Was ist ein IP-Telefonsystem und benötigt mein Unternehmen eines?

Was wäre, wenn Sie bei Ihrem aktuellen Festnetzanschluss bis zu 60 % sparen könnten? Als Gegenleistung für die Kosteneinsparungen erhalten Sie ein zuverlässigeres Geschäftstelefonsystem , auf das Ihre Remote-Teams von überall aus zugreifen können.
Es ist mehr als möglich, von diesen Vorteilen zu profitieren, indem Sie von Ihrem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) auf ein modernes IP-Telefonsystem umsteigen.

Was ist ein IP-Telefon?

Wenn wir an ein herkömmliches Telefonsystem denken, denken wir an Tischtelefone und einen Serverraum zur Annahme eingehender Anrufe. Sie benötigen eine Reihe von Telefonleitungen, um die Server mit jedem analogen Telefon zu verbinden, was zu einem Kabelgewirr im gesamten Büro führt.
Ein IP-Telefonsystem (oder IP-PBX ) löst dieses Problem. Der Server ist cloudbasiert; Sie benötigen keinen Serverraum in Ihrem Büro. Das bedeutet, dass Sie sich nicht mit Kupferdraht-Labyrinthen herumschlagen müssen und eingehende Anrufe über eine Internetverbindung entgegennehmen können.

Das gesamte IP-Telefonsystem läuft mit der VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol) . Das bedeutet einfach, dass Sie über jede Art von Internetverbindung Anrufe tätigen und empfangen können.
Wie sieht also ein IP-Telefon aus?
Mit VoIP-Lösungen können Sie Anrufe auf jedem mit dem Internet verbundenen Gerät entgegennehmen, das als IP- oder SIP-Telefon bezeichnet wird. Dazu gehört:

• Mobiltelefone (wie Apple oder Android)
• Ein Laptop
• Dein PC

Fazit: Jedes Mobilteil kann ein VoIP-Telefon sein, solange es über einen Internetzugang und eine kompatible IP-Telefonieanwendung verfügt.

Wie funktioniert eine IP-Telefonanlage?

Grundsätzlich gilt: Alle eingehenden Anrufe werden an den virtuellen Server Ihres Providers weitergeleitet. Ihr VoIP-Anbieter wandelt den Anruf dann in eine Audiodatei um und übermittelt die Daten an ein IP-Telefon.
Sie sind dann wie gewohnt mit dem Anrufer verbunden – die eigentliche Übertragung erfolgt jedoch über das Internet und nicht über einen Mobilfunkmast.
Hier sind die wesentlichen Komponenten einer IP-Telefonanlage:

1) Eine virtuelle Telefonanlage

Auch als Cloud-PBX bekannt, ist dies der Server, der eingehende Anrufe verwaltet und in eine Audiodatei umwandelt. Sie benötigen einen in der Cloud gehosteten Server, um Anrufe über das Internet tätigen und empfangen zu können.

2) Sprach-Gatekeeper

Ein herkömmliches Bürotelefonsystem verwendet ein PSTN, um Anrufe über Mobilfunkverbindungen zu tätigen. Ihr neues IP-Telefonsystem verwendet jedoch Sprach-Gatekeeper, um den Zugriff auf Ihr System zu kontrollieren.
Mit dieser Komponente bestimmen Sie, wer wann Ihr VoIP-System nutzen kann und welche Geräte angeschlossen sind.

3) Gateways

Diese Komponente verwaltet, wie Ihre Telefonverbindungen hergestellt werden. Mit einem können Sie mit einem IP-Telefon eine Nicht-VoIP-Nummer anrufen.
Gateways können auf der Routing-Regel „Least Call“ basieren – das bedeutet, dass sie automatisch den schnellsten Weg finden, Ihre ausgehenden Anrufe mit der von Ihnen gewählten Nummer zu verbinden, sei es VoIP oder Festnetz.

4) IP-Tischtelefon

Mit einem Analog Telephone Adapter (ATA) können Sie Ihre bereits vorhandene Ausrüstung in ein IP-Telefon verwandeln.
Diese werden an Ihr herkömmliches Tischtelefon angeschlossen und mit dem Internet verbunden. Sie wandeln Ihre Stimme in eine Audiodatei um und finden eine IP-Adresse für die Nummer, die Sie anrufen. Dies bedeutet, dass Sie VoIP-Anrufe über nicht mit dem Internet verbundene Geräte tätigen können.

