Kommunikationsstile am Arbeitsplatz effektiv managen

Ein Team zu führen kann schwierig sein. Sie müssen nicht nur die Arbeit aller Ihrer Teammitglieder im Auge behalten, sondern auch regelmäßig mit ihnen kommunizieren, um ihre Arbeitsbelastung, Zufriedenheit und andere Bedürfnisse einzuschätzen.

Was aber, wenn Ihre Mitarbeiter einfach nicht so kommunizieren wie Ihre Vorgesetzten? Schlechte Kommunikation und Missverständnisse tragen gleichermaßen zu den meisten Problemen am Arbeitsplatz bei. Ermutigen Sie Ihre Manager, auf den Kommunikationsstil ihres Teams zu achten, damit sie effektivere Vorgesetzte werden können. Zu verstehen, wie jedes Teammitglied kommuniziert, eröffnet neue Kommunikationswege, um Stolperfallen, Spannungen und Fehler zu vermeiden.

Das mag wie ein großes Unterfangen erscheinen, aber es gibt viele Ressourcen, die Ihnen helfen, den Kommunikationsstil Ihres Teams zu verstehen – und sich daran anzupassen.

Unterschiedliche Kommunikationsstile am Arbeitsplatz

Die Kommunikationsforschung legt nahe, dass es vier Hauptkommunikationsstile gibt:

• Analytisch
• Intuitiv
• Funktionell
• persönlich

Diese vier Stile können widersprüchlich sein, aber wenn sie sorgfältig angegangen werden, kann ein Team, das aus diesen verschiedenen Stilen besteht, kohärent arbeiten. Darüber hinaus dienen unterschiedliche Kommunikationskanäle unterschiedlichen Zwecken , und diese sollten sich auch an den Kommunikationsstilen orientieren. Bringen Sie Ihrem Führungsteam bei, wie diese Stile miteinander interagieren, damit es seinen Teams helfen kann, bessere Leistungen zu erbringen.

Analytische Kommunikation

Jemanden mit einem analytischen Kommunikationsstil zu führen, bringt genau das mit sich, was Sie erwarten würden: Diese Person kümmert sich in erster Linie um die vorliegenden Fakten. Analytische Kommunikatoren ziehen es vor, wenn die Diskussion so direkt wie möglich ist, mit harten Zahlen, um jede Theorie oder Zusammenfassung zu untermauern.

Jedes Team braucht ein Mitglied, das analytisch an Problemlösungen herangehen kann. Dies hilft, die emotionale Entscheidungsfindung zu minimieren und konzentriert sich auf das Endergebnis. Dies bedeutet jedoch, dass Teammitglieder möglicherweise einige ihrer sozialen Bedürfnisse kompromittieren müssen, um mit einer analytischen Person zusammenzuarbeiten – sie sind nicht für Smalltalk geeignet.

Wenn Sie mit einem analytischen Typ kommunizieren, ermutigen Sie Ihr Team, mit Daten bis hin zu den kleinsten Details vorbereitet zu sein. Fordern Sie sie auf, beim Thema zu bleiben, klare Erwartungen zu formulieren und eine datengestützte Perspektive zu suchen. Stellen Sie sicher, dass sie einer detaillierten Tagesordnung folgen und dann mit Besprechungsnotizen, Aktionselementen und Erwartungen nachfassen.

Intuitive Kommunikation

Intuitive Kommunikatoren kümmern sich um die Daten, aber sie wissen, dass Daten nicht alles sind. Wenn Sie einen intuitiven Typ in Ihrem Team haben, verlassen Sie sich wahrscheinlich auf sie, wenn es um die großen Moonshot-Ideen geht. Sie sehen das Gesamtbild und sind bereit, tief in die Arbeit einzutauchen.

Die Kommunikation mit einer intuitiven Person kann jedes Mal eine einzigartige Erfahrung sein. Da sie kurze, auf den Punkt gebrachte Kommunikation schätzen, neigen sie dazu, die kleineren Details nicht zu beachten. Bereiten Sie sich darauf vor, die Nuancen einzuhämmern, damit sie von einem intuitiven Typ nicht übersehen werden.

Bereiten Sie sich bei der Verwaltung eines intuitiven Kommunikators auf ein unverblümtes und schnelles Gespräch und mehrere Folgemaßnahmen vor. Stellen Sie visuelle Hilfsmittel bereit, um ihre Aufmerksamkeit auf die Details zu lenken. Kommen Sie gleich auf den Punkt und hören Sie sich ihre großen Ideen an – lassen Sie ungewöhnliche Argumente zu – denn sie werden sich als unschätzbar erweisen.

Funktionale Kommunikation

Denken Sie an Ihren prozessorientiertesten Mitarbeiter. Sie sind wahrscheinlich ein funktionaler Kommunikator, der einen ganzheitlichen Ansatz zur Lösung von Problemen verfolgt und dann Schritt für Schritt vorgeht, um sicherzustellen, dass kein Detail übersehen wird. Funktionale Typen sind aufgrund ihrer Liebe zum Detail am besten in Prozess und Implementierung.

