Machen Sie Ihr Marketing mit wiederholbaren Prozessen effizienter

Ich bin einer von denen, die viel erledigen. Ich mache gerne Listen und ich mache gerne . Die Leute denken immer, das liegt daran, dass ich viel Kaffee trinke, was stimmt. Aber das ist nur ein Teil dessen, was mich produktiv macht.

Ich habe einen Weg gefunden, effizient zu sein – viel zu erledigen – indem ich die Arbeit, die ich immer wieder mache, rationalisiere. Wenn ich mir die Zeit nehme, Vorlagen und wiederholbare Prozesse im Voraus einzurichten, bin ich tatsächlich schneller. Das ist mein geheimer Trick. Schauen wir hinter die Kulissen, um zu sehen, wie ich diese Prozesse nutze, um Zeit zu sparen.

Was ist ein wiederholbarer Prozess?

Ein wiederholbarer Prozess ist im Wesentlichen alles, was Sie immer wieder tun und ein ähnliches Ergebnis benötigen. Wenn Sie regelmäßige Newsletter schreiben, täglich auf Ihrem CMS veröffentlichen oder jeden Monat Daten abrufen, wiederholen Sie Arbeitselemente. Warum nicht einen Prozess formalisieren? Natürlich ist nicht alles wörtlich wiederholbar – aber wenn Ihre allgemeinen Vorgehensweisen jedes Mal gleich sind, sind Sie auf dem Weg zu dem, worüber ich spreche.

Warum Sie einen wiederholbaren Prozess brauchen

Der natürliche Grund, warum Sie wiederholbare Prozesse in Betracht ziehen sollten, ist Zeit und Geld zu sparen. Und das wollen alle – Sie selbst, Ihr Chef, Ihr Kunde – immer hören. Ja, es wird einige Zeit in Anspruch nehmen, wie ich erklären werde. Aber das Ergebnis kann Ihnen auf lange Sicht tatsächlich Zeit sparen.

Wie ich wiederholbare Prozesse verwende

Früher habe ich einen Newsletter für mein Kundenteam erstellt. Es war ein internes Kommunikationstool, das Daten und Ergebnisse für den Monat erfasste.

Aber – ehrlich gesagt – ich wollte nicht zu viel Zeit mit dieser Sache verbringen. Ich hatte viel andere Arbeit auf meinem Teller. Glücklicherweise stimmte mein Mandant zu. „Verbringen Sie jeden Monat nicht mehr als eine Stunde damit“, riet sie. Auch sie wollte, dass ich klüger arbeite – schließlich bezahlte sie für meine Zeit und zog es vor, sie für Projekte mit hohem ROI zu verwenden.

Und doch musste die Newsletter-Aufgabe noch erledigt werden. Wir wollten unsere Arbeit mit unserem Team teilen.

Also habe ich eine Vorlage erstellt. Zuerst habe ich mit dem Kunden ein Brainstorming darüber durchgeführt, welche Art von Inhalten wir jeden Monat einbeziehen wollten. Dann habe ich eine Struktur für den Newsletter festgelegt, inklusive Content Buckets. Schließlich arbeitete ich mit einem Designer zusammen, um es zu polieren.

Hat diese anfängliche Anstrengung Zeit gekostet? Absolut. Ich habe wahrscheinlich 10 oder mehr Stunden mit dieser ersten Ausgabe verbracht. Aber von da an war es wirklich eine viel einfachere Plug-and-Play-Aufgabe.

In Zukunft setze ich jeden Monat Zeit in meinem Kalender fest, um die Arbeit zu erledigen. Ich habe ein paar Stunden blockiert ( shh , sagen Sie meinem Kunden nicht, dass ich zwei Stunden gebraucht habe, nicht eine). Dann habe ich diese Zeit einfach genutzt, um die Daten abzurufen, die Gewinne aufzulisten, zu schreiben, zu bearbeiten und freizugeben. Erledigt.

