Ist befristete Personalbesetzung das Richtige für Ihr Unternehmen?

Treffen Sie eine fundierte Entscheidung darüber, ob die befristete Personalbesetzung für Ihr Unternehmen geeignet ist, indem Sie sich mit den beiden folgenden wesentlichen Überlegungen befassen.

In einer im vergangenen Jahr durchgeführten Capterra-Umfrage haben wir über 300 Mitarbeiter mit Rekrutierungsverantwortung befragt und festgestellt, dass 56 % befürchten, dass es offene Stellen gibt, die ihr Arbeitgeber niemals besetzen kann.

Vor diesem Hintergrund ist es kein Wunder, dass Personalchefs und Geschäftsinhaber nach Möglichkeiten suchen, offene Stellen schnell zu besetzen. Und eine der besten Möglichkeiten, das zu tun? Kontingentbesetzung.

Kontingentbesetzung ist eine Einstellungsstrategie, die häufig verwendet wird, um Qualifikationslücken zu schließen oder eine Zeit mit erhöhtem Arbeitskräftebedarf zu überstehen. Bei richtiger Anwendung kann Ihr Unternehmen von Kosteneinsparungen und einer agilen Belegschaft profitieren, aber es ist nicht immer die beste Lösung für Ihre Personalmangelprobleme.

Wenn Sie ein Personalchef oder Geschäftsinhaber sind, der die Aufgabe hat, festzustellen, ob Zeitarbeit eine gute Option für Ihr Unternehmen ist, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie. Wir helfen Ihnen bei dieser Entscheidung, indem wir Beispiele von Branchen, die häufig Zeitarbeiter einsetzen, mit einer Formel für den Vergleich der Kosten für die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters mit denen eines Zeitarbeiters versehen.

Was ist befristete Personalbesetzung?

Zeitarbeitskräfte sind eine Einstellungsstrategie, bei der Zeitarbeiter (auch Vertragsarbeiter oder Berater genannt) eingestellt werden, um die Stammbelegschaft eines Unternehmens zu ergänzen. In der Regel wird ein Zeitarbeitnehmer eingestellt, um bei einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Arbeitssaison zu helfen, obwohl es nicht ungewöhnlich ist, dass sich Zeitarbeitnehmer auf 12-, 18- oder 24-Monatsverträge verpflichten.

Zeitarbeitskräfte sind in manchen Branchen üblicher als in anderen, und das aus gutem Grund: Branchen, deren Nachfrage nach Dienstleistungen schwankt oder die Projekte ausführen (anstelle eines kontinuierlichen Arbeitsstroms), profitieren stärker von der Hilfe von Zeitarbeitskräften .

Einige Beispiele für Branchen, die häufig befristete Arbeiten verwenden, sind:

• Gesundheitswesen: Unternehmen wie Krankenhäuser, Kliniken, Wellnesszentren, Zentren für betreutes Wohnen und Anbieter von häuslicher Pflege verlassen sich auf Zeitarbeitskräfte, um Qualifikationslücken schnell zu schließen. Diese Praxis ist aufgrund des durch die COVID-19-Pandemie verschärften Personalmangels im Gesundheitswesen weiter verbreitet denn je.
• Fertigung: Lebensmittel- und Getränkehersteller sowie Bekleidungs-, Elektronik-, Kohle-, Kunststoff- und Automobilhersteller setzen Zeitarbeitskräfte ein, da Angebot und Nachfrage in der Produktion häufig schwanken und die Beschaffung von Zeitarbeitskräften angepasst werden kann.
• IT: Unternehmen aller Art können Zeitarbeitskräfte mit IT-Erfahrung unter Vertrag nehmen, die als Support-Spezialisten für Computernetzwerke arbeiten, neue Hard- oder Software installieren, Probleme beheben und routinemäßige Wartungsarbeiten durchführen (z. B. das Durchführen von Dateisicherungen im Netzwerk).
• Bau: Baufirmen bieten möglicherweise für ein Projekt an, das mehr Arbeitskräfte erfordert, als sie ohne weiteres zur Verfügung haben, oder in einigen Fällen spezielle Fähigkeiten. So kann beispielsweise ein Generalunternehmen, das sich für ein Renovierungsprojekt bewirbt, im Zuge seiner Arbeiten Schimmel- oder Brandschäden feststellen und bräuchte in diesem Fall vorübergehend die Unterstützung durch einen Sanierungsexperten.