Leitungsvermittlung vs. Paketvermittlung

Sie fragen sich, wie sich dies von einem herkömmlichen Festnetz-Setup (Leitungsvermittlung) unterscheidet? Ein IP-Telefonsystem verwendet Paketvermittlung.
VoIP zerlegt Ihre Gespräche in kleine Datenpakete, die über das Internet übertragen werden.
Ein analoger Telefonadapter (ATA) wandelt diese Daten dann in die analoge Form um, die Sie schließlich hören. Auf diese Weise verbrauchen Ihre IP-Telefone keine Leitung, wenn dies nicht erforderlich ist.

Arten von IP-Telefonsystemen

Beide Arten von IP-Telefonsystemen werden über eine PBX (Private Branch Exchange) betrieben. Dies kann in zwei Formen erfolgen:

1) Vor Ort

Bei einer On-Premise-PBX-Anlage befinden sich alle für VoIP-Anrufe erforderlichen Geräte und Hardware in Ihrem Büro.
Es handelt sich um die Kupferdraht-Server-zu-Tisch-Telefonverbindung, über die wir vorhin gesprochen haben. diejenige, die traditionell in Büros installiert wird.
Ein lokales IP-Telefonsystem stellt über eine LAN-Verbindung eine Verbindung zu einer PBX-Anlage in Ihrem Büro her. Sie können problemlos zusätzliche erweiterte Funktionen hinzufügen und haben die Möglichkeit, Telefone über zusätzliche SIP-Trunks zu sichern.
Und das Beste: Sie haben die Kontrolle darüber, wie Ihr VoIP-Telefonsystem funktioniert. Sie können die Leitungen ändern, Verbindungen hinzufügen und ändern – alles in Ihrem Büro. Möglicherweise müssen Sie dafür jedoch einen internen IT-Support engagieren.

2) Cloudbasiert (oder virtuell)

Bei einer gehosteten PBX oder Cloud-PBX kümmert sich ein Drittunternehmen um alles, was mit Ihrem IP-Telefonsystem zu tun hat. Die Einrichtung und Wartung erfolgt virtuell – Sie brauchen keinen Techniker, der zur Installation in Ihr Büro kommt.
Sie benötigen lediglich eine starke Internetverbindung als „Hardware“ und ein Gerät, auf dem Sie die IP-Telefonsoftware installieren können (z. B. ein Smartphone).
Stellen Sie sich ein cloudbasiertes Geschäftstelefonsystem als das moderne Äquivalent eines herkömmlichen Systems vor.
Sie haben weiterhin die Möglichkeit, qualitativ hochwertige Telefonanrufe zu tätigen und zu empfangen – nur ohne Wartung und kostspielige Einrichtung.

Sollte ich eine lokale oder cloudbasierte Lösung verwenden?

Die Wahl zwischen lokalen oder cloudbasierten IP-Telefonsystemen hängt von Ihren Ressourcen ab.
Während Sie vor Ort die volle Kontrolle über Ihr System haben, laufen Sie Gefahr, sich bei der Verwaltung Ihres IP-Telefonsystems auf internes Fachwissen zu verlassen . Das kann ziemlich teuer werden – wenn Sie externe Support-Ressourcen hinzuziehen müssen, fallen zusätzliche Kosten an.
Es besteht auch eine geringe Wahrscheinlichkeit, dass benötigte Teile nicht vorrätig sind oder nicht mehr in Betrieb sind. Schließlich benötigen Sie in Ihrem Büro Platz, um die erforderliche Ausrüstung unterzubringen. Nicht jedes Unternehmen verfügt über den Luxus eines freien Raums für Telefonserver.
Cloudbasierte IP-Telefonsysteme benötigen jedoch nur das, was Sie wahrscheinlich bereits haben: einen hochwertigen Internetdienst.

Vorteile von IP-Telefonsystemen

Sie fragen sich, ob es sich lohnt, Ihre aktuelle Telefonanlage zugunsten einer IP-Telefonanlage abzuschaffen, die das Internet zum Telefonieren nutzt? Hier sind sechs Dinge, die Sie beachten sollten.

