So managen Sie Risiken: Ein Leitfaden für Projektmanager

Fünf effektive Tipps für Projektmanager, um Risiken zu reduzieren und eine höhere Erfolgsquote zu erzielen.

Was kommt Ihnen als Projektleiter als erstes in den Sinn, wenn Sie „Risiken im Projektmanagement“ lesen?

Wenn Sie darauf abzielen, Ihre Projekte fehlerfrei zu gestalten, mag der Ausdruck „Projektmanagementrisiken“ alarmierend erscheinen. Risiken gibt es in allen Formen und Größen, aber das bedeutet nicht, dass Sie nichts dagegen tun können. Ein Risiko kann eine Gelegenheit sein, die es zu verfolgen gilt, oder eine Bedrohung, die es zu vermeiden gilt – es hängt alles davon ab, wie Sie es nehmen.

Das Risikomanagement ist für den Erfolg Ihres Projekts von entscheidender Bedeutung. Doch wie geht man richtig mit Risiken um? Wo fängst du an? Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Projekte nicht aus dem Ruder laufen?

Um Ihnen zu helfen, beantworten wir all diese Fragen in diesem Blog. Wir geben auch praktische Tipps für das richtige und effiziente Risikomanagement, damit Ihre Projekte nicht aus dem Ruder laufen.

Wie wirken sich Risiken auf den Projekterfolg aus?

Der Begriff „Risiko“ wird häufig in vielen Lebensbereichen verwendet. Im Projektmanagement wird Risiko als jedes Hindernis oder unerwünschte Ereignis definiert, das das Projektziel beeinträchtigt. Das kann alles sein, von einer Verzögerung bei der Erledigung einer Aufgabe bis hin zu erhöhten Kosten.

Risiken wirken sich auf vielfältige Weise auf den Gesamtprojekterfolg aus:

• Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht und sich negativ auf das Projektergebnis auswirkt.
• Sie führen zu Verzögerungen bei der Projektabwicklung oder im schlimmsten Fall zum kompletten Abbruch.
• Sie verursachen einen Kostenanstieg, der das Projektergebnis beeinträchtigt.

Kurz gesagt, Risiken haben das Potenzial, den Projekterfolg negativ zu beeinflussen; daher müssen sie als solche behandelt werden. Aus diesem Grund gilt die Fähigkeit, Projektrisiken zu managen, als wesentliche Fähigkeit bei der Einstellung von Projektmanagern.

Risiken wirken sich hauptsächlich auf die folgenden Aspekte eines Projekts aus:

• Umfang: Risiken führen zu Änderungen des Projektumfangs und wirken sich auf die Zeit aus, die zum Abschluss des Projekts erforderlich ist.
• Zeitplan: Risiken verzögern den Projektzeitplan und wirken sich auf den Fertigstellungstermin und die Gesamtkosten des Projekts aus.
• Kosten: Risiken erhöhen die mit dem Projekt verbundenen Kosten und beeinträchtigen das Gesamtprojektbudget.
• Qualität: Risiken wirken sich auf die Qualität der Projektergebnisse aus und beeinträchtigen den Ruf des Projekts.

1. Machen Sie die Risikoidentifikation zu einer Teamaktivität

Wenn es um das Projektrisikomanagement geht, ist eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie tun können, die Risikoidentifikation zu einer Teamaktivität zu machen. Indem Sie Ihr gesamtes Team einbeziehen, erkennen Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit das mit Ihrem Projekt verbundene potenzielle Risiko.

Indem Sie Ihr Team in den Risikoidentifikationsprozess einbeziehen, erhalten Sie von ihm Unterstützung für die Implementierung von Risikomanagementstrategien. So können Sie die Projektrisikoidentifikation zu einer Teamaktivität machen:

• Lassen Sie alle ihre Ideen während der Besprechungen einbringen: Auf diese Weise kann Ihr Team verschiedene Risikoszenarien erarbeiten und mögliche Lösungen vorschlagen. Bitten Sie die Teammitglieder während dieser Brainstorming-Sitzungen, auch Risiken zu melden, denen sie außerhalb der Teambesprechungen während des täglichen Geschäftsbetriebs begegnen.
• Stellen Sie sicher, dass jeder den Risikomanagementprozess versteht: So stellen Sie sicher, dass alle Ihre Teammitglieder in Bezug auf das Risikomanagement auf derselben Seite sind.