Funktionale Kommunikationstypen betrachten das Problem aus mehreren Perspektiven. Das bedeutet, dass sie dazu neigen, über Ideen nachzudenken, um sicherzustellen, dass jedes Detail berücksichtigt wird. Ihre fragende Natur kann sie dazu bringen, eine große Idee „zurückzudrängen“ oder den Advokaten des Teufels zu spielen – vielleicht eine, die von einem intuitiven Typ präsentiert wird. Bauen Sie Kommunikationswege zwischen diesen beiden Typen auf, um die Detaillücken zu schließen, die ein funktionaler Typ mit einem intuitiven Kommunikator erwarten könnte.

Der Umgang mit einem funktionalen Typ erfordert starke Fähigkeiten im aktiven Zuhören. Diese Typen möchten sicherstellen, dass Sie sich genauso um die Details kümmern wie sie – wiederholen Sie ihre Gespräche und bestätigen Sie mit ihnen, dass ihre Pläne klar sind. Ermutigen Sie zu Feedback von ihnen und erwarten Sie viel im Gegenzug. Legen Sie Fristen, Erwartungen und Prozesse fest, um einen funktionalen Geist zu beruhigen.

Persönliche Kommunikation

Ein persönlicher Kommunikator ist wahrscheinlich die geselligste Person in Ihrem Team. Persönliche Typen kommen zu Meetings, um ihr Wochenende zu besprechen und zu fragen, was Ihre Kinder vom neuesten Disney-Film halten, bevor sie zur Sache kommen. Für sie ist die emotionale Bindung zum Team der Motor ihres Erfolgs.

Persönliche Kommunikatoren konzentrieren sich auf den Aufbau von Beziehungen – sowohl innerhalb Ihres Teams als auch mit Ihren Kunden. Sie sind oft der Kitt, der Ihr Team zusammenhält. Vielleicht erleichtern sie freundschaftliche Diskussionen zwischen intuitiven und funktionalen Kommunikatoren, die als teamweite Diplomaten fungieren. Aber manchmal kann dies bei Teammitgliedern als zu informell empfunden werden. Diese Art von Kommunikatoren brauchen auch etwas mehr Erklärungen für die Entscheidungen, die andere Teammitglieder treffen, also ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, ihren Denkprozess auch zu erklären, wenn sie neue Ideen präsentieren.

Wenn Sie jemanden führen, der auf persönlicher Ebene kommuniziert, bleiben Sie locker. Sie schätzen das persönliche Gespräch von Angesicht zu Angesicht, ohne dass es sich anfühlt, als wäre es die ganze Zeit nur geschäftlich. Ihre Unterhaltungen können eher informell sein, da dies die Art von Menschen sind, die ein Treffen zu Fuß oder ein 1:1 in einem Café schätzen. Aus diesem Grund sollten Sie nach dem Treffen mit wichtigen Details oder Kontakten rechnen. Die Chancen stehen gut, dass dieser Mitarbeiter keine detaillierten Notizen gemacht hat.

Ermittlung der individuellen Persönlichkeiten Ihres Teams

Wie finden Sie das alles heraus? Oft ist der beste Weg, den Kommunikationsstil Ihres Teams zu lernen, einfach zu fragen!

Einige geradlinige Typen – wie persönliche oder analytische Kommunikatoren – zeigen ihre Persönlichkeit und ihren Kommunikationsstil von Anfang an. Andere sind sich ihrer Kommunikationstendenzen nicht ganz so bewusst, und sie sind für Sie als Manager möglicherweise nicht sofort offensichtlich.

Es gibt verschiedene Methoden, um die Kommunikationsidentität Ihres Teams zu bestimmen, aber drei Hauptansätze können die Art und Weise, wie Sie Ihr Team verwalten, verändern.

Persönlichkeitstests am Arbeitsplatz

Persönlichkeitstests sind keine vorübergehende Modeerscheinung – es gibt einen Grund, warum viele führende Wirtschaftsführer ihre Myers-Briggs-Typen in ihren Lebensläufen und LinkedIn-Profilen hervorheben. Tests wie das Myers-Briggs- oder das DiSG-Profil können Feinheiten im Arbeitsstil Ihrer Teamkollegen entfesseln , die ihnen nicht einmal bewusst sind.

Das CliftonStrengths-Assessment wird aufgrund seiner umfangreichen Reihe von 177 Fragen, die Muster identifizieren, um die individuelle Persönlichkeit, Stärken und Schwächen sowie Kommunikationsmethoden zu bewerten, immer beliebter.

