Über Excel oder Notizen hinaus: Wichtige Tipps zur Optimierung von KMU-Abläufen

Als Sie Ihr Unternehmen gründeten, hatten Sie nur eine Handvoll Kunden. Es war sinnvoll, ihre Daten in einer Excel- Tabelle zu speichern und zu verwalten .

Doch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wuchs auch Ihr Kundenstamm. Heutzutage müssen Sie oder Ihre Vertriebsmitarbeiter durch Hunderte (wenn nicht Tausende) Zeilen in einer Tabelle scrollen , um die erforderlichen Kundendaten zu finden.

Wenn Ihr KMU mit diesen Herausforderungen zu kämpfen hat, sind Sie nicht allein. Ein neuer Act! Der CRM-Umfragebericht ergab, dass 39 Prozent der KMU- Besitzer Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Kundeninformationen verwenden .

Da die digitale Transformation jedoch für Unternehmen aller Branchen zur Norm wird, sind Notizen und Tabellenkalkulationen nicht mehr die richtige Lösung für die Verwaltung von Kundenbeziehungen und die Erfüllung Ihrer Geschäftsanforderungen . Hier erfahren Sie, warum Sie sie durch eine skalierbare CRM-Lösung ersetzen müssen – und was Sie beachten sollten, wenn Sie Excel nicht mehr als CRM verwenden.

Gründe, Notizen und Excel nicht mehr zur Verwaltung von Kundendaten zu verwenden

Das Wichtigste zuerst: Excel- Tabellen eignen sich hervorragend zum Speichern von Datensätzen aus verschiedenen Quellen wie Quickbooks und LinkedIn , zum Ausführen schneller Berechnungen sowie zum Erstellen von Diagrammen und Grafiken. Ebenso können Notiz-Apps Ihnen dabei helfen, wichtige Erkenntnisse aus einer Kundeninteraktion schnell zu notieren .

Wenn es jedoch um ein effektives Kundenbeziehungsmanagement (CRM) geht, reichen diese Funktionen nicht aus. Hier sind einige häufige Nachteile der Verwendung von Excel als CRM-System:

Probleme mit der Versionskontrolle

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie geben die Tabelle mit den Kundendaten an Ihr Vertriebsteam weiter. Jedes Teammitglied lädt die Datei auf seinen Computer herunter und aktualisiert relevante Details, nachdem es mit einem Kunden gesprochen hat. Es wird nicht lange dauern, bis Sie mit doppelten oder ungenauen Daten zu kämpfen haben, was zu inkonsistenter Kommunikation führt.

Mangelnde Zugänglichkeit

Tabellenkalkulationen sind nicht besonders mobilfreundlich. Dadurch ist es für Vertriebsmitarbeiter schwierig, unterwegs auf Kundendaten zuzugreifen und diese zu aktualisieren, und es kann sich auf die Ergebnisse persönlicher Kundengespräche auswirken.

Sicherheitsbedenken

Über den Schutz Ihrer Kundendatentabelle mit einem Passwort hinaus bietet Microsoft Excel keine robusten Sicherheitsfunktionen. Sie können nicht viel tun, um den unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern . Schlimmer noch: Wenn ein Mitarbeiter die Datei auf seinen Computer herunterlädt und Ihr Unternehmen verlässt, kann er Ihre Kundendaten weiterhin verwenden .

Begrenzte Analysemöglichkeiten

Notizen und Tabellen können eine Menge nützlicher Daten zum Kundenverhalten, zur Kaufhistorie, zu Serviceanfragen und mehr enthalten. Allerdings fehlen ihnen ausgefeilte Analysefunktionen, um die verfügbaren Daten in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln.

Herausforderungen bei der Skalierbarkeit

Wenn Ihr Kundenstamm wächst, wird die Verwaltung von Kundendaten in Tabellenkalkulationen zu einem wahren Albtraum. Stellen Sie sich vor, Sie scrollen durch endlose Zeilen, um herauszufinden, wann ein potenzieller Kunde zuletzt kontaktiert wurde. Oder Sie senden eine Folge-SMS an die falsche Telefonnummer, weil ein Vertriebsmitarbeiter vergessen hat, die Daten zu aktualisieren. Eine solche Ineffizienz kann dazu führen, dass Leads aus dem Trichter rutschen.

