Wie Sie als Freiberufler Ihre Rechnungen gegenüber Kunden rechtfertigen

Wir alle wissen, dass die Kundenkommunikation einer der wichtigsten Entscheidungsfaktoren ist, ob wir jemals wieder mit ihnen zusammenarbeiten oder nicht. Es baut Vertrauen auf, zeichnet Sie als Profi aus und Sie möchten, dass sie wissen, dass ihr Projekt in sicheren Händen ist, oder? Nun, die Rechtfertigung Ihrer Rechnungen kann eine große Rolle für den Erfolg dieser Kunden-Freiberufler-Beziehung spielen. Es stellt die Bausteine ​​einer erfolgreichen langfristigen Partnerschaft dar – Kunden werden mit größerer Wahrscheinlichkeit wiederkommen, Ihre Dienstleistungen weiterempfehlen, positives Feedback hinterlassen und beginnen, Ihrem Urteilsvermögen ohne Frage zu vertrauen.

Warum sollte ich meine Rechnungen begründen?

Wir haben dies in der Einleitung angesprochen, und darüber hinaus kann die Rechtfertigung Ihrer Rechnungen Sie vor Kunden schützen, die die Zahlung durch unangemessene Forderungen vermeiden. Entweder sind sie mit dem Ergebnis für diesen Preis nicht zufrieden, oder sie „verstehen nicht“, warum Sie mehr für die Überarbeitung verlangen würden, oder sie sind mit Ihrer Entscheidung, länger für eine bestimmte Aufgabe zu dauern, nicht einverstanden.

Und falls Sie immer noch nicht überzeugt sind, erfahren Sie hier, wie Arbeits-/Projektberichte, die Rechnungen beigefügt sind, Ihrer Karriere zugute kommen.

Berichte vermeiden Missverständnisse

Kunden kommen in allen möglichen Arten – einige sind vollkommen zufrieden damit, dass Sie nur eine Rechnung senden und sich aus ihren Haaren heraushalten. Andere wollen etwas mehr Ausarbeitung, denn schließlich ist es ihr Geld, und sie wollen wissen, wohin es geht.

Ein gut strukturierter Bericht macht es einfacher, den Kunden genau zu zeigen, was Sie berechnet haben und warum. Wir können nicht davon ausgehen, dass jeder weiß, was unsere Arbeit beinhaltet. Deshalb reichen einfache Erklärungen aus.

Wenn Ihr Bericht zeigt, warum Sie beispielsweise so viele Stunden für die Recherche aufgewendet haben, decken Sie mehrere mögliche Möglichkeiten für ein Missverständnis auf:

1. Der Kunde wird nicht denken, dass Sie versuchen, ihn zu betrügen;
2. Sie werden nicht als Zauderer oder Ungeübter rüberkommen;
3. Durch Transparenz bauen Sie Respekt auf;
4. Es wird eine schriftliche Spur geben, falls der Kunde später versucht, das Geschäft oder die Preise zu ändern.

Vielleicht war diese spezielle Aufgabe etwas komplexer, als der Kunde zugeben wollte, oder Sie hatten technische Probleme oder wollten einfach die bestmögliche Arbeit leisten, und das Endergebnis spiegelt dies wider. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Gründe dafür, die Aufgaben auf eine bestimmte Art und Weise zu erledigen, offen zu kommunizieren, und stehen Sie zu Ihren Methoden.

Begründete Rechnungen schaffen Transparenz

Wenn Kunden sehen, dass Sie bereit sind, Ihren Arbeitsablauf frei zu diskutieren und ihnen zu zeigen, wie Sie arbeiten, werden sie zuversichtlicher, dass Sie nichts zu verbergen haben. Normalerweise haben Leute, die ihre Arbeitszeiten übermäßig schützen, entweder keine, sind völlig durcheinander oder entsprechen nicht den Kundenstandards.

