Wie du dich und deine Zeit als Freelancer organisierst

Freelancing ist mehr als nur den Tagesablauf ordentlich zu ordnen, Kontakte und Ressourcen im Griff zu haben, super produktiv zu sein und den Tag um 8 Uhr morgens zu beginnen. Wenn Sie wissen, wie Sie sich als Freiberufler organisieren können, lernen Sie auch, Ihre Zeit und Ressourcen als Werkzeuge zu nutzen, um mit diesem Lebensstil produktiv und zufrieden zu werden.

In diesem Artikel besprechen wir, wie man die drei großen Faktoren im Leben eines jeden Freiberuflers angeht: Zeit, Ressourcen und Verstand. Sobald Sie mit allen dreien vertraut sind, wird es Ihnen leichter fallen, Ihren eigenen Zeitplan zu erstellen. Vielleicht finden Sie sogar neue Dinge, von denen Sie nicht wussten, dass sie in Ihrem eigenen täglichen Arbeitsablauf berücksichtigt werden müssen.

Organisieren Sie Ihre Zeit, um den Überblick zu behalten

Natürlich wollen wir zuerst herausfinden, wie wir unsere Zeit einteilen.

Weil Zeit immer von entscheidender Bedeutung ist, und wir brauchen mehr davon, oder? Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihren Tag besser organisieren können.

Verfolgen Sie Ihre Zeit, um die Zeitsenken zu finden

Der Kern der Zeitorganisation ist Disziplin.

Sich an einen Zeitplan zu halten, ist eine der schwierigsten Angewohnheiten, weil wir dazu neigen, abgelenkt zu werden. Ob es sich um Verzögerungen aufgrund unseres Affengehirns oder um äußere Faktoren wie Kinder, die Pflege geliebter Menschen, Besorgungen und so weiter handelt.

Aus diesem Grund müssen wir, so mühsam es auch scheinen mag, damit beginnen, unsere Zeit zu verfolgen. Noch bevor Sie Ihren Zeitplan erstellen, verbringen Sie eine Woche damit, jede Aktivität zu notieren, für die Sie Zeit aufwenden. Verfolgen Sie sogar Ihre häufigsten Ablenkungen wie Facebook oder Instagram, Chatten mit Freunden und Kollegen oder einfach nur Ihre abschweifende Aufmerksamkeit.

Sobald Sie in der Lage sind, diese Zeit am Ende des Tages zusammenzurechnen, haben Sie eine klarere Vorstellung davon, wie Sie diese Fehler vermeiden können. Infolgedessen wird Ihr Zeitplan organisierter und zielgerichteter.

Wichtig ist, sich an einen Zeitplan zu halten

Wir alle arbeiten auf unterschiedliche Weise. Manche Menschen funktionieren morgens besser, während andere ihre Spitzenzeiten erst am Abend erreichen.

Daher ist es wichtig zu wissen, wann Sie am produktivsten sind, um den besten Zeitplan für sich selbst zu erstellen.

Sonst organisierst du deine Zeit blind. Wichtige Aufgaben könnten in Zeitfenster fallen, in denen Sie weniger Energie haben, während triviale Aufgaben in die Spitzenzeiten fallen. Bald genug fallen Sie ins Hintertreffen und starren auf das Fass der langen Arbeitszeiten und Überstunden.

Das Wichtigste ist zu wissen, dass dies nicht bedeutet, dass Sie Ihren Arbeitstag um 8 Uhr morgens beginnen müssen. Ab 11 Uhr ist genauso gültig. Es funktioniert nicht bei allen gleich.

Auf die Struktur kommt es an.

Organisieren Sie Ihre langfristigen Ziele und arbeiten Sie dann auf kleinere hin

Ihre Organisationsfähigkeiten werden sich drastisch verbessern, wenn Sie versuchen, die kommenden Monate und dann die Wochen zu planen und dann zu den täglichen Aufgaben überzugehen.

Und hier ist der Grund.

