Wie und warum man die Mitarbeiterproduktivität misst und analysiert

Die Messung der Mitarbeiterproduktivität kann entscheidende Veränderungen in der Arbeitsweise eines Unternehmens bewirken. Es beeinflusst sowohl die Mikro- (Mitarbeiter) als auch die Makro- (Unternehmens-) Ebene der Arbeit positiv. Wir möchten Ihnen einen ausführlichen Leitfaden anbieten, der Folgendes anspricht:

• Die Bedeutung der Messung der Mitarbeiterproduktivität
• Welche Methoden und Metriken verwendet werden sollen und
• Wie die Methoden variieren, hängt von den einzelnen Unternehmen ab

Was ist produktivität in unternehmen

Produktivität kann leicht mit Effizienz in der Produktion missverstanden werden.

Die Produktion ist die Menge des Outputs basierend auf dem Input. Die Berechnung, wie viel Output Sie auf der Grundlage der investierten Zeit, Ressourcen und Gelder erzielen, ist also eigentlich keine Produktivität.

Produktivität ist, wie effizient die Ressourcen, das Geld und die Zeit verwendet werden, um das Ergebnis zu produzieren. Als Ausgangsbasis dient folgende Formel zur Messung der Mitarbeiterproduktivität:

Output/Input = Produktivität

Eingang

Input ist die Anzahl der Einheiten (Arbeit, Arbeitsstunden, Energie, Geld), die in die Herstellung eines Artikels oder die Erbringung einer Dienstleistung investiert werden.

Je nach Branche kann der Input alles sein:

• Kilowatt Leistung (mit laufenden Maschinen)
• Geleistete Stunden (Jobs, bei denen die Gehaltsabrechnung pro Stunde erfolgt)
• Volumen (Pfund oder Kilogramm)

Ausgabe

Der Output ist die Anzahl der produzierten Artikel/Waren oder erbrachten Dienstleistungen, basierend auf der Menge des Inputs.

Ein Designer arbeitet beispielsweise drei Stunden, um fünf Entwürfe für ein Firmenlogo zu erstellen.

Nach der Formel kommt es auf:

5 Entwürfe/3 Stunden Arbeit = 1,6 Entwürfe pro Stunde

Oder Sie können die Produktivität basierend darauf berechnen, wie viel ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum pro Stunde verdient:

Waren im Wert von 120.500 $/1.730 Stunden = 69,65 $ (70 $) pro Stunde

Oder wie viel jeder einzelne Mitarbeiter zum Output beiträgt. Sie würden die gleichen Einnahmen verwenden, teilen Sie sie einfach durch die Anzahl der Mitarbeiter:

Waren im Wert von 120.500 USD/45 Mitarbeiter = 2.677 USD pro Mitarbeiter

Obwohl die Formel selbst einfach ist, muss sie erweitert werden, wenn wir sie auf den modernen Arbeitsplatz anwenden. Und hier ist warum.

Wo das Wasser trüb wird

Die Messung der Produktivität ist nie so einfach wie die Verwendung des Output/Input-Modells.

Frederick Winslow Taylor, ein Maschinenbauingenieur des 19. Jahrhunderts, begann mit der Analyse der Produktivität, seit er selbst Arbeiter war.

Er betrachtete Produktivität als eine Weiterentwicklung der eigenen Fähigkeiten. Zum Beispiel ein Fischer auf einem Boot, der mit einem Netz Fische fängt. Erstens würde Taylor jeden Schritt des Prozesses beobachten und analysieren und diejenigen finden, die eliminiert werden könnten. Sogenannte „Zeitfresser“. Das Weglassen dieser unnötigen Schritte und das Belassen nur der wesentlichen hilft dem Fischer, unbelasteter und produktiver zu sein.

Zweitens würde er argumentieren, dass wir einen Weg finden können, seine Werkzeuge neu zu gestalten – das Boot zu reparieren oder ein besseres zu finden, ein stabileres Netz zu bekommen usw. Und der Fischer wäre sicherlich noch produktiver. Wie Peter F. Drucker in seinem Artikel erklärt, haben wir historisch gesehen, dass diese Methode seit Hunderten von Jahren funktioniert. Die Eliminierung unnötiger Schritte und die Verbesserung der Werkzeuge der Mitarbeiter steigern die Produktivität. Und es geht auch heute noch weiter: Vergleichen Sie einfach Personal Computer von 1995 und denen von 2020 – und was die PCs von heute für den durchschnittlichen Arbeiter leisten können.

Aber was passiert, wenn wir versuchen, die gleiche Methode beispielsweise auf einen Personaler anzuwenden?

Führen die neu gestalteten, verbesserten Tools zu einer besseren Ausgabe?

Können sie mehr Menschen in einem Büro erreichen?

