Gibt es eine Möglichkeit, die (Zeit-)Effizienz zu maximieren?

Haben Sie schon einmal daran gedacht, dass der Tag nicht genug Stunden hat, um alles zu schaffen?

Auf der negativen Seite ist es nicht sehr wahrscheinlich, dass wir bald mehr als 24 Stunden haben werden.

Positiv ist, dass Sie nicht mehr als 24 Stunden benötigen – es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Zeit, die Sie bereits haben, optimal zu nutzen.

In diesem Artikel gehen wir Wege zur Maximierung der Effizienz und zur optimalen Nutzung unserer Zeit durch.

Mythen über Arbeitseffizienz

Bevor wir in das Geheimnis der (Zeit-)Effizienz eintauchen, müssen wir mit einigen populären Mythen aufräumen.

Effizient zu sein bedeutet, so hart wie möglich zu arbeiten

Kommt es Ihnen jemals vor, dass Sie den ganzen Tag damit verbringen, weniger wichtige Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste zu erledigen, ohne die wichtigsten Aufgaben anzugehen? Oder verbringst du deine ganze Zeit damit, To-do-Listen zu schreiben, zu recherchieren und über jedes mögliche Ergebnis nachzudenken … ohne wirklich zu arbeiten?

Wenn Sie selten Zeit für Familie und Freunde haben, wenn Sie immer etwas tun, aber Ihren Zielen nicht näher kommen, und wenn Sie sich schuldig fühlen, wenn Sie nicht arbeiten – Sie sind definitiv beschäftigt, aber sind Sie produktiv?

Geschäftigkeit ist nicht unbedingt gleichbedeutend mit Produktivität. Die Erledigung von Aufgaben ist ein besserer Indikator für die Produktivität als die Arbeitszeit.

Von zu Hause aus zu arbeiten ist weniger effizient

Manchmal gibt es ein Missverständnis, dass das Arbeiten von zu Hause aus im Wesentlichen bedeutet, Netflix im Schlafanzug zu schauen und mit Ihren Haustieren zu spielen, während Ihr Arbeitslaptop neben Ihnen aufgeklappt ist.

Neuere Studien sind anderer Meinung – die Arbeit von zu Hause aus scheint produktiver zu sein als die Arbeit im Büro. Eine Studie der Stanford University, die über 9 Monate durchgeführt wurde und an der 16.000 Arbeitnehmer teilnahmen, ergab, dass die Arbeit von zu Hause aus die Produktivität um 13 % steigerte. Die Leistungssteigerung hat zu einem angenehmeren Arbeitsumfeld sowie zu weniger Pausen und Krankheitstagen beigetragen.

Laut einer Umfrage von ConnectSolutions zeigen 77 % derjenigen, die mindestens ein paar Mal im Monat remote arbeiten, eine höhere Produktivität – 30 % erledigen mehr Arbeit in kürzerer Zeit und 24 % erledigen mehr Arbeit für die gleiche Zeit.

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie die Gewohnheiten sehr erfolgreicher Menschen kopieren

Die Morgenroutine eines jeden erfolgreichen Menschen scheint extremes frühes Aufstehen, eine strenge Trainingsroutine, Duschen mit kaltem Wasser, Meditation, Lesen, das Führen eines Dankbarkeitstagebuchs, ein äußerst gesundes Frühstück … zu beinhalten. Die Liste geht weiter. Und das alles vor 9 Uhr morgens.

Obwohl ich froh bin, dass eine solche Routine für sie funktioniert und sie es genießen, gibt es ein paar Probleme damit, ihre Gewohnheiten zu kopieren:

1. Sie sind nicht jedermanns Sache und passen nicht zu jedem Lebensstil. Sie sollten Ihre täglichen Gewohnheiten auf Sie, Ihre Ziele und Ihre Lebensweise abstimmen. Wir sind alle verschieden, also gibt Ihnen die Tatsache, dass etwas bei anderen funktioniert, keine Garantie dafür, dass es auch bei Ihnen funktioniert.
2. Das mag umstritten sein, aber außer 1) Sie sind ein Morgenmensch und dann ist Ihre Produktivität am höchsten oder 2) Sie haben früh morgens wichtige Dinge zu erledigen – es gibt keinen wirklichen Grund, um 5 Uhr morgens aufzustehen.
3. Lassen Sie nicht zu, dass die Gewohnheiten und täglichen Routinen anderer Menschen Sie dazu bringen, sich wegen Ihrer Produktivität schlecht oder schuldig zu fühlen, weil Sie nicht dafür sorgen, dass jede Minute zählt. Das führt uns zu unserem nächsten Mythos…