Dies führt nur zu Misstrauen und zeigt Kunden, dass Sie nicht bereit sind, ihre potenziellen Fragen zu beantworten oder Ratschläge oder Vorschläge anzunehmen. Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Rechnungen angezweifelt und hinterfragt werden, dann kommen Sie ihnen entgegen. Zeigen Sie, dass Sie eine vertrauenswürdige, professionelle Person sind.

Berichte helfen dabei, einen positiven Ruf aufzubauen

Wie wir bereits erwähnt haben, hilft es Ihnen, Ihren Ruf in der Branche zu stärken, wenn Sie sich daran gewöhnen, Ihre Rechnungen durch Berichte zu rechtfertigen.

Zufriedene Kunden empfehlen Sie eher ihren Geschäftspartnern, Bekannten etc. Gute Mundpropaganda ist oft mehr wert als all Ihr Networking.

So rechtfertigen Sie Ihre Rechnung

Die Begründung von Rechnungen erfolgt am besten durch Projektfortschrittsberichte. Die Schritte zum Erstellen eines soliden Berichts, von dem sowohl Sie als auch der Kunde profitieren, sind ziemlich einfach. Aber es erfordert einige Vorbereitung und Änderungen der Gewohnheiten, wie das Ausfüllen von Stundenzetteln und das Nachverfolgen der Zeit für fast alle Aufgaben.

Wenn dies für Sie kein Problem darstellt, ist der folgende Vorgang ein Kinderspiel. Werfen Sie einen Blick auf die Elemente, die Ihr Bericht und Ihre Diskussion enthalten sollten.

Stellen Sie Kunden Branchentarife vor

Zuallererst müssen Ihre Kunden den durchschnittlichen Stundensatz (oder pro Projekt) für Ihre Branche und bestimmte Branche kennen.

Sie können ihnen auch erklären, wie sich die Preise je nach unterscheiden

Stellen Sie einfach sicher, dass Sie eine zuverlässige Informationsquelle finden, die durch globale Daten unterstützt wird. Hier sind einige Freiberufler- und Beratungstarife für 2021, die wir recherchiert und zusammengestellt haben.

Verfolgen Sie Ihre Zeit

Das Rückgrat jedes guten Berichts ist sein Stundenzettel.

Hier halten Sie alle Aufgaben geplant, abgerechnet und verfolgen, wie lange es dauert, jeden Aspekt des Projekts, an dem Sie arbeiten, abzuschließen. Wenn Sie an diese Praxis nicht gewöhnt sind, sollten Sie die Zeiterfassung in Betracht ziehen und herausfinden, welche Zeiterfassungsmethode für Sie am besten geeignet ist.

Jetzt ist die Zeiterfassung offensichtlich am nützlichsten, um abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu berechnen. Aber wir sind nicht hier, um Anweisungen zur Rechnungsstellung zu erhalten. Wir sind hier, um zu sehen, wie Zeiterfassung Ihnen hilft, es zu rechtfertigen. So sieht beispielsweise ein digitaler Stundenzettel aus:

Quelle: Clockify.me

Schauen wir uns nun einen dieser Einträge an und wie diese Form der Zeiterfassung hilft, Rechnungen zu rechtfertigen.

Dies ist ein detaillierter Blick auf einen bestimmten Zeiteintrag in Clockify. Neben der Anzeige, wann und wie lange Sie an einer Aufgabe gearbeitet haben, haben Sie auch die Möglichkeit, den Prozess so detailliert zu beschreiben, wie Sie möchten. Dies ist perfekt für die Vorbereitung Ihrer Berichte. Schreiben Sie einfach auf, wie die Aufgabe gelaufen ist, ob sie länger oder kürzer gedauert hat und warum. Auf diese Weise haben Sie beim Erstellen eines Berichts alle erforderlichen Informationen für den Kunden bereit.

Verfolge deinen Fortschritt

Eine digitale Zeiterfassung kann auch Ihren Projektfortschritt verfolgen.

Wenn Sie mit einem Projekt beginnen, machen Sie Schätzungen darüber, wie lange bestimmte Aspekte des Projekts und Aufgaben selbst dauern werden. Durch Schätzungen können Sie Ihrem Kunden ungefähr sagen, wie lange es dauern wird, bis alles fertig ist.

