So erstellen Sie genaue Arbeitszeitschätzungen

Präzise Zeitschätzungen helfen Ihnen, Ihre Arbeit zu planen und zu analysieren – als Ergebnis verwalten Sie Ihre Zeit und Besorgungen richtig.

Aber es ist relativ einfach, sich bei der geschätzten Zeit für die Fertigstellung eines Projekts zu irren – vor allem, weil die Leute notorisch schlecht darin zu sein scheinen, die Zeit zu schätzen, die sie brauchen, um etwas fertigzustellen.

Diese Fehleinschätzung ist ziemlich häufig und kann aus folgenden Gründen auftreten:

• Optimismus sie werden schneller fertig, oder
• Der Drang, sich selbst mehr Zeit zu geben, als sie wirklich brauchen.

Daher sind die folgenden 2 Szenarien am wahrscheinlichsten:

• Sie können weniger Zeit veranschlagen und das Projekt am Ende überstürzen – anstatt ein paar zusätzliche Stunden für Überarbeitungen und notwendige Optimierungen aufzuwenden, oder
• Sie können mehr Zeit einplanen, früher fertig werden und die verbleibenden Stunden vor Ablauf der Frist hinauszögern – anstatt diese zusätzliche Zeit einem anderen Projekt zuzuweisen.

Dieser Blog-Beitrag hilft Ihnen, die Genauigkeit Ihrer Arbeitszeitschätzungen zu verbessern, und bietet eine kostenlose Vorlage für einen nützlichen Zeitschätzungsrechner.

Die Folgen schlechter Zeitschätzungen (und wie man sie vermeidet)

Schlechte Zeitschätzungen können und werden Ihren Zeitplan stören und sogar Ihre realistischen Fristen verschieben.

Folglich kann eine verspätete Projektlieferung dazu führen, dass der Kunde, mit dem Sie zusammenarbeiten, kein wiederkehrender Kunde mehr wird.

Einige Kunden können das Ergebnis Ihres Projekts sogar als Misserfolg markieren, wenn Sie die geschätzte Frist nicht einhalten.

All dies zeigt, wie wichtig eine genaue Zeitschätzung für die Kultivierung eines erfolgreichen Unternehmens ist.

Denken Sie also immer daran, dass alle Projekte auf Zeitschätzungen beruhen und sich auf die Zeitpläne aller Beteiligten auswirken.

Also, wie macht man Zeitschätzungen?

Nun, Sie machen genaue Zeitschätzungen für Ihre Projektaufgaben, es ist wichtig, diese Aufgaben in kleinere Aufgaben aufzuteilen.

Die Aktivität, Aufgaben in kleinere Aufgaben aufzuteilen, wird als Streben nach „Mikroproduktivität“ bezeichnet.

Die Mikroproduktivität besteht aus folgenden Prozessen:

• Ermittlung der Hauptaufgabe,
• Fragmentierung der Aufgabe in Unteraufgaben,
• Auflistung aller Teilaufgaben,
• Schätzen der Zeit, die zum Abschließen jeder Teilaufgabe erforderlich ist, und sogar
• Schätzen Sie die Zeit, die Sie für Pausen zwischen Teilaufgaben einplanen könnten.

Indem Sie diese Fähigkeit erfolgreich anwenden, lernen Sie den richtigen Weg, um alle Ihre Aufgaben überschaubar und machbar zu machen.

Zum Beispiel kann das „Schreiben eines Blogbeitrags“ keine einzelne Aufgabe sein, da es tatsächlich mehrere verschiedene Aufgaben erfordert – wie zum Beispiel:

• Nachforschungen anstellen,
• Auf der Suche nach relevanten Referenzen,
• Suchen Sie nach relevanten Schlüsselwörtern, um Ihren Inhalt zu verbessern,
• Eine organisierte Gliederung schreiben,
• Schreiben des eigentlichen Inhalts,
• Korrekturlesen, Rechtschreib- und Grammatikprüfung,
• Wirksame Schlagzeilen schreiben,
• Verfassen von Meta-Beschreibungen,
• Visuals erstellen und
• Hochladen von Beiträgen in WordPress.