Was ich gelernt habe und warum dies ein Gewinn war

Diese Vorlage und dieser Prozess erwiesen sich als enorme Zeitersparnis. Ich wusste, was ich erreichen musste, und ich wusste genau, in welchem ​​Zeitfenster ich an diesem Newsletter arbeiten musste. Ich habe mein Gehirn davor bewahrt, endlos herumzuspinnen und darüber nachzudenken, was in jede Ausgabe aufgenommen werden soll. Ich wusste bereits, welche Daten ich auswertete, welche Erfolge ich hervorheben sollte, wie der Newsletter aussehen würde und wie viel Platz ich für meine Geschichten hatte. Am wichtigsten war, dass ich wusste, dass ich Zeit hatte, daran zu arbeiten. Sobald die Erinnerung in meinem Kalender ertönte und mich auf die Aufgabe aufmerksam machte, konnte ich mich direkt an die Arbeit machen, anstatt herumzuzappeln und mich um Design- und Content-Buckets zu kümmern.

Auch meine Teamkollegen und Kunden bemerkten, dass sich die Bemühungen vor der Arbeit auszahlten. Sie bemerkten das einheitliche Erscheinungsbild des Newsletters. Sie betrachteten die Bemühungen nicht als eine einmalige Zusendung – eine einmalige E-Mail, die es zu ignorieren gilt – sondern eher als einen echten „Newsletter“. Sie freuten sich tatsächlich darauf, es zu erhalten – und schließlich wurde diese Mitteilung zu einem geschätzten internen Marketinginstrument. Die Leute fragten sogar, wie man Inhalte einreicht. Bonus!

Warum also verbringe ich so viel Zeit damit, über einen Newsletter zu reden, wenn dies ein Blog über wiederholbare Prozesse ist? Denn, einfach gesagt, ein Newsletter-Template ist ein wiederholbarer Prozess. Es ist etwas, was ich jeden Monat tun musste – es wiederholte sich.

Arten von wiederholbaren Prozessen

Metriken sind ein weiterer wiederholbarer Prozess, bei dem Sie Zeit sparen können. Wenn ich ehrlich bin, kämpfe ich mit Data Mining. Ich bin nicht in Excel und Datenbanken geschult – obwohl ich weiß, dass sie ein wesentlicher Bestandteil meiner Arbeit als Marketingspezialist sind. Die Wahrheit ist, dass ich in erster Linie eine Inhalts- und Wortperson bin. Das Gleiche galt für viele Mitglieder meines ehemaligen Marketingteams, die als Wortschmiede eingestellt wurden. Als es an der Zeit war zu beweisen, wie diese Worte für uns funktionierten, nun ja … es war ein bisschen katastrophal. Wir haben definitiv ein Sammelsurium von Ergebnissen produziert. Jeder von uns hatte eine andere Art, Daten anzuzeigen und mit unserem Teamleiter und Kunden zu teilen.

Glücklicherweise hatten wir einen Datenbankexperten in unserem Team, der uns zur Seite stand. (Nebenbei, das ist eines der großartigen Dinge daran, Teil eines Teams zu sein. Sie können zugeben, wenn Sie nicht innerhalb Ihrer Kernkompetenz arbeiten, und um Hilfe bitten, wenn Sie sie brauchen. Sie können delegieren.) Wir haben als Team genau festgelegt, welche Daten wir alle täglich, wöchentlich und monatlich überprüfen müssen. Dann ging unser Datenbank-Guru in die Stadt, um Excel-Abfragen einzurichten – eine Art wiederholbarer Prozess –, die dabei halfen, die Daten abzurufen. Alles, was wir tun mussten, war die Funktion „Daten aktualisieren“ in unserer Excel-Tabelle zu drücken, und – voila – neue Daten erschienen. Das sparte immense Zeit und viele Kopfschmerzen.

Die Rechnungsstellung kann ein wiederholbarer Prozess sein, ebenso wie das Verfolgen von Inhaltsübermittlungen an PR-Firmen, die Überprüfung Ihrer Inhalte auf Fakten und sogar das Erstellen von Tagesordnungen für Teambesprechungen.

Die Wiederverwendung von Inhalten über verschiedene Marketingkanäle hinweg kann ebenfalls ein Kandidat für einen wiederholbaren Prozess sein. Es ist nicht so sehr ein Prozess, sondern der Akt der Wiederverwendung und des Recyclings dessen, was Sie bereits getan haben – es für andere Zwecke wiederzuverwenden – ist eine Art Wiederholungsarbeit. Und es kann Ihnen absolut Zeit und Geld sparen.

