Effizienz meistern: Ein Leitfaden zur Verwaltung mehrerer WordPress-Sites für KMU-Kunden

Veröffentlicht: 2023-06-20

Es ist Montagmorgen und Sie planen Ihre Woche. Sie schauen auf Ihren Google-Kalender und fragen sich, warum er schon so voll ist (es ist so einfach zu sagen „Treffen wir uns nächste Woche“, wenn es noch nicht nächste Woche ist). Zusätzlich zu den Besprechungen mit Kunden und Ihrem Team müssen Sie rechtzeitig Zeit einplanen, um die Aufgaben tatsächlich erledigen zu können.

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Eine Möglichkeit, bei der Krise am Montagmorgen zu helfen? Integrieren Sie effizientere Methoden zur Erledigung Ihrer Arbeit. Sie können vielleicht nicht mehr Stunden am Tag finden, aber mit den richtigen Tools und Tipps können Sie definitiv mehr aus den Stunden machen, die Sie haben. Wenn Sie unter anderem mehrere WordPress-Sites für Kunden verwalten müssen, können Sie viel tun, um das Abhaken dieser Aufgabe so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Inhaltsverzeichnis

Richten Sie effiziente Arbeitsabläufe ein
- Workflow-Software und Apps
- Erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Zentralisieren Sie die Verwaltung mit einem Dashboard für mehrere WordPress-Sites
Sorgen Sie für Sicherheit und Backups
- Die Bedeutung der Archivierung
Überwachen Sie die Leistung Ihrer mehreren WordPress-Websites
- Tipps und Tools zur Verbesserung der Website-Leistung

Das Endergebnis
- Häufig gestellte Fragen
  - Was sind einige häufige Herausforderungen bei der Verwaltung mehrerer WordPress-Sites für Kunden?
  - Wie kann ich die Leistung mehrerer WordPress-Sites überwachen?

1. Richten Sie effiziente Arbeitsabläufe ein

Fangen wir am Anfang an: Ein effizienter Workflow führt zu effizientem Arbeiten. So machen Sie das:

Überprüfen Sie Ihren aktuellen Arbeitsablauf. Es kann verlockend sein, einzutauchen und einen völlig neuen Workflow von Grund auf zu erstellen, das perfekte System, von dem Sie schon immer geträumt haben. Aber bevor Sie das Rad neu erfinden, werfen Sie einen Blick auf Ihren aktuellen Workflow für die Verwaltung mehrerer WordPress-Sites. Was funktioniert und was noch wichtiger ist, was nicht. Das muss nicht allzu kompliziert sein.
Erstellen Sie eine Start-/Stopp-/Fortsetzungsliste. Gehen Sie die Schritte in Ihrem aktuellen Prozess durch und entscheiden Sie, ob Sie damit aufhören oder so weitermachen sollten. Identifizieren Sie die Lücken und fügen Sie sie der Startspalte hinzu.
Bauen Sie Ihr neues System. Machen Sie sich alle Notizen und entwerfen Sie einen neuen Arbeitsablauf. Vergessen Sie nicht, sich zu notieren, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, wer sie genehmigen muss usw. Gehen Sie die Checkliste gedanklich durch, als würden Sie jeden Schritt für ein echtes Projekt durchführen.
Machen Sie eine Probefahrt damit. Die einzige Möglichkeit herauszufinden, ob Ihr neuer Prozess für die Verwaltung mehrerer WordPress-Websites funktioniert, besteht darin, ihn zu testen. Bitten Sie und Ihr Team bei der Implementierung des aktualisierten Workflows, sich Notizen darüber zu machen, was funktioniert und wo es Raum für Verbesserungen gibt.
Aktualisieren und iterieren. Wenn Sie genug Zeit hatten, Feedback einzuholen, nehmen Sie Änderungen an Ihrem Arbeitsablauf vor, damit er Ihren Anforderungen entspricht. Kein Prozess ist jemals abgeschlossen – oder perfekt –, seien Sie also offen für Optimierungen und bleiben Sie flexibel, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Ihr Arbeitsablauf für die Verwaltung mehrerer Standorte wird höchstwahrscheinlich aus vielen beweglichen Teilen bestehen: Checklisten für Aufgaben, Zuweisen/Delegieren von Aufgaben an bestimmte Teammitglieder, Festlegen von Zeitplänen und Übergabe an Kunden. Es gibt viele Projektmanagement-Tools, die Sie nutzen können (viele kostengünstig oder kostenlos), um bei der Verwaltung mehrerer Websites in WordPress zu helfen.

