Unerschrocken von hybrider Arbeit entscheiden sich Unternehmen für größere, intelligentere und umweltfreundlichere Büros

Während sich Unternehmen in ihre Arbeitspläne für die Zeit nach der Pandemie einarbeiten, stellen sich Fragen, was mit Büroräumen zu tun ist. Funktioniert das Prä-Pandemie-Büro für den Talentbedarf von heute? Macht es in einer Welt, in der Fernarbeit allgegenwärtig geworden ist, überhaupt Sinn, ein Büro zu haben?

Um Führungskräfte bei der Entscheidung zu unterstützen, was mit ihrem Büro geschehen soll, befragte Capterra ^[*] über 300 Entscheidungsträger für Büroflächen in US-Unternehmen. Was wir gelernt haben, ist, dass Büros so schnell nicht verschwinden werden (es sei denn, Sie sind eine Art von Unternehmen; dazu später mehr). Tatsächlich bietet die COVID-19-Pandemie Arbeitgebern die perfekte Gelegenheit, ihre Büros zu überdenken, um sie moderner, agiler und besser an die Zukunft der Arbeit anzupassen.

In einer hybriden Welt sind Büros von entscheidender Bedeutung

Der größte Faktor, der beeinflusst, was Unternehmen in Zukunft mit Büros machen werden, ist, wie oft Mitarbeiter tatsächlich von ihnen aus arbeiten werden. Fest steht in diesem Zusammenhang: Das Hybridmodell, bei dem Mitarbeiter ihre Arbeitszeit im Büro und zu Hause aufteilen, hat sich zum Standard entwickelt .

Obwohl nur 20 % der Unternehmen vor COVID-19 hybrid waren, zeigen unsere Umfragedaten, dass 64 % planen, langfristig hybrid zu sein. Diese Pläne sind für alle Unternehmensgrößen einheitlich.

Zu einem frühen Zeitpunkt in der COVID-19-Pandemie war das Büro totes Gewicht. Bis Mai 2020 arbeitete fast die Hälfte aller US-Angestellten ausschließlich von zu Hause aus ^[1] , und Unternehmen, die Kosten sparen mussten, waren stark versucht, ungenutzte Büros abzuschaffen, wenn sich die Gelegenheit dazu bot.

Mit dem Abklingen der Pandemie hat sich die Unternehmensphilosophie hin zu Büros verlagert. Obwohl das Hybridformat bedeutet, dass Mitarbeiter nicht die ganze Zeit im Büro sind, geben 80 % der Büro-DMs in unserer Umfrage an, dass ihr Unternehmen ein Büro benötigt, um zu funktionieren. Weitere 18 % sagen, dass Büros zwar technisch nicht notwendig sind, die Vorteile jedoch die Kosten überwiegen.

Büros werden größer (mit einer großen Ausnahme)

Selbst wenn Ihr Büro kritisch ist, würden wir erwarten, dass die meisten Unternehmen ihre Bürofläche verkleinern, wenn sie langfristig auf ein Hybridmodell umsteigen, um Geld zu sparen (weniger Mitarbeiter gleichzeitig im Büro bedeuten insgesamt weniger Platzbedarf). . Stattdessen finden wir das Gegenteil.

Auf die Frage, welche Änderungen an der Größe ihres Büros während der COVID-19-Pandemie vorgenommen wurden, gaben 76 % der befragten Büro-DMs an, dass ihr Arbeitgeber bereits in ein größeres Büro umgezogen ist oder einen Umzug plant. Nur 23 % sagten dasselbe über den Umzug in ein kleineres Büro.

Was auf den ersten Blick kontraintuitiv erscheint, macht Sinn, wenn Sie zwei entscheidende Faktoren berücksichtigen:

1. Das durchschnittliche Unternehmen wächst: Seit Anfang 2021 steigt die Zahl der Einstellungen von US-Unternehmen trotz höherer Fluktuation durch den Großen Rücktritt stetig an. ^[2] Selbst in einem hybriden Format benötigen Unternehmen immer noch größere Büros, um eine erhöhte Mitarbeiterzahl unterzubringen.
2. Unternehmen wollen flexiblere Arbeitsplätze: Auf die Frage nach den wichtigsten Faktoren, die ihr Arbeitgeber bei der Gestaltung zukünftiger Büros berücksichtigt, rangierten Büro-Entscheider in unserer Umfrage Flexibilität (56 %) nur hinter Produktivität (63 %). Anstatt Mitarbeiter in ein Einheitskonzept zu zwängen, entscheiden sich Unternehmen für größere Flächen, um flexiblere Arbeitsumgebungen zu ermöglichen (dazu später mehr).

Für Unternehmen, in denen alle Mitarbeiter langfristig von zu Hause aus arbeiten, stellt das Büro jedoch einen unnötigen Kostenfaktor dar. Infolgedessen geben 69 % der Büro-DMs in solchen Unternehmen an, dass sie ihr Büro bereits haben oder planen, es vollständig aufzulösen.