Du musst jede Sekunde des Tages produktiv sein

Sich auszuruhen ist so produktiv wie Arbeiten. Wenn Sie sich dazu zwingen, die ganze Zeit zu arbeiten, führt dies zu Burnout, Erschöpfung und geringerer Leistung, da Sie zu müde sind, um sich richtig zu konzentrieren.

Experten empfehlen mindestens 7 Stunden Schlaf pro Nacht sowie regelmäßige Pausen während der Arbeit, damit Ihr Geist frisch und konzentriert bleibt. Die Arbeitsintervalle können zwischen 25 Minuten (mit 5 Minuten Pause wie bei der Pomodoro-Technik) und 90 Minuten (mit 20 Minuten Pause) liegen.

Das Herunterladen jeder Produktivitäts-App, die es gibt, wird Ihnen helfen

So sehr wir Fans von Produktivitäts-Apps sind, das Herunterladen und der Versuch, jede einzelne von ihnen zu verwenden, schadet normalerweise mehr als sie nützt. Um zu verhindern, dass Sie überfordert werden, laden Sie zunächst nur diejenigen herunter, von denen Sie glauben, dass sie Ihnen am meisten helfen, und testen Sie sie, um zu sehen, ob sie für Sie funktionieren.

Wenn ja – großartig.

Und wenn dies nicht der Fall ist, können Sie jederzeit eine Alternative herunterladen oder etwas anderes ausprobieren.

Möglichkeiten zur Maximierung der Effizienz

Nachdem wir nun mit einigen Mythen aufgeräumt haben, stellen wir Ihnen hier einige der effektivsten Methoden zur Maximierung der Effizienz vor – von der optimalen Nutzung Ihrer Zeit bis hin zur Bekämpfung von Aufschub.

Verfolgen Sie Ihre Zeit

Effizient zu sein bedeutet, das Beste aus Ihrer Zeit herauszuholen und sie sinnvoll einzusetzen.

Aber zuerst müssen Sie sich fragen: Womit verbringen Sie Zeit?

Wenn Sie es nicht wissen, sollten Sie anfangen, Ihre Zeit zu erfassen. Diese Übung wird Ihnen helfen, Ihre Zeitverwendung zu analysieren und Antworten auf Fragen zu geben wie:

• Gibt es etwas, womit Sie mehr oder weniger Zeit verbringen sollten?
• Welche Änderungen können Sie an Ihrem Zeitplan vornehmen, damit er Ihren Bedürfnissen besser entspricht?
• Welche Bereiche Ihres Zeitmanagements müssen verbessert werden?

Darüber hinaus erleichtert die Zeiterfassung die genaue Schätzung der Zeit, die Sie benötigen, um ein bestimmtes Projekt abzuschließen. Es liefert auch Daten, die Ihnen helfen, Ihre Leistung zu überprüfen.

Iss den Frosch

Sie müssen kein Fan der französischen Küche werden – bei der Eat the Frog-Methode erledigen Sie die Aufgabe, die Sie am meisten fürchten, gleich zu Beginn Ihres Arbeitstages.
Der „Frosch“ kann eine extrem schwierige Aufgabe, eine extrem wichtige Aufgabe oder eine extrem schwierige und wichtige Aufgabe sein. Erst wenn Sie mit dem „Frosch“ fertig sind, wechseln Sie zur nächsten weniger wichtigen Aufgabe.

Denken Sie daran, dass getan besser als perfekt ist

Sie sollten immer versuchen, Ihr Bestes zu geben. Wenn Sie jedoch übermäßig kritisch werden und unrealistisch hohe Anforderungen an sich selbst und andere stellen, kann dies zu einem Problem werden.

