Die ultimative Checkliste zur Orientierung neuer Mitarbeiter

Sie sind vielleicht ein HR-Manager, aber Sie sind auch ein Angestellter. Und das heißt, Sie waren selbst einmal neu eingestellt.

Versuchen Sie sich nun dieses Szenario vorzustellen:

Sie haben an Ihrem Lebenslauf gearbeitet und ihn mehrmals überarbeitet, bevor Sie ihn eingereicht haben. Du hast Stunden damit verbracht, ein mörderisches Anschreiben zu schreiben. Sie haben das Bewerbermanagementsystem besiegt. Sie haben das Vorstellungsgespräch gemeistert, ein Angebot ausgehandelt und eine komplett neue Arbeitsgarderobe gekauft. Sie freuen sich auf Ihren neuen Job.

Aber Ihr erster Tag verläuft nicht wie geplant. Niemand erklärt dir etwas. Ein HR-Assistent führt Sie zu Ihrem Schreibtisch und geht weg. Es gibt keine Vorstellung, nur einen Stapel Papiere auf Ihrem Schreibtisch, von denen Sie annehmen, dass Sie sie ausfüllen müssen. Bist du überhaupt am richtigen Ort?

Kehren Sie nicht in die „alten“ HR-Zeiten zurück

Als Personaler – und selbst wenn Sie es nicht sind – können Sie sich wahrscheinlich nicht vorstellen, einem neuen Mitarbeiter einen solchen ersten Tag zuzumuten. Doch was gehört zu einer nahtlosen Einarbeitung neuer Mitarbeiter? Was tun? Und wann? Was muss ein neuer Mitarbeiter wissen?

Haben Sie sich schon einmal diese Fragen gestellt und versucht, eine Liste zu erstellen, um alle Bedürfnisse eines neuen Mitarbeiters vorherzusehen, sich aber am Ende gefragt: „ Was noch? ” Wenn ja, dann ist diese Liste genau das Richtige für Sie: die ultimative Checkliste zur Orientierung neuer Mitarbeiter.

Diese Liste ist nicht nach Priorität geordnet. Sie kennen die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens besser als wir, überspringen Sie also jeden Punkt, der nicht zutrifft. Achten Sie nur auf diejenigen, die am wichtigsten sind, und berücksichtigen Sie Themen, die Sie in der Vergangenheit möglicherweise übersehen haben.

Warum brauchen Sie eine Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste?

Die Vorteile einer Orientierungs-Checkliste sind zahlreich.

Überlegen Sie, welche Art von erstem Eindruck Sie hinterlassen möchten. Denken Sie an Informationen, die ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag, in der ersten Woche und im ersten Monat wissen sollte. Sie möchten, dass sie ihren ersten Tag mit dem Gefühl verlassen, zurückzukommen und für Ihr Unternehmen zu arbeiten.

Während ein Großteil des ersten Eindrucks andere Mitarbeiter und die Arbeit selbst betrifft, haben Sie als HR-Experte an Deck, der als erster Ansprechpartner dient, viel Kontrolle darüber, wie Ihr Unternehmen vorgeht. Tatsächlich gibt das Human Capital Institute ^[1] an, dass ein erfahrungsgesteuertes Onboarding die Mitarbeiterbindung um bis zu 82 % verbessern kann.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Arbeit zu erleichtern, ist die Mitarbeiter-Onboarding-Software von Rockstar möglicherweise die Antwort. Onboarding-Software ist wie ein Spickzettel zur Verfolgung dieses Prozesses, aber sie leistet noch viel mehr. Jüngere Mitarbeiter, insbesondere Millennials und Gen Zers, wissen bereits, wie man Technologie einsetzt, und lieben die Tools, die ihnen das Leben erleichtern.

Obwohl Sie Ihre Prozesse überprüfen müssen, um das Onboarding neuer Mitarbeiter zu erleichtern, ist eine Softwareplattform ein guter Ausgangspunkt.

So verwenden Sie diese neue Checkliste zur Mitarbeiterorientierung

Verwenden Sie diese Checkliste ganz oder teilweise, je nachdem, welche Punkte und Abschnitte für Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse relevant sind.