Im obigen Beispiel bedeutet das Streben nach Mikroproduktivität, eine Hauptaufgabe in 10 kleinere Aufgaben aufzuteilen und jeder davon ein separates Zeitfenster zuzuweisen.

Die psychologische Wirkung dieses Ansatzes wird:

• Helfen Sie uns, zielorientierter zu sein,
• unser positives Selbstbild stärken,
• Führen Sie zu weniger Zeitaufwand für das Zögern und am Ende
• Helfen Sie uns, bessere Zeitschätzungen vorzunehmen.

7 ultimative Tipps für präzise Arbeitsschätzungen

Damit Sie zum Experten der Zeitschätzung werden, haben wir die wichtigsten Formeln, Tipps und Tricks zur effizienten Schätzung zusammengestellt.

Lassen Sie uns direkt in die praktischen Tipps eintauchen und den Prozess der genauen Arbeitsschätzung genauer erläutern.

Tipp Nr. 1: Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben, die Sie erledigen müssen

Sie können nicht weit gehen, ohne zu wissen, was Sie tun müssen, um dorthin zu gelangen.

Bevor Sie Zeitschätzungen vornehmen, stellen Sie also sicher, dass Sie eine Liste von Aufgaben definieren, die Sie in einem bestimmten Zeitraum erledigen müssen.

Am besten erstellen Sie eine unkomplizierte To-Do-Liste, in der Sie Ihre Besorgungen und Aufgaben für den Tag auflisten.

☐ Rufen Sie Henry B.

☐ Treffen mit dem Marketingteam

☐ Schreiben Sie den Projektantrag

☐ E-Mail an Elinor wegen Beckys Party

☐ Nehmen Sie mit Kunden an einem Geschäftsbrunch teil

☐ Treffen mit Luke S.

☐ Füllen Sie den Stundenzettel aus

Sobald Sie Ihre Besorgungen und Aufgaben auf diese Weise angeordnet haben, ist es einfacher, Schätzungen für die Zeit anzustellen, die für deren Erledigung benötigt wird.

Sie können jeder Aufgabe eine bestimmte Zeit zuordnen – und infolgedessen ist es unwahrscheinlicher, dass Sie diese Zeitrahmen überschreiten.

Deshalb ist das Setzen klarer Ziele standardmäßig von größter Bedeutung – und auch deshalb hilft Ihnen die persönliche Zeiterfassung, den Überblick zu behalten.

Lassen Sie uns also ein Beispiel für solche Schätzungen und damit die Gesamtsumme für den Tag geben.

• Rufen Sie Henry B. an – 10 Minuten
• Besprechung mit dem Marketingteam – 25 Minuten
• Schreiben Sie den Projektvorschlag — 4,5 Stunden
• E-Mail an Elinor wegen Beckys Party – 10 Minuten
• Nehmen Sie an einem Geschäftsbrunch mit Kunden teil – 1,5 Stunden
• Treffen mit Luke S. – 25 Minuten
• Füllen Sie den Stundenzettel aus – 5 Minuten

Am Ende können Sie ganz einfach Ihre geschätzte Gesamtzeit für den Tag berechnen, indem Sie diese geschätzten Stunden addieren (z. B. 7 Stunden und 15 Minuten).

Tipp Nr. 2: Bemühen Sie sich besonders um Zeitschätzungen für Ihre Prioritäten

Ein weiterer wichtiger Aspekt der richtigen Zeitschätzung sind Ihre Prioritäten.

Als Faustregel gilt, dass Sie immer die meiste Zeit für vorrangige Besorgungen und Aufgaben aufwenden sollten.

Und um das richtig zu machen und Zeitverschwendung zu minimieren, müssen Sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um die Zeitschätzungen sowohl für Ihre vorrangigen Aufgaben als auch für Ihre sonstigen Aufgaben zu definieren.

Ihre Prioritäten sind also Ihre wichtigsten und dringendsten Aufgaben – das sind Aufgaben, die eine genaue Frist haben, die Sie erfüllen müssen, oder Aufgaben, die für das Ziel, das Sie für den Tag erreichen möchten, entscheidend sind.

