3 Dinge, die Sie tun müssen, um Ihre Softwareimplementierung zu verbessern
Veröffentlicht: 2022-05-07Checkpoints, Anpassungen und ständige Kommunikation führen zum Implementierungserfolg.
Neue Software zum Laufen zu bringen ist ein kritischer Schritt, der jedoch ohne spezifische Ziele, wichtige Meilensteine und klare Kommunikation scheitern kann.
Jede Software und jedes Unternehmen benötigt einen einzigartigen Plan, um die besten Ergebnisse zu erzielen, aber wir haben drei Dinge gefunden, die bei jeder erfolgreichen Implementierung üblich sind. Dies sind nicht einfach Punkte auf einer Liste, die abzuhaken sind, sondern Themen, die den gesamten Implementierungsprozess durchlaufen müssen.
Wir werden drei Dinge behandeln:
- Kommunizieren Sie ständig
- Passen Sie die Software an oder personalisieren Sie sie
- Prüfpunkte erstellen
1. Kommunizieren Sie ständig
Das wohl wichtigste Merkmal jeder erfolgreichen Implementierung ist eine klare Kommunikation während des gesamten Prozesses. Stellen Sie sicher, dass jeder von Ihnen erstellte Plan durch ständige Kommunikation ausgeführt wird.
Hier sind einige Kommunikationsaufgaben, die vor Beginn einer Implementierung erledigt werden müssen:
| Aufgabe | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Kommunikationskanal | Legen Sie eine Standardkommunikationsmethode fest, die in einem Projektmanagementsystem oder einem Kommunikationstool wie Slack enthalten sein könnte. Wenn Sie allen Implementierungsdiskussionen einen einzigen Raum widmen, ist es viel unwahrscheinlicher, dass Sie wichtige Informationen verpassen. |
| Trittfrequenz | Planen Sie einige formelle Check-in-Meetings mit dem Anbieter und internen Vertretern ein, um Probleme zu lösen und sicherzustellen, dass alle Schritte abgeschlossen sind, bevor Sie zur nächsten Phase übergehen. Abhängig von der Dauer der Implementierung können Sie sie wöchentlich oder monatlich durchführen. |
| Methode zum Teilen wichtiger Dokumente | Verwenden Sie nach Möglichkeit dieselbe Kommunikationssoftware auch zum Teilen von Dokumenten. Auf diese Weise sind die entsprechenden Informationen für alle Personen auf Lieferanten- oder Unternehmensseite leicht verfügbar. |
David Singletary, Software-Projektmanager bei Wiss and Company, verfügt über umfangreiche Implementierungserfahrung von über 25 Jahren und sagt, regelmäßige Kommunikation sei der Schlüssel. Dazu sollte auch gehören, dass Mitarbeitern ein Kanal zur Verfügung steht, um Probleme anzusprechen, die sie bei der Arbeit mit der neuen Software haben.
„Sie können tägliche oder wöchentliche Kontaktpunkte haben, um die Leistung des Systems zu besprechen, Best Practices zu diskutieren und bei Bedarf System- oder Betriebsanpassungen vorzunehmen“, sagt er. „Menschen heben vielleicht nicht die Hand, wenn sie kämpfen; dies wird das Forum dafür bieten.“
Sie können auch ein RACI-Diagramm erstellen, damit jede am Implementierungsprozess beteiligte Person genau weiß, an wen sie sich wenden muss, um das Projekt am Laufen zu halten. Personen werden als eine oder mehrere der folgenden Personen klassifiziert:
- R: Verantwortlich – Diejenigen, die für die Arbeit zur Erreichung des Ziels verantwortlich sind.
- A: Verantwortlich – Der „Eigentümer“ oder diejenigen, die letztendlich für die Fertigstellung des Projekts verantwortlich sind.
- C: Konsultiert – Diejenigen, die Beiträge oder Meinungen anbieten.
- I: Informiert – Diejenigen, die über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden.
Ihr RACI-Diagramm sieht ähnlich wie in diesem Beispiel aus:
| Aktivität oder Liefergegenstand | Projektmanager | CIO | Teamleiter |
|---|---|---|---|
| Funktionale Anforderungen bestätigen | A/R | C | ich |
| Etablieren Sie neue Arbeitsabläufe | A/R | ich | C |
| Vollständige Buchhaltungsintegration | EIN | R | ich |
Eine klare Kommunikation und der Austausch von Informationen ist vor, während und nach der Implementierung zwischen Führungskräften, dem Anbieter und Ihren Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung.
2. Passen Sie die Software an oder personalisieren Sie sie
Die heutige typische Software ist Cloud-basiert, wird auf jedem Gerät bereitgestellt und kann umfassend angepasst werden, damit Ihre Mitarbeiter auf die effizienteste Weise arbeiten können, um die Produktivität zu steigern.
Arbeiten Sie mit dem Anbieter zusammen, um eine Liste dessen zu erstellen, was Sie ändern möchten, und richten Sie einen Implementierungsprüfpunkt ein, an dem der Anbieter die von Ihnen angeforderten Anpassungsoptimierungen überprüfen kann. Benutzer von Projektmanagement-Software möchten beispielsweise häufig, dass dem System bestimmte Workflows hinzugefügt werden, und Vertriebsteams möchten die Felder gerne anpassen, um die Dateneingabe reibungsloser zu gestalten.