Was die Frage aufwirft – wird die Produktivität der Personalabteilung daran gemessen, wie viele Mitarbeiter sie an einem Tag sprechen oder wie gut sie ihnen bei ihren Problemen helfen? Was messen wir?

Um die Produktivität genau zu messen und zu verbessern, müssen Sie zunächst feststellen, ob Ihr Unternehmen manuelle Arbeit oder Wissensarbeit leistet .

Manuelle Arbeit vs. Wissensarbeit

Die manuelle Arbeit konzentriert sich hauptsächlich auf die Quantität und zielt darauf ab, die Mindestanforderungen an die Qualität zu erfüllen. Es wird hauptsächlich in Fabriken, Fabriken, Fließbändern … jeder Art von Massenproduktion gesehen. Dem Arbeitnehmer werden Werkzeuge und das Know-how zur Verfügung gestellt, wobei Fähigkeiten eingesetzt werden, die er bereits kennt. Und dieselben Ressourcen, die sie erhalten, bleiben zurück, wenn sie das Unternehmen verlassen.

Wissensarbeit konzentriert sich gleichermaßen auf Quantität und Qualität. Einige Beispiele sind Bildung (die Anzahl der Studenten ist nicht so wichtig wie das Wissen, das sie vermitteln), Gesundheit (Ärzte, Krankenschwestern, Labortechniker) und mehr. Während sie Werkzeuge zum Arbeiten erhalten, sind Wissensarbeiter für ihr eigenes Lernen, den Austausch von Fähigkeiten und Innovationen verantwortlich und erhalten mehr Autonomie. Und wenn sie ein Unternehmen verlassen, geht das erworbene Wissen mit.

Und da reine Handarbeit mit einer einfachen Formel wie der obigen gemessen werden kann, enthält Wissensarbeit mehr Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt. Um diesen Artikel einigermaßen kurz zu halten, werden wir uns nur mit der Wissensarbeit befassen.

Was sind dann gute Metriken, um die Mitarbeiterproduktivität zu messen?

Wie man Produktivität misst

Wie bereits erwähnt, spiegelt sich der Kern der Wissensarbeit in einer Frage wider:

"Was ist die Aufgabe?"

Für einen Projektleiter kann die Aufgabe jeden Tag anders sein. An einem Tag verbringen sie die meiste Zeit damit, E-Mails zu beantworten, Kunden zu kontaktieren und an Bürobesprechungen teilzunehmen. Am nächsten Tag könnten sie den Projektfortschritt analysieren, Fristen ändern, weitere Schritte mit Abteilungsleitern besprechen und vieles mehr.

Für einen Verkäufer scheint die Aufgabe bereits bekannt zu sein – Produkte verkaufen. Sie müssen jedoch auch Regale auffüllen, das Geld am Ende der Schicht aufrunden, Papierkram in Bezug auf Nachschub erledigen, Lieferungen entgegennehmen, aufräumen, …

Um die Produktivität genau zu messen, behauptet Drucker, dass er mit der folgenden Frage beginnt:

• Was ist Ihre Aufgabe?
• Was soll Ihre Aufgabe sein?
• Welche Rückschläge erschweren Ihre Aufgaben?
• Welche Schritte sollen eliminiert werden?

Nur wenn ein Mitarbeiter über diese Fragen nachdenkt, kann er damit beginnen, die unnötigen Schritte abzulegen, die die Produktivität beeinträchtigen. Diese Antworten werden ihnen dabei helfen, Wege zu finden, um bestimmte Probleme anzugehen, was zur Produktivitätssteigerung beiträgt.

1. Die Arbeitsproduktivitätsmethode

Partielle Arbeitsproduktivität

Diese Methode verwendet die einfachste Produktivitätsformel, die wir oben erwähnt haben – das Verhältnis von Input zu Input.

Es berechnet und zeigt das Verhältnis einer einzelnen Eingabe, zum Beispiel wie viele Stunden es dauert, ein Logo zu entwerfen. Arbeitsstunden sind der häufigste Input, einfach weil sie der Schlüsselaspekt der Wirtschaft und der Mitarbeiterproduktivität sind. Weitere Eingaben sind:

• Arbeitskräfte/Arbeit
• Energiekosten
• Verwendete Materialien
• Kapital/Finanzen

Unternehmen bevorzugen manchmal die partielle Arbeitsproduktivitätsmethode, da sie einen Input unabhängig vom Kollektiv berechnet, die Daten einfach zu interpretieren, zu verbessern und mit anderen Branchen zu vergleichen sind. So konnte unser Designteamleiter die dreistündige Leistung seines Designers mit anderen Designern des gleichen Kalibers vergleichen.