Zum Beispiel müssen Sie einen Projektvorschlag mit ~1.000 Wörtern für morgen schreiben – Ihre Fähigkeit, die Zeit für diese Aufgabe einzuschätzen, kann Einfluss darauf haben, ob Sie es schaffen, sie abzuschließen oder nicht.

Als Erstes müssen Sie eine Gliederung für Ihren Vorschlag erstellen und die Unterüberschriften definieren. Sie können als separate Aufgaben dienen, für die Sie dann separate Zeitschätzungen festlegen sollten – auf folgende Weise:

• Schätzen Sie die Anzahl der Wörter, die Sie für jede Unterüberschrift schreiben werden:
  • (z. B. „ Überblick: 100–150 Wörter “, „ Ziele: 200–300 Wörter “, etc.)
• Schätzen Sie die Zeit, die zum Schreiben und Bearbeiten jeder Unterüberschrift benötigt wird, im Verhältnis zur Anzahl der Wörter:
  • (z. B. „ 100–150 Wörter – 30 Minuten “, „ 200–300 Wörter – 1 Stunde “ usw.)

Sobald Sie die Zeit für die Unterüberschriften geschätzt haben, addieren Sie diese Zahlen – dies ist Ihre geschätzte Gesamtzeit für die vorrangige Aufgabe.

Um speziell für Sie die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie Ihre biologische Hauptsendezeit berechnen – also die Tageszeit, zu der Sie am ehesten produktiv, konzentriert und motiviert Ihre Aufgaben erledigen können. Dies ist die Zeit, in der Sie Ihre Aufgaben am ehesten schneller erledigen werden – sparen Sie sich diese Zeitfenster also für Ihre vorrangigen Aufgaben.

Wenn Sie Ihrer vorrangigen Aufgabe die längste Zeit widmen, signalisieren Sie sich im Wesentlichen, dass Sie Ihre ganze Energie auf diese Aufgabe konzentrieren sollten.

Tipp Nr. 3: Verwenden Sie die Zeitschätzungsformel

Wenn Sie nach einem formelhaften Ansatz suchen, um die Anzahl der Tage zu definieren, die Sie benötigen, um ein Projekt abzuschließen, müssen Sie nicht weiter suchen als die Zeitschätzungsformel, die auf der Programmevaluierungs- und Überprüfungstechnik (auch bekannt als PERT) basiert. .

Also, was sind die Arten der Zeitschätzung in PERT?

PERT ist eine Methode zur Berechnung der Projektzeit – es handelt sich um eine Zeitschätzungsformel, die Folgendes berücksichtigt:

• Optimistische Zeitschätzung (A)
• Wahrscheinlichste Zeitschätzung (B)
• Pessimistische Zeitschätzung (C)

Sehen wir uns ein Beispiel an, um besser zu verstehen, wie PERT funktioniert.

Die optimistische Zeitschätzung (A)

Dies ist die kürzestmögliche Zeit, die Sie Ihrer Meinung nach benötigen werden, um eine Art von Projekt abzuschließen – sie wird auch als Best-Case-Schätzung bezeichnet und impliziert einen reibungslosen Ablauf des gesamten Projekts.

Kurz gesagt gilt die optimistische Zeitschätzung, wenn alles perfekt läuft:

• Jeder in Ihrem Team beendet seine Arbeit pünktlich,
• Es sind keine Überarbeitungen erforderlich,
• Keine Probleme mit dem Budget, und
• Keine Probleme mit Material und Ausstattung.

Aus früheren Erfahrungen haben Sie beispielsweise gelernt, dass die optimistische Zeitschätzung für eine Art von Projekt in Ihrem Team 225 Tage beträgt, was bedeutet, dass A = 225 .

Die wahrscheinlichste Zeitschätzung (B)

Dies ist die realistische Zeit, die Sie Ihrer Meinung nach benötigen werden, um eine Art von Projekt abzuschließen.

Sie wird auch als die wahrscheinlichste Schätzung bezeichnet und impliziert eine durchschnittliche Reise während des gesamten Projekts.