Denken Sie daran, dass erledigt besser als perfekt ist, und beenden Sie die Aufgabe, auch wenn sie nicht zu 100 % perfekt ist. Diese Denkweise wird:

• Ihnen helfen, Ergebnisse zu erzielen;
• Vermeiden Sie Überarbeitung und Burnout;
• Machen Sie produktiver;
• Helfen Sie Zeit zu sparen;
• Schonen Sie Ihre geistige Gesundheit.

Sei proaktiv

Effiziente Menschen sind proaktive Menschen. Sie konzentrieren sich auf das, was sie kontrollieren, und gehen ihren eigenen Weg, indem sie Entscheidungen treffen, anstatt die aktuellen Umstände ihren Weg wählen zu lassen. Wie kann man proaktiver werden?

• Vorausplanen;
• Stellen Sie Ihren Teammitgliedern und Managern zeitnahe Updates zur Verfügung;
• Seien Sie aktiv in Teamdiskussionen;
• Problem gelöst;
• Feedback einholen;
• Grübeln Sie nicht über Fehler nach, sondern lernen Sie daraus.

Haben Sie einen Plan B, wenn etwas schief geht

Wenn wir davon sprechen, proaktiv zu sein und vorausschauend zu planen, bedenken Sie, dass die Möglichkeit besteht, dass Ihr Plan fehlschlägt. So gut es durchdacht ist, es kann immer etwas Unerwartetes passieren. Um den Überraschungsfaktor zu minimieren, gehen Sie die Dinge durch, die schief gehen könnten, und machen Sie einen Plan B, nur für den Fall.

Minimiere Ablenkungen

Denke darüber nach, was dich am meisten ablenkt.

Ist es Ihr Telefon? Deaktivieren Sie Benachrichtigungen und/oder platzieren Sie das Telefon in einem anderen Raum.

Spricht es mit Ihren Kollegen? Teilen Sie ihnen mit, dass Sie an einer wichtigen Aufgabe arbeiten und in einer Pause chatten werden.
Ist es ein neugieriger Arbeitsplatz? Investiere in Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung.

Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg – ​​je besser Sie Ihren Arbeitsablauf kennen, was ihn stören kann und was die notwendigen Schritte sind, um Unterbrechungen zu vermeiden, desto effizienter werden Sie sein.

Delegieren Sie weniger wichtige Aufgaben

Fragen Sie sich selbst – welche Aufgaben passen genau zu Ihren Fähigkeiten und müssen von Ihnen speziell erledigt werden? Das sind Ihre wichtigsten Aufgaben – machen Sie sie zu einer Priorität auf Ihrer To-Do-Liste. Versuchen Sie, diejenigen mit der niedrigsten Prioritätsstufe zu delegieren, damit Sie genug Zeit und Energie haben, um Ihre Hauptaufgaben anzugehen.

Effektiv kommunizieren

Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz ist klar, prägnant, respektvoll sowie offen und häufig. Jeder sollte an der Reihe sein, während Teamdiskussionen zu sprechen und seinen Input zu äußern, während andere aktiv zuhören. Denken Sie immer an den Punkt der Diskussion und das Problem, das Sie zu lösen versuchen. Gute Kommunikation minimiert Fehler und Missverständnisse und lässt alles reibungsloser ablaufen.

Dies gilt insbesondere, wenn Ihr Team remote arbeitet oder ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt hat. In diesem Fall ist es ebenso wichtig, die richtigen Kommunikationstools zu finden, von E-Mails bis hin zu Team-Chat-Apps. Mein Team verwendet Pumble als bevorzugte Team-Chat- und Kollaborations-App – es ist großartig für Teams, die nach einer kostengünstigen Lösung suchen, da es für unbegrenzte Benutzer kostenlos ist und Zugriff auf einen unbegrenzten Chat-Verlauf bietet.

„Nein“ sagen lernen

Zeit ist kostbar – Sie haben jeden Tag nur 1440 Minuten Zeit, um alles zu erledigen, einschließlich Ihrer Arbeit und Ihres Privatlebens. Seien Sie wählerisch, wie Sie es ausgeben.