Was sind die Unterschiede zwischen einem Zeitarbeiter und einem Vollzeitbeschäftigten?

In den Augen des Gesetzes gibt es einen bemerkenswerten Unterschied zwischen Vollzeitbeschäftigten, Festangestellten und Leiharbeitern. Im Folgenden behandeln wir drei der wichtigsten Unterschiede.

• Vergütung: Vollzeitbeschäftigte erhalten ein Jahresgehalt, Zeitarbeitskräfte einen Stundenlohn für die geleistete Arbeit. Das heißt, Mitarbeiter stehen auf Ihrer Gehaltsliste, Zeitarbeitskräfte hingegen nicht. Außerdem erhalten befristet Beschäftigte keine Leistungen, die Vollzeitbeschäftigten gewährt werden (wie Versicherung oder PTO), obwohl sie Anspruch auf Mindestlohn und Überstundenvergütung haben.
• Arbeitszeiten: Während Arbeitgeber die Arbeit eines Vollzeitbeschäftigten innerhalb bestimmter festgesetzter Arbeitszeiten verlangen können, gilt dies nicht immer für Zeitarbeiter. In den meisten Fällen legen Zeitarbeitskräfte ihre eigenen Arbeitszeiten und Arbeitszeiten fest, obwohl es Ausnahmen gibt, z. B. wenn ein Zeitarbeitskraft eingestellt wurde, um einen Vollzeitbeschäftigten zu ersetzen, während dieser sich im Elternurlaub befindet.
• Aufsicht: Befristete Arbeitnehmer sind flexibler als Vollzeitbeschäftigte, wenn es um die Erledigung der Arbeit geht. Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern ist ein Risiko bei der Einstellung von Zeitarbeitnehmern, und einer der Faktoren, die ein Arbeitgeber nachweisen müssen muss , um einen Arbeitnehmer als Zeitarbeiter einzustufen, ist, dass der Arbeitnehmer bei der Erbringung von Dienstleistungen frei von Kontrolle und Weisung ist. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber Vollzeitbeschäftigte stärker kontrollieren können als Leiharbeitnehmer.

Die Vorteile der Personalvermittlung für Arbeitgeber

Es gibt zwei Hauptfaktoren, die Unternehmen dazu bewegen, sich für Zeitarbeitskräfte zu entscheiden: Erstens die Möglichkeit, Fixkosten zu senken, und zweitens die Personalflexibilität, die Zeitarbeitskräfte bieten.

Einsparmaßnahmen

In einer kürzlich von Gartner durchgeführten Umfrage gaben 32 % der Befragten an, dass ihr Arbeitgeber Mitarbeiter in Vollzeitäquivalenten (FTE) aus Kostengründen durch Zeitarbeitskräfte ersetzt (vollständiger Inhalt für Kunden verfügbar).

In vielen Fällen kostet die Einstellung eines Zeitarbeiters nur einen Bruchteil der Kosten für die Einstellung eines neuen Vollzeitmitarbeiters. Dies liegt daran, dass Vollzeitbeschäftigte zusätzlich zu ihrem Gehalt kostspielige Leistungen wie Versicherungen, entsprechende 401.000-Beiträge und bezahlte Freizeit erhalten. Arbeitgeber sind auch verpflichtet, die US-amerikanische Sozialversicherung und Lohnsteuern für Vollzeitbeschäftigte zu zahlen, während dies für Zeitarbeitskräfte nicht der Fall ist (sofern die örtlichen Gesetze nichts anderes vorsehen).