Setzen Sie sich Ihre langfristigen Ziele

Ein freiberuflicher Freund gab mir einmal einen guten Denkanstoß: Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre langfristigen Ziele zu planen. Vor allem, wenn Freelancing Ihr Vollzeitjob ist.

Und damit meinte er nicht „Projekt A in zwei Wochen fertigstellen“. Es ging eher darum, die Fragen zu stellen:

Wo möchte ich in zwei Monaten stehen?

Wie viele Neukunden möchte ich in den nächsten sechs Monaten gewinnen?

Wie komme ich in eine freiberufliche Community?

So könnte Ihre Roadmap aussehen:

Wenn Sie sich Ihre freiberufliche Karriere Monate oder sogar Jahre später vorstellen, erhalten Sie einen soliden Rahmen. Sie legen einen Weg für sich selbst fest, und wenn Sie wissen, in welche Richtung Sie gehen, werden alle Ihre Planungs- und Ressourcenentscheidungen zielgerichteter.

Legen Sie Ihre kurzfristigen Ziele fest

Anhand der obigen Tabelle wird deutlicher, wie Sie Ihre Wochen und Tage planen können. Sie arbeiten nicht einfach Tag für Tag an kurzfristigen Zielen, sondern haben etwas Konkretes, auf das Sie hinarbeiten können.

Fristen werden enger und machen mehr Sinn. Außerdem müssen Sie sich weniger um die kleinen Dinge kümmern, da Sie immer das große Ganze im Blick haben.

Planen Sie Ihre Arbeitszeiten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Arbeitszeiten angehen können. Und wie wir bereits erwähnt haben, werden sie sich von Person zu Person unterscheiden.
So organisieren Freiberufler normalerweise ihre Arbeitszeiten:

1. Arbeiten im Zwei- bis Dreierblock über den Tag verteilt, mit längeren Pausen für Besorgungen oder Freizeit dazwischen.
2. Arbeiten in mehreren, kürzeren Abschnitten, die sich im Laufe des Tages ausdehnen (sei es aufgrund persönlicher Lebenskonflikte oder der Zeitzonen von Kunden und Mitarbeitern)
3. In einem einzigen 8-Stunden-Block arbeiten, als wäre es ein 9-to-5-Bürojob.

Alle drei Methoden sind gültig und es ist am besten, jeder eine Woche Zeit zu geben, um zu sehen, welche am besten zu Ihnen passt.

Organisieren Sie Ihren Platz und Ihre Ressourcen für maximale Produktivität

Im folgenden Abschnitt besprechen wir, warum Sie nicht nur Ihren Arbeitsplatz, sondern auch andere Aspekte Ihres Privatlebens organisieren müssen.

Ein gutes Verständnis für andere Zeitpläne als Ihre Arbeit kann Ihnen die nötige Übung geben, um mit mehr Verpflichtungen umzugehen oder die bereits bestehenden erfolgreich zu jonglieren.

Erfahren Sie, wie Sie einige Ihrer Aufgaben automatisieren können

Auf der Suche nach Ratschlägen von Freelancern selbst habe ich mich in die Freelancer-Community von Reddit vertieft. Und unter vielen nützlichen Tipps zu Motivation, Kunden- und Projektmanagement habe ich einen gefunden, der wirklich herausragt.

Der betreffende Freiberufler erwähnte, wie seine chronische Krankheit ihn dazu zwang, seine Ressourcen so zu organisieren, dass der Arbeitsablauf nie unterbrochen wird. Sie arbeiten sehr begrenzte Stunden pro Woche, daher muss der Zeitplan luftdicht sein. Und um ehrlich zu sein, es ist ein Zeitplan, von dem wir alle lernen können:Ich habe eine informative und nützliche Willkommens-E-Mail-Serie für neue Kunden automatisiert und meinen primären Verkaufstrichter automatisiert

Dies ist eine besonders nützliche Sache für die Automatisierung, da Sie dadurch nicht jedes Mal eine neue Begrüßungs-E-Mail erstellen müssen. Sie können Ihren Posteingang auch so einstellen, dass E-Mails bei der Ankunft in entsprechende Kategorien sortiert werden.Ich habe wiederholbare Arbeitsprozesse, Arbeitsmappen, Arbeitsblätter und Workshops erstellt, um es meinem Kunden zu erleichtern, Inhalte und Informationen bereitzustellen, die ich von ihm benötige. Ich muss nur aus diesem Arsenal greifen, was ich brauche.