Warum CRM-Software besser ist als Tabellenkalkulationen

Wussten Sie, dass über ein Viertel der KMUs , die mit der Nutzung von CRM-Software begonnen haben, einen deutlichen Umsatz- und Unternehmenswachstumsschub verzeichnen konnten? Aber verbesserte Einnahmen sind nicht der einzige Grund, warum Sie CRM-Software anstelle von Excel verwenden sollten . Es gibt viele Gründe, warum Sie ein CRM anstelle von Excel verwenden sollten .

Verbessertes Kundendatenmanagement

Eine CRM-Plattform wie Act! CRM bietet ein zentrales Dashboard zum Sammeln, Speichern und Verwalten von Kundeninformationen. Dadurch entsteht eine einzige Quelle der Wahrheit, und Mitarbeiter verschiedener Abteilungen können die Dateifreigabe nutzen und darauf zurückgreifen, bevor sie mit Kunden interagieren. Wenn sie Informationen bearbeiten, werden die Änderungen in Echtzeit widergespiegelt . Dies bietet jedem eine einheitliche und aktualisierte Ansicht jedes Kunden und verbessert so das Benutzererlebnis . Es beschleunigt außerdem die Entscheidungsfindung und vereinfacht Geschäftsprozesse .

Akt! bietet sogar erweiterte Suchfilter, damit Mitarbeiter die benötigten Informationen schnell finden können. Dies erleichtert eine reibungslose Kundeninteraktion und verbessert letztendlich das Kauferlebnis.

Darüber hinaus ermöglichen CRM-Lösungen mit Cloud-Diensten , dass mehrere Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort gleichzeitig auf Kundendaten zugreifen und mit ihnen arbeiten können. Dadurch eignen sie sich im Vergleich zu Teams vor Ort besonders für Hybrid- oder Remote-Teams .

Tieferer Einblick in den Kundenlebenszyklus

Mit einer CRM-Lösung ist Ihr Wissen über Kunden nicht auf einige Felder wie Name, Telefonnummer und das Datum des letzten Kaufs beschränkt. Stattdessen bietet eine Plattform wie Act! ermöglicht es Ihnen, die gesamte Reise eines potenziellen Kunden abzubilden und hilft Ihnen zu verstehen, wo er sich im Verkaufstrichter befindet.

Mit diesen Erkenntnissen können Sie Ihre Marketing- und Vertriebsbemühungen für jeden Lead individuell anpassen, anstatt einem Standard-Ansatz zu folgen. Sie können auch überwachen, wie sich verschiedene Leads durch den Verkaufstrichter bewegen, und Reibungspunkte identifizieren, die potenzielle Kunden abschrecken.

Erhöhte Effizienz durch automatisierte Arbeitsabläufe

Moderne CRM-Systeme verfügen über ein breites Spektrum an Automatisierungsmöglichkeiten . Zum Beispiel Act! ermöglicht Ihnen die Einrichtung automatischer Erinnerungen und Benachrichtigungen. Sie können Vertriebsmitarbeitern sogar bestimmte Aufgaben zuweisen und sie von der Software automatisch benachrichtigen lassen. Diese Funktionen sind praktisch, um zeitnahe Nachverfolgungen sicherzustellen und die Conversions zu maximieren .

Darüber hinaus bietet Act! ermöglicht Ihnen die Konfiguration automatisierter Workflows , die auf der Grundlage spezifischer Kundenaktionen ausgelöst werden. Sie können beispielsweise eine Willkommens-E-Mail einrichten, die automatisch gesendet wird, wenn ein neuer Lead Ihren Trichter betritt. Ebenso können Sie eine E-Mail-Umfrage senden, wenn ein Kunde seinen ersten Kauf abschließt.

Solche automatisierten Arbeitsabläufe machen manuelle Nachverfolgungen überflüssig und tragen zur Rationalisierung der Abläufe bei . Kundensupport- und Vertriebsteams können sich stattdessen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, wie z. B. die Steigerung der Kundenbindung und der Konversionsraten.