In einer digitalen Zeiterfassung können Sie diese Schätzungen eingeben und, während Sie jeden Tag arbeiten und Ihre Zeit erfassen, überprüfen, wie sie mit den tatsächlichen Arbeitszeiten verglichen werden. Zum Beispiel:

Quelle: Clockify.me

Einige der Schätzungen in den obigen Einträgen waren, dass die Entwicklung 20 Stunden dauern würde, aber es dauerte stattdessen 10 Stunden, während das Marketing richtig eingeschätzt wurde. Dies kann auch eine unschätzbare Information sein, wenn Sie Ihre Preise rechtfertigen.

Listen Sie alle Probleme auf, die Sie hatten, oder „Unebenheiten auf der Straße“

Erläutern Sie die Ursache des Problems und die Schritte, die Sie unternommen haben.

Manchmal dauert eine Aufgabe länger, was den Kunden am Ende mehr kostet. Sie können sich den Stress möglicher Vorwürfe oder Kritik ersparen, indem Sie die Ursache des Problems erkennen und notieren, bevor Sie es ansprechen. Auf diese Weise bleiben die Informationen frisch, wenn Sie sie später dem Kunden präsentieren müssen.

Sie können sie von Ihren Entscheidungen überzeugen, bevor sie die Gelegenheit hatten, sich eine negative Meinung zu bilden, sobald sie die Zahlen sehen.

Gehen Sie nicht zu sehr ins Detail

Finden Sie die perfekte Länge und die perfekte Sprache.

Die meisten Kunden werden keine seitenlangen Berichte lesen wollen, egal wie anspruchsvoll sie sind. Sie werden den Bericht einfach ignorieren und Sie wahrscheinlich anrufen, um eine zusammengefasste Version davon zu erhalten. Am Ende haben Sie nichts getan, außer Zeit mit einem Bericht verschwendet, den niemand lesen wird.

Ihre beste Vorgehensweise wäre, sich zusammenzusetzen und Ihre Berichte mit dem Kunden zu besprechen. Teilen Sie ihnen mit, was Sie normalerweise verfolgen, und sehen Sie, welche Informationen sie benötigen oder nicht benötigen. Sie müssen nicht raten, und der Kunde weiß, was ihn erwartet.

Zu guter Letzt können Sie sich ansehen, wie wir bei Clockify den Zeit-Tracker verwendet haben, um Kunden Rechnungen zu stellen. Es listet den Prozess Schritt für Schritt in klaren Erklärungen auf.

Phrasen zur Begründung Ihrer Rechnungen

Wir können keine allumfassende Vorlage dafür erstellen, wie Sie Ihren Kunden ansprechen, wenn Sie Ihre Rechnungsentscheidungen erläutern. Nicht jede Branche ist gleich, nicht einmal zwei Freiberufler in der gleichen Branche! Was wir tun könnten, ist Ihnen eine Liste guter Eröffnungs- und Schließungstermine für Ihre Meetings, Anrufe und E-Mails zu geben.

Laden Sie den Kunden zunächst zu einem Meeting ein

Sie möchten Kontakt mit dem Kunden aufnehmen, damit Sie Ihre Tarife und deren Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsablauf erklären können. Wir beginnen mit einer E-Mail-Vorlage, die den Kunden zu diesem bestimmten Meeting einlädt:

Hallo XY

Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut.

Es ist mir eine Freude, Sie kennenzulernen, und ich freue mich darauf, mit Ihnen an diesem Projekt zu arbeiten. Ich werde mein Bestes tun, um Ihnen die Ergebnisse zu liefern, mit denen Sie zufrieden sein werden.

Ich sende Ihnen diese E-Mail, um vorzuschlagen, dass wir ein Treffen oder einen Anruf vereinbaren, bei dem ich etwas besser erklären kann, wie ich an diesem Projekt arbeiten werde. Ich glaube, dies ist eine ausgezeichnete Möglichkeit für Sie, Ihre Erwartungen mitzuteilen, und für mich, um zu erklären, warum ich diese Preise berechne. Sie erhalten eine schnelle und einfache Aufschlüsselung meiner Arbeit, damit Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt, und seien Sie versichert, dass es keine versteckten Kosten gibt.