Anstatt eine lange E-Mail-Korrespondenz mit dem Kunden zu führen, spart es beiden Seiten viel Zeit, ihn einfach ein Formular ausfüllen zu lassen.Ich habe einen Coach, wenn ich feststecke und nicht weiß warum

Produktivitätscoaches erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Wir beginnen langsam zu akzeptieren, dass nicht alle von uns eine große Disziplin haben, sie lernen und anwenden können oder alleine aus beruflichen Trotts herauskommen. Es ist also eine gute Wahl, einen Coach zu haben, der Sie aus einem organisatorischen Problem herausführt, sobald Sie alle Ressourcen aufgebraucht haben.Ich habe ein kleines Netzwerk von anderen Kleinunternehmern, die neben mir arbeiten. Ich rate Kunden, auch mit diesen wunderbaren Mitgestaltern zusammenzuarbeiten. Mit anderen habe ich Partnerschaften, in denen wir volle Dienstleistungen erbringen und im Grunde „die Rechnung teilen“.

Eine wirklich gute Möglichkeit, sinnvolle Verbindungen herzustellen und Arbeit auszulagern, die Ihrer Produktivität mehr schaden als nützen könnte. Darüber hinaus können Sie sich Dienstleistungen leisten, die sonst außerhalb Ihrer Preisspanne liegen würden.

Praktiziere Organisation in anderen Bereichen deines Lebens

Es ist schwierig, eine gut organisierte Karriere aufrechtzuerhalten, wenn Ihnen andere Aspekte Ihres Lebens durch die Lappen gehen.

Nun, das bedeutet nicht, dass Sie ein organisatorisches Kraftpaket sein sollten. Es geht mehr darum, andere Dinge in deinem Leben achtsam zu organisieren, um genug „Übung“ darin zu bekommen.

1. Fangen Sie zum Beispiel an, wichtige Dokumente zu sortieren und aufzubewahren (falls Sie es noch nicht sind), wie medizinische und finanzielle Berichte, wichtige Post, Verträge usw. Das wird Ihnen helfen, sich an die Unterteilung zu gewöhnen.
2. Nehmen Sie sich einen Tag in der Woche Zeit, um Ihre Mahlzeiten zu planen – an welchen Tagen Sie kochen, wann Sie bestellen und wann Sie einkaufen. Denken Sie nur an all die gesparte Zeit und den Stress, weil Sie Ihre Mahlzeiten geplant haben. Eines der schlimmsten Dinge ist, zu erkennen, dass Sie eine Aufgabe zu erledigen haben, aber hungrig sind, es Mittagszeit ist und Sie sich entweder die Zeit zum Kochen nehmen, Zeit mit dem Durchsuchen von Restaurants verschwenden oder irgendwelche Snacks essen müssen, um den Hunger abzuwehren .
3. Planen Sie regelmäßige Hausreinigungszeiten ein. Auch wenn drei Teller in der Spüle stehen – spülen Sie sie ab. Sortieren Sie die Dinge in Ihren Regalen, räumen Sie den Schreibtisch auf, werfen Sie alles weg, was Sie nicht mehr verwenden.

Je mehr Sie die physischen Bewegungen des Sortierens und Organisierens durchlaufen, desto einfacher wird es, dasselbe für Ihre arbeitsbezogenen Dateien und Prozesse (Projektdokumentation, Spesenabrechnungen, Rechnungen, Verwaltung von Aufgaben und Fristen usw.) zu tun.