Workflow-Software und Apps

Trello: Dieses Projektmanagement-Tool erleichtert die Zusammenarbeit mit Ihrem Team. Drag-and-Drop-Listen, Automatisierung und ein visuelles Board sorgen dafür, dass Sie auf einen Blick wissen, wo sich der Status jeder Aufgabe befindet.
Asana: Wenn Sie mehr Berichte und Anpassungen wünschen, Listenarbeit bevorzugen oder ein größeres Team haben, ist Asana möglicherweise das richtige Projektmanagement-Tool für Sie.
Microsoft Project: Nutzen Sie bereits Teams und die MS Suite an Tools? MS Project kann für Zeitpläne, Projektplanung, Zeiterfassung und Kanban-Boards verwendet werden.
Airtable: Lieben Sie eine gute Tabelle? Airtable hat die Form einer Datenbank mit dem Ablauf und der Automatisierung eines Tools für die Zusammenarbeit im Projektmanagement. Es ist einfach, aber effektiv und erfordert nicht viel Zeit für die Einrichtung.
Monday.com: Wenn Benutzerfreundlichkeit bei der Verwaltung mehrerer WordPress-Sites im Vordergrund steht, ist dieses Projektmanagement-Tool einen Blick wert. Der Preis basiert auf mindestens drei Sitzplätzen, Sie müssen also Ihr gesamtes Team an Bord holen.
Notion: Notion ist mehr als ein Projektmanagement-Tool. Es kann für Notizen, Zeitpläne, Aufgabenlisten und mehr verwendet werden. Die Einrichtung kann anfangs mühsam sein, aber wenn Sie vorhaben, es für alles zu verwenden, könnte sich die Zeitinvestition lohnen.
Slack: Es handelt sich nicht unbedingt um ein Workflow-Tool, aber Slack kann dafür sorgen, dass Ihr Team nahtlos zusammenarbeitet. Sie können auch viele der anderen von Ihnen verwendeten Apps und Software integrieren, um die Arbeit zu vereinfachen und den Überblick zu behalten.
Zapier: Apropos Automatisierungen: Mit Zapier können Sie alle möglichen Integrationen zwischen Tools einrichten. Richten Sie Zaps ein, um beispielsweise Teammitglieder zu benachrichtigen, Kunden über den Fortschritt zu informieren, Aufgaben aus Ereignissen oder E-Mails zu erstellen und vieles mehr.

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Sobald Sie die Bausteine für Ihren Workflow zur Verwaltung mehrerer WordPress-Sites und die Tools, die Sie dafür benötigen, eingerichtet haben, müssen Sie herausfinden, wie Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden halten und zufrieden stellen. Es kann allzu leicht passieren, dass man vergisst, seine Kunden über den Fortschritt zu informieren, wenn man weiß, dass die Dinge unter Kontrolle sind und intern gut vorankommen.

Das Setzen klarer Erwartungen an die Kommunikation und die Umsetzung dieser Pläne kann einen großen Beitrag zum Beziehungsmanagement leisten. Hier sind einige Dinge, die Sie bei Ihrem Kundenkommunikationsplan berücksichtigen sollten:

Was ist die bevorzugte Kommunikationsmethode des Kunden? Email? Ein wöchentliches persönliches Treffen persönlich oder per Video? Locker?
Legen Sie Ergebnisse und Zeitpläne fest und vereinbaren Sie diese
Bestimmen Sie, welche Informationen für Kunden wichtig sind und welche intern aufbewahrt werden sollten
Entscheiden Sie, wie oft Sie Updates teilen möchten (und nutzen Sie die Automatisierung, wo immer Sie können).
Wer übernimmt die Führung der Kundenkommunikation? Es ist am besten, einen einzigen Ansprechpartner zu haben, um das Risiko gemischter Nachrichten auszuschließen

2. Zentralisieren Sie die Verwaltung mit einem Dashboard für mehrere WordPress-Sites

Sobald Ihre Arbeitsabläufe und Kommunikationspläne so effizient wie möglich sind, ist es an der Zeit, ein Tool zum Verwalten mehrerer WordPress-Sites über ein Dashboard zu implementieren.

Wenn Sie Website Pro von Vendasta zum Erstellen, Hosten und Verwalten mehrerer WordPress-Sites verwenden, kann das leistungsstarke Admin-Dashboard das Leben erheblich erleichtern. Viele Agenturen, die mehrere WordPress-Sites für KMU-Kunden erstellen, greifen auf Website Pro von Vendasta als Website-Builder ihrer Wahl zurück. Das liegt daran, dass es sich um einen leistungsstarken, intuitiven Website-Builder handelt, der auf der Google Cloud-Plattform gehostet wird und White-Label ist, sodass sie ihren Kundenstamm skalieren und erweitern können.

