projektbezogen, sodass nicht eine Person alles erledigen muss.

3. Verbesserte Qualität und Konsistenz

Für die Einstellung durch das Projekt ist nicht für jede Aufgabe eine neue Person erforderlich. Durch Outsourcing können Sie Beziehungen zu Vertragsautoren aufbauen und erfahren, was diese gut können. Sie können dieselbe Person wiederholt für mehrere Projekte einstellen oder zu einer anderen Person wechseln, wenn Ihr Autor nicht die beste Wahl ist.

Mit diesem flexiblen Personalmodell können Sie einen höheren Standard für die Projektqualität setzen. Sie haben sich nicht auf eine Vollzeitbeschäftigung festgelegt, deren schlechte Leistung Sie dokumentieren müssten, bevor Sie sie entlassen. Ein Vertragsautor liefert seine beste Arbeit, und Sie entscheiden, ob Sie ihn auf der Grundlage dieser Arbeit erneut einsetzen.

Auftragnehmer wissen, dass ihre Arbeit für sich selbst spricht, daher geben die klugen und erfolgreichen Auftragnehmer ihr Bestes. Bei Dienstleistungen ist es genauso. Bei Compose.ly haben wir Erfolg, wenn Sie Erfolg haben. Daher arbeiten wir nur mit erstklassigen Autoren zusammen, von denen wir glauben, dass sie hervorragend zu Ihnen passen.

4. Verstärkter Fokus auf Kernaktivitäten

Bedenken Sie, wie viel Zeit und Geld Ihr Unternehmen durch die Auslagerung der technischen Redaktion sparen würde. Welche Abteilungen und Kernfunktionen würden davon profitieren?

Die meisten technischen Redakteure arbeiten mit mehreren Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammen, darunter Produktentwicklungsspezialisten, User Experience (UX)-Designer, Kundenerfolgsmanager sowie Marketing- und Vertriebsteams. Mit einer zuverlässigen Outsourcing-Pipeline für Autoren können diese wertvollen Fachkräfte weniger Zeit mit der Verwaltung der Produktion weniger qualifizierter Autoren verbringen. Teams können mehr Zeit und Energie für Kernaufgaben mit Mehrwert aufwenden, die sich positiv auf das Endergebnis auswirken.

5. Skalierbarkeit für variable Projektanforderungen

Der Bedarf an technischer Dokumentation schwankt je nach Projekten in der Pipeline. Möglicherweise haben Sie im ersten Quartal jede Menge Dokumentation, im zweiten Quartal ein paar Berichte und im dritten Quartal eine weitere Flut an Leitfäden und Handbüchern. Wenn Sie sich ausschließlich auf interne Autoren verlassen, müssen Sie sich darum bemühen, eine Über- oder Unterauslastung dieser Mitarbeiter zu vermeiden.

Das ausgelagerte technische Schreiben passt sich diesen sich ändernden Anforderungen an. Wenn Sie in einem Monat oder Quartal viele Projekte haben, können Sie Verträge mit mehr Autoren abschließen, um diesen Bedarf zu decken. Sollten in der nächsten Periode weniger Projekte anstehen, kein Problem – Sie erteilen keine Verträge.

Dieses System ist deutlich besser für Ihre Finanzen. Anstatt Gehälter zu zahlen, damit die Leute auf Abruf verfügbar sind, zahlen Sie für die Arbeit, wenn sie ansteht. Wenn die Arbeit nicht da ist, können Sie das Geld für den nächsten Nachfrageschub beiseite legen.

6. Schnellere Bearbeitungszeiten

Die Skalierbarkeit der ausgelagerten technischen Redaktion bedeutet, dass Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Ein internes Personal mit einer festen Anzahl von Autoren hat eine feste Produktionskapazität. Wenn Sie auslagern, können Sie mehr technische Redaktionsaufgaben in der gleichen Zeit erledigen, indem Sie einfach mehr Autoren einstellen.

Angenommen, Sie haben sechs Benutzerhandbücher für sechs neue Produkte. Sie möchten die Dokumentation so schnell wie möglich erhalten, damit Sie keine Veröffentlichungstermine verschieben müssen.