Ihre Branche und die Art der von Ihnen benötigten Workflows wirken sich darauf aus, was angepasst werden sollte, aber die Liste kann Folgendes enthalten:
-
Felder hinzufügen oder entfernen -
Erstellen benutzerdefinierter Workflows -
Einrichten des Zugriffs auf Funktionen nach Rolle -
Anpassung der Benutzeroberfläche an Markenfarben und Logos -
Integrationen mit spezifischen Anforderungen
Personalisierung bezieht sich darauf, wie einzelne Benutzer die Navigation, das Dashboard-Layout oder die Funktionalität in ihrer eigenen Ansicht der Software optimieren können. Lassen Sie sich vom Vertreter des Anbieters zeigen, wie einzelne Benutzer das System vor dem Go-Live-Datum personalisieren können.
Die Verwaltung von Anpassungen und Personalisierung im Voraus stellt sicher, dass Benutzer von Anfang an den größten Nutzen aus der Software ziehen können.
3. Prüfpunkte erstellen
Die meisten Anbieter haben eine Vorlage für den Implementierungsprozess, und Sie können mit ihnen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht. Aber für eine so kritische Aufgabe ist es wichtig, Checkpoints und Meilensteine offiziell zu verfolgen, um zu wissen, dass alles wie geplant läuft.
„Der Einbau von Kontrollpunkten in den Projektplan stellt sicher, dass Ihre Ziele und Erwartungen erfüllt werden und dass alle Fragen zeitnah und reaktionsschnell beantwortet werden“, sagt Kenny Trinh, Gründer von NetBookNews, einer Quelle für Neuigkeiten und Rezensionen zu Laptops und Tablets.
Die von Ihnen erstellten Checkpoints hängen von Ihrem individuellen Plan ab, sollten jedoch alle wichtigen Meilensteine für die Verbindung bestehender Software, die Übertragung wichtiger Daten, den Beginn regelmäßiger Schulungsworkshops und das endgültige Go-Live-Datum enthalten.
Trinh, der CEO eines Bildungstechnologieunternehmens war, bevor er NetBookNews gründete, sagt, dass ein häufiges Problem darin besteht, dass eine neue Software ohne historische Daten live geht – aber mit Kontrollpunkten können alle Beteiligten wissen, wie und warum jede Entscheidung im Implementierungsprozess getroffen wurde.
„Das Ziel hier ist es, Missverständnisse zu beseitigen und sicherzustellen, dass alle Vertragsparteien für ihre Leistungen zur Rechenschaft gezogen werden“, sagt Trinh.
Sind Sie bereit, Ihre Softwareimplementierung auf den Punkt zu bringen?
Indem Sie Anpassungen planen und regelmäßige Check-Ins für eine konsistente Kommunikation einrichten, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie ein effizientes neues System implementieren, das speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Kluge Unternehmensführer planen im Voraus, also bekommen Sie vielleicht einen Vorsprung bei diesem Thema. Wenn ja, lesen Sie unbedingt unsere Berichte zu anderen Meilensteinen beim Softwarekauf:
- Vielleicht machen Sie immer noch Demos – so holen Sie das Beste aus ihnen heraus.
- Bevor Sie einen Vertrag abschließen, sollten Sie diese vier Aspekte berücksichtigen, um eine bedauerliche Softwareinvestition zu vermeiden.
2019 Methodik der Umfrage zum Kauf von Software für kleine Unternehmen
Die präsentierten Ergebnisse basieren auf einer Gartner-Studie zum Verständnis des Software-Kaufverhaltens kleiner und mittelständischer Unternehmen in den letzten 12 Monaten.
Die Primärforschung wurde zwischen September und Oktober 2019 online unter 488 Befragten in den USA, Kanada, Deutschland, Frankreich und Spanien durchgeführt.
Unternehmen wurden nach Mitarbeiterzahl und Umsatz im Geschäftsjahr 2018 gescreent, um zu kleinen und mittelständischen Unternehmen zu gelangen. Außerdem mussten sie in den unmittelbar vergangenen 12 Monaten mindestens ein Softwaresystem für 5.000 $ oder mehr gekauft haben.
Die Befragten mussten mindestens Büroleiter sein und die Kaufentscheidungen für Software in ihren Unternehmen beeinflussen.
Die Studie wurde gemeinsam von Gartner-Analysten und dem primären Forschungsteam entwickelt, das Digital Markets verfolgt.
Haftungsausschluss: Die Ergebnisse stellen keine „globalen“ Ergebnisse oder den Markt als Ganzes dar, sondern spiegeln die Stimmung der befragten Befragten und Unternehmen wider.
HINWEIS: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen sind Beispiele, um eine Funktion im Kontext zu zeigen, und sind nicht als Bestätigungen oder Empfehlungen gedacht. Sie stammen aus Quellen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als zuverlässig erachtet wurden.