Sobald Sie die Risiken identifiziert haben, arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Strategien zu entwickeln, um sie zu mindern oder zu vermeiden. Dies kann die Entwicklung von Notfallplänen, die Änderung des Projektplans oder sogar Änderungen am Projektbudget beinhalten.

2. Bestimmen Sie Ihre Risikobereitschaft

Risikotoleranz ist die Menge an Risiko, die Projektmanager bereit sind zu akzeptieren, um das Projektziel zu erreichen. Es bezieht sich auf das akzeptable Maß an Unsicherheit und den tolerierbaren potenziellen Verlust.

Eine Möglichkeit, die Risikotoleranz zu bestimmen, ist die Verwendung der Risikomanagementfunktion Ihrer Projektmanagementsoftware. Auf diese Weise können Sie alle mit Ihrem Projekt verbundenen Risiken eingeben und dann die jeweiligen Wahrscheinlichkeiten ermitteln. Sie können das Ergebnis verwenden, um einen Risikoreaktionsplan zu erstellen.

Wenn beispielsweise ein Risiko wahrscheinlich nicht eintritt, aber schwerwiegende Auswirkungen auf ein Projekt haben würde, möchten Sie möglicherweise Maßnahmen ergreifen, um es zu vermeiden. Wenn andererseits ein Risiko wahrscheinlicher eintritt, aber nur geringfügige Auswirkungen hätte, können Sie sich entscheiden, es zu akzeptieren.

Die Projektmanagement-Benutzerumfrage 2021 von Capterra ergab, dass 43 % der Projektmanager über Risikomanagementfunktionen in ihrer Projektmanagementsoftware verfügen und diese proaktiv nutzen. (Siehe die Erhebungsmethodik hier.)

3. Entscheiden Sie, welches Risiko verwaltet werden soll

Nicht alle Projektrisiken können oder sollen gemanagt werden. Sie müssen die potenziellen Vorteile und Kosten des Risikomanagements gegen die potenziellen Vorteile und Kosten eines Nichtmanagements abwägen. Nachdem Sie die Risiken identifiziert und bewertet haben, entscheiden Sie auf der Grundlage Ihrer Risikotoleranz und der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen.

Sie können sich entscheiden, alle identifizierten Risiken oder nur einige davon zu managen. Wenn Sie beispielsweise eine geringe Toleranz haben, können Sie sich dafür entscheiden, nur die schwerwiegendsten Risiken anzugehen – dh Risiken, die eine erhebliche Bedrohung für das Ziel Ihres Projekts darstellen. Unabhängig davon, für welche Risiken Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie über einen angemessenen Plan zur Risikominderung verfügen, um sie anzugehen.

4. Entwickeln Sie einen Plan zur Risikominderung

Nachdem Sie entschieden haben, welche Risiken verwaltet werden sollen, müssen Sie einen Aktionsplan entwickeln, um diese Risiken entweder zu vermeiden oder anzugehen, und festlegen, wer für jede Aufgabe im Plan verantwortlich ist. Der Plan sollte auf die spezifischen Risiken, denen Sie ausgesetzt sind, und die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen zugeschnitten sein.

Darüber hinaus wird Ihr Plan wahrscheinlich eine Kombination von Strategien beinhalten – die Entwicklung von Notfallplänen, die Änderung des Projektplans und Änderungen am Projektbudget. Sie müssen auch einen Prozess zur Überwachung und Aktualisierung des Plans im Verlauf Ihres Projekts einrichten.

Der Schlüssel zur Erstellung eines soliden Risikomanagementplans liegt in der Nutzung der richtigen Projektmanagementsoftware mit Projektplanungsfunktion. Die Software hilft dabei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen, erforderliche Strategien zu entwickeln und Bedrohungen zu mindern, um Projektfehler zu verhindern.

5. Verfolgen Sie Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus

Sobald Sie einen Risikominderungsplan entwickelt haben, müssen Sie ihn während des gesamten Projektlebenszyklus verfolgen. Dies hilft Ihnen, neue Risiken zu erkennen, sobald sie auftreten, und festzustellen, ob sich bestehende Risiken verschlechtern oder verbessern.

Das Nachverfolgen von Risiken umfasst die Überwachung auf Änderungen des Schweregrads oder der Wahrscheinlichkeit sowie das Nachverfolgen des Fortschritts Ihrer Minderungs- und Vermeidungsbemühungen. Dazu können Sie verschiedene Instrumente und Techniken nutzen, wie z. B. die Erstellung eines Risikoregisters oder die Durchführung regelmäßiger Risikomeetings.