Gleichzeitig zeigt es jedoch nicht die Produktivität im Kontext der gesamten Leistung, was zu irreführenden Ergebnissen führen kann.

Multifaktorielle Arbeitsproduktivität

Diese Produktivitätsmethode berechnet den Output im Verhältnis zu Arbeit und Kapital, da diese beiden normalerweise als die wichtigsten Inputs behandelt werden.

Output/(Arbeitsinput (Arbeitsstunden) + Kapitalinput ($ investiert)) = Multifaktor-Produktivität

Die Multifaktor-Produktivität hilft Ihnen, den Output unter Berücksichtigung wichtigerer Inputs zu identifizieren. So wird auch die Produktivität auf nationaler Ebene berechnet. Andere Eingaben werden jedoch immer noch ausgelassen, sodass Sie sich nie ein genaues Bild von der Gesamtproduktivität des Unternehmens machen können.

Gesamte Arbeitsproduktivität

Schließlich bezieht die Gesamtarbeitsproduktivität alle oben genannten Inputs in die Formel ein:

Gesamtoutput/Alle Inputs (Materialien + Arbeitsstunden + Energie + Kapital + sonstige Ausgaben) = Gesamtfaktorproduktivität

Der Gesamtoutput betrifft bei dieser Methode alle materiellen Werte des Outputs, nicht nur den Geldwert oder die Anzahl der Artikel/Produkte/Dienstleistungen. Es enthält:

1. Anzahl der fertigen Produkte
2. Dividenden
3. Interesse und
4. Anderes Einkommen

Diese Methode eignet sich hervorragend, wenn ein Unternehmen seine Gesamtproduktivität sehen muss, aber es erweist sich zum einen als schwierig zu berechnen und kann auch nicht genau bestimmen, wie stark jeder einzelne Input die Produktivität beeinflusst hat. Man müsste also zusätzliche Daten sammeln, um genauere Messwerte zu erhalten.

2. Die Methode der geleisteten Arbeitsstunden

Arbeitsstunden scheinen die häufigste Eingabeeinheit bei der Berechnung der Mitarbeiterproduktivität zu sein. Der moderne Arbeitsplatz verlangt von Arbeitnehmern, Aufgaben zu übernehmen, die nicht unbedingt im Mittelpunkt ihrer Stellenbeschreibung stehen. Erinnerst du dich an das Designer-Beispiel?

In ihrem Fall würden andere Verantwortlichkeiten die Teilnahme an Brainstorming-Sitzungen, Stand-up-Meetings, die Beantwortung von E-Mails, die Überwachung des Fortschritts neuer Personalvermittler usw. umfassen. Sie recherchieren und entwerfen nicht nur die Unternehmenswebsite und Illustrationen. Und je höher sie aufsteigen, verschieben sich die Verantwortlichkeiten.

Die Messung der geleisteten Arbeitsstunden scheint also der zuverlässigste Weg zu sein, da die Mitarbeiter auch pro Stunde bezahlt werden.

Die Methode der geleisteten Arbeitsstunden hat drei Unterkategorien: produktive Stunden , Einheiten pro Stunde und Stunden pro Einheit.

Produktive Stunden

Die Produktivität nur anhand der produktiven Stunden zu messen bedeutet, dass Sie sich nur auf die Zeit konzentrieren, die die Mitarbeiter für die ihnen übertragenen Aufgaben aufwenden. Die einzige Möglichkeit, diese Informationen genau zu erfassen, ist der Einsatz eines Zeiterfassungssystems.

Sie führen eine unternehmensweite Zeiterfassungssoftware ein und lassen die Mitarbeiter beginnen, sich selbst für jede wichtige Aufgabe zu messen. Bestimmte Produkte, wie Clockify, lassen sie jede Aufgabe einer entsprechenden Kategorie zuordnen (Fehlerbehebungen, Jira, Meetings, Berichterstellung usw.). Und Sie können diese Labels filtern, um zu sehen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben aufgewendet wurde, im Vergleich zu der Zeit, die für Aufgaben aufgewendet wurde, die nicht zum Projektfortschritt beitragen.

Das Tagging-System in Clockify zeigt, welche Aufgaben am meisten oder am wenigsten Zeit benötigen.

Tagging-Aufgaben können wirklich detaillierte Produktivitätsberichte liefern, solange sie genau verwendet werden. Hier finden Sie Ratgeber zum Thema:

Zeiteinträge kategorisieren

Einheiten pro Stunde

Auch hier sollten wir, um die Produktivitätsformel verwenden zu können, entscheiden, was wir als Input und Output verwenden.

Beispiel: Ein Unternehmen hat in vier Monaten Produkte im Wert von 130,00 $ erwirtschaftet. Es dauerte 15 Mitarbeiter, 22 Arbeitstage im Monat und 8 Arbeitsstunden pro Tag.