Größere Personalflexibilität

Der Einsatz von Zeitarbeitern gibt Arbeitgebern die Möglichkeit, ihre Belegschaft an die geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Zeitarbeitskräfte sind beispielsweise in der Baubranche weit verbreitet, wo die Nachfrage nach Arbeitskräften davon abhängt, an wie vielen laufenden Projekten ein Unternehmen beteiligt ist und wie groß der Umfang dieser Projekte ist.

Außerdem ist es viel schneller, offene Stellen oder Qualifikationslücken mit Zeitarbeitskräften als mit Vollzeitmitarbeitern zu füllen, da Zeitarbeitskräfte mit den erforderlichen Fähigkeiten eintreffen, wodurch ein langwieriger Schulungs- oder Einarbeitungsprozess entfällt. In den meisten Fällen wenden sich Arbeitgeber an eine Zeitarbeitsfirma, um ihnen bei der Suche nach Zeitarbeitskräften zu helfen. Da diese Unternehmen Zugang zu einem Pool von Talenten haben, aus denen sie auswählen können, beschränkt sich Ihr Rekrutierungsprozess auf das Screening von Kandidaten, die von Ihrem Personalpartner geschickt werden.

Natürlich gibt es noch andere Vorteile und, was noch wichtiger ist, Nachteile von Zeitarbeitern, die es zu berücksichtigen gilt. Einen Überblick über die Vor- und Nachteile von Zeitarbeitern finden Sie in diesem kurzen Video:

So stellen Sie fest, ob Zeitarbeitskräfte für Ihr Unternehmen geeignet sind

Wenn es darauf ankommt, gibt es zwei wesentliche Überlegungen, die Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie versuchen, zu entscheiden, ob Sie einen Zeitarbeiter oder einen neuen Mitarbeiter einstellen sollten:

1. Die Art von Arbeit, bei der Sie zusätzliche Hilfe benötigen.
2. Ob Sie tatsächlich Geld sparen, indem Sie Zeitarbeitskräfte einstellen.

Die Beantwortung dieser Fragen erfordert etwas strategisches Denken, aber keine Sorge – wir fügen Kontext hinzu, der Ihnen hilft zu verstehen, warum diese Überlegungen so wichtig sind, und geben Empfehlungen, die Ihnen helfen, sich durch diese Entscheidung zu navigieren. Beginnen wir mit der ersten Überlegung: Bei welcher Art von Arbeit benötigen Sie Hilfe?

Definieren Sie zunächst den Umfang der Arbeit, bei der Sie Hilfe benötigen

Zuvor haben wir Beispiele für Branchen gegeben, die häufig Zeitarbeitskräfte einsetzen. Jedes dieser Beispiele bestätigt etwas anderes, das wir erwähnt haben: dass Unternehmen Zeitarbeitskräfte aufgrund der Flexibilität einsetzen, die sie bieten.

Vor diesem Hintergrund besteht Ihr nächster Schritt darin, den Umfang der Arbeit zu definieren, bei der Sie Hilfe benötigen. Bestimmen Sie, ob es sich um eine Routineaufgabe oder einen Routineprozess handelt, der Teil Ihrer Geschäftstätigkeit ist, oder um eine einmalige Aufgabe. Wenn es ersteres ist, ist es besser, sich für einen Vollzeitmitarbeiter als für einen befristeten zu entscheiden, obwohl es einige Ausnahmen davon gibt. Beispielsweise benötigen Einzelhändler möglicherweise Hilfe bei einer Routineaufgabe (z. B. dem Verpacken von Online-Bestellungen), bei der die Nachfrage aufgrund des Weihnachtsgeschäfts stark angestiegen ist.

