Warum Notion Knowledge Bases nicht ausreichen + 5 Alternativen

Ich bin kürzlich auf jemanden gestoßen, der mir erklärt hat, wie die Verwendung von Notion für seine persönliche Planung sein Leben verändert hat.

Das war zu der Zeit, als wir Notion als Team bei der Arbeit einsetzten. Ich hatte Notion noch nie in vollem Umfang genutzt und war fasziniert von diesem Notion-Beitrag für den persönlichen Gebrauch. Also habe ich mich an Notion versucht.

Ich war nicht ganz beeindruckt.

Für den persönlichen Gebrauch war es großartig, aber ich stellte fest, dass es für die Teamarbeit nicht annähernd so gut war. Es verfügte einfach nicht über einige der erweiterten Funktionen, die eine Wissensdatenbank benötigt.

Also habe ich persönlich nach Alternativen recherchiert

Aber hey, bevor ich mit meinen Erkenntnissen beginne, werfen wir einen Blick auf:

• Was ist Begriff,
• Warum es vielleicht nicht das Beste für eine Wissensdatenbank ist, und dann
• Einige großartige Tools, die Notion als Wissensdatenbank ersetzen können

Lassen Sie uns darauf eingehen.

Was ist Begriff?

Notion ist ein All-in-One-Arbeitsbereich, der coole Funktionen wie Notizen, Projektverfolgung, Wissensdatenbank und mehr vereint. Notion eignet sich für den persönlichen und geschäftlichen Gebrauch, ist auch ein großartiger Ort für die Zusammenarbeit und kann offline verwendet werden. Mit seinem minimalistischen Design und der hohen Benutzerfreundlichkeit ist es seit seiner Veröffentlichung im Jahr 2016 im Laufe der Jahre immer beliebter geworden.

Ist Notion ein Wissensmanagementsystem?

Ja.

Mit seinem kompakten, aber umfangreichen Produktdesign und einer minimalistischen Benutzeroberfläche kann Notion als persönliches Aufgabenmanagementsystem, als Projektmanagementsystem sowie als Wissensmanagementsystem verwendet werden.

Im Grunde ist Notion also ein persönliches oder Firmen-Wiki, mit dem Sie Notizen machen, Firmenressourcen speichern oder eine beliebige Sammlung von Wissen einfügen können.

Aber das bedeutet nicht, dass es perfekt ist.

Da Notion in Bezug auf Anwendungsfälle so vielseitig und flexibel ist, wird es von seiner Natur her daran gehindert , eine vollwertige Wissensdatenbank zu werden.

Lassen Sie uns darüber sprechen, warum Notion möglicherweise nicht die beste Option für Sie ist, wenn Sie nach einem Wissensmanagement-Tool für Ihr Team / Unternehmen suchen.

4 Gründe, warum Notion möglicherweise nicht der beste Schnitt für Wissensdatenbanken ist

Es gibt 4 Gründe, warum Sie wahrscheinlich ein besseres Tool als Notion für Ihre Wissensdatenbanken auswählen können, egal ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein Unternehmen sind.

Diese sind:

1- Kann keine vollwertigen Wissensdatenbank-Tools übernehmen

Notion ist ein Allround-Tool.

Darin zeichnet es sich aus. Und genau das ist das Problem.

Die Vorstellung ist, dass ein Freund, den du auf der High School hattest, sich einfach nicht entscheiden kann, was er tun möchte. Sie versuchen sich an allem und sind am Ende in allem mittelmäßig.

Dann finden sie sich in einem 9-to-5-Job wieder, den sie nie machen wollten, mit viel zu vielen Informationen über alles andere.

Da Notion bei allem, was sie zu übertreffen versuchen, besser wird, müssen sie mehr verlangen. Für Funktionen, die Sie wahrscheinlich nicht verwenden werden, wenn Sie sich für eine Wissensdatenbank darin befinden.

Denke nochmal nach.