Die wahrscheinlichste Zeitschätzung gilt, wenn alles über den Fortschritt Ihres Projekts durchschnittlich ist:

• Alles läuft im Großen und Ganzen nach Plan,
• Die meisten Menschen erledigen ihre Aufgaben pünktlich und
• Es ist eine durchschnittliche Anzahl von Überarbeitungen erforderlich.

Aus früheren Erfahrungen haben Sie beispielsweise gelernt, dass die wahrscheinlichste Zeitschätzung für eine Art von Projekt in Ihrem Team 360 Tage beträgt, was bedeutet, dass B = 360 .

Die pessimistische Zeitschätzung (C)

Dies ist die längstmögliche Zeit, die Sie Ihrer Meinung nach brauchen werden, um eine Art von Projekt abzuschließen.

Es ist auch als Worst-Case-Schätzung bekannt und impliziert überall im Projekt Eisberge.

Die pessimistische Zeitschätzung gilt, wenn Sie vor dem endgültigen Abschluss des Projekts auf mehrere Probleme stoßen:

• Die meisten Ihrer Teammitglieder haben Probleme, vor Ablauf der Frist fertig zu werden,
• Viele Überarbeitungen sind erforderlich, bevor das Projekt zur endgültigen Überprüfung eingereicht wird.
• Größere Probleme mit Ihrem Material und Ihrer Ausrüstung, und
• Große Probleme mit Ihrem Budget.

Aus früheren Erfahrungen haben Sie beispielsweise gelernt, dass die pessimistische Zeitschätzung für eine Art von Projekt in Ihrem Team 375 Tage beträgt, was bedeutet, dass C = 375 .

Die eigentliche Berechnung – Die Zeitschätzungsformel

Die Zeitschätzungsformel berücksichtigt, dass alle diese Arten von Schätzungen gleichermaßen möglich sind, und die Formel selbst (E) lautet wie folgt:

E = (A+4B+C)/6

Wenn wir die aufgeführte optimistische (A = 225), höchstwahrscheinlich (B = 360) und die pessimistische Zeitschätzung (C = 375) nehmen, sehen die Zahlen folgendermaßen aus:

E = (225+4*360+375)/6

E = 340

Sie werden das besagte Projekt also höchstwahrscheinlich innerhalb von 340 Tagen abschließen.

Wenn jedoch Komplikationen auftreten, müssen Sie Ihre Berechnung und Ihren Zeitrahmen erweitern – hier kommt die Standardabweichung ins Spiel.

Die Formel geht wie folgt:

SD = (CA)/6

Die Standardabweichungsformel berücksichtigt nur die optimistischen und pessimistischen Zeitschätzungen und sagt Ihnen, wie genau Ihre Gesamtzeitschätzung wirklich ist:

SD = (375-225)/6

SD = (150)/6

SD = 25

Wenn die Standardabweichung 25 Tage beträgt, bedeutet dies, dass das Projekt zwischen 25 Tagen länger als in der Zeitschätzungsformel angegeben und 25 Tagen weniger dauern kann. Letztendlich kann ein solches Projekt also zwischen 315 und 365 Tage dauern .

Tipp Nr. 4: Verwenden Sie einen Projektdauerrechner

Ein Projektdauerrechner basiert auf dem zuvor besprochenen:

• Zeitschätzung u
• Formeln für die Standardabweichung.

Sie erhalten immer noch die ungefähr geschätzte Anzahl von Tagen, die Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen – aber Sie erhalten sie schneller, da die Berechnung automatisch durchgeführt wird.

So können Sie einen einfachen Projektdauerrechner in Excel erstellen, indem Sie Folgendes verwenden:

• Die Zeitschätzungsformel (E = (A+4B+C)/6) und
• Die Standardabweichungsformel (SD = (CA)/6).

Schreiben Sie für die Zelle „Zeitschätzungsformel“: =AUFRUNDEN((C4+C5*4+C6)/6)

Schreiben Sie für die Zelle „Standardabweichung“: =AUFRUNDEN((C6-C4)/6)

Schreiben Sie für die Zelle „Kürzeste geschätzte Projektdauer“: =AUFRUNDEN(C8-C9)

Schreiben Sie für die Zelle „Längste geschätzte Projektdauer“: =AUFRUNDEN(C8+C9)

Nun müssen Sie Ihre Daten in die folgenden Zellen eingeben:

• Optimistische Zeitschätzung,
• Höchstwahrscheinlich Zeitschätzung, und
• Pessimistische Zeitschätzung.