Als nächstes rechnen Sie mit dem Grad der Beteiligung, die Sie an der Arbeit haben müssen

Zeitarbeitskräfte können nicht so verwaltet werden wie Vollzeitbeschäftigte. Und wenn ein Arbeitgeber zu viel Kontrolle darüber ausübt, wie ein Zeitarbeiter seine Pflichten erfüllt, riskiert er eine falsche Einstufung – die rechtlichen und geschäftlichen Folgen können kostspielig sein.

Das heißt, wenn die Art der Arbeit, bei der Sie Hilfe benötigen, sehr spezifisch für Ihr Unternehmen ist, ist es wahrscheinlich am besten, einen Vollzeitmitarbeiter einzustellen, der in den Nuancen des Jobs geschult werden kann. Wenn die Arbeit andererseits unkompliziert ist und ohne viel Aufsicht oder Eingriffe Ihres Teams erledigt werden kann, könnte ein befristeter Mitarbeiter eine großartige Lösung sein.

Vergleichen Sie abschließend die Kosten eines Zeitarbeiters mit denen eines Vollzeitbeschäftigten

Die wichtigste Überlegung, ob Sie bedingte Personalbesetzungen annehmen sollten oder nicht, ist, wie sich dies auf Ihr Endergebnis auswirkt. In „Increasing the Contingent Workforce Requires Planning of Costs and Activities“ gibt Gartner einen Überblick über alle Kosten, die mit der Einstellung von Zeitarbeitskräften verbunden sind (vollständiger Inhalt für Kunden verfügbar).

Die gleiche Formel kann verwendet werden, um die Kosten für die Einstellung eines Zeitarbeiters zu bestimmen, aber in den meisten Fällen tragen Sie nicht zu dessen Leistungen bei und die Rekrutierungskosten beschränken sich auf die Gebühren, die von einem Unternehmen für Personallösungen erhoben werden. Außerdem sind die Schulungskosten geringer, da Zeitarbeitskräfte in der Regel mit dem Know-how eingestellt werden, das zur Erledigung ihrer Arbeit erforderlich ist.

Sie denken vielleicht, dass die Einstellung eines Zeitarbeiters viel günstiger ist als die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters, aber Zeitarbeiter sind dafür verantwortlich, ihre eigenen Leistungen zu decken und ihre eigenen Steuern zu zahlen, was bedeutet, dass sie normalerweise einen Lohnsatz haben 20 % höher als bei einem Festangestellten.

Vor diesem Hintergrund sollten Sie die potenziellen Kosten für die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters und eines Zeitarbeiters berechnen und die beiden vergleichen, um festzustellen, welche Option für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.

Erstellen Sie einen Spielplan für die Einstellung von Zeitarbeitskräften

Eine Gartner-Studie aus dem Jahr 2020 ergab, dass 83 % der Unternehmen davon ausgingen, den Einsatz von Zeitarbeitern zu erhöhen (vollständiger Inhalt für Kunden verfügbar). Seit diese Studie veröffentlicht wurde, ist der Talentmangel nur eskaliert. Zeitarbeiter können eine Lösung sein, da sie schnell einzustellen sind und mit der Ausführung von Arbeiten beginnen können, die aufgrund offener Stellen, die Personalvermittler nur schwer besetzen können, nicht erledigt werden.

Wenn Sie nach dem Lesen dieses Leitfadens der Meinung sind, dass externe Mitarbeiter gut zu Ihrem Unternehmen passen könnten, können Sie damit beginnen, indem Sie die vier Schritte befolgen, die in der folgenden Grafik dargestellt sind:

Umfrage zur Rekrutierungsstrategie von Capterra

Die Capterra Recruiting Strategy Survey wurde im Juli 2021 durchgeführt. Wir haben 300 Antworten von Arbeitnehmern mit Rekrutierungsverantwortung bei US-Arbeitgebern gesammelt. Das Ziel dieser Umfrage war es zu erfahren, wie sehr Unternehmen mit Rekrutierung und Einstellung zu kämpfen haben und welche Lösungen sie in Betracht gezogen haben, um die Rekrutierungs- und Einstellungsergebnisse zu verbessern.