Auswahl eines Telefonsystems für mehrere Bürostandorte im Jahr 2024

Der Versuch, einen Anruf zwischen mehreren Bürostandorten weiterzuleiten, ist ein Albtraum. Sie müssen dem Anrufer beibringen, in der Warteschleife zu bleiben, die Verbindung manuell zu trennen, dann das andere Büro erneut anzurufen und zu beten, dass jemand umgehend den Hörer abnimmt. Sobald die Verbindung hergestellt ist, müssen Sie den Anrufer erneut von Anfang an vorstellen.

Noch schlimmer ist es, wenn Sie ein unternehmensweites Meeting oder eine Telefonkonferenz organisieren müssen. Da es keine einfache Einwahlmöglichkeit gibt, sind Sie darauf angewiesen, mehrere Konferenzleitungen und Zugangscodes per E-Mail an verschiedene Teams und Bürostandorte zu senden.

Wenn Ihnen dieses unzusammenhängende Kommunikationsszenario bekannt vorkommt, verwenden Sie wahrscheinlich veraltete Telefonsysteme an mehreren Standorten und Büros. Glücklicherweise gibt es dank Unified Communications (UC) einen viel besseren Weg.

Sehen wir uns an, wie Sie alle Ihre Geschäftsanforderungen mit einer nahtlosen, cloudbasierten Kommunikationsplattform für Sprache, Video, Messaging und Dateifreigabe erfüllen können.

Warum Sie ein einheitliches Telefonsystem für mehrere Standorte wünschen

Eine echte UC-Lösung für ein Unternehmen mit mehreren Standorten bietet unglaubliche Vorteile im Vergleich zu den Einschränkungen herkömmlicher, nicht verbundener Telefonlösungen. Hier sind einige wichtige Vorteile:

Bessere Kundenerlebnisse

Herkömmliche PBX-Telefonsysteme vor Ort arbeiten isoliert von jedem Standort und haben keine inhärente Integration zwischen ihnen. Durch den Übergang zu einem cloudbasierten Telefonsystem beseitigen Sie diese Barrieren und schaffen eine einzige, nahtlose Kollaborationsplattform für Ihr gesamtes Unternehmen an jedem Standort.

Hier ein kurzes Beispiel: Angenommen, Sie betreiben eine beliebte Restaurantkette in einer Großstadt. Kunden wählen für die Reservierung oft die falsche von Google vorgeschlagene Nummer. Mit einem einheitlichen Telefonsystem können Ihre Mitarbeiter den Anruf an den gewünschten Ort weiterleiten, ohne dass sie auflegen und eine neue, unbekannte Telefonnummer wählen müssen.

Mit einem Unified-Communication-Anbieter wie Nextiva kann Ihr Team per Telefon, Video, Messaging und Dateifreigabe in einer App zusammenarbeiten. Dies ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit unabhängig von der physischen Entfernung oder dem Standort.

Verbesserte Zusammenarbeit

Die meisten Telefonsysteme für mehrere Standorte kombinieren wichtige Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wie HD-Videokonferenzen, Sprach-/VoIP-Anrufe, Team-Messaging, Bildschirmfreigabe und Dateisicherung/-freigabe in einer intuitiven Benutzeroberfläche. Diese Konvergenz ermöglicht es verteilten Teams und Mitarbeitern an allen Ihren Bürostandorten, sich mühelos zu verbinden und zusammenzuarbeiten, indem sie bei Bedarf die Tools nutzen, die sie benötigen.

Beispielsweise können Remote-Teammitglieder von einem Sprachanruf zu einer Videobesprechung mit Bildschirmfreigabe wechseln. Über integrierte Team-Messaging-Kanäle können sie außerdem Dateien, Dokumente oder Aktualisierungen teilen und gemeinsam daran arbeiten.

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Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Mit einer cloudbasierten Kommunikationslösung können Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät mit Internetverbindung aus auf alle Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen zugreifen – einschließlich ihrer Smartphones und Tablets, wenn sie aus der Ferne arbeiten oder auf Reisen sind.

Dies ermöglicht eine mobilere und flexiblere Arbeitserfahrung als herkömmliche Telefonsysteme, die an physische Schreibtischstandorte gebunden sind. Ihre Mitarbeiter können Anrufe tätigen und entgegennehmen, an Videokonferenzen teilnehmen, Voicemails abrufen und mit Kollegen chatten, egal ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs sind.

Vereinfachtes Management für die IT

Einer der größten Vorteile einer Unified-Communication-Lösung sind die zentralisierten Verwaltungsfunktionen, die sie IT-Mitarbeitern oder Administratoren über ein einziges webbasiertes Verwaltungsportal bietet.

Anstatt separate lokale PBX-Systeme an jedem Bürostandort unabhängig zu verwalten, kann Ihr IT-Team ein Cloud-Telefonsystem verwenden, um alle Benutzerbereitstellungen, Einstellungen, Anrufweiterleitung , Sicherheitsrichtlinien, Systemaktualisierungen und Fehlerbehebung zentral über eine einheitliche Konsole zu verwalten.