Erreiche geistiges Gleichgewicht, indem du deinen Geist organisierst

Während wir darüber gesprochen haben, dass es bei der Organisation darum geht, dieses „Muskelgedächtnis“ durch Übung zu schaffen, ist alles sinnlos, wenn wir uns dessen nicht bewusst sind. Keine Menge an Planungsaufgaben an einem Tag oder in einer Woche wird ausreichen, wenn wir unsere Gedanken nicht besser organisieren.

Hier werden wir darüber sprechen, wie wir den höchsten Fokus erreichen und wie sich dies auf unseren Zeitplan auswirkt, wie wir zufrieden sein können, wenn Aufgaben erledigt werden, anstatt perfekt zu sein, und achtsame Praktiken, um unser Gehirn darin zu trainieren, organisiert zu werden.

Mit diesen Tipps überwinden Sie den mentalen Stress, der damit einhergeht, den Überblick zu behalten. Außerdem hilft es bei der Vorbereitung und Neuorganisation, wenn Sie auf Hindernisse stoßen.

Lernen Sie den Zustand des Flows kennen und üben Sie ihn

Mihaly Csikszentmihalyi, ein angesehener ungarischer Psychologe, war der erste, der den Begriff „Flow-Zustand“ prägte und im menschlichen Geist erkannte. Er bezeichnete es als den Moment, in dem eine Person so in ihre Arbeit vertieft ist, dass alle äußeren Ablenkungen und Angelegenheiten unwichtig werden.

Wie sieht der Strömungszustand aus?

1. Vollständige und vollständige Konzentration auf die anstehende Aufgabe;
2. Ziele und Belohnungen sind klar, es gibt sofortiges Feedback;
3. Die Zeitwahrnehmung wird verändert (man hört auf, darüber nachzudenken – eine Stunde kann wie zehn Minuten erscheinen, oder zehn Minuten fühlen sich wie eine Stunde an);
4. Die Arbeit ist mühelos;
5. Sie gewinnen das Gefühl der vollständigen Kontrolle über die Arbeit;
6. Die Aufgaben sind gerade genug herausfordernd, um Spaß zu machen;
7. Der Prozess fühlt sich lohnend an;
8. Jegliches Selbstgefühl ist weg (kein Stress, Sorgen, Ablenkungen usw.).

Wie gelangt man in den Flow-Zustand?

Dr. Travis Bradberry, Autor von Emotional Intelligence 2.0 , zitierte zahlreiche Studien, die zeigen, wie unser Gehirn Zeit braucht, um vollständig in eine Aufgabe einzutauchen. Es ist also sinnlos, sich darüber aufzuregen, nicht sofort in den Groove zu kommen.

Vor allem, wenn wir die Aufgabe mühsam finden oder sie einfach nicht mögen.

Um in einen potenziellen Flow-Zustand zu gelangen, rät Bradberry, sich zwanzig Minuten lang daran zu halten. Wenn Sie diese Zeit durchhalten, erhöhen Sie Ihre Chancen, sie zu erreichen. Das bringt uns wieder dazu, unser Affengehirn nicht zu belustigen, das will, dass wir fliehen, weil uns die Arbeit nicht gefällt.

Manchmal müssen wir unseren Verstand erziehen und streng sein.

Arbeite daran, Dinge zu erledigen, anstatt sie perfekt zu machen

Es ist viel nützlicher, eine Aufgabe zu beenden, als daran herumzudröseln, bis sie perfekt ist.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, etwas zu beginnen, weil Sie Angst haben, Fehler zu machen oder erste Versuche von sehr schlechter Qualität zu haben, versuchen Sie, sich trotzdem darauf zu konzentrieren, mit der Arbeit zu beginnen .