Für abgelegene Start-ups und kleine Unternehmen mit über das ganze Land verteilten Mitarbeitern wird es immer beliebter, überhaupt kein Büro zu haben, um Kosten zu sparen.

COVID-19 hat die Einführung von kontaktlosen Technik- und Videokonferenzräumen beschleunigt

Wenn wir tiefer in das Bürodesign eintauchen, stellen wir fest, dass zwei Designtrends während der COVID-19-Pandemie aufkamen. Die erste sind kontaktlose Technologien, d. h. die Verwendung von Schlüsselkarten, Smartphones oder anderen Geräten zum Entsperren oder Öffnen von Bürozugangspunkten, ohne dass Mitarbeiter sie physisch berühren müssen.

Vierundvierzig Prozent der Büro-DMs in unserer Umfrage geben an, dass ihre Organisation während der COVID-19-Pandemie kontaktlose Technologien implementiert hat.

Als die Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer auf dem Höhepunkt der COVID-19-Pandemie zu einer kritischen Priorität wurden, wurden kontaktlose Technologien zu einem unverzichtbaren Büro-Upgrade, um die Ausbreitung von Viren einzudämmen.

Kontaktlose Technologien eliminieren nicht nur gemeinsame Oberflächen (wie Türklinken), die die Verbreitung von Keimen erleichtern, sondern ermöglichen es Arbeitgebern auch, strengere Zugangskontrollen aufrechtzuerhalten, um niedrigere Kapazitätsgrenzen durchzusetzen. Wenn ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit nicht im Büro sein sollte, erlaubte die Technologie einfach keinen Zugang.

Weit davon entfernt, ein One-Trick-Pandemie-Pony zu sein, werden kontaktlose Technologien jedoch weiterhin in Bereichen wie Sicherheit einen Mehrwert bieten. Kontaktlose Smart Locks verwenden beispielsweise eindeutige Kennungen von Schlüsselkarten oder Telefon-Apps, um detaillierte Protokolle darüber zu erstellen, wer wann jeden Zugangspunkt in einem Büro betreten hat.

Der andere Bürotrend, der während der Pandemie aufkam, sind dedizierte Videokonferenzräume, die über verbesserte Audio- und Videogeräte verfügen, die für das Videokonferenzerlebnis optimiert sind. Als Videokonferenzen die Arbeitswelt eroberten, sagten uns 43 % der Büro-DMs, dass ihr Unternehmen dedizierte Videokonferenzräume in ihrem Büro implementiert hat.

Im Vergleich zu einem Telefon, Laptop oder anderen Einzelbenutzergeräten bieten dedizierte Videokonferenzräume ein besseres Webkonferenzerlebnis für Gruppen, indem sie größere Bildschirme, bessere Kameras, lautere Lautsprecher und effektivere Mikrofone verwenden. Spezielle Videokonferenzräume bieten Mitarbeitern nicht nur einen Raum, der für heute übliche Ereignisse optimiert ist, sondern helfen Arbeitgebern auch dabei, die für Besprechungen verwendete Hardware und Apps zu standardisieren und so Sicherheitslücken zu reduzieren.

Die nächsten großen Bürotrends? Aktivitätsbasiertes Arbeiten und biophiles Design

Unsere Daten zeigen, dass Unternehmen während der Pandemie bereits große Veränderungen an ihren Büros vorgenommen haben. Aber welche Art von Änderungen im Bürodesign können wir in Zukunft erwarten? Die erste nennt sich Activity Based Working, kurz „ABW“.

ABW ist ein Designkonzept, das mit der Vorstellung aufräumt, dass Mitarbeiter den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen. Stattdessen bewegen sich die Mitarbeiter je nach Bedarf in verschiedene Bereiche des Büros, die für verschiedene Arten von Arbeitsaktivitäten optimiert sind.

Ein Mitarbeiter kann in eine abgelegene Nische gehen, um mit gesenktem Kopf alleine zu arbeiten, dann mit seinen Kollegen in eine Schreibtisch-"Nachbarschaft", um Gruppenprojekte nachzuholen, und schließlich für einen kurzen Moment in einen Bereich mit zerlegten Werkbänken Treffen mit ihrem Vorgesetzten – alles am selben Tag.

Mitarbeiter von alten Gewohnheiten zu befreien, kann eine Herausforderung sein (frühe ABW-Anwender stellten fest, dass Mitarbeiter routinemäßig an ihren Schreibtisch zurückkehrten, wenn sie es nicht sollten), und nur die Zeit wird zeigen, ob ABW die Vorteile langfristig behält, nachdem die Neuheit abgeklungen ist. aber erste Forschungen sind vielversprechend. Eine Studie aus dem Jahr 2018 ergab, dass Mitarbeiter in von ABW gestalteten Büros weniger sesshaft und insgesamt zufriedener mit ihrer physischen Arbeitsumgebung waren. ^[5]

Während weniger als ein Drittel der Unternehmen (31 %) vor der Pandemie ABW-Konzepte in ihrem Büro verwendet haben, stellten wir fest, dass eine Mehrheit (55 %) ABW entweder während der Pandemie implementiert hat oder die Implementierung von ABW in der Zukunft plant.