2- Konzipiert für den persönlichen Gebrauch

Notion ist nicht so schlecht, wenn Sie eine persönliche Wissensdatenbank erstellen.

Nicht so sehr für die Zusammenarbeit.

Der Grund, warum Notion von Einzelpersonen so sehr für den persönlichen Gebrauch empfohlen wird, liegt darin, dass es für den persönlichen Gebrauch entwickelt wurde. Es wird schlampig und sehr unorganisiert, wenn es von zwei oder mehr Personen verwendet wird, ganz zu schweigen von großen Teams.

3- Nicht kompatibel mit Mehrkanalnutzung

Eines der größten Probleme bei der Verwendung von Notion als Wissensbasis ist die Tatsache, dass es nicht in einer anderen Umgebung verwendet werden kann.

Sie müssen einen neuen Tab öffnen, um zu Notion zu gelangen. Jedes Mal.

Offensichtlich ist dies nicht sehr wünschenswert, wenn Sie eine Wissensdatenbank erstellen möchten, die einfach zu verwenden und für alle zugänglich sein soll.

4- Viel zu kompliziert

Notion ist stolz auf seine hochgradig anpassbare Benutzeroberfläche mit Kanban-Tafeln, Ansichtsoptionen und coolen Vorlagen.

Wir müssen es ihnen geben, sie sind ziemlich gut.

Aber sie sind auch der Grund, warum Notion manchmal zu kompliziert werden kann. McDonald's wurde berühmt, als sie ihr Menü standardisierten und es auf viel weniger Optionen als zuvor beschränkten.

Erfolg liegt in der Einfachheit für beide Seiten des Produkts.

Alles in allem ist Notion also großartig, wenn Sie es als persönliche Wissensdatenbank oder Projektmanagement-Tool verwenden. Aber hey, genug geredet über Notion.

Werfen wir einen Blick auf einige digitale Tools, die großartige Alternativen zu Notion darstellen.

Top-Alternativen zu Notion Knowledge Management

1-Guru

Unternehmensinformationen organisieren. Greifen Sie überall darauf zu.

Und sie machen dies möglich, indem sie die interne Kommunikation rationalisieren, das Onboarding neuer Mitarbeiter unterstützen und Informationen überall und jederzeit zugänglich machen.

Seine nützlichen Integrationen sind ein großes Plus.

Hauptmerkmale des Guru

Guru bietet Funktionen für verschiedene fokussierte Anwendungsfälle und verfügt über eine Reihe von Funktionen, die Ihre Arbeit wirklich hervorheben.

• Erstellung und Speicherung von Inhalten
• Benutzer-, Rollen- und Zugriffsverwaltung
• Werkzeuge zur Zusammenarbeit
• Analytik
• Intelligente Suche
• Wissen teilen
• Katalogisierung/Kategorisierung

Guru gegen Vorstellung

In Bezug auf die Funktionen sind sich Notion und Guru sehr ähnlich. Vor allem, weil es ein dediziertes Werkzeug ist.

Sie unterscheiden sich jedoch auch stark.

Eine Funktion, die Guru hat, die Notion nicht hat, sind Foren, die die Zusammenarbeit erleichtern. Guru stellt die Wissensdatenbanken auch auf verschiedenen Kanälen zur Verfügung, während Notion dies nicht tut.

Insgesamt ist Notion immer noch ein sehr beliebtes Tool, aber Guru scheint fast so beliebt zu sein, dass es zufällig weniger Aufmerksamkeit erhält.

Guru-Preise

Guru hat 3 verschiedene Pläne und eine kostenlose Version sowie eine kostenlose Testoption. Diese Pläne sind:

Starter – kostenlos für 3 Benutzer, $5 für jeden Benutzer nach 3 /Monat

Builder – $10 Benutzer/Monat

Experte – $20 Benutzer/Monat

Wussten Sie, dass Sie Guru mit der Ressourcencenter-Funktion von UserGuiding verwenden können? Versuche es!