Die Ausgabe beträgt 130.000 US-Dollar. Der Input sind die kumulierten Stunden, die die Mitarbeiter gebraucht haben, um diesen Umsatz zu generieren. Also müssen wir zuerst die Eingabe berechnen. Die Berechnung wird in etwa so ablaufen:

Unser definierter Output ist 130.000, aber um herauszufinden, wie viele Stunden es gedauert hat, das Kapital zu produzieren, müssen wir die Werte aller Faktoren multiplizieren. Das Ergebnis sind 10.560 Stunden, um ein Produkt herzustellen.

Und um den Produktivitätswert zu erhalten, müssen wir die beiden Werte dividieren. Wir sehen dann, dass 22 Mitarbeiter in 4 Monaten 12,3 Einheiten pro Stunde produzieren

Diese Art der Berechnung wird normalerweise von komplexen Fertigungsunternehmen wie Sony , Volkswagen, Siemens, Bosch usw. verwendet.

Einheiten pro Stunde

Und um zu berechnen, wie viele Einheiten die Mitarbeiter pro Stunde herstellen, müssen wir die obige Produktivitätsformel einfach umkehren.

Wenn sie 12,3 Einheiten pro Stunde machen, müssten wir 60 Minuten durch 12,3 teilen.

In der Wissensökonomie ist diese Formel anwendbar, wenn Sie beispielsweise die Anzahl der Verkaufsgespräche berechnen möchten, die jeder Verkäufer pro Stunde tätigt, oder im Telemarketing und Kundendienst.

Es eignet sich auch für kleinere Fertigungsbetriebe und Aufgaben wie Andocken, Laden, Lebensmittelverarbeitung usw.

So passen Sie die Produktivitätsformel an

Wir haben gesagt, dass die wissensbasierte Wirtschaft mehrere Faktoren hat, die berücksichtigt werden müssen. Mitarbeiter haben nicht „nur diese eine Aufgabe“. Die meisten haben Aufgaben, die nicht vollständig in ihrer Stellenbeschreibung enthalten sind, was sich auf ihre Produktivität auswirkt.

Wie können Sie es also genau berechnen und gleichzeitig die verschiedenen Faktoren berücksichtigen?

Erstellen Sie eine Grundlinie

Um die Ergebnisse analysieren zu können, müssen Sie zunächst eine Baseline erstellen – den Bezugspunkt, an dem Sie Ihre Produktivitätsergebnisse messen.

Das bedeutet, dass Sie Ihre akzeptablen, erwarteten Kosten (wie viel Geld, Energie, Arbeitskraft, Stunden in die Produktion fließen) mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen.

Im Beispiel unseres Designers könnten 1,6 Entwürfe pro Stunde das erwartete Produktivitätsniveau für seinen Manager sein – die Baseline. Wenn die Basislinie jedoch beispielsweise 2 Entwürfe pro Stunde beträgt, könnte der Manager sagen, dass der Designer unterdurchschnittlich ist.

Hier sind die konkreten Schritte, um die Output/Input-Formel an Ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen:

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre Eingabe

Entscheiden Sie, welchen Aspekt der Produktivität Sie bewerten möchten. Das bestimmt Ihre Eingabe.

Dies können Arbeitsstunden, produzierte Einheiten, produktive Stunden, Kosten pro Stunde usw. sein.

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre Ausgabe

Der Output ist das Endergebnis: das Endprodukt. Es kann ein Marketingprojekt, Kundenakquise, erfolgreiche Verkäufe in einem Monat, Einnahmen usw. sein.

Schritt 3: Wenden Sie die Formel an

Nachdem Sie sich für die Werte von Input und Output entschieden haben, verwenden Sie sie einfach in der Grundformel und berechnen Sie das Ergebnis.

Output/Input = Produktivität

Schritt 4: Vergleichen Sie es mit der Grundlinie

Wenn Sie die Ergebnisse erhalten, vergleichen Sie sie mit dem, was Sie als produktives Niveau ermittelt haben. Dies kann die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden oder die Menge an Ressourcen/Geld sein, die für die Herstellung eines Teils eines Produkts aufgewendet wurden, und so weiter.

Abhängig von den Faktoren, die Sie einbeziehen, kann die Berechnung etwas komplexer werden, wie in unseren obigen Beispielen.

3. Messung der Produktivität neben Zahlen

Obwohl es sich nicht um eine Produktivitätsmessung an sich handelt, kann die Analyse der Produktivität anhand von Zielen weitaus nützlicher sein als bloße Zahlen. Vor allem in der wissensbasierten Wirtschaft.