Erweiterte Analysen und Berichte

Eine hochmoderne CRM-Lösung speichert nicht nur Kundeninformationen. Es hilft Ihnen, die verfügbaren Daten zu analysieren und wichtige Kennzahlen wie Kundenakquisekosten (CAC), Customer Lifetime Value (CLV) und Kundenzufriedenheitswert (CSAT) zu verfolgen.

Mit diesen Kennzahlen können Marketing- und Vertriebsteams fundiertere Entscheidungen treffen. Darüber hinaus können Sie diese Erkenntnisse in aussagekräftige Berichte umwandeln, die sich bei der Erstellung von Umsatzprognosen als nützlich erweisen.

Zugriff von unterwegs

Viele CRM-Plattformen, darunter auch Act!, bieten mobile Apps an, die es Mitarbeitern ermöglichen, überall auf Kundendaten und Erkenntnisse zuzugreifen.

Die mobile App von Act! (Android und iOS ) bietet Vertriebsmitarbeitern Einblicke in Fahrten und Reiseziele. Sie können auch die Informationen eines Kunden in der App aktualisieren und so sicherstellen, dass andere Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Es ist auch möglich, Benachrichtigungen anzupassen, um die Produktivität der Vertriebsmitarbeiter zu verbessern und leistungsstarke Teams aufzubauen.

Zusätzliche Vorteile

CRM-Plattformen bieten mehrere weitere Vorteile, darunter häufig integrierte Marketingautomatisierung und Personalisierung zusammen mit einer Bibliothek von E-Mail- Vorlagen sowie zahlreichen Integrationen mit Tools von Drittanbietern. Akt! setzt zum Schutz der Kundendaten sogar robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Multi-Faktor- Authentifizierung ein .

Umstellung von Tabellenkalkulationen auf CRM: Wichtige Überlegungen

Obwohl CRM-Software mehrere Vorteile bietet, ist es entscheidend, die richtige Lösung für Ihr kleines Unternehmen zu finden . Nicht alle CRM-Plattformen sind gleich und die falsche Lösung kann mehr Engpässe verursachen, als sie löst.

Hier sind ein paar Tipps, um die richtige CRM-Plattform für Prozessoptimierung und ungebremstes Wachstum Ihres Unternehmens zu finden.

Skizzieren Sie Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget

CRM-Plattformen bieten eine breite Palette an Funktionen, von automatisierten Workflows und Verknüpfungen zu Daten bis hin zu Pipeline-Management und Berichten. Allerdings benötigt Ihr Unternehmen möglicherweise nicht alle angebotenen Funktionen. Bewerten Sie Ihre individuellen Anforderungen und erstellen Sie eine Liste der Must-haves. Definieren Sie dann ein realistisches Budget basierend auf Ihren Anforderungen und suchen Sie nach CRMs mit Preisen in diesem Bereich.

Auf Kompatibilität prüfen

Unabhängig davon, für welche CRM-Plattform Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass sie mit Ihrem vorhandenen Technologie-Stack kompatibel ist. Suchen Sie nach einer Integration mit häufig verwendeten Tools wie Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, Kalender-Apps und mehr. Überprüfen Sie außerdem, ob es auf Ihrem Betriebssystem wie Windows oder macOS funktioniert .

Bedenken Sie die Lernkurve

Die Suche nach einer funktionsreichen CRM-Lösung ist nur die halbe Arbeit. Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter es in vollem Umfang nutzen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, ihre aktuellen technischen Fähigkeiten zu bewerten und festzustellen, ob sie neue CRM-Software verwenden können. Möglicherweise müssen Sie auch ein Schulungsprogramm implementieren, um einen reibungslosen Übergang von Tabellenkalkulationen zu CRM sicherzustellen.

Verbessern Sie Ihr CRM-Spiel mit Act!

Das Speichern von Kundendaten in Tabellenkalkulationen bringt Ihr kleines Unternehmen bisher nur weiter. Wenn Sie dauerhafte Kundenbeziehungen aufbauen und das Unternehmenswachstum in die Höhe schnellen lassen möchten, nutzen Sie eine leistungsstarke Lösung wie Act! ist nicht verhandelbar. Mit erweiterten Funktionen wie automatisierten Arbeitsabläufen und Berichten können Sie Leads effektiver pflegen und Ihren Umsatz steigern.

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