1) Die Einrichtung und Wartung ist günstiger

Das wohl wichtigste Kriterium, das Sie als Inhaber eines Kleinunternehmens berücksichtigen sollten, ist das Budget. Sie möchten nicht viel Geld ausgeben, um geschäftliche Anrufe entgegenzunehmen. Aber hier zeichnet sich eine IP-Telefonanlage aus.

Ein IP-Telefonsystem ist in zweierlei Hinsicht günstiger als eine altmodische kabelgebundene Einrichtung. Erstens: Sie benötigen keine brandneue Ausrüstung, um das neue Netzwerk nutzen zu können.

Sie benötigen lediglich zwei Dinge, die Sie bereits haben: eine Internetverbindung und ein mit dem Internet verbundenes Mobilteil oder Softphone.

Das bedeutet, dass Ihr IP-Telefonsystem weniger wartungsgefährdet ist. Es besteht keine Gefahr, dass Kabel brechen oder Server überhitzen. Sie verpflichten sich einfach dazu, eine Softwareanwendung auf dem neuesten Stand zu halten – daran wird Sie Ihr VoIP-Anbieter ohnehin erinnern.

2) Sie sind zuverlässiger

Wenn Sie derzeit ein kabelgebundenes Telefonnetz nutzen, wissen Sie, wie unzuverlässig es sein kann. Vielleicht haben Sie launische Tischtelefone oder komplizierte Kabel, die nur in einer bestimmten Position funktionieren.

Frustrierend, oder?

Bei IP-Telefonanlagen sind Sie nur auf eines angewiesen: eine Internetverbindung. Aber selbst wenn das Internet ausfällt, können Sie dank der flexiblen Anrufweiterleitung immer noch telefonieren.

Ändern Sie einfach Ihre Einstellungen, um Anrufe über eine andere Internetverbindung an ein anderes Mobilteil umzuleiten. (Beispiel: Wenn das WLAN in Ihrem Büro ausfällt, leiten Sie Anrufe auf Ihr Mobiltelefon um, das 4G nutzt.) Ihre Anrufqualität wird dadurch nicht beeinträchtigt.

Das Gleiche gilt für Wettereinflüsse, Hardwareprobleme und Stromausfälle. Sie können dafür sorgen, dass Ihr IP-Telefonsystem ständig betriebsbereit ist, indem Sie Anrufe an die Voicemail oder ein Mobiltelefon umleiten. Keine Ausfallzeiten mehr.

3) Es ist ferngesteuert

Laut unserer Studie haben mehr als 38 % der Unternehmen Teammitglieder, die remote arbeiten. Darüber hinaus kommunizieren 88 % der Geschäftsleute mindestens einmal pro Woche über ihr Mobilgerät.

IP-Telefonsysteme richten sich an Remote-Mitarbeiter.

Warum? Denn Sie können die geschäftliche Mobiltelefonnummer Ihrer Person zu Ihrem IP-Telefonsystem hinzufügen und Anrufe auf ihr Gerät umleiten – auch wenn sie nicht im Büro sind.

Und wenn sie von zu Hause aus arbeiten , erleichtern Sofortnachrichten oder Videokonferenzen die Zusammenarbeit.

Mit VoIP können Sie kostengünstig telefonieren und kostenlose Textnachrichten über das Internet versenden. Aus diesem Grund ist ein IP-Telefonsystem unerlässlich, wenn Sie viele Mitarbeiter haben, die von zu Hause aus arbeiten – beispielsweise in einem virtuellen Contact Center.

4) Die Skalierung Ihres IP-Telefonsystems ist einfach

Telefonkonferenzen über Festnetztelefone führen? Seien Sie bereit, zusätzliche Hardware- und Konnektivitätskosten zu zahlen. Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie auch einen Techniker beauftragen, der einen Telefonanschluss an dessen Schreibtisch anbringt.

Bei IP-Telefonen ist dies jedoch kein Problem. Rufen Sie einfach Ihren VoIP-Anbieter an, fügen Sie die Person zu Ihrem Online-Konto hinzu und laden Sie die Software auf ihr Gerät herunter. Das war's – sie sind für Geschäfte geöffnet. (Und ruft an.)

Dies eignet sich besonders gut für Callcenter . Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie immer neue Kundendienstmitarbeiter einstellen . Mit einem IP-Telefonsystem ist das ganz einfach, sofern es über eine Multi-Conference Unit (MCU) verfügt.