Sobald Sie dies getan haben, weisen die Daten auf Ihre geschätzte Zeit und Standardabweichung hin.

Zusätzlich wird die kürzeste und längste geschätzte Dauer automatisch berechnet.

Laden Sie Ihren Projektlaufzeitrechner kostenlos herunter

Die Verwendung der AUFRUNDEN-Funktion ist optional – wird jedoch dringend empfohlen, da Sie die geschätzte Anzahl von Tagen auf eine ganze Zahl aufrunden.

Um dieselben Formeln für weitere Projekte zu verwenden, halten und ziehen Sie einfach Ihren Cursor am Rand der Zellen, die die Formeln enthalten, wie unten gezeigt.

Wenn Sie also „145“, „234“, „345“ eingeben, erhalten Sie, dass Ihre geschätzte Zeit bis zum Abschluss des Projekts 238 Tage beträgt, mit einer Standardabweichung von 34 Tagen – was bedeutet, dass Sie wahrscheinlich zwischen 204 und 204 Tage brauchen werden 272 Tage , um diese Art von Projekt abzuschließen.

Tipp Nr. 5: Verfolgen Sie Ihre Zeit

Ein Projektdauerrechner sagt Ihnen, wie viele Tage Sie wahrscheinlich benötigen, um ein Projekt abzuschließen, was nützlich ist, um dem Kunden eine grobe Schätzung zu geben.

Sie benötigen jedoch auch eine genauere Schätzung, um Ihre Arbeit im Detail zu planen und zu analysieren sowie einen funktionalen Zeitplan zu erstellen, dem Sie während der Arbeit an einem bestimmten Projekt folgen können – hier wird eine Zeiterfassung entscheidend.

Ein Time Tracker macht das Schätzen der Zeit zu einer exakten Wissenschaft. Es zeigt Ihnen, wie viel Zeit Sie insgesamt für frühere Projekte aufgewendet haben – in Stunden, Minuten und Sekunden – und Sie können die Aufgaben identifizieren, die die meiste Zeit in Anspruch genommen haben.

Außerdem erfahren Sie, mit welcher Art von Arbeit Sie die meiste Zeit verbracht haben – zum Beispiel „Front-End“- oder „Back-End“-Aufgaben.

Warum ist Zeiterfassung für das Projektmanagement wichtig?

Nun, für den Anfang können Sie durch das Führen von Zeiterfassungsaufzeichnungen Zeitschätzungen für eine bestimmte Art von Projekt erstellen, die tatsächlich auf Ihren vollständig nachprüfbaren Erfahrungen aus der Vergangenheit basieren.

Um Ihre Zeiterfassungsdaten zu sammeln, können Sie jedes Mal, wenn Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen, ganz einfach einen Timer starten und ihn dem richtigen Projekt zuordnen.

Stoppen Sie den Timer, wenn Sie mit dieser Aufgabe fertig sind. Dadurch fügen Sie diese Zeit zu Ihrer Gesamtzeit für dieses Projekt hinzu.

Es gibt auch eine Alternative zu diesem Vorgang – Sie können die Zeit nach Abschluss einer bestimmten Aufgabe manuell in Ihre Arbeitszeittabelle eingeben.

Am Ende des Projekts haben Sie genau die Zeit, die Sie jetzt dafür aufgewendet haben, und werden wahrscheinlich in Zukunft für die gleiche Art von Projekt aufwenden – Sie können also eine genaue Schätzung abgeben Ihre Kunden.

Darüber hinaus können Sie zwischen Ihren abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden unterscheiden und nachvollziehen, wie viel Geld Sie mit der Arbeit an dem Projekt verdient haben – was Ihnen hilft, Ihr Projektkostenmanagement in Zukunft zu verbessern.

Wie Sie die Zeit verfolgen können, um Zeitschätzungen zu definieren: Beispiel Nr. 1

Sie können sogar Stunden in Tage umwandeln und sehen, wie genau Ihr Projektdauerrechner wirklich ist.