Machen Sie eine Kopie davon. Senden Sie es per E-Mail an die Mitarbeiter der Personalabteilung. Sprechen Sie darüber in Ihren wöchentlichen Teambesprechungen. Fühlen Sie sich frei, es zu erweitern oder zu verkleinern.

Firmenvorstellungen

• Geschäftsübersicht, Unternehmensgegenstand, angebotene Produkte/Dienstleistungen
• Unternehmenskultur, um die Atmosphäre des Unternehmens zu erhalten.
• Leitbild: Warum es das Unternehmen gibt.
• Hierarchie/Abteilungsstruktur/Organigramm: ein grundlegender Überblick darüber, wer wem unterstellt ist.

Auszufüllende Formulare (digital oder Papier)

• Einkommensteuerabzug, zB W-4 oder I-9
• Formular zur Hintergrundüberprüfung
• Formular Drogentest
• Direkteinzahlungsformular
• Bestätigungs-, Vereinbarungs- und Zustimmungsformular des Mitarbeiters (einschließlich einer Schiedsvereinbarung)

Leistungserklärung und entsprechende Formulare

• Versicherung: Gesundheit/Zahnmedizin/Vision/Leben/Unfall
• Ruhestand, 401 (k), IRA
• Employee Assistance Program (EAP)
• Kinderbetreuungsgeld
• Elternzeit/PTO/Krankheitsurlaub
• Abhängige Pflege
• Incentive- und Bonusprogramme
• Vertrag, Geheimhaltungsvereinbarung, Bonusstruktur und Gehaltsabrechnung
• Wellnessprogramm für Mitarbeiter
• Aus- und Weiterbildung
• Aktienoptionen oder Gewinnbeteiligung

Verwaltungsprozesse und -verfahren

• Büro/Schreibtisch/Arbeitsplatz
• Benutzername und Passwort des Computers
• Email
• Schlüssel/Zugangskarte
• ID-Abzeichen
• Sicherheits- und Notfallverfahren
• Abwesenheiten
• Datensicherheit
• Post (eingehend und ausgehend)
• Visitenkarten
• Kaufanfragen
• Telefone
• Konferenzräume
• Spesenabrechnungen

Office-Richtlinien

• Anti-Belästigung/Diskriminierung
• Vielfalt/Inklusion
• Urlaub und Krankenstand
• FMLA/Beurlaubungen
• Im Laufe der Zeit
• Kleiderordnung
• Persönliche Verhaltensstandards
• Progressive Disziplin
• Abschlussstandards
• Sicherheitsprotokolle
• Vertraulichkeit
• Sicherheit
• Verletzungsmeldung
• Notfallmaßnahmen
• E-Mail- und Internetnutzung
• Gebäudekarte (falls zutreffend)

Gebäudebesichtigung

• Ein- und Ausgänge
• Toiletten
• Pausenräume
• Workstation, einschließlich der Einrichtung
• Kopierraum
• Poststelle
• Verkaufsautomaten
• Wasserfontänen
• Bürobedarf
• Notausgänge
• Feueralarm zieht
• Hausmeisterschrank für Verschüttungen
• Konferenzräume/Tagungsräume
• Mitarbeitervorstellungen
• HR-Team
• Direkter Vorgesetzter
• Kollegen mit dem gleichen Vorgesetzten
• IT-Team
• Verwaltungspersonal
• CEO/Eigentümer, wenn das Unternehmen klein ist

Müssen Sie wirklich alles auf dieser Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter erledigen?

Nein. Wir kennen Ihr Unternehmen nicht so gut wie Sie. Es liegt an Ihnen, auszuwählen, welche Elemente dieser Liste für Sie wertvoll sind und welche Dinge Sie überspringen können.

Was steht auf Ihrer Checkliste zur Orientierung neuer Mitarbeiter?

Haben wir etwas verpasst? Irgendetwas, das Sie auf einer aktualisierten Liste sehen möchten? Erzählen Sie uns davon in den Kommentaren unten.

Quellen

1. Onboarding in der Experience Economy, Human Capital Institute