Aufgrund der zahlreichen Aspekte, die die eigene Produktivität beeinflussen, können wir uns nicht nur auf Zahlen verlassen. Zusätzlich zum formelhaften Ansatz sollten Sie also eine (oder mehrere) der folgenden Methoden anwenden:

Messen durch Zeitmanagement

Die am weitesten verbreitete Methode zur Messung der Mitarbeiterproduktivität ist, wie gut sie ihre Zeit einteilen. Ob sie sich mehr oder weniger Zeit für bestimmte Aufgaben nehmen, wie viel Zeit für untergeordnete Dinge aufgewendet oder verschwendet wird. Die durchgeführten Studien sind erstaunlich und verraten viel über unsere Gewohnheiten.

Etwas so Einfaches wie ein Stundenzettel kann Ihnen einen großartigen Überblick über das gesamte Team und den Beitrag jedes Mitarbeiters zur Gesamtproduktion geben.

Hier ist ein Beispiel für eine Arbeitszeittabelle für Einzelpersonen und Teams in Clockify und einen generierten Bericht, der auf den Metriken der Zeiterfassung basiert.

Mit einer digitalen Zeiterfassung können Sie Mitarbeiter einem Projekt zuweisen und sie die Zeit für jede ihrer Aufgaben verfolgen lassen. Sie können sie sogar beschriften, sodass Sie leicht verfolgen können, in welchem ​​Aspekt des Projekts sie produktiver sind. Ebenso können Sie sehen, wo sie auf Hürden stoßen, und diese rechtzeitig angehen.

Messung durch gesetzte Ziele

Zwei Unternehmen innerhalb derselben Branche können gleichermaßen produktiv und erfolgreich sein, aber dennoch sehr unterschiedliche Methoden haben.

Man kann sich darauf konzentrieren, neue Wege zu gehen, bessere Produkte zu entwickeln und durch Innovationen Risiken einzugehen. Dies hält ihre Kunden beschäftigt und wartet darauf, was als nächstes kommt.

Die andere arbeitet daran, die bereits bestehende Benutzererfahrung zu verbessern, ihre Dienste zu perfektionieren und sie einem breiteren Publikum zugänglicher zu machen. Moemen Ahmed von Gleeds Construction Consultancy gab ein großartiges Beispiel mit BMW und Toyota :

„ Beide Unternehmen sind gut etabliert und haben eine lange Erfolgsgeschichte, aber jedes von ihnen verfolgt eine völlig andere Strategie.

Toyota ist ziemlich berühmt für seine „Total Quality“-Strategie, die sich darauf konzentriert, dem breitesten sichtbaren Markt ein Produkt anzubieten, das alle erforderlichen Funktionen in hervorragender Qualität und zu einem erschwinglichen Preis für die meisten Verbraucher bietet. Toyota hat diese Art von Strategie vor allem in den 1980er und 1990er Jahren angeführt und Pionierarbeit geleistet und sich als sehr erfolgreich erwiesen, um seine Versprechen an Verbraucher auf der ganzen Welt zu erfüllen.

Auf der anderen Seite ist BMW ein Unternehmen, das bestrebt ist, seinen Kunden Spitzentechnologie und zusätzliche Funktionen bereitzustellen. Die Strategie von BMW konzentriert sich darauf, ein erstklassiges Produkt zu liefern, das dem Verbraucher Prestige und ein luxuriöses Erlebnis zu einem relativ hohen Preis bietet. BMW zielt nicht auf einen großen Teil des gesamten Automarkts ab, sondern konzentriert sich nur auf erstklassige Sektoren. ”

Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter, die sich der übergeordneten Ziele ihres Unternehmens bewusst sind, deutlich produktiver sind. Sie fühlen sich verbundener und bekommen ein Gefühl für Zweck und Platz innerhalb der Unternehmensstruktur. Um die Produktivität durch das Setzen von Zielen zu messen, können Sie Folgendes versuchen:

• Setzen Sie Meilensteine, die die Organisation dem Ziel näher bringen
• Legen Sie kleinere Fristen fest, erreichbare Zeitblöcke für jede Abteilung
• Beobachten Sie das Workload-Management der Mitarbeiter
• Treffen mit

Am Ende könnten Sie die Berechnung der produktiven Stunden verwenden, um zu sehen, wie lange es gedauert hat, um den Meilenstein zu erreichen.

Das Gleiche geht aber auch ohne Formeln – ist der Meilenstein erreicht, sind Sie auf dem richtigen Weg. Aber wenn dies nicht der Fall ist, können Sie damit beginnen, die Probleme in jeder Abteilung zu identifizieren und Wege finden, sie wieder auf Kurs zu bringen.

Messen durch Objektive

Mit dieser Methode können Sie sehen, wie die Leistung jedes Mitarbeiters zu den größeren Abläufen des Unternehmens beiträgt.