Das Admin-Dashboard ermöglicht es Agenturen, mehrere WordPress-Sites so effizient wie möglich zu verwalten.

Sehen Sie alles auf einen Blick. Behalten Sie im Auge, wie viele Websites Sie verwalten, den Status ihrer WordPress-Version und welche Plugins oder Themes aktualisiert werden müssen.
Behalten Sie den Überblick über die Wartung. Erhalten Sie Benachrichtigungen für wichtige Updates und nehmen Sie diese direkt über das Dashboard vor. Sie müssen nicht mehr nach Passwörtern suchen oder die einzige Person in Ihrem Team finden, die darauf Zugriff hat.
Einblicke immer zur Hand. Möchten Sie Ihren Kunden auf den neuesten Stand bringen oder eine Frage beantworten? Haben Sie alle Statistiken, die Sie benötigen, an einem Ort.
Schließen Sie diese Registerkarten. Vermeiden Sie eine Überlastung des Browsers mit einem neuen Fenster oder Tab, jedes Mal, wenn Sie ein bestimmtes Konto überprüfen müssen.

3. Sorgen Sie für Sicherheit und Backups

Ihre Kunden vertrauen darauf, dass Sie ihre Websites sicher und geschützt halten. Aus diesem Grund müssen Sie bei der Verwaltung mehrerer WordPress-Sites auf Backups und Sicherheit achten. Die Verwendung des richtigen Hostings ist ein weiterer Aspekt, wenn es um die Sicherheit geht – Google Cloud-Webhosting ist eine starke Verteidigungslinie. Es gibt andere Hosting-Optionen wie Amazon Web Services (AWS), aber wenn es um AWS vs. Google Cloud geht, hat Google immer noch den Vorteil, die beste Option für Reseller-Hosting zu sein.

Um die Daten Ihrer Kunden (und all Ihre harte Arbeit) zu schützen, ist es wichtig, Themes und Plugins auf dem neuesten Stand zu halten. Entwickler führen regelmäßig Updates durch, um Sicherheitslücken zu schließen und erweiterte Sicherheitsfunktionen hinzuzufügen. Veraltete Software kann zum Hauptziel von Angriffen werden. Daher ist die Aktualisierung der erste Schritt zur Verhinderung externer Angreifer.

Die Bedeutung der Archivierung

Ältere Versionen von Themes und Plugins können häufig mit neuerer Software nicht mehr kompatibel sein, wodurch Sie einem Datenverlustrisiko ausgesetzt sind. Trotz verbesserter Sicherheitsprotokolle besteht immer noch das Risiko, dass alles verloren geht, weshalb Backups unerlässlich sind. Sie können Backups so einstellen, dass sie automatisch erfolgen, oder sie manuell ausführen – sie müssen jedoch nicht verhandelbar sein. Wenn Sie sich für die Websites Ihrer Kunden für eine WordPress-White-Label-Lösung wie Vendasta entscheiden, können Sie die zahlreichen verfügbaren Sicherheits- und Backup-Plugins nutzen. Jedes verfügt über spezifische Funktionen und Vorteile, sodass Sie dasjenige finden können, das den Bedürfnissen Ihres individuellen Kunden am besten entspricht.

Wenn Sie Vendasta zum Erstellen von Websites verwenden, können Sie mithilfe automatisierter Updates und des Dashboards Themes und Plugins auf dem neuesten Stand halten, die Daten Ihrer Kunden sichern und im Allgemeinen ruhiger schlafen, wenn es um die Datensicherheit geht.

Wenn Sie E-Commerce-KMUs unterstützen, sollten Sie darüber nachdenken, SSL-sicheres Einkaufen auch für Ihre Kunden-Websites zu implementieren.

4. Überwachen Sie die Leistung Ihrer mehreren WordPress-Websites

Wenn Sie viele WordPress-Websites für Kunden verwalten müssen, ist es wichtig, die Leistung dieser Websites im Auge zu behalten. Laden sie schnell, laufen sie reibungslos und sind sie für alle Website-Besucher leicht zugänglich? Wenn Sie die Leistung nicht verfolgen, könnten Ihre Kunden einen Besucherverlust, ein geringeres Engagement der Leute, die es auf die Website schaffen, und einen insgesamt geringeren Umsatz feststellen.