Teamgeist fördernde Aktivitäten

Wir haben es alle satt, Vertrauensbrüche zu machen und „Hallo, mein Name ist Anna, und ich bringe Äpfel zum Picknick!“ Spiele. Aber über Eisbrecher-Spiele hinaus braucht Ihr Team Gelegenheiten, informell zusammenzuarbeiten, damit sie verstehen, wie einander kommuniziert. Integrieren Sie gelegentliche Teambuilding-Aktivitäten in Ihr Team, damit sie lernen, wie sie besser zusammenarbeiten können. Dabei kann es sich um etwas so Einfaches wie ein virtuelles Teammeeting, Wissenswertes oder ein kreatives Projekt wie einen Posterwettbewerb handeln. Sobald Ihr Team weiß, wie man gut zusammenarbeitet – insbesondere im Homeoffice –, wird die Kommunikation auf ganzer Linie einfacher.

Hören Sie auf Ihr Team

Das beste Feedback wird oft direkt von Angesicht zu Angesicht übermittelt. Egal, wie viele Tests oder Trainingsseminare Sie Ihr Team absolvieren lassen, es wird oft nur wollen, dass Sie offen damit umgehen – und umgekehrt. Ermutigen Sie Ihr Team, regelmäßige Feedbackschleifen zu initiieren, indem Sie beispielsweise während Ihrer wöchentlichen 1:1-Gespräche Fragen stellen. Ermutigen Sie sie, über einen Moment zu sprechen, in dem sie das Gefühl hatten, effektiv kommuniziert zu haben, oder vielleicht einen Moment, in dem sie Schwierigkeiten hatten, mit jemand anderem zu kommunizieren. Führen Sie regelmäßige „Puls“- und Feedback-Umfragen durch, bei denen Ihr Team seine Bedenken bei der Kommunikation anonym äußern kann. Dieses Feedback ist entscheidend für die gute Führung eines Teams, wenn alle unterschiedlich kommunizieren.

Verwaltung individueller Kommunikationsstile aus der Ferne

Wie nehmen Sie als Manager eines Remote-Teams all diese Informationen und sorgen dafür, dass sie in der gesamten digitalen Sphäre funktionieren? Glücklicherweise gibt es eine Fülle von Tools, die die Remote-Arbeit für Teams und Manager gleichermaßen erleichtern . Nehmen Sie dies als Richtlinie an, die Ihre Manager implementieren oder in Ihren Onboarding-Prozess aufnehmen können.

Nachrichten

Ihr analytischer Mitarbeiter mag es, wenn Informationen kurz und bündig sind. Ihr persönlicher Mitarbeiter begrüßt Sie gerne mit einem Guten Morgen. Und Ihr Fachmitarbeiter beginnt den Tag gerne damit, seine To-Do-Liste mit Ihnen durchzugehen. Sie können dies alles tun, ohne den Arbeitsablauf des anderen in einem Messaging-Tool wie Flock zu unterbrechen.

Flock kann verwendet werden, um sowohl Projekte als auch Personen zu verwalten , was es zu einem praktischen Werkzeug für Manager macht. Richten Sie für jedes Projekt, das Ihr Team verwaltet, einen Kanal ein, damit sie einzelne Initiativen verfolgen und dort Brainstorming durchführen können. Bauen Sie soziale Kanäle für Interessen wie Musik und Videospiele auf. Vielleicht mag Ihr analytisches Teammitglied Smalltalk nicht so sehr wie Ihr persönliches Teammitglied, aber es kann stundenlang über PUBG reden – wir sehen das hier oft bei analytischen Mitgliedern von Flocks Team. Um kommunikativ zu bleiben und gut zusammenzuarbeiten, ist es oberste Priorität, Ihr Team am Reden zu halten.

Projektmanagement

Wenn das Chatten für einen analytischen oder intuitiven Typ zu ablenkend wird, geben Sie ihm die Möglichkeit, einseitig und ununterbrochen zu arbeiten, indem Sie Ihre Aufgaben in ein Projektmanagement-Tool wie Asana oder Trello integrieren . Diese Tools sind didaktisch bei der Kommunikation eines Prozesses, was bedeutet, dass die analytische Allie die persönliche Polly wissen lassen kann, dass sie an der Reihe ist, ein Projekt aufzunehmen, ohne sich durch Gespräche festgefahren zu fühlen. Es geht darum, die Prozesse natürlich fließen zu lassen.

HR-Tools

Als Manager ist es wichtig, Feedback zu Ihrer Leistung zu sammeln, um sicherzustellen, dass sich Ihr Team wohl und gut geführt fühlt. Während Sie den Kommunikationsstil Ihres Teams lernen, bemühen Sie sich aktiv, Ihre internen HR-Tools zu verwenden, um Ihre Fortschritte zu verfolgen. Pulse-Tools wie 15Five ermöglichen es Ihren Teammitgliedern, spontane Einblicke in ihre täglichen Erfahrungen zu geben und können Diskussionsthemen für Ihr nächstes 1:1- oder Teammeeting informieren.