Ein zuverlässiger Weg ist die Verwendung von Leistungsbewertungen. Sie sind Methoden zur Verfolgung und Beobachtung der gesamten Arbeitsleistung eines Mitarbeiters und können von der Anwesenheitsverfolgung bis hin zu Beziehungen zwischen den Büros und Verträglichkeit reichen. Letztendlich gibt es Ihnen eine Vorstellung von der Mitarbeiterproduktivität auf einer eher empirischen Ebene.

Die Messungen sind weitgehend deskriptiv, verwenden spezifische Ziele und stützen sich auf regelmäßige 1:1-Bewertungen (alle ein, drei oder sechs Monate). Wir haben ein Archiv zur Leistungsverfolgung geschrieben, das unserer Meinung nach bei der Verwendung dieser Methode nützlich sein kann.

• Warum und wie man Leistungsstandards erstellt (mit Beispielen)
• Leistungsmanagement: Tipps zur Schaffung eines effektiven Rahmens
• So verfolgen Sie die Mitarbeiterleistung (mit Vorlagen)
• So berechnen und bewerten Sie die Mitarbeiterleistung
• Leistungsbeurteilung: 6 gängige Methoden

Messen mit dem 360-Grad-Feedback

Diese Art der Messung beruht auf dem Sammeln von Informationen von den Kollegen eines bestimmten Mitarbeiters. Die erste bekannte Verwendung dieser Methode erfolgte durch die Esso Research and Engineering Company in den 1950er Jahren und hat seitdem zahlreiche Anpassungen und Änderungen erfahren.

Der Kerngedanke bleibt jedoch derselbe: Die Produktivität einer Person wird von Menschen bewertet, mit denen sie täglich zusammenarbeitet. Und das nicht nur aus den eigenen Abteilungen.

Einige sind besorgt, dass diese Methode unzuverlässig sein kann. Man kann nie wissen, wie objektiv die Kollegen von jemandem sein können, und sie auch nur nach ihrer Arbeitsleistung beurteilen. Glücklicherweise machen wir Fortschritte bei der Behebung dieses Problems, indem wir geeignete Schulungen für 360-Grad-Feedback anbieten.

Schließlich wird es nur für kleine Unternehmen empfohlen, da ihre Mitarbeiter mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kontaktaufnahme haben.

Es ist wichtig, sich für eine Ausschlussfrist zu entscheiden, in der Sie beurteilen können, ob die Methode für Sie funktioniert. Darüber hinaus verfolgen Sie die Veränderungen der Markt- und Kundenanforderungen, da sich die wirtschaftliche Landschaft unabhängig von der Branche von Zeit zu Zeit ändert.

Eine Neubewertung Ihrer Methoden und deren Anpassung alle sechs Monate bis zu einem Jahr (bei Bedarf sogar früher) ist eine gute Möglichkeit, mit Produktivitätsmessungen auf dem Laufenden zu bleiben. Denn wenn die Arbeitskosten gesenkt werden, sich Ihre Zielkunden ändern oder die Ressourcen exponentiell wachsen, wird dies alles einen großen Einfluss darauf haben, wie die Arbeit erledigt wird.

Was beeinflusst die Mitarbeiterproduktivität in einem Unternehmen?

Jetzt werfen wir einen Blick auf einige der Abteilungen innerhalb eines Unternehmens (insbesondere die IT) und alle Faktoren, die für ihre Produktivitätsniveaus verantwortlich sind.

Um Erfahrungen aus erster Hand zu sammeln, haben wir einige Teamleiter von Clockify nach ihrer Meinung zur Produktivitätsmessung und ihrem Ansatz befragt.

Kundendienst

Als Erstes sprach unsere eigene Kundenbetreuerin Jovana Kandic darüber, wie sie die Produktivität beobachten und welche Faktoren gemessen und analysiert werden:

„ Im Allgemeinen wird die Produktivität im Kundensupport an der Anzahl der gelösten Tickets, der Zeit bis zur ersten Lösung, der Zeit bis zur ersten Antwort usw. gemessen. Und das betrifft nur die Tickets. Wir sehen uns auch die Anzahl der akzeptierten Chat-Nachrichten, den Prozentsatz verpasster oder abgebrochener Anrufe, die durchschnittliche Antwortzeit und Ähnliches an.

Es ist sehr gut messbar, weil wir viele Metriken haben, aber es besteht auch das Risiko, den Kernpunkt in all den Daten zu verlieren. ”

Dies ist ein weiterer Punkt, der für einen eher empirischen Ansatz zur Messung der Produktivität spricht, wo immer dies möglich ist. Sich zu sehr auf Zahlen zu verlassen, kann Mitarbeitern schaden, insbesondere wenn äußere Faktoren nicht berücksichtigt werden.