Ein weiterer Trend im Bürodesign, der Wellen schlägt, heißt biophiles Design. Biophiles Design zielt darauf ab, das Burnout von Mitarbeitern zu reduzieren, und konzentriert sich darauf, natürliche Elemente ins Büro zu bringen. Das berühmte „Spheres“-Büro von Amazon in Seattle ist ein Paradebeispiel dafür: Große Fenster für mehr Sonnenlicht, eine Fülle von Pflanzen und natürlichen Designelementen und Lautsprecher, die Naturgeräusche abspielen – alles, um den Arbeitsplatz ein wenig ruhiger und Zen zu machen.

Die kumulative Wirkung dieser natürlichen Elemente auf die Stimmung der Arbeiter kann beträchtlich sein. In einer Studie aus dem Jahr 2020 zeigten Teilnehmer in biophilen Umgebungen durchweg bessere Erholungsreaktionen nach Stress im Vergleich zu Teilnehmern in nicht-biophilen Umgebungen. ^[7]

Ähnlich wie bei ABW hatte nur eines von vier Unternehmen in unserer Umfrage vor COVID-19 Elemente des biophilen Designs in seinen Büros implementiert. Aber wir stellen fest, dass mehr als die Hälfte (51 %) entweder biophiles Design während der Pandemie implementiert hat oder Pläne hat, biophiles Design in naher Zukunft zu implementieren.

Eine Rezession könnte Büroveränderungen zum Erliegen bringen

Anstatt ihre Büros aufzugeben, zeigen unsere Daten, dass Unternehmen hart daran arbeiten, Büros nicht nur zukunftsfähiger zu machen, sondern sie auch zu attraktiven Zielen für Mitarbeiter zu machen, die sich an ihr Home Office gewöhnt haben. Es gibt nur ein Problem: Eine mögliche Rezession könnte alles auf den Kopf stellen.

Tatsächlich sagen 65 % der Büro-DMs in unserer Umfrage, dass die Möglichkeit einer Rezession die Büropläne ihrer Organisation bereits geändert hat. Möglicherweise schieben Sie selbst große Veränderungen im Büro auf, bis der finanzielle Glücksfall einer großen Rezession verstanden wird.

Unabhängig davon, ob Sie es jetzt oder später renovieren, sollte die Umrüstung eines Büros für die Anforderungen der hybriden Arbeit für die meisten Arbeitgeber eine entscheidende Priorität sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, Ihr Büro auf den neuesten Stand zu bringen, stellt Gartner fest, dass 70 % der Unternehmen eine intelligente Büroreise beginnen, indem sie ein integriertes Arbeitsplatzverwaltungssystem oder eine Ressourcenplanungsanwendung bereitstellen. ^[8]

Methodik

*Capterras Büroflächenumfrage 2022 wurde im August 2022 unter 301 Entscheidungsträgern für Büroflächen in US-Unternehmen durchgeführt. Die Befragten wurden auf drei Kriterien hin überprüft: 1) Sie mussten bei ihrem Arbeitgeber jeweils auf Direktorenebene oder höher sein, 2) sie mussten jeweils über umfassende Kenntnisse der Arbeitsplatz- und Immobilienpläne bei ihrem Arbeitgeber verfügen, und 3) Mitarbeiter beim Befragten Der Arbeitgeber musste vor der COVID-19-Pandemie hauptsächlich von einem Büro aus arbeiten. Das Ziel dieser Umfrage war es, die Bürofläche und die Designentscheidungen zu verstehen, die Unternehmen im Zuge von COVID-19 und anderen bedeutenden Veränderungen unserer Arbeitsweise getroffen haben oder zu treffen planen.

Quellen

1. Ein zweijähriges 50-Millionen-Personen-Experiment zur Veränderung unserer Arbeitsweise, New York Times
2. Stellenangebote, Einstellungen und Trennungen, saisonbereinigt, Bureau of Labor Statistics
3. So nutzen Sie den mobilen Zugriff für Ihr Unternehmen, Kisi
4. RAW Design Consultants Facebook-Seite, Facebook
5. The Impact of Activity Based Working (ABW) on Workplace Activity, Eating Behaviors, Productivity, and Satisfaction, International Journal of Environmental Research and Public Health
6. Gehen Sie in die Amazonas-Sphären. Hier ist wie., The Seattle Times
7. Auswirkungen einer biophilen Innenumgebung auf die Stress- und Angstwiederherstellung: Ein Experiment zwischen Subjekten in der virtuellen Realität, Environment International
8. Erstellen Sie intelligente Büros, die die Mitarbeitererfahrung, Sicherheit und das Wohlbefinden optimieren, Gartner