Mit IP-Telefonsystemen können außerdem so viele Personen an einem Anruf teilnehmen, wie es Ihre Internetbandbreite zulässt.

Auf diese Weise können Sie eine einheitliche Kommunikationsplattform für Ihr Unternehmen aufbauen.

Ihre gesamte Kommunikation – seien es Videoanrufe, Kundensupport oder Teamschulungen – findet an einem Ort statt: im Internet.

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5) Sie können die Kundenzufriedenheit steigern

Wenn Sie zum Annehmen von Anrufen ein herkömmliches Festnetzsystem verwenden, frustrieren Sie wahrscheinlich Ihre Kunden. Sie werden direkt zur Voicemail weitergeleitet, wenn die von ihnen angerufene Telefonnummer besetzt ist. Das ist nicht gut für den Kundenservice.

Sie können jedoch mit Ihrer IP-Telefonanlage so viele Anrufe tätigen, wie Sie möchten. Sie benötigen keine zusätzliche Telefonnummer, um mehrere Anrufe zu bearbeiten, da diese für den nächsten verfügbaren Agenten in die Warteschleife gelegt werden können.

Anrufwarteschlangen minimieren abgelehnte Anrufe und sorgen für ein großartiges Kundenerlebnis.

Darüber hinaus steigert ein IP-Telefonsystem die Kundenzufriedenheit noch weiter, da für VoIP-zu-VoIP-Anrufe keine Gebühren anfallen.

Wenn Ihre Kunden auch ein IP-Telefonsystem (wie Nextiva oder Skype) nutzen, um Sie anzurufen, müssen sie keine hohen Kosten für Ferngespräche berappen. Es ist völlig kostenlos, Sie anzurufen.

6 IP-Telefonfunktionen, auf die Sie achten sollten

• Voicemail : Wenn ein Mitarbeiter das Telefon nicht erreichen kann, sind Voicemail und Anrufweiterleitung praktisch. Überprüfen Sie, ob Ihr Dienstanbieter es Anrufern erlaubt, eine Nachricht zu hinterlassen, und prüfen Sie, ob er einen Voicemail-zu-E-Mail-Dienst anbietet. Auf diese Weise können Sie verpasste Anrufer nachverfolgen, indem Sie die Nachrichten in Ihrem Posteingang scannen.
• Anrufaufzeichnung : Wenn Sie in einer Branche tätig sind, die stark reguliert ist, benötigen Sie eine Anrufaufzeichnung. Es kann auch zur Verbesserung des Kundenerfolgs und zur Schulung Ihrer Vertriebsmitarbeiter eingesetzt werden. Sie verfügen über eine Bibliothek mit aufgezeichneten, realen Telefongesprächen, die Sie als Beispiele verwenden können.
• Automatische Vermittlung : Diese IP-Telefonfunktion „begrüßt“ jeden Anrufer mit einer automatischen Nachricht und leitet ihn an verschiedene Personen weiter, je nachdem, warum er anruft. Es bietet ein schnelles und einfaches Kundenerlebnis.
• Anrufer-ID: Ändern Sie Ihre Anrufer-ID, um Ihren Firmennamen und Ihre Telefonnummer anzuzeigen, bevor Sie einen ausgehenden Anruf tätigen. Dadurch können Sie sich besser auf die Umgebung der Person, die Sie anrufen, beziehen.
• Audio- und Videokonferenzen : Benötigen Sie mehrere Teammitglieder im selben Anruf? Suchen Sie nach einem IP-Telefonsystem mit robusten Konferenzfunktionen, nicht nur für Audioanrufe, sondern auch für Videokonferenzen.

Eine weitere Sache, die Sie berücksichtigen sollten, ist die Sicherheit . Es mag verlockend sein, sich für den kostengünstigsten Anbieter zu entscheiden, aber eine sicherere Option ist ein Anbieter, der den besten Support und die beste Sicherheit für Bürotelefone mit mehreren Leitungen bietet.

Zögern Sie nicht, Ihren Anbieter nach seinen Akkreditierungen zu fragen, wie er potenzielle Bedrohungen erkennt und abschwächt und wie er intern mit Sicherheitsprotokollen umgeht.

Wie viel kosten IP-Telefonanlagen?