2- Zusammenfluss

Atlassian Confluence ist ein „ remotefreundlicher Arbeitsplatz, an dem sich Wissen und Zusammenarbeit treffen“, wie sie auf ihrer Titelseite sagen.

Und es ist sehr überzeugend, wenn man sich die positiven Bewertungen ansieht.

Genau wie Notion ist Confluence ein Tool, das Unternehmen dabei hilft, Wikis zu erstellen, Onboarding-Checklisten zu erstellen und internes Wissen zu teilen. Obwohl Confluence Notion sehr ähnlich ist, gibt es einige grundlegende Unterschiede, die Confluence zu einem fokussierteren und erfahreneren Tool machen.

Hauptmerkmale von Confluence

• Content- und Space-Management
• In-Content-Feedback
• Standortverwaltung
• Anpassung
• Versionierung und Versionshistorie
• Vorlagen

Confluence vs. Begriff

Obwohl wir bereits gesagt haben, dass Notion und Confluence ziemlich ähnlich sind, sind sie auch ziemlich unterschiedlich, wo es darauf ankommt.

Da Confluence beispielsweise ein Atlassian-Produkt ist, lässt es sich perfekt in Jira und andere Atlassian-Tools integrieren und bietet insgesamt mehr Integrationsoptionen als Notion.

Während Notion nur das Kommentieren zulässt, ermöglicht Confluence einzelnen Benutzern, sich innerhalb des Tools gegenseitig Nachrichten zu senden. unabhängig von ihrer Unternehmensebene.

Confluence ist viel weniger flexibel und anpassbar als Notion, aber dies könnte ein Profi sein, wenn man bedenkt, wie einfach es wird, das Tool zum ersten Mal einzurichten und zu verwenden.

Es ist fair zu sagen, dass Confluence eine großartige Alternative zu Notion ist, wenn es um mehr kollaborative Optionen und Integrationen geht.

Confluence-Preise

Confluence bietet eine kostenlose Version und drei weitere Pläne. Die kostenlose Version kann mit bis zu 10 einzelnen Benutzern verwendet werden, während die anderen Pläne nach Benutzeranzahl abgerechnet werden.

Standard – 5,50 $ pro Benutzer/Monat

Premium – 10,50 $ pro Benutzer/Monat

Enterprise – Benutzerdefiniert, jährlich abgerechnet

Wussten Sie, dass Sie Confluence mit der Ressourcencenter-Funktion von UserGuiding verwenden können?

3- Document360

Document360 ist auch eines der beliebtesten Tools da draußen, insbesondere bei wachsenden Unternehmen. Es hilft, Content-Erstellern die Macht zu geben und den Content-Konsumenten die Einfachheit zu geben.

Die Stärke von Document360 beruht auf seinem schlanken Design der Wissensdatenbank und seinen internen und externen Wissensdatenbanken.

Wenn Sie also nach einem Tool suchen, mit dem Sie Ihr Kundensupport-Team entlasten und gleichzeitig Ihr internes Wissen in einer einzigen Quelle aufbewahren können, ist Document360 genau das Richtige.

Hauptmerkmale von Document360

• Self-Service-Portal
• Katalogisierung/Kategorisierung
• Diskussionen / Foren
• Inhaltsverwaltung
• Volltextsuche
• Self-Service-Portal

Document360 vs. Begriff

Der wahrscheinlich größte Vorteil von Document360 gegenüber Notion ist die Möglichkeit, sowohl interne als auch externe Wissensdatenbanken zu erstellen.

Während beide Tools es ermöglichen, einzelne Benutzer zu bestimmten Dokumenten, Wikis und Tabellen einzuladen, können Benutzer mit Document360 den einzelnen eingeladenen Benutzern auch Rollen zuweisen.

Document360 hat viele Integrationen mit beliebten Tools wie Google Analytics, Olark, Hotjar und Intercom, während Notion nicht annähernd so viele hat.