Meine beruflichen Beziehungen basieren auf Transparenz, und ich denke, sie laufen viel reibungsloser, wenn alles offen ist.

Ich habe am (DATUM UND UHRZEITEN) frei. Lassen Sie mich wissen, was Sie denken und ob eine dieser Stunden für Sie funktioniert.

Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüße,

ZY

Natürlich steht es Ihnen frei, jeden beliebigen Satz zu ändern, um ihn persönlicher zu gestalten.

Sätze zur Begründung Ihrer Rechnung

Um diesen Abschnitt kurz und bündig zu halten, hier sind einige Öffner (und Schließer), die Sie sowohl in E-Mails als auch persönlich verwenden können.

• „Aus Erfahrung mit ähnlichen Projekten habe ich herausgefunden, dass die häufigsten Probleme (XY) sind und länger dauern, bis sie fertig sind. Sie können also mit potenziell längeren Arbeitszeiten in diesem Bereich rechnen.“
• „Dies sind die durchschnittlichen Branchensätze …“
• „Wie wir vorher vereinbart haben …“
• „Lassen Sie mich wissen, wenn ein Teil meines Abrechnungsprozesses unklar ist.“
• „Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, das mit mir durchzugehen.“
• „Auf welche Aspekte der Projektentwicklung möchten Sie sich in unseren Fortschrittsberichten konzentrieren?“

So gehen Sie mit Streitigkeiten um

Es gibt Zeiten, in denen Sie wahrscheinlich einen Fehler machen und einige dieser Schritte verpassen. Vielleicht bereiten Sie nicht das vor, was für einen soliden Bericht erforderlich ist, oder Ihr Kunde flippt bei einer seiner Entscheidungen aus. Falls Sie es nicht geschafft haben, Missverständnisse zu vermeiden (was oft passieren kann), gibt es mehrere Möglichkeiten, die Sie tun können.

Nun, es kann viele Gründe für Streitigkeiten geben, und diejenigen, die mit der Rechnungsstellung verbunden sind, umfassen:

• Das Projekt hat zu lange gedauert
• Der abrechenbare Stundensatz war von Anfang an nicht klar
• Es gab zusätzliche Arbeit, mit der der Kunde nicht einverstanden war

Wie gehen Sie bei einem Rechnungsstreit vor? Wie gehen Sie professionell mit der Rechtfertigung Ihrer Rechnung um?

1. Analysieren Sie die Situation

Ihr erster Instinkt sollte sein, herauszufinden, wer das Versehen begangen hat – Sie oder der Kunde.

Wenn Sie derjenige sind, der das Missverständnis verursacht hat, senden Sie ihnen eine Entschuldigungs-E-Mail, in der Sie ihnen versichern, dass Sie sich um die Behebung des Problems kümmern werden. Dies funktioniert, wenn das Problem im Endprodukt liegt:

• Sie sind mit der Produktqualität nicht zufrieden

Sie kehren mit neuen Anweisungen zum Reißbrett zurück, teilen ihnen aber auch mit, dass Sie die zusätzliche Zeit erneut in Rechnung stellen und in Rechnung stellen. Seien Sie diesbezüglich sehr klar, da einige versuchen werden, die Zahlung zu vermeiden, weil sie Ihre Arbeit trotz der Überarbeitungen einfach „nicht mögen“.

Unten ist ein Beispiel für einen großartigen, ruhigen Umgang mit einer solchen Situation.

Quelle: Clientsfromhell.net

• Sie verstehen nicht, warum manche Dinge zu lange oder zu wenig gedauert haben

Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie Ihre Berichte, Arbeitszeittabellen und alle Notizen abrufen, die Sie hoffentlich während der Arbeit an dem Projekt geschrieben haben. Vereinbaren Sie ein Treffen oder einen Anruf und zeigen Sie Ihre Bereitschaft, Ihre Rechnung und die von Ihnen getroffenen Entscheidungen zu rechtfertigen.