Tipps und Tools zur Verbesserung der Website-Leistung

Optimieren Sie für Plugin-Konflikte. WordPress verfügt über viele Plugins, die großartig sein können. Aber manchmal spielen sie nicht gut zusammen. Bevor Sie Zeit damit verschwenden, einen unklaren Grund für die geringere Leistung zu finden, überprüfen Sie die Plugins Ihrer verschiedenen WordPress-Websites, um sicherzustellen, dass keine Probleme vorliegen. Überprüfen und testen Sie insbesondere nach einem Update, um sicherzustellen, dass die Website wie erwartet funktioniert.
Serverprobleme ausschließen. Wenn Sie langsamere Ladezeiten oder einen Leistungsabfall insgesamt bemerken, überprüfen Sie den Server. Wenn es sich um ein Serverproblem handelt, ist es möglicherweise an der Zeit, über das Hosting Ihrer Website nachzudenken und zu prüfen, ob es für Sie (und Ihre Kunden) funktioniert.
Überprüfen Sie Ihren Cache. Es gibt zahlreiche Plugins, die bei der Verwaltung der temporären Datenspeicherung helfen, damit alles schnell läuft. Hummingbird, WP Rocket, W3 Total Cache oder WP Super Cache sind Optionen zum Erkunden.
Bilder optimieren. Bilder sind für die meisten Websites selbstverständlich – sie machen die Inhalte interessanter, auffälliger und ansprechender. Wenn sie jedoch nicht richtig optimiert werden, können sie zu einer schlechten Leistung führen und das Gegenteil ihrer beabsichtigten Wirkung bewirken. Bei optimierten Bildern kann eine Reduzierung der Dateigröße, der Abmessungen oder beider zu schnelleren Ladezeiten führen. Und ja – dafür gibt es ein Plugin. Smush, Imagify und ShortPixel können helfen.
Minimieren Sie HTTP-Anfragen. Jedes Element auf einer Website benötigt zum Laden eine HTTP-Anfrage. Wenn Sie die Anzahl der Anfragen nach CSS- und Javascript-Dateien und Bildern minimieren, können Sie möglicherweise die Leistung Ihrer Website steigern. Sie können dies erreichen, indem Sie CSS und Javascript kombinieren, Code minimieren, Lazy Load aktivieren, Bildgrößen reduzieren und nicht benötigte Plugins deaktivieren.
Nutzen Sie ein Content-Delivery-Netzwerk. Ein Content-Delivery-Netzwerk stellt dem Endbenutzer Ihre Website von einem geografisch näher gelegenen Server aus und reduziert so Latenz und Ladezeit. Cloudflare ist ein Beispiel für ein CDN, mit dem Sie wahrscheinlich bereits vertraut sind.
Überwachen Sie Skripte von Drittanbietern: Dinge wie Analysen, Tracking-Codes und Social-Media-Widgets sind allesamt Skripte von Drittanbietern und können sich auf die Leistung Ihrer mehreren WordPress-Sites auswirken. Führen Sie eine regelmäßige Überprüfung durch und bewahren Sie nur Skripte auf, die Sie und Ihre Kunden (und Besucher ihrer Websites) nützlich finden.

Das Endergebnis

Mit ein paar Änderungen an Ihrem Workflow, den richtigen Tools und Automatisierungen sowie regelmäßiger Leistungsüberwachung kann die Verwaltung mehrerer WordPress-Sites für Kunden ein Kinderspiel sein – oder zumindest nicht schwierig.

Häufig gestellte Fragen

Was sind einige häufige Herausforderungen bei der Verwaltung mehrerer WordPress-Sites für Kunden?

Die Verwaltung mehrerer WordPress-Sites für Kunden kann eine Herausforderung sein. Um den Erfolg sicherzustellen, setzen Sie sich realistische Ziele, pflegen Sie eine gute Kommunikation und nutzen Sie Tools wie ein zentrales Dashboard zur Überwachung aller Kunden-Websites. Zeitmanagement ist der Schlüssel, und Sicherheit und Datensicherheit, Leistung sowie Aktualisierungen und Wartung sollten im Auge behalten werden.

Wie kann ich die Leistung mehrerer WordPress-Sites überwachen?

Um die Leistung mehrerer WordPress-Sites effektiv zu überwachen, können Sie Tools wie das Website Pro Admin Dashboard von Vendasta, PageSpeed Insights, GTmetrix und Pingdom verwenden, um Ladezeiten und Reaktionsfähigkeit zu verfolgen. Installieren Sie außerdem Plugins zur Betriebszeitüberwachung, um Sie über etwaige Ausfallzeiten zu informieren. Verwenden Sie schließlich Plugins zur Leistungsüberwachung, um potenzielle Probleme zu identifizieren, die zu einer Verlangsamung führen könnten, wie z. B. veraltete Plugins, große oder nicht optimierte Bilder und minderwertiges Hosting.