Andere hingegen haben wahrscheinlich nicht die gleiche Einstellung, wenn es um Ihre Zeit geht, also müssen Sie lernen, „Nein“ zu sagen. Seien Sie selbstbewusst, aber höflich; Geben Sie den Leuten einen Grund für Ihre Ablehnung, aber erklären Sie nicht zu viel und gehen Sie nicht zu sehr ins Detail.

Verwenden Sie die „2-Minuten-Regel“ zum Aufschieben

Dieser Tipp ist mein Favorit; Wenn mir irgendetwas hilft, produktiv zu sein, dann ist es das.

Der erste Schritt ist der schwierigste – deshalb sollte es nie länger als 2 Minuten dauern. Machen Sie sich den Einstieg so einfach wie möglich.

„Schreiben“ wird zu „Neues Dokument öffnen“, „Training“ wird zu „Zieh deine Trainingskleidung an“, „E-Mails durchgehen“ wird zu „E-Mail-App öffnen“.

Das klingt nicht schlecht, oder?

Wenn Sie es schaffen, zu beginnen, wird es plötzlich viel einfacher, mit dem fortzufahren, was Sie tun müssen, und es schließlich zu beenden.

Bitten Sie um Hilfe

Wenn Sie nicht weiterkommen, ist es keine Schande, um Hilfe zu bitten. Ich verstehe, dass es nervenaufreibend sein kann, besonders wenn Sie neu eingestellt sind, aber am schnellsten lernen Sie, wenn Sie fragen. Außerdem ist es besser zu fragen und es richtig zu machen, als Fehler zu machen, die leicht vermieden werden könnten.

Die erste Option sollte sein, zu prüfen, ob die Antwort nicht bereits mit Ihnen geteilt wurde oder nur eine Google-Suche entfernt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, finden Sie die richtige Person für Ihr Problem und fragen Sie nach.

Wenn ein Meeting eine E-Mail sein kann, machen Sie es zu einer E-Mail

Laut Atlassian verbringt der durchschnittliche Büroangestellte 31 Stunden im Monat damit, an unproduktiven Meetings teilzunehmen. 91 % der durchschnittlichen Meeting-Besucher gaben an, während des Meetings Tagträume zu haben, 73 % erledigten andere Arbeiten, 39 % schliefen sogar und 45 % fühlten sich von der Anzahl der Meetings, an denen sie teilnehmen, überwältigt.

Manche Dinge müssen in einem Meeting besprochen und ein Brainstorming durchgeführt werden; andere können nur eine E-Mail sein. Wenn Ersteres der Fall ist, halten Sie Ihre Besprechungen auf den Punkt und produktiv.

Zusätzliche Möglichkeiten zur Maximierung der Effizienz, an die Sie vielleicht noch nicht gedacht haben

Abgesehen von den üblichen Methoden zur Bekämpfung von Aufschub, Desorganisation und anderen Feinden der Produktivität gibt es auch einige lustige und/oder interessante Dinge, die Sie ausprobieren können, um die Effizienz zu maximieren.

Finden Sie die richtige Wiedergabeliste

Wenn Sie zu den Menschen gehören, die ohne Musik nicht funktionieren können, ist es ein wichtiger Faktor für Ihren Erfolg, die perfekten Melodien zu finden, zu denen Sie arbeiten können. Manche bevorzugen Apps mit Hintergrundgeräuschen, manche genießen Lo-Fi oder Jazz-Radio, manche haben eine YouTube-Playlist speziell für Hektik. Oder vielleicht reichen Noise-Cancelling-Kopfhörer für Sie aus? Musik kann sich sowohl positiv als auch negativ auf die Produktivität auswirken, also stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Playlist finden.

Vernachlässigen Sie nicht die Bedeutung einer angemessenen musikalischen Untermalung!

Halten Sie Sitzungen im Stehen ab

Versuchen Sie, ein Meeting im Stehen abzuhalten – es ist, wie der Name schon sagt, ein Meeting, bei dem alle stehen. Das mag ungewöhnlich erscheinen, hat aber eine Reihe von Vorteilen, denn es:

• Nimmt weniger Zeit in Anspruch;
• Hält das Team engagiert und verbessert so die Leistung;
• Ist punktgenauer;
• Belastet den Körper weniger – insbesondere Nacken, Rücken und Schultern, die nach längerem Sitzen schmerzen können.