Humanressourcen

Wir haben auch Biljana Rakic, Head of HR bei Clockify, nach ihrer Meinung zum Thema gefragt:

„ Wir schauen auf quantitative Werte, wie zum Beispiel wie viele Mitarbeiter wir in einem Monat zur Beratung und Bewertung angesprochen haben. Aber wir berücksichtigen auch die Gesamtzufriedenheit und wie viele Schulungen und Kurse wir innerhalb eines Jahres anbieten können.

Darüber hinaus überwachen und messen wir den Rekrutierungsprozess – die Anzahl der kontaktierten Kandidaten, die Rücklaufquote und dergleichen. Wir haben auch damit begonnen, Zufriedenheitsumfragen einzubeziehen, bei denen potenzielle Kandidaten die Erfahrung mit dem HR-Vertreter bewerten können.“

Programmierer

Zuletzt teilte unser leitender Programmierer, Ljubomir Simin, seinen Senf dazu, wie er mit Produktivitätskennzahlen umgeht:

„ Nun, auf der einen Seite haben Sie quantifizierbare Metriken – wie die Anzahl der Code-Commits oder Operationen auf GitLab, Source-Control-Aktivitäten (Anzahl der Änderungen, Überprüfungen usw.). Die Daten sind irgendwie synthetisch, bieten aber eine Grundlinie.

Auf der anderen Seite gibt es ergebnisorientierte Metriken – hat die Person die Fristen eingehalten, wie viele Fehler gab es usw. Ich persönlich ziehe es vor, die Produktivität anhand größerer Fristen zu messen, wenn es um wichtigere Funktionen geht, die wir implementieren möchten. Kleinere Aufgaben, wie die, die Sie mehrmals am Tag erledigen, haben wirklich nur sehr geringe Auswirkungen. Aber wir werten das alles in irgendeiner Form während der Leistungsbeurteilung aus.“

Warum Sie die Mitarbeiterproduktivität messen sollten

All diese Informationen werfen nun die Frage auf: Lohnt es sich wirklich, die Mitarbeiterproduktivität zu berechnen und all diese Daten zu analysieren?

Umfangreiche Vorteile der Produktivitätsmessung

1. Bessere Nutzung von Ressourcen

Wie bereits erwähnt, ist die Produktivität das Ergebnis davon, wie gut Ressourcen und Fähigkeiten genutzt werden, um eine Leistung zu erbringen. Wenn Sie wissen, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten, welche Software sie verwenden und wie sie mit Kollegen kommunizieren, können Sie sich ein Bild davon machen, wo Ihre Ressourcen nicht ausgelastet sind oder ob Sie etwas Neues einführen müssen.

Sie wissen, ob Sie neue Software anschaffen, zusätzliche Schulungen und Kurse anbieten müssen, ob es zu viele Überstunden gibt usw.

2. Identifiziert unnötige Schritte

Erinnern Sie sich an das Beispiel mit dem Fischer von Anfang an? Bei der Produktivität geht es darum, die Energie der Mitarbeiter zu schonen, damit sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können. Sie sollten es nicht für Aufgaben aufwenden, die eliminiert oder von anderen ausgeführt werden können.

Unbelastete Mitarbeiter sind produktiver, glücklicher und bereit, härter zu arbeiten (allerdings nicht mehr – also nutzen Sie diese Gelegenheit nicht, um ihre Arbeitsbelastung zu erhöhen!).

3. Reduziert die Kosten auf allen Ebenen

Wenn Sie die Produktivität basierend auf dem Verhältnis von Output zu investiertem Kapital berechnen, können Sie im Laufe der Zeit sehen, wo Sie Budgetänderungen vornehmen müssen. Vielleicht kosten Sie einige Prozesse mehr als nötig, was Ihnen ohne die im Laufe der Zeit gesammelten Produktivitätsdaten nicht bewusst wäre.

Gleiches gilt für die Kosten für Zeit, Energie und Arbeitskraft.

4. Hält Sie anpassungsfähig an den Markt

Es ist, als hätte man den Finger am Puls des Unternehmens. Wenn sich der Markt ändert, ändern sich auch die Strategien Ihres Unternehmens, um mit der Nachfrage, den Wettbewerbern und den Trends Schritt zu halten. Die Mitarbeiter könnten unter Druck und erhöhten oder geänderten Richtlinien leiden.

Die Überwachung ihrer Produktivität durch eine etablierte Methode kann Probleme viel früher signalisieren, bevor es zu dauerhaften Schäden kommt.

5. Es spiegelt die Systemleistung wider

Wenn Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter rechtzeitig kennen, wird dies zeigen, wie gut Ihr System funktioniert. Änderungen lassen sich leichter umsetzen und Sie wissen genau wann, wo und wie, ohne dass das Unternehmen darunter leidet. Kein Zeitverlust, auch keine finanziellen Verluste und weniger stressige Übergänge.