Wenn Sie sich auf interne Talente verlassen, haben Sie zwei weniger wünschenswerte Optionen: Sie könnten Ihr Team möglicherweise überlasten oder versuchen, rechtzeitig Mitarbeiter einzustellen, um Ihren Termin einzuhalten. Oder Sie könnten das Schreiben dieser sechs Leitfäden auslagern und anhand Ihrer Frist festlegen, wie viele Autoren Sie engagieren möchten.

Wenn drei Autoren nötig sind, um sechs Leitfäden rechtzeitig fertigzustellen, stellen Sie drei ein. Wenn es sechs braucht, stellen Sie sechs ein. Normalerweise zahlen Sie den gleichen Betrag, weil Sie den gleichen Arbeitsaufwand in Auftrag geben – wahrscheinlich haben Sie jedoch die Möglichkeit, etwas mehr auszugeben, um den Prozess zu beschleunigen. Der Aufwand kann sich lohnen, insbesondere als einmaliger Aufwand.

7. Erweiterte Dokumentationsstandards

Internes Schreiben mag den Eindruck erwecken, dass es mehr Kontrolle bietet, aber bedenken Sie alles andere, worauf sich Ihre Teams konzentrieren müssen. Auch wenn sie der Dokumentenprüfung ihre volle Aufmerksamkeit widmen können, verfügen sie über andere Fachgebiete.

Anbieter von Tech Writing sind Experten für technische Dokumentation. Sie verstehen die anerkannten Standards für jede Art von technischem Dokument, von der Formatierung bis hin zu anerkannten Quellenangabepraktiken. Am wichtigsten ist, dass sie Zeit und Ressourcen investieren, um mit sich ändernden Standards Schritt zu halten.

Durch Outsourcing können Sie von diesem Fachwissen profitieren, ohne Zeit und Geld in die Schulung Ihres Teams zu investieren. Es stellt sicher, dass Ihre Dokumentation den höchsten Standards entspricht, sodass Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

8. Flexibilität bei der Ressourcenzuweisung

Technische Redaktionsprojekte sind nur einige der Aufgaben, die auf Sie zukommen. Durch Outsourcing können Sie Ressourcen je nach Bedarf in die Dokumentation verlagern oder von ihr wegziehen, sodass Sie nicht zu viel oder zu wenig ausgeben. Diese Flexibilität gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihr Budget.

9. Neue Perspektiven und Ideen

Die Auslagerung technischer Redaktionsdienste eröffnet eine Kommunikationspipeline mit qualifizierten, einfühlsamen Fachleuten. Diese Fachleute haben an mehreren Projekten wie Ihrem gearbeitet und gesehen, wie viele verschiedene Unternehmen arbeiten. Im Gegensatz zu einem internen Autor, der nur weiß, wie Sie Dinge tun, kann ein Auftragnehmer wertvolle neue Erkenntnisse liefern.

Angenommen, Sie müssen eine Dokumentation für ein neues Produkt erstellen. Sie haben Ihren bewährten Dokumentationsworkflow und Styleguide verwendet, aber die Teile scheinen nicht zu passen. Doch dann bietet Ihnen Ihr ausgelagerter technischer Redakteur eine Idee.

Sie arbeiteten an einem ähnlichen Leitfaden mit einem Wettbewerber und stellten fest, dass ein anderer Diagrammtyp diese Funktionen effektiver kommuniziert. Das Ausprobieren ihrer Idee erfordert Abweichungen von Ihrer Norm, aber Ihre Fachexperten und Endbenutzer schwärmen von der Klarheit Ihres neuen Leitfadens.

Ohne einen Blick von außen wären Sie vielleicht nicht auf diesen neuen Ansatz gekommen.

10. Risikominderung in der Dokumentation

Die technische Dokumentation beeinflusst die Art und Weise, wie Menschen mit Ihren Produkten umgehen und diese nutzen. Es sind mehrere Risiken damit verbunden, aber ein sachkundiges Autorenteam kann diese Risiken bewältigen.

