Die 10 besten Möglichkeiten, Kunden Rechnungen zu stellen, damit Ihre Agentur bezahlt wird

Die Rechnungsstellung an Kunden kann eine Belastung sein. Sie könnten die Rechnung verlegen, vergessen, einen Scheck zu senden, oder eine Reihe von möglichen Szenarien. Bevor Sie es wissen, ist das Fälligkeitsdatum verstrichen und die Einnahmequelle Ihrer Agentur schwindet. Was kannst du tun?

Zunächst ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass unbezahlte Rechnungen nicht nur für Sie, sondern auch für Ihren Kunden ärgerlich sein können. Vielleicht haben sie nicht bezahlt, weil ihnen der Vorgang nicht vollständig erklärt wurde oder er umständlich und veraltet ist. Ihre Rechnungsstellungsmethode kann sich auf Ihre Kundenbeziehungen und letztendlich darauf auswirken, wie gut Sie Kunden binden.

Nachfolgend finden Sie zehn Tipps zur Verbesserung Ihres Rechnungsstellungsