Wie wir ein global verteiltes Team managen – Tipps von Flock-Managern

Wie führen Sie ein Team, wenn sich Ihr gesamtes Unternehmen ändert?

Das Jahr 2020 hat Unternehmen weltweit eine Reihe massiver organisatorischer Veränderungen gebracht. Viele lernen zum ersten Mal, sich an verteilte Teams anzupassen. Um fair zu sein, die Lernkurve ist ziemlich steil, also war es meistens Trial-and-Error, wenn Unternehmen herausfinden, was funktioniert und was nicht.

Glücklicherweise ist Flock seit einigen Jahren ein verteiltes Unternehmen mit Mitarbeitern, die unter anderem über Mumbai, Bangalore und Boston verteilt sind. Da Unternehmensleiter weltweit weiterhin Best Practices und Ansätze für die Verwaltung ihrer neuen Remote-Teams entwickeln, haben wir uns bei leitenden Führungskräften von Flock um Tipps und Tricks für die Verwaltung eines global verteilten Teams gekümmert.

Lernen Sie unsere Manager kennen

Shourya Saha ist Leiterin des Kundensupports bei Flock. Als erfahrene Strategin hat Saha erfolgreich strategische Lösungen in Partnerschaft mit Führungsteams in internationalen Unternehmen definiert und umgesetzt, bevor sie zu Flock kam.

Ninad Raval ist Head of Product and Design bei Flock. Raval leitet und leitet seit fast zwei Jahrzehnten Design- und Produktteams, wobei er sich hauptsächlich auf SaaS- und E-Commerce-Bereiche konzentriert.

Welche Tools verwenden Sie, um die Aufgaben Ihres Teams und deren Fortschritt zu verfolgen?

Unternehmensweit verwendet Flock Tools wie Jira, Asana, North, Google Docs und Sheets, um Aufgaben zu verwalten, Dateien zu organisieren und zusammenzuarbeiten. Wir verbinden all diese Tools mithilfe von Integrationen in Flock, sodass sich alles an einem Ort befindet.

Unser Produktteam verwendet eine Kombination aus North und Google Sheets, um sowohl Projekttermine als auch Leistungskennzahlen, OKRs und Initiativen zu verfolgen. Für Aufgaben, die funktionsübergreifende Unterstützung durch Entwicklung oder Design erfordern, verwenden sie Jira und Google Docs für die Zusammenarbeit.

Für Teams wie den Customer Support, der sehr datengesteuert ist, helfen CRM-Tools wie Zendesk und Datenvisualisierung in Metabase, die Leistung zu verfolgen und die Kommunikation zu optimieren. Shourya verfolgt den Fortschritt des Kundensupports quantitativ und misst Metriken, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Produktivität, Kundenzufriedenheit, Lösung des ersten Anrufs und mehr. Für die qualitative Analyse ermutigt er das Team, zufällige Fallüberprüfungen durchzuführen. Das Support-Team (und alle internen Teams bei Flock) verwenden auch Videokonferenz-Tools wie Flock und Zoom, um sich persönlich zu verbinden, selbst wenn sie meilenweit voneinander entfernt sind.

Wie oft treffen Sie sich mit Ihrem verteilten Team?

„Als Support-Team treffen wir uns einmal pro Woche“, sagt Saha. „Normalerweise sprechen wir über die Leistung der letzten Woche, durchdringen alle Prozesse, Richtlinien oder Technologie-Updates, die für das Team relevant sind, tauschen Best Practices aus und nennen diejenigen, die möglicherweise außergewöhnliche Arbeit geleistet haben.“

Unser Produktteam hält die Dinge lockerer als den Support und trifft sich jeden Freitag zu einem „Team TGIF“, um neue Erkenntnisse und interessante Themen zu diskutieren und sich bei einem kurzen Chat oder Spiel zu entspannen.

Wie oft treffen Sie sich mit Mitarbeitern 1:1?

Sowohl Saha als auch Raval sagen, dass sie sich einmal im Monat 1:1 mit ihren Teamleitern treffen.

„Gespräche zwischen den Leads und den Ingenieuren sind eher taktischer Natur“, sagt Saha. „Bei mir geht es mehr um die Kultur, die allgemeine Karriereplanung und den Fortschritt. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass sich das Team sowohl auf lang- als auch auf kurzfristige Ziele konzentriert.“

Auch Raval konzentriert sich auf die persönliche Karriereentwicklung und das Coaching in 1:1, neben dem Aussortieren von Hindernissen und prozessbezogenen Problemen, die auf OKRs abzielen. Er verwendet Flock-Erinnerungen, um wiederkehrende Meetings einzurichten, sowie ein gemeinsames Dokument mit dem Mitarbeiter, um sowohl vor dem Meeting Gesprächspunkte zu sammeln als auch später Notizen zu machen. Er empfiehlt, die Diskussion auf 30-55 Minuten zu begrenzen, um 1:1-Meetings produktiv zu halten.

Wie stellen Sie sicher, dass Teammeetings effektiv sind?

Ravals Tipp für effektive Meetings ist, sicherzustellen, dass jedes Meeting ein anderes Format hat, das funktioniert. Seine wöchentlichen Projektmanagement-Meetings (PM) werden abwechselnd von Mitarbeitern geleitet, sodass alle beteiligt bleiben und die Diskussionen fruchtbarer werden. Hier ist ein Überblick über die Tagesordnung für diese wöchentlichen PM-Meetings:

Agenda für Projektmanagement-Team-Meetings

• Wissen, woran alle anderen arbeiten und wie sie Hilfe von anderen erhalten können
• Stellen Sie Fragen und denken Sie über kurzfristige und längerfristige Ziele nach
• Gibt es etwas Neues oder Aufregendes, das jemand mit dem Team teilen möchte?
• Blocker oder Updates vom Team
• PM-, Design- und Entwicklungsprozesse, Vorschläge und Feedback

Jede Woche gibt der aktuelle Meeting-Gastgeber den Staffelstab weiter, indem er einen neuen Gastgeber nominiert, der für das nächste PM-Meeting verantwortlich ist. Der Gastgeber sammelt Diskussionspunkte von allen Teammitgliedern, um eine Tagesordnung zu erstellen, und stellt sicher, dass das Meeting geplant und besucht wird. Sie sind auch dafür verantwortlich, das Meeting voranzutreiben, sicherzustellen, dass alle Tagesordnungspunkte abgedeckt sind, und die Diskussionen relevant und wertvoll für alle Teilnehmer zu halten. Wenn es der Gastgeber schließlich nicht zum Treffen schafft, muss er allen während des Meetings Snacks kaufen! :)

Irgendwelche Ratschläge für Manager, die zum ersten Mal ein verteiltes Team leiten?

Raval hält es einfach:

• Haben Sie regelmäßige 1:1s
• Treffen Sie sich zwanglos mit Teams
• Legen Sie Ziele und Ergebnisse klar dar
• Feedback und Anerkennungen dokumentieren

Saha gibt zwei zusätzliche Ratschläge:

• Kennen Sie Ihr Team. Jeder Mensch hat andere Ambitionen und Talente. Behalten Sie diese im Auge.
• Kennen Sie Ihr Geschäft. Möglicherweise haben Sie nicht die Möglichkeit, auf jeden einzelnen Wunsch einzugehen, aber dies kann Ihnen dabei helfen, neue Wege für Ihre direkt unterstellten Mitarbeiter zu finden.

Saha sagt zum Beispiel: „Ich habe Leute mit einem Hintergrund in der Softwareentwicklung eingestellt, und es war sehr schwierig, sie in einem Support-Job zu halten. Mit der Zeit habe ich Gelegenheiten geschaffen, wo sie Apps entwickeln konnten, die dazu beitragen, die Leistung unseres Teams zu verbessern. Das ist eine Win-Win-Situation!“

Beide Manager sind sich einig, dass das Navigieren in einem Team, das sowohl kulturell als auch geografisch vielfältig ist, eine Pause von „all business“ erfordert. Mitarbeiter werden von ihren kulturellen Sensibilitäten und sozialen Hintergründen angetrieben, die ihre Motivation leiten und als Gelegenheiten dienen, Kontakte zu knüpfen.

Aber oft liegt der wahre Schlüssel zum Managen eines verteilten Teams darin, sich selbst zu managen.

„Nutze jeden Feedback-Kanal, um dich zu verbessern“, rät Saha. „Es ist unmöglich, es Ihrem Team und dem Unternehmen jedes Mal recht zu machen. Du wirst es nicht schaffen. Ermutigen Sie die Leute, Ihnen Verbesserungsfeedback zu geben. Wiederholen Sie immer wieder, dass Sie es begrüßen. Führen Sie anonyme Umfragen durch. Teilen Sie das Ergebnis mit dem Team.“

Willst du mehr Tipps? Laden Sie noch heute unseren Leitfaden zum Mitarbeiterengagement herunter.