Document360-Preise

Document360 bietet eine kostenlose Testversion mit vollem Zugriff und 4 verschiedene Pläne.

Startup – 79 $ pro Projekt/pro Monat

Business – 239 $ pro Projekt/pro Monat

Enterprise – 399 $ pro Projekt/pro Monat

Enterprise Plus – Benutzerdefiniert

Wussten Sie, dass Sie Document360 mit der Ressourcencenter-Funktion von UserGuiding verwenden können?

4- ProProfs-Wissensdatenbank

ProProfs Kowledge Base wird als eine der besten Wissensdatenbank-Software auf dem Markt eingestuft und ist ein wirklich engagiertes Wissensdatenbank-Tool. Das meine ich, wenn ich sage, dass Notion nicht mit einer vollwertigen Wissensdatenbank-Software verglichen werden kann.

Was macht den Unterschied?

Die Art und Weise, wie ProProfs genau wissen, was sie tun wollen und was sie tun. Der Fokus macht einen großen Unterschied.

Hauptmerkmale von ProProfs

• Katalogisierung/Kategorisierung
• Werkzeuge zur Zusammenarbeit
• Inhaltsverwaltung
• Diskussionen / Foren

• Wissensdatenbankverwaltung
• Self-Service-Portal

ProProfs vs. Begriff

Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen Notion und ProProfs besteht darin, dass ProProfs Benutzern ermöglicht, auch externe Wissensdatenbanken zu erstellen, sei es für allgemeine Supportfragen oder für ein eigenständiges Hilfezentrum.

Da sich ProProfs auch um externe Angelegenheiten Ihrer Wissensdatenbanken kümmert, hilft es auch bei Google-Rankings und SEO. Auf diese Weise ermöglicht es Benutzern, Ihre Wissensdatenbank zu finden und einfach damit zu interagieren.

Die ProProfs Knowledge Base verfügt über eine bemerkenswerte Reihe von Integrationen von Google Apps, Jira und Salesforce bis hin zu Zendesk und Freshdesk.

ProProfs-Preise

ProProfs hat eine 15-tägige kostenlose Testversion und drei verschiedene Pläne für den Knowledge Base Creator und den Help Center Creator.

Öffentliche Help Center-Pläne

Essentials – $30 Autor/Monat

Prämie – $40 Autor/Monat

Unternehmen – benutzerdefiniert

Private Wissensdatenbank

Essentials – $2 Benutzer/Monat

Prämie – $3 Benutzer/Monat

Unternehmen – benutzerdefiniert

Wussten Sie, dass Sie die ProProfs Knowledge Base mit der Ressourcencenter-Funktion von UserGuiding verwenden können?

5- Klicken Sie auf

ClickUp gehört in Sachen Popularität zu den Tools, die in derselben Liga wie Notion spielen.

Und konnte es sogar mit Leichtigkeit aufnehmen.

Die Sache mit ClickUp ist, dass es im Wesentlichen ein Projektmanagement-Tool ist, das sich auch als Wissensdatenbank-Tool versucht. Dies ist im Wesentlichen bei Notion der Fall, einem Notizen-Tool, das versucht, ein Wissensdatenbank-Tool zu werden.

Welcher der Schwerpunkte dieser Tools ist also hilfreicher, wenn Sie eine Wissensdatenbank erstellen?

Nun, das können Sie nicht entscheiden, ohne sich einige Funktionen anzusehen.

ClickUp-Schlüsselfunktionen

• Zugriffskontrollen/Berechtigungen
• Warnungen/Benachrichtigungen
• Auftragsverwaltung

• Workflow-Management
• Echtzeit-Chat
• Inhaltsverwaltung

ClickUp vs. Notion

Der größte Vorteil von ClickUp gegenüber Notion sind seine Fähigkeiten zur Aufgabenverwaltung. Sie können Aufgaben erstellen, mit Fälligkeitsdaten versehen, sie Benutzern in bestimmten Rollen zuweisen und sogar Unteraufgaben innerhalb dieser Aufgaben erstellen. Währenddessen können Sie in Notion grundlegende Zuweisungen ohne viel Fortschrittsverfolgung vornehmen.