Gönnen Sie sich kleine Belohnungen

Manche Aufgaben sind außerordentlich langweilig und/oder schwer, aber sie müssen erledigt werden – und was noch schlimmer ist, sie müssen von Ihnen selbst erledigt werden.

Nach vielen empirischen Recherchen bin ich zu dem Schluss gekommen, dass man sich zu solchen Aufgaben am besten dazu durchringen kann, sich eine kleine Belohnung zu versprechen. Ich habe mit Leuten gesprochen, die die entgegengesetzte Methode anwenden: Sie wählen eine Bestrafung für sich selbst, wenn sie die Aufgabe nicht erledigen, aber ich mag die Belohnungsmethode mehr. Es bringt Sie dazu, eine positive Assoziation mit Ihrer Aufgabe zu bilden, anstatt eine negative.

Und, in den weisen Worten von Tom und Donna von Parks and Recreation, sollten Sie sich selbst etwas Gutes tun.

Finden Sie wiederholbare Verknüpfungen

Wenn Sie feststellen, dass Sie etwas immer wieder tun, verschwenden Sie keine Zeit damit, immer denselben Vorgang zu wiederholen – automatisieren Sie ihn stattdessen.

Wenn Sie beispielsweise viele E-Mails erhalten, die dieselbe oder eine sehr ähnliche Antwort erfordern, erstellen Sie eine Vorlage, anstatt dasselbe mehrmals einzugeben.

Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz angenehm und inspirierend

Wenn Sie 8 oder mehr Stunden am selben Ort verbringen, machen Sie es angenehm, an diesem Ort zu sein. Sie können dies tun, indem Sie:

• Räumen Sie Ihren Schreibtisch, Ihren Laptop und Ihr Telefon auf. Machen Sie Marie Kondo stolz auf sich, indem Sie alles wegwerfen und löschen, was Sie nicht verwenden. Bewahren Sie nur die Dinge auf, die entweder wichtig sind oder, wie sie sagen würde, „Freude machen“, wie eine Pflanze oder ein gerahmtes Foto auf Ihrem Schreibtisch;
• Hinzufügen einiger persönlicher Akzente, um den Raum angenehmer zum Arbeiten zu machen;
• Wählen Sie die richtige Beleuchtung, die nicht zu hell ist, aber Sie wach und konzentriert hält.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, suchen Sie online nach Inspiration. Meine persönlichen Favoriten sind ästhetische Schreibtisch-Setups und Schreibwarensammlungen auf YouTube – ich schaue sie wie verzaubert an. Abgesehen davon, dass sie mir eine unerklärliche Menge Freude bereiten, bringen sie mich auch dazu, impulsiv viele unnötige Dinge zu kaufen, also beobachte sie mit Vorsicht.

Wenn Sie zögern, finden Sie einen Verantwortlichkeitspartner

Die Leute tun dies normalerweise, wenn es darum geht, ins Fitnessstudio zu gehen oder sich gesund zu ernähren, aber hey, warum wenden Sie es nicht auch auf die Arbeit an? Wenn Sie mit Aufschub kämpfen, finden Sie jemanden, der im selben Boot wie Sie sitzt, und halten Sie sich gegenseitig zur Rechenschaft und auf Kurs.

Seien Sie vorsichtig bei der Auswahl Ihres Verantwortlichkeitspartners, da dies ein zweischneidiges Schwert ist. Es kann nach hinten losgehen, wenn Sie sich gegenseitig in die Lage versetzen, gemeinsam mehr zu prokrastinieren – was genau das Gegenteil von dem ist, was wir erreichen wollen.

Fazit

Effizienz bedeutet, mit minimalem Aufwand maximale Produktivität zu erreichen. In unserem Fall bedeutet das auch, klug zu arbeiten und bewusst mit seiner Zeit umzugehen. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu erreichen, von der Minimierung von Ablenkungen und dem „Frosch essen“ bis hin zum Finden der richtigen Wiedergabeliste und dem Verschenken kleiner Belohnungen für das Erfüllen von Aufgaben. Sie müssen nur die Wege finden, die für Sie am besten funktionieren, und schon sind Sie auf einem guten Weg, Ihre Effizienz zu maximieren.