Individuelle Vorteile der Produktivitätsmessung

1. Weniger Zeitverschwendung

Die Gründe für Zeitverschwendung können vielfältig sein. Einer der größten Faktoren scheint jedoch immer Social Media zu sein, längere Ausfallzeiten in Pausen, Verzögerungen bei der Fertigstellung von Aufgaben und so weiter. Die Messung der Produktivität kann diese Inaktivitätszonen und deren Häufigkeit aufzeigen.

Während Sie einige verschwendete Zeit verschließen können, wenn sie selten vorkommt, kann zu viel davon zu starkem Aufschub führen, was zu überstürzter Arbeit und Stress aufgrund bevorstehender Fristen führt. Und die meisten Mitarbeiter sind sich nicht einmal bewusst, wie viel Zeit sie damit verbracht haben, gedankenlos zu surfen!

Wenn Sie ihre Zeit verfolgen und die Berichte analysieren, können Sie diese Daten verwenden, um zu erklären, wie viel diese täuschend kurze Ablenkung summiert. Ob sie sich dessen bewusst oder nicht bewusst sind, die Mitarbeiter werden achtsamer und gemeinsam können Sie sogar Ziele setzen, um ihre Surfzeit zu verkürzen.

• So erkennen Sie verschwendete Zeit
• Die besten Möglichkeiten, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen

2. Produktivitätssteigerung

Ein etabliertes System zur Analyse der Produktivität rationalisiert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Wenn sie wissen, dass ihre Arbeit entsprechend bewertet und belohnt wird, fühlen sie sich eher erfüllt und motiviert, härter zu arbeiten.

Mehr Zufriedenheit bei der Arbeit führt zu weniger Stress und weniger Fluktuation für das Unternehmen.

3. Qualifiziertere Mitarbeiter

Wie bereits erwähnt, können die Ergebnisse von Produktivitätsmessungen Lücken im Arbeitsablauf rechtzeitig aufzeigen und die Ursache dafür genau identifizieren. Während viele von ihnen Faktoren sein können, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen (Familienangelegenheiten, Geldprobleme, geistige oder körperliche Gesundheit usw.), fehlen denjenigen, die Sie sehen und kontrollieren können, Fähigkeiten oder Anweisungen.

Sie können dies beheben, indem Sie eine angemessene Schulung organisieren, bestimmte Fähigkeiten perfektionieren, Lesematerial oder Mentoren bereitstellen, um Wissenslücken zu schließen.

4. Motiviertere Mitarbeiter

Durch die Messung der Produktivität können Sie Ihre Mitarbeiter häufiger bewerten. Dies ist eine Gelegenheit, sie an die Ausrichtung des Unternehmens zu erinnern und sie über ihre Rolle darin zu informieren. So helfen Sie ihnen, berufliche Ideale und Ziele zu entwickeln, die mit denen des Unternehmens übereinstimmen können.

Dadurch fühlen sie sich weniger wie ein Rädchen in einer Maschine, sondern eher wie ein integraler Bestandteil des Bildes.

Schließlich plädiert Penny Zenker, Produktivitätscoach und Autorin von The Productivity Zone , dafür, zu bestimmen, was Sie als Produktivität betrachten und wie das Wissen darüber einen Plan zur Produktivitätssteigerung beeinflussen oder brechen kann. In diesem Interview spricht sie über Energiemanagement, warum kürzere Fristen besser sein können und wie Produktivitätsmethoden an jede einzelne Person angepasst werden müssen.

Abschließend

Produktivitätsmessung ist ein Thema, das so viele verschiedene Wege abdeckt. Wie viele Facetten sie hat, wollten wir mit diesem Artikel darstellen. Und obwohl die Formeln und Metriken komplex erscheinen können, bleibt die Kernidee unglaublich einfach: Produktivität = Output/Input.

Was wir jedoch aus den hier veröffentlichten Forschungsergebnissen, Artikeln und Expertenmeinungen schließen können, ist, dass es Ihrer Analyse schaden kann, sich nur auf Daten zu verlassen. Sie benötigen eine Form von persönlichem Input und Feedback von anderen Mitarbeitern, um sich ein vollständiges Bild von der Produktivität einer Person zu machen.

Denn letztlich wird die Produktivität von vielen Faktoren beeinflusst. Und für welche Sie sich entscheiden, hängt von den eigenen Idealen und Zielen Ihres Unternehmens ab. Wir hoffen, dass dieser Artikel einen nützlichen Einblick in die allgemeinen (und einige spezifischere) Prinzipien der Produktivitätsmessung gegeben hat. Viel Glück!