Nehmen wir ein Beispiel: Sie haben 283 Stunden und 39 Minuten für ein Projekt aufgewendet.

Nun, das entspricht leicht 35,5 Tagen, an denen Sie 8 Stunden am Tag an diesem Projekt gearbeitet haben.

Dies ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, Zeitschätzungen innerhalb einer Zeiterfassung zu verwalten und zu definieren.

Wie Sie die Zeit verfolgen können, um Zeitschätzungen zu definieren: Beispiel Nr. 2

Clockify bietet auch ein Schätzungssystem, in dem Sie Schätzungen für Aufgaben und das Projekt insgesamt definieren können, bevor Sie Ihre Echtzeit-Tracking-Ergebnisse mit diesen Schätzungen vergleichen.

Sobald Sie also mit der Zeiterfassung beginnen, können Sie Ihren Fortschritt in Echtzeit mit Ihren Schätzungen vergleichen, während Sie arbeiten.

Sie können auch jederzeit den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit im Vergleich zu Ihren Schätzungen sehen.

Auf diese Weise können Sie nicht nur sehen, dass Ihre ursprüngliche Zeitschätzung daneben lag, sondern Sie können auch sehen, um wie viel.

Daher arbeiten Sie an Ihrer Fähigkeit, den richtigen Projektzeitplan abzuschätzen und festzulegen, während Sie gleichzeitig den Druck vermeiden, der durch unrealistische Fristen verursacht wird.

Tipp Nr. 6: Berechnen Sie die Zeit, die Sie verschwenden werden

Wenn Sie Zeitschätzungen für ein Projekt vornehmen, übersehen Sie leicht die Zeit, die Sie verschwenden müssen – vergessen Sie also nicht, Folgendes zu berücksichtigen:

• Unterbrechungen,
• Ablenkungen u
• Untätiges Aufschieben.

Listen Sie zunächst die Aktivitäten auf, mit denen Sie wahrscheinlich jeden Tag bei der Arbeit „Zeit verschwenden“.

Weisen Sie ihnen dann eine Zeitschätzung zu:

• Alle 2 Stunden rauchen gehen — 25 Minuten
• Zur nahe gelegenen Bäckerei gehen, um Scones für einen Nachmittagssnack zu kaufen – 15 Minuten
• Ich werde alle 3 Stunden eine Tasse Kaffee kochen – 15 Minuten
• Chatten mit Kollegen – 45 Minuten

Sie können sogar die Zeit, die Sie für Besprechungen und das Sortieren Ihres E-Mail-Postfachs aufwenden, zu dieser verschwendeten Zeit hinzufügen – schließlich tragen diese Aktivitäten nicht zum Abschluss des Projekts bei und führen Sie nur von wirklichen Prioritäten ab:

• Besprechungen — 1 Stunde und 20 Minuten
• Posteingangsverwaltung – 1 Stunde

Sie können die Zeit für diese Aktivitäten im Kopf schätzen oder Sie können ein wöchentliches Experiment durchführen und die genaue Zeit verfolgen, die Sie pro Tag benötigen, um diese Aktivitäten abzuschließen.

Verfolgen Sie verschwendete Zeit, um genaue Zeitschätzungen vorzunehmen

Wenn Sie beispielsweise die folgenden Ergebnisse für tägliche Meetings verfolgen:

• 40 Minuten am Montag
• 45 Minuten am Dienstag
• 30 Minuten am Mittwoch
• 45 Minuten am Donnerstag
• 40 Minuten am Freitag

Dann können Sie in zukünftigen Schätzungen 40 Minuten als durchschnittliche Zeit für ein Meeting annehmen:

(40+45+30+45+40)/5=40

Verfolgen Sie verschwendete Zeit, um abzuschätzen, wie viel Sie für das Projekt aufwenden

Am Ende, um die gesamte verschwendete Zeit pro Tag zu erhalten, addieren Sie einfach die Zahlen – sagen wir, dass alle aufgelisteten Zeitfresser, von Kaffeepausen bis hin zu Meetings, sich auf 4 Stunden summieren.