Verwendung wiederholbarer Prozesse für interne Schulungen

Schulen Sie ständig neue Mitarbeiter darin, wie die Dinge in Ihrem Büro funktionieren, indem Sie ihnen beispielsweise zeigen, wie man eine Webseite erstellt oder in Ihrem CMS veröffentlicht? Wenn diese Prozesse regelmäßig verwendet werden, warum dokumentieren Sie sie nicht und erstellen eine interne Anleitung? Das ist eine Art wiederholbarer Prozess, der Ihnen helfen kann, Zeit für interne Schulungen zu sparen.

Die interne Dokumentation hilft bei der Notfallplanung während Ausfallzeiten (oder wenn Ihr Team plötzlich schrumpft und die zurückgelassenen Leute die Arbeit übernehmen müssen, die früher andere erledigt haben). Und natürlich helfen diese Aufzeichnungen auch, wenn jemand einfach weiterzieht – und man ein neues Gesicht mitbringt.

Wenn Ihre Prozesse dokumentiert sind, müssen Sie nicht viel Zeit mit einmaligen Schulungen und Anleitungen verbringen. Vielmehr können Sie die Prozessdokumentation teilen und sich dann mit den Mitarbeitern zusammensetzen, um Fragen zu beantworten.

Vergessen Sie nicht, Ihre Prozesse zu testen

Eine letzte Sache, bevor wir schließen. Wenn Sie sich entscheiden, Vorlagen zu erstellen oder Anleitungen zu dokumentieren, vergessen Sie nicht zu testen. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, ein Prozessdokument voller Fehler zu erstellen, das am Ende mehr Stress – und Arbeit – für Sie und Ihr Team verursacht. Führen Sie es Schritt für Schritt durch, um sicherzustellen, dass Ihre Anweisungen klar und der Prozess einwandfrei ist.

Was kannst du tun?

Was können Sie also persönlich in einen wiederholbaren Prozess verwandeln? Es ist wahrscheinlich, dass Sie mindestens eine Aufgabe haben, die Sie auf eine Art Autopilot stellen können. Vielleicht ist es die Art und Weise, wie Sie Ihre Metriken abfragen. Oder die Art und Weise, wie Sie Ihr Team für Content-Beiträge für Ihren Newsletter begeistern. Oder die Art und Weise, wie Sie ein Deck entwerfen. Das Kalendern kann auch ein wiederholbarer Prozess sein, wie meine jährliche Tradition der Januarplanung.

Meine Bitte ist, dass Sie sich etwas Zeit nehmen, um über die Aufgaben nachzudenken, die Sie immer wieder erledigen – jeden Tag, jede Woche, jeden Monat, jedes Jahr. Der erste Schritt besteht darin, diese aufzulisten. Dann schau mal genau hin. Welcher davon könnte ein Kandidat für einen Prozess werden? Können Sie eine kurze Schritt-für-Schritt-Übersicht verfassen, die dokumentiert, was zu tun ist, damit Sie beim nächsten Mal direkt loslegen können? Fragen Sie auch Ihre Teamkollegen. Gibt es etwas, das sie regelmäßig tun, womit sie aber zu kämpfen haben – oder sogar etwas, das einfach viel Zeit in Anspruch nimmt? Auch diese Aufgaben sind Kandidaten für wiederholbare Prozessdokumente.

Sobald Sie Ihren Prozess eingerichtet haben, ist er relativ einfach auszuführen – zu spülen und immer wieder zu wiederholen, um maximale Effizienz zu erzielen.

Act-On legt großen Wert auf „time to value“. Schnell zu sein – schnell aufzustehen und loszulegen – ist eines der wichtigsten Dinge, die uns von anderen unterscheiden. Ebenso können Sie durch wiederholbare Prozesse in Ihrer Hosentasche schneller mit Ihrer To-do-Liste loslegen. Auch ohne literweise Kaffee zu trinken.

Zurück zu dir

Wie haben Sie die Effizienz durch wiederholbare Prozesse in Ihrem eigenen Job optimiert? Teile deine Tipps hier.