Wenn der Kunde derjenige ist, der hinter dem Missverständnis steckt, gibt es wieder zwei Möglichkeiten, dies zu beheben:

• Verursacht versehentlich ein Problem

Normalerweise, weil Sie vergessen haben, frühzeitig wichtige Fragen zu stellen, oder sich nicht an Dinge erinnern, auf die Sie sich geeinigt haben. Eine einfache E-Mail, die sie an Ihre Vereinbarungen, Teile des Vertrags und jeden E-Mail-Austausch erinnert, wird ihnen in Erinnerung bleiben.

• Absichtlich ein Problem verursachen

Das sind in der Regel Kunden, die mit ihrem Geld geizen. Nachträgliche Beschwerden vorzubringen, ist nur erfundener Flohmarkthandel. Solche Kunden sind selten, aber jeder Freelancer hat sie mindestens ein- oder zweimal in seinem Leben getroffen.

Eine ordentliche Dokumentation hat viele Freiberufler gerettet, bevor die Kunden die Möglichkeit hatten, sich aus der Zahlung herauszuwinden. Auch die Einschaltung eines Anwalts sollte im Extremfall Ihre Anlaufstelle sein. Sie verdienen es, bezahlt zu werden.

2. Halten Sie Beweise bereit

Wir haben die ganze Zeit betont, wie wichtig es ist, alles zu dokumentieren. Nur so können Sie sehen, dass Ihre Arbeit, Ihr Ruf und Ihre Bezahlung geschützt sind.

Löschen Sie keine E-Mails, machen Sie keine Screenshots von Texten und Chatprotokollen und keine Zusammenfassungen von Besprechungen oder Anrufen.

️ Wichtiger Hinweis:

Unterlassen Sie es, Besprechungen und Anrufe ohne Wissen des Kunden aufzuzeichnen, da dies illegal ist! Sie sollten zuerst um Zustimmung bitten, etwas aufzuzeichnen. Wenn sie sich weigern, geben Sie einfach eine Zusammenfassung dessen ein, was Sie während des Meetings/Anrufs vereinbart haben, und leiten Sie die E-Mail weiter. Bitten Sie sie, zu sehen, ob Ihre Zusammenfassung korrekt ist, und wenn sie dies bestätigen, haben Sie gerade eine weitere „Papierspur“ erstellt, die möglicherweise zu Ihren Gunsten wirken könnte.

3. Bleiben Sie höflich

Egal wie der Kunde reagiert, nichts geht über Höflichkeit und gute Manieren.

So schwer es auch sein mag, bleibe cool, selbst wenn die Person stur wird oder einfach nicht verstehen kann, was du zu kommunizieren versuchst. Aus persönlicher Erfahrung heraus haben wir eine Liste von Vorlagen zusammengestellt, um den Kunden um Zahlung zu bitten, ohne unhöflich zu sein.

Fazit

Die Rechtfertigung von Rechnungen sollte nicht nachträglich erfolgen, wenn der Kunde anfängt, Ihre Arbeitsmoral zu verdächtigen. Damit das nicht passiert, sollten Sie Ihre Rechnungen eigentlich schon früh, fast schon zu Beginn Ihrer Partnerschaft, begründen. Wenn Kunden von Anfang an wissen, warum Sie so viel verlangen, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie später Änderungen oder Beschwerden vornehmen.

Eine strenge und detaillierte Dokumentation (Stundenzettel, E-Mails und Berichte) stellt auch sicher, dass Sie im Falle eines Rechtsstreits Einfluss haben. Letztendlich helfen kurze Aufschlüsselungen Ihres Preisfindungsprozesses, Vertrauen durch Transparenz aufzubauen. Es ist wahrscheinlicher, dass Kunden wieder mit Ihnen zusammenarbeiten und Sie sogar ihren Kollegen weiterempfehlen.

Haben Sie eigene Praxen? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen unter [email protected] mit und wir könnten Sie in einem unserer nächsten Artikel vorstellen.