Bei Nextiva können Sie aus einem unserer vierstufigen Preispläne auswählen und die Schieberegler entsprechend der Anzahl der Sitzplätze anpassen, die Ihr Unternehmen benötigt.

1) Grundlegende VoIP-Systeme

Einfache VoIP-Systeme beginnen bei 20 $ pro Monat und Benutzer. Sie verfügen in der Regel über eine kostenlose Rufnummernmitnahme , eine lokale oder gebührenfreie Nummer und unbegrenzte Anrufe.

Basispakete sollten außerdem eine automatische Vermittlung, Wartemusik und kostenloses Online-Fax enthalten.

2) Professionelle VoIP-Systeme

Mit Pro-VoIP-Systemen erhalten Sie alle oben genannten Funktionen sowie Textnachrichten und unbegrenzte Telefonkonferenzen.

Sie erhalten außerdem die Nextiva-App, die vollständige Mobilität für Ihren Telefondienst ermöglicht. Sie können mit der App auch eine professionelle Begrüßung aufzeichnen und geschäftliche Anrufe auf jedem Gerät entgegennehmen.

3) Unternehmens-VoIP-System

VoIP-Systeme für Unternehmen ermöglichen Ihnen all das und noch mehr – einschließlich Anrufaufzeichnung, Voicemail-to-Text und Sprachanalyse. Preise und Kosteneinsparungen für Unternehmens-VoIP-Systeme hängen von der Größe Ihres Unternehmens und Ihren Gesamtanforderungen ab.

Wie richte ich eine IP-Telefonanlage ein?

Sind Sie bereit, ein IP-Telefonsystem für Ihre Geschäftskommunikation zu nutzen? Um die beste Einrichtung für Ihr Büro zu finden, beantworten Sie einige dieser grundlegenden VoIP- Fragen :

• Anzahl der Telefonnummern, die Sie für die Abdeckung benötigenAnzahl der Telefonnummern (und ob Sie unterschiedliche Nummern für Regionalbüros benötigen)
• Die ungefähre Anzahl der eingehenden und ausgehenden Anrufe, die Sie tätigen werden

1) Wie viele Benutzer haben Sie?

Sobald Sie die Anzahl Ihrer Benutzer kennen, können Sie feststellen, ob Ihre aktuelle Internetabdeckung ausreicht, um das neue Bürotelefonsystem zu unterstützen.

Möglicherweise möchten Sie mit einem Geschwindigkeitstest-Tool beurteilen, wie viele Daten Ihr bestehender Internetdienst verarbeiten kann.

Die Anzahl der Benutzer zu kennen ist eine Sache, aber Sie müssen dennoch wissen, wie viele Leitungen Sie tatsächlich benötigen, um Ihr Unternehmen zu unterstützen. Wir empfehlen Ihnen, drei Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen, darunter:

2) Welche Hardware möchten Sie verwenden?

Ganz gleich, ob Sie sich für ein lokales oder ein Cloud-basiertes PBX-System entscheiden, Ihr Hardware-Setup erfordert einige Standardressourcen.

Eine hochwertige Internetverbindung ist eine Selbstverständlichkeit, aber Sie benötigen auch einen Router und Server, einen SIP-Trunk, WLAN-Router und IP-Telefone, die an die Server angeschlossen werden und den Mitarbeitern das Tätigen von Anrufen ermöglichen.

3) Wählen Sie Ihren VoIP-Anbieter

Um die Einrichtung Ihres IP-Telefons abzuschließen, müssen Sie schließlich einen Cloud-basierten VoIP-Dienstanbieter für die Installation Ihrer Telefone auswählen.

Es wird Ihnen das Leben leichter machen, wenn Sie einen VoIP-Anbieter wählen, der Sie bei der Einrichtung unterstützt. Bei Nextiva müssen Sie beispielsweise nicht alles manuell installieren.

Benötigt werden lediglich eine Internetverbindung, ein Headset und ein Mikrofon. Dann sind Sie für das Geschäft geöffnet!

Zeit für ein Upgrade?

Der beste Zeitpunkt für eine IP-Telefonanlage war gestern. Die zweitbeste Zeit ist heute.

Die guten Nachrichten? Die ersten Schritte können Sie schon jetzt machen. Fragen Sie uns, wie wir Ihrem Unternehmen mit einem IP-Telefonsystem zum Erfolg verhelfen können – schon ab 19 US-Dollar pro Monat.