Wenn Sie also 8 Stunden pro Tag arbeiten und 4 Stunden verschwenden, verbringen Sie im Wesentlichen nur etwa 4 Stunden mit dem Projekt.

Wenn Sie die Gesamtmenge Ihrer verschwendeten Zeit an einem Tag richtig berechnen, verbessern Sie Ihre Genauigkeit bei der Erstellung von Arbeitsschätzungen. Dieser Schritt wird Ihnen helfen, die Zeitverwaltung zu vereinfachen.

Denn wenn Sie sich bewusst sind, dass Sie tatsächlich nur die Hälfte der Zeit haben, die Sie für die Erledigung Ihrer Aufgaben dachten, setzen Sie sich eher andere und realistischere Fristen. Oder noch besser, Sie versuchen, Ihre Zeitfresser zu reduzieren und dadurch Ihre Produktivität zu verbessern.

Tipp Nr. 7: Planen Sie für alle Fälle zusätzliche Zeit ein

Die Daten, die Sie von Ihrer Zeiterfassung erhalten, zeigen die genaue Zeit, die Sie zuvor für ähnliche Projekte aufgewendet haben, und wie viel Sie wahrscheinlich beim nächsten Mal dafür ausgeben werden.

Wenn Sie also in 9 von 10 Fällen 71 Tage für ein Projekt aufgewendet haben (oder 283 Stunden und 39 Minuten für 4 Stunden/Tag), werden Sie beim nächsten Mal wahrscheinlich ähnlich viel Zeit dafür aufwenden.

Planen Sie diesem Projekt jedoch für alle Fälle etwas zusätzliche Zeit für unerwartete Probleme und Mängel ein, die normalerweise mit den 10 % solcher Projekte einhergehen.

Sie kennen sicher den Spruch: „Besser sicher als leid.“

Sie wissen nie, wann dieser Prozentsatz steigen könnte und wann Sie zusätzliche Tage und Stunden benötigen, um das Projekt zur vollen Zufriedenheit Ihres Kunden abzurunden.

Fazit: Präzise Arbeitsschätzungen sind wichtig (und Sie werden mit der Zeit bessere Ergebnisse erzielen)

Am Ende ist es nicht so schwierig, genaue Zeitschätzungen vorzunehmen.

Sie müssen nur:

• Analysieren Sie Ihre Arbeit in tägliche Aufgaben und machen Sie Schätzungen für diese separaten Aufgaben,
• Setzen Sie zusätzliche Energie ein, um die Zeit für vorrangige Aufgaben richtig einzuschätzen,
• Bemühen Sie sich, die Zeit zu verfolgen, die Sie für Projekte und Aufgaben aufwenden,
• Berücksichtigen Sie die Zeit, die Sie jeden Tag verschwenden, und
• Berücksichtigen Sie die zusätzliche Zeit, die Sie möglicherweise benötigen, um das Projekt abzuschließen.

Für zusätzliches Flair können Sie die Zeitschätzungsformel von PERT verwenden und sich auf einen einfachen Projektdauerrechner verlassen, um Ihre täglichen Schätzungen zu berechnen.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, machen Sie Ihre Zeitschätzungen präzise und genau und können Ihre Zeitpläne einfacher planen. Beim Projektmanagement dreht sich alles um Abhängigkeiten, und diese Tipps helfen Ihnen, Ihren Workflow besser zu verstehen, was sich in Ihren anstehenden Projekten widerspiegeln wird. All dies stellt sicher, dass Ihre Kunden Sie als zuverlässigen Profi sehen, der zu seinem Wort steht.

️ Hast du schon einmal eine Technik ausprobiert, um deine Zeitschätzungen präziser zu machen? Haben Sie Empfehlungen für nützliche Taschenrechner, die wir noch nicht erwähnt haben? Zögern Sie nicht, Ihre 2 Cent zu teilen. Schreiben Sie uns an [email protected] und wir werden in Betracht ziehen, Ihre Meinung in diesem oder einem unserer zukünftigen Artikel zu veröffentlichen. Und wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, teilen Sie ihn mit jemand anderem, von dem Sie wissen, dass er nützlich sein wird.