Erik Fisher hat eine großartige Podcast-Episode zu diesem Thema mit Jon Acuff. Sie diskutieren darüber, einfach mit der Arbeit zu beginnen, egal wie schlecht wir den Start einschätzen. Bringen Sie schlechte Ideen zu Papier, machen Sie ein Brainstorming und veröffentlichen Sie so viele halbherzige Entwürfe wie möglich. Nur so können Sie Aufgaben schneller erledigen UND das perfekte Ergebnis erzielen.

Diversifizieren Sie Ihre täglichen Aufgaben

Dies ist ein persönlicher Kampf, dem ich von Zeit zu Zeit gegenüberstehe.

Bei meinen früheren Jobs habe ich gelernt, dass ich umso erfolgreicher bin, je mehr Aufgaben ich über den Tag verteilt habe.

Vor allem je vielfältiger sie sind. Ich habe früher im Spieledesign gearbeitet, also bestand mein Tag aus:

• Rücksprache mit anderen Teammitgliedern, da unsere Aufgaben voneinander abhängig waren;
• QA für Spiel-Builds durchführen;
• Schreiben des Spieldesigndokuments;
• besprechen Sie Änderungen, Fristen und mögliche Verzögerungen mit dem Produzenten;
• während Meetings Notizen machen und danach Teamaufgaben aufschreiben;

Und noch viel mehr, je nachdem, wie weit wir mit der Produktion entfernt waren.

Aber jetzt als Autor beschränkt sich mein Tag auf Aufgaben im Zusammenhang mit dem Schreiben von ein oder zwei Artikeln.

Und wenn ich nur einen Artikel schreiben muss, zögere ich schnell, weil mein Gehirn immer wieder die gleichen Aufgaben erledigt. Und so habe ich gelernt, mir verschiedene Arten von Aufgaben zu geben, um den Tag dynamisch zu halten.

• Ich recherchiere potenzielle neue Themen und schreibe Ressourcen auf;
• Ich spreche mit anderen Autoren, um Ideen auszutauschen und Feedback zu erhalten;
• Ich mache mit meinem SEO-Kollegen ein Brainstorming über neue Ansätze für Inhalte;
• Ich schlage unserem Teamleiter neue Ideen vor und bitte um abwechslungsreiche Aufgaben;
• Ich frage mich bei Kollegen nach ihrer Arbeit um und versuche hier und da etwas dazuzulernen;

Es befriedigt den Juckreiz für verschiedene Aufgaben und hält meinen Zeitplan dynamisch genug, um mich produktiv zu halten.

Wenn Sie wie ich Probleme haben, sich zu konzentrieren, suchen Sie nach alternativen Aktivitäten, um Ihre Zeit zu füllen – kostenlose Online-Kurse, Podcasts anhören und Notizen machen, sich für Workshops anmelden usw.

Verzichten Sie so gut es geht auf Multitasking

Wir haben Multitasking bereits in mehreren Artikeln besprochen, daher werde ich auch hier nicht weiter darauf eingehen.

Die Kernidee ist, sich immer nur auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Studien haben gezeigt, dass unsere Konzentration in dem Moment nachlässt, in dem wir von einer Aufgabe zur anderen wechseln. Dieses Phänomen wird Kontextwechsel genannt.

Interessant ist, dass es einfacher ist zu verstehen, warum Multitasking schlecht für Sie ist, wenn wir den Flow im Auge behalten und wie es 20 Minuten dauert, sich voll zu konzentrieren. Ihr gesamter Zeitplan könnte durcheinander geraten, was zu Verzögerungen, Stress und Schuldgefühlen führen kann.

Übe, deine Gedanken zu ordnen

Nathanial Drew hat ein interessantes Video darüber gemacht, wie Sie Ihre Gedanken besser organisieren können.

Während er sich hauptsächlich auf die Auswirkungen auf den kreativen Prozess konzentriert, funktionieren die Ideen genauso gut, egal in welchem ​​​​Bereich Sie sich befinden.