Wir sprachen mit Eric McGee, einem leitenden Netzwerkingenieur bei TRG Datacenters, der alle Projekte im Bereich Netzwerk- und Systemtechnik verwaltet, über die Bedeutung eines Risikoregisters und wie er es zur Verbesserung der Risikoüberwachung und -bewertung einsetzt.

Eric sagte uns, dass sein Ansatz für das Management von Projektrisiken darin besteht, ein Risikoregister zu erstellen, in dem er und sein Team alle potenziellen Gefahren des Projekts aufschreiben. Da das Risikoregister oft in Diagrammform dargestellt wird, wobei jedes Risiko aufgeschlüsselt und die Prioritätsstufe, die potenziellen Auswirkungen und die vorgeschlagenen Minderungsmaßnahmen klar angezeigt werden, wird es einfach, Risiken zu verwalten.

„Die Aufnahme qualitativer und quantitativer Informationen in ein Risikoregister macht die Risikobewertung und -visualisierung umfassender.“

Eric McGee

Senior Network Engineer bei TRG Datacenters

Berücksichtigen Sie diese Faktoren, wenn Sie Risiken über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg verfolgen:

• Was muss getrackt werden? Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Informationen verfolgen, um neue oder potenzielle Risiken zu erkennen.
• Wer verfolgt es? Weisen Sie jemanden zu, der Risiken verfolgt, damit sie rechtzeitig überwacht und angegangen werden.
• Wann sollten Sie es verfolgen? Verfolgen Sie Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus, damit Sie neue oder potenzielle Risiken erkennen können, sobald sie auftreten.
• Wie sollten Sie es verfolgen? Definieren Sie den Tracking-Prozess, damit jeder weiß, was zu tun ist.

Erstellen Sie ein System zur Meldung neuer Risiken, sobald sie auftreten, und kommunizieren Sie diese regelmäßig an alle Projektbeteiligten. Führen Sie regelmäßige Risikoüberprüfungen durch, aktualisieren Sie das Risikoregister entsprechend und legen Sie bei Bedarf Minderungsmaßnahmen fest. Führen Sie außerdem eine Überprüfung nach dem Projekt durch, um aus Risiken zu lernen, die während des Projekts aufgetreten sind.

Bonus-Tipp: Nutzen Sie Risiken

Einige Risiken können Ihrem Projekt tatsächlich zugute kommen, wenn sie richtig gehandhabt werden. Diese werden als „Möglichkeiten“ bezeichnet. Eine Chance ist ein positives Risiko, das, wenn es richtig gehandhabt wird, zu einem besseren Ergebnis für das Projekt führen kann.

Beispielsweise kann die Einführung eines neuen Produkts mehrere Risiken bergen, bietet aber auch die Möglichkeit, Marktanteile zu gewinnen. Wenn Sie die Markteinführung gut managen, kann Ihr Unternehmen die Gelegenheit nutzen und seine Position auf dem Markt verbessern.

Auf der Suche nach Risikomanagement-Software? Sehen Sie sich Capterras Liste der besten Risikomanagement-Softwarelösungen an. Sehen Sie sich auch dieses Video an, um die Vor- und Nachteile der Verwendung von Risikomanagement-Software zu verstehen, damit Sie das richtige Tool auswählen.

Erhebungsmethodik

Capterra führte die Project Management User Survey im März 2021 unter 422 in den USA ansässigen Projektmanagern durch, von denen 367 Benutzer von Projektmanagementsoftware sind. Die qualifizierten Befragten sind Entscheidungsträger oder maßgeblich am täglichen Projektmanagement ihrer Organisation beteiligt. Wir haben die Fragen so formuliert, dass jeder Befragte die Bedeutung und das Thema vollständig verstanden hat.

Capterra führte die Emotional Intelligence in the Workplace Survey im Dezember 2021 unter 528 in den USA ansässigen Fachleuten durch, die Projekte in ihren kleinen und mittelständischen Unternehmen leiten. Die Befragten wurden nach Beschäftigungsstatus (Vollzeit), Unternehmensgröße (2 bis 500 Mitarbeiter) und Beteiligung am Projektmanagement (extrem engagiert) durchsucht.