Skalierbarkeit für Wachstum

Das Hinzufügen von Standorten zu Ihrem bestehenden Telefonsystem für mehrere Büros ist einfach und unkompliziert, wenn Ihr Unternehmen expandiert und in neue Gebäudestandorte oder Märkte wächst.

Im Ernst, es ist ganz einfach per Mausklick. Sie benötigen keinen mehrmonatigen (oder mehrjährigen) Migrationsplan. Es sind keine aufwändigen Installationen oder Neukonfigurationen neuer Hardware oder PBX-Systeme vor Ort erforderlich.

Da der UC-Dienst in der Cloud läuft, muss Ihr Administrator lediglich den neuen Standort und die neuen Benutzer über das zentrale Verwaltungsportal bereitstellen. Dies ermöglicht Ihnen im Vergleich zu herkömmlichen Vor-Ort-Setups eine einfache Skalierung der Funktionalität und die Anpassung an das Geschäftswachstum ohne größere Systemunterbrechungen oder technische Ressourcen.

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Kosteneffektivität

Mit einer Cloud-PBX-Anlage entfallen die hohen Vorabinvestitionskosten, die für den Kauf, die Bereitstellung und die Wartung komplexer PBX-Hardware und -Infrastruktur vor Ort an jedem einzelnen von Ihnen betriebenen Bürostandort erforderlich sind.

Stattdessen zahlen Sie eine vorhersehbare monatliche Abonnementgebühr pro Benutzer für die UCaaS-Dienste an allen Ihren Standorten. Dieses Preismodell bietet eine bessere Kostenvorhersehbarkeit und kann langfristig kostengünstiger sein als die kombinierten Kosten für Ausrüstung, Wartung und Support vor Ort.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Unified Communications-Lösung achten sollten

Da die Nachfrage nach Cloud UC steigt, gibt es keinen Mangel an VoIP- und UCaaS- Anbietern, die versuchen, die Anforderungen von Unternehmen mit mehreren Standorten wie Ihrem zu erfüllen.

Da jedoch nicht alle Lösungen gleich sind, sollten Sie auf folgende Faktoren achten:

1) Zentralisierte Bedürfnisse

Die Kernkompetenz, die Sie benötigen, ist ein UC-Dienstleister, der Ihre geschäftlichen Kommunikations- und Zusammenarbeitsanforderungen in einer einzigen, vollständig integrierten Lösung für jedes Büro und jeden Standort vereinen kann. Dies sollte Folgendes umfassen:

• Cloud-VoIP/Sprachanrufe : Benutzerfreundliche Sprach-/Videoanruf- und Konferenzfunktionen für eingehende Anrufe und Kundensupport
• Unified Messaging: Integrierte Voicemail-, Chat-, SMS-, Fax- und sogar Voicemail-zu-E-Mail-Transkriptionsfunktionen
• Online-Meetings : HD-Videokonferenzen mit Bildschirmfreigabe
• Tools für die Zusammenarbeit : Dateifreigabe, Backup und Team-Messaging-Kanäle
• Mobile Apps : Möglichkeit, von jedem Gerät/Standort aus auf alle Tools zuzugreifen

Wenn Ihr Unternehmen in Microsoft 365- oder Office-Apps investiert, ist die Suche nach einer UC-Lösung mit umfassender Integration in Microsoft Teams ideal. Auf diese Weise können Sie Anrufe tätigen/empfangen, Voicemails anzeigen und Dateien direkt über die Teams-Oberfläche teilen, die Ihre Mitarbeiter bereits täglich verwenden.

2) Onboarding und Benutzerfreundlichkeit

Sie benötigen ein VoIP-Telefonsystem, das sich schnell und einfach in Ihrem gesamten Unternehmen implementieren lässt, ohne dass umfangreiche Benutzerschulungen oder Hürden bei der Änderungsverwaltung erforderlich sind. Cloudbasierte Anrufmanagementlösungen haben gegenüber starren On-Premise-Systemen einen inhärenten Vorteil hinsichtlich benutzerfreundlicher Installation und intuitiver Benutzeroberflächen.

Führende UC-Anbieter wie Nextiva bieten ein modernes Benutzererlebnis mit einem klaren, unkomplizierten Schnittstellendesign für ihre Mobil- und Desktop-Apps. Ihre Mitarbeiter sollten in der Lage sein, intuitiv Anrufe zu tätigen, Besprechungen zu verwalten, auf Voicemail zuzugreifen, zu chatten und die anderen einheitlichen Funktionen des Systems zu nutzen, ohne dass umfangreiche Vorbereitungen oder Schulungen erforderlich sind.