Die verschiedenen Ansichtstypen von ClickUp wie Kalender- und Workload-Ansichten lassen Benutzer wissen, wann jeder Benutzer eine fällige Aufgabe hat oder was jeder Benutzer auf seinem Teller hat. Auf diese Weise ist es für Benutzer einfacher, zusammenzuarbeiten und bestimmte Wissensbestandteile anzufordern, die in der Wissensdatenbank gesammelt werden sollen.

Da ClickUp im Wesentlichen ein Projektmanagement-Tool ist, ist es natürlich einfacher, Dokumente, Wikis und jede Art von Notiz mit Aufgaben zu verknüpfen und über die angegebene Aufgabe darauf zuzugreifen. Es ist also fair zu sagen, dass ClickUp im Vergleich zu Notion mehr Integrationen innerhalb und außerhalb des Tools hat.

ClickUp-Preise

ClickUp hat eine kostenlose Version und 4 weitere Pläne:

Unbegrenzt – $5 pro Mitglied/pro Monat

Business – 9 $ pro Mitglied/pro Monat

Business Plus – 19 $ pro Mitglied/pro Monat

Unternehmen – benutzerdefiniert

Wussten Sie, dass Sie ClickUp mit der Ressourcencenter-Funktion von UserGuiding verwenden können?

Fazit

Eines ist sicher: Notion ist ein kompetentes Werkzeug.

Es gehört ohne Zweifel zu den besten auf dem Markt. Was uns dazu veranlasst, nach Alternativen zu suchen, ist die Tatsache, dass es möglicherweise nicht für alle die richtige Wahl ist, insbesondere für diejenigen, die nicht alle Handwerke benötigen, die dieser Alleskönner beherrscht.

Hoffentlich wird diese Liste mit Alternativen für diejenigen unter Ihnen da draußen nützlich sein, die denken, dass Notion für Sie einfach zu viel des Guten ist.

Viel Glück mit Ihrer Wissensbasis!

Häufig gestellte Fragen

Ist notion ein Wissensmanagementsystem?

Ja ist es. Aber Notion ist auch ein Notizwerkzeug sowie eine Projektmanagement-Software.

Wie verwenden Sie den Begriff des Wissensmanagements?

Um Notion als Wissensmanagementsystem zu verwenden, können Benutzer ihre eigenen Wikis, Wissensdatenbanken und Dokumente erstellen.

Was ist eine gute Wissensbasis?

Eine gute interne oder externe Wissensdatenbank ist zugänglich, einfach zu verwenden und klar in Kategorisierung und Definition.

Wozu dient die Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank kann intern und extern sein, erstere für Mitarbeiter und Unternehmensdokumentation, während letztere für den Self-Service-Support für Benutzer gedacht ist.

Wie erstellt man eine persönliche Wissensdatenbank?

Notion ist ein großartiges Tool zum Erstellen einer persönlichen Wissensdatenbank sowie anderer Tools wie Guru, ClickUp, ProProfs Knowledge Base, Document360 und Confluence.

Wie baue ich ein Wissensmanagementsystem auf?

Um eine interne oder externe Wissensdatenbank aufzubauen, können Benutzer ein No-Code-Tool wie Notion, Guru oder Confluence verwenden.

Ist Obsidian besser als Ahnung?

Tools wie Obsidian und Notion haben alle ihre Stärken, daher hängt es von den Funktionen ab, nach denen Benutzer suchen, um zu entscheiden, welches besser ist.

Wie organisiert man ein Wissensmanagementsystem?

Mit Tools wie Notion, Guru und Confluence können Benutzer Wissensdatenbanken einfach kategorisieren und katalogisieren.