• Machen Sie weiter Platz in Ihrem Kopf

Wie Drew sagt: „Da ist eine Menge Mist“. Wir sind ständig überreizt. Manchmal können wir uns nicht einmal auf ein 10-minütiges Video konzentrieren. Um also unsere Gedanken ordnen zu können, müssen wir das Kurzzeitgedächtnis so oft wie möglich löschen.

Das geht am besten, indem man Dinge aufschreibt, anstatt sich „für später“ zu merken. Wie E-Mails, Ortsnamen, Kontaktpersonen, Terminvereinbarungen und so weiter. Auf diese Weise kann sich Ihr Gehirn wieder auf das Langzeitgedächtnis und die richtige Informationsverarbeitung konzentrieren.

• Behandeln Sie Ihre Ideen wie ein Winzer

Drew verwendet diese Metapher, um zu veranschaulichen, wie man jede einzelne Idee, die einem in den Sinn kommt, testen und opfern muss, um eine Idee umzusetzen. Genauso wie Sie Trauben in einem Weinberg testen. Einige Ideen werden großartig erscheinen, aber nicht das beste Endergebnis liefern.

Wenn Sie organisierter werden möchten, gibt es so viele Ressourcen. Nur um die täglichen Aufgaben zu bewältigen, können Sie zwischen der Eisenhower-Matrix, „Eating the frog“, Zeitblockierung und dem Pareto-Prinzip wählen, um nur einige zu nennen. Aber um zu wissen, welche am besten funktioniert, müssen Sie sie ausprobieren. Vielleicht erweist sich die beste Methode für Sie als die, an die Sie gar nicht gedacht haben!

• Besprechen Sie Ihre Methoden mit anderen

Tauschen Sie Ideen aus, bitten Sie um Feedback und die Erfahrungen anderer. Während Versuch und Irrtum unvermeidlich sind, können Sie Fehler manchmal vermeiden, indem Sie von anderen lernen. Sprechen Sie mit Freunden, Familie, anderen Fachleuten, die Sie kennen, oder posten Sie online. Bringen Sie Ihre Ideen und Erfahrungen ein.

Machen Sie gerne Fehler

Eine Sache, für die ich mich beim Schreiben von Artikeln wie diesen stark einsetze, ist, Fehler anzunehmen. Es ist etwas, mit dem ich auch zu kämpfen habe, und in gewisser Weise wiederhole ich diesen Rat vielleicht, um mich in Schach zu halten.

Wie wir bereits gesagt haben, werden Sie nicht von Anfang an perfekt sein. Es wird Planungsfehler geben, Sie werden abgelenkt, Ihre Ressourcen und Dokumente werden durcheinander gebracht, Sie werden Dinge/Kontakte verlegen, Sie werden Ihren Schreibtisch unorganisiert lassen oder tagelang länger arbeiten. Das Zeitmanagement wird hin und wieder ein Chaos sein.

Die Mainstream-Medien setzen diese Idee durch, dass es so einfach ist, sich zu organisieren und Ihre Karriere voranzutreiben, wie einigen YouTube-Tutorials zu folgen. Der Druck ist also sofort da. Aber je früher Sie erkennen, dass Fehler gemacht werden, und lernen, sich selbst zu vergeben, desto schneller werden Sie die beste Version von sich selbst erreichen.

Denken Sie nur daran, dass Sie aus Ihren Fehlern lernen müssen, sonst gibt es keine Fortschritte. Sie werden in einem Karrieretrott mit einer Schleife aus Versagen und Selbsthass stecken.

Einpacken

Es gibt so viele Möglichkeiten, sich als Freelancer zu organisieren. Wie wir gesehen haben, liegt die vielleicht wichtigste Organisation in unserer Perspektive auf die bevorstehende Arbeit, unsere Karriere und in unseren Köpfen. Um unsere Zeit und unseren Zeitplan wirklich in den Griff zu bekommen, müssen wir viel vorbereiten und optimieren.

Betrachten Sie Ihre Organisationsfähigkeiten einfach als ständige Lerngelegenheit. Ändere es, wie du es für richtig hältst, und lerne von deinem früheren Ich.