Insbesondere die Anruffunktionen des Systems sollen verbraucherfreundlich sein – beispielsweise soll es möglich sein, Anrufe mit wenigen Klicks zwischen Standorten und Nebenstellen weiterzuleiten.

3) Kommunikation an mehreren Standorten

Die Ermöglichung einer reibungslosen standortübergreifenden Kommunikation ist ein Muss. Suchen Sie nach einer Geschäftskommunikationsplattform mit robusten Anrufbearbeitungsfunktionen wie:

• Standortunabhängige Anrufweiterleitung und -weiterleitung : Mit nur wenigen Klicks können Mitarbeiter Sprachanrufe mühelos zwischen verschiedenen Büros, Nebenstellen und Mobilgeräten/Remotebenutzern weiterleiten.
• Virtuelle Rezeptionisten : Leiten Sie Anrufer mithilfe einer fortschrittlichen virtuellen Rezeption effizient an die richtige Person/Abteilung weiter, um Anrufern ein Menü zu geben, über das sie das richtige Team oder Büro erreichen können.
• Einheitliches Unternehmensverzeichnis : Finden Sie schnell Kollegen an jedem Standort und verbinden Sie sich mit ihnen, indem Sie das zentrale Verzeichnis einfach nach Name oder Abteilung durchsuchen.

Ein UC-System, das verschiedenen Standorten Unabhängigkeit bietet, sorgt für eine nahtlose Kommunikation in Ihrer Organisation mit mehreren Standorten.

4) Zentralisierte Verwaltung

Die zentralisierte Verwaltung und Überwachung ist eine entscheidende Funktion, die UC-Bereitstellungen an mehreren Standorten und laufende Verwaltungsaufgaben erheblich vereinfacht.

Durch die Einsicht in Echtzeit-Systemzustands- und Leistungsdaten an allen Standorten kann Ihr IT-Team Probleme schnell beheben, die Anrufweiterleitung optimieren und eine konsistente Betriebszeit Ihrer Kommunikationsinfrastruktur sicherstellen. Die einheitlichen Analysen liefern außerdem wertvolle Informationen zu Anrufvolumen, Nutzungsmustern, Verhaltensweisen bei der Teamzusammenarbeit und mehr, um bessere Geschäftsstrategien voranzutreiben.

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Vereinheitlichen Sie Ihre Geschäftskommunikation mit Nextiva

Mit einem cloudbasierten Telefonsystem, das für mehrere Standorte und Büros konzipiert ist, erhalten Sie viel mehr Funktionalität. Hier sind mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Unternehmenskommunikation verbessern können:

• Nahtlose standortübergreifende Zusammenarbeit über integrierte Sprach-, Video-, Messaging- und Dateifreigabetools
• Ein verbessertes mobiles Telefonservice-Erlebnis für Mitarbeiter mit Zugriff auf die Kommunikation von überall
• Vereinfachtes Management durch zentralisierte Verwaltung und Bereitstellung
• Robuste Anrufbearbeitungsfunktionen für mehrere Standorte und mehrere Leitungen wie Weiterleitungen, Telefonzentralen und Verzeichnisintegration
• Skalierbarkeit ohne komplexe Upgrades, um bei Ihrem Wachstum problemlos neue Standorte hinzuzufügen,
• Kosteneffizienz mit vorhersehbaren Cloud-Abonnementpreisen pro Benutzer

Priorisieren Sie bei der Bewertung von Geschäftskommunikationslösungen solche, die ein intuitives Benutzererlebnis, zentralisierte, einheitliche Funktionen, Optimierung für mehrere Standorte, robuste Sicherheit/Zuverlässigkeit und eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Betreuung von Unternehmen wie Ihrem bieten.

Nextiva entwickelt sich zum bevorzugten All-in-One-UCaaS-Anbieter, der auf Unternehmen mit mehreren US-Standorten zugeschnitten ist. Seine Cloud-Kommunikationsplattform integriert VoIP-Anrufe, Videokonferenzen, Team-Messaging, mobile Apps und Produktivitätstools eng in einer benutzerfreundlichen Lösung.

Zu den wichtigsten Funktionen für mehrere Standorte gehören die nahtlose Anrufweiterleitung zwischen Standorten, die zentrale Verwaltung aller Büros, CRM-Integrationen und eine Preisgestaltung pro Benutzer, die die Skalierung vereinfacht. Mit integrierter Schulung, 24/7-Support und Betriebszeit der Enterprise-Klasse liefert Nextiva ein zukunftsfähiges VoIP-Telefonsystem für kleine, mittlere und große Unternehmen mit mehreren Standorten.

Übernehmen Sie noch heute die Kontrolle über Ihre Kommunikationsbedürfnisse. Vereinheitlichen Sie Ihr gesamtes Unternehmen mit Nextiva und profitieren Sie von verbesserter Zusammenarbeit, Mobilität und Kosteneinsparungen an allen Ihren Standorten.