Was würde beispielsweise passieren, wenn jemand Ihr Produkt aufgrund unklarer Anweisungen falsch verwendet? Je nach Art der verwendeten Technologie können Fehlinterpretationen für Benutzer frustrierend und potenziell gefährlich sein.

Bei manchen Dokumentationen besteht die Gefahr, dass proprietäres Wissen preisgegeben wird, insbesondere wenn es sich bei der Technologie um geschütztes geistiges Eigentum handelt. Die Kommunikation der notwendigen Informationen bei gleichzeitigem Schutz sensibler Informationen erfordert ein hohes Qualifikationsniveau.

Wenn Sie schließlich in einer regulierten Branche tätig sind, benötigen Sie möglicherweise eine Dokumentation zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, um die Gesetze einzuhalten. Eine Outsourcing-Beziehung kann diesen Prozess unterstützen und Sie von der Notwendigkeit entlasten, dafür Ressourcen bereitzustellen.

Häufige Probleme bei der Einstellung technischer Redakteure und Tipps zu deren Überwindung

Spezialisierte Qualifikationen

Berufe in der technischen Kommunikation erfordern häufig fundierte Kenntnisse einer bestimmten Branche oder Nische. Es kann eine Herausforderung sein, Kandidaten zu finden, die Ihr Fachgebiet vollständig verstehen, insbesondere wenn die Person außerdem über erstklassige technische Schreibfähigkeiten verfügen muss. Je komplexer Ihre Anforderungen sind, desto schwieriger wird der Einstellungsprozess.

Die Lösung: Nutzen Sie einen Schreibservice mit einem vorab geprüften technischen Redaktionsteam. Dienste wie Compose.ly verfügen über die Ressourcen und die Reichweite, um Autoren mit unterschiedlichen Fähigkeiten zu finden. Wir haben die Arbeit erledigt, Sie müssen also nur noch anrufen.

Erweiterte Interviewprozesse

Die Einstellung eines Tech-Autors umfasst mehrere Interviewrunden, oft auch mit Hausaufgaben. Für das einstellende Unternehmen bedeutet das, dass viele Mitarbeiterstunden damit verbracht werden, mit Kandidaten zu sprechen, Aufgaben zu überprüfen und an Gruppeninterviews teilzunehmen. Das sind Stunden, die Ihr Team nicht mit der Arbeit an Kundenprojekten verbringt.

Die Lösung: Die Einstellung und das Schreiben gemeinsam auslagern. Anstatt auf Jobbörsen für Freiberufler zu posten und sich durch die Bewerber zu wühlen, wie Sie es bei einer internen Anstellung tun würden, beauftragen Sie einen Dienstleister, der die Kleinarbeit bereits erledigt hat.

Wettbewerb um Top-Talente

Wenn Sie die besten Ergebnisse erzielen möchten, brauchen Sie die besten Leute. Doch der Wettbewerb um die besten Talente ist härter denn je. Sie könnten leicht Ihr Budget sprengen, indem Sie mit Markenmarketing, wettbewerbsfähigen Gehältern und erstklassigen Vergünstigungen um Superstars im Bereich technischer Autoren werben.

Die Lösung: Die Auslagerung an einen Dienstleister löst auch dieses Problem. Anstatt einzelne Autoren zu umwerben, deren Arbeit Sie nicht kennen, fordern Sie einen Autor von einem Unternehmen an, das sein Team kennt. Sie erhalten eine bessere Übereinstimmung und vermeiden Enttäuschungen.

Wie Compose.ly Ihnen helfen kann, die besten technischen Redakteure zu finden

Bei Compose.ly verstehen wir den Bedarf an einem technischen Redakteur, der Ihre Branche versteht. Wir rekrutieren und prüfen erstklassige technische Redakteure mit Erfahrung in verschiedenen Technologiebereichen, damit Sie den perfekten Autor für Ihre Nische finden.

Unsere Autoren sind erfahrene Geschichtenerzähler, die sich auf die Bedürfnisse Ihres Publikums konzentrieren. Sie übersetzen Fachjargon in ansprechende menschliche Sprache, verbessern Ihr Benutzererlebnis und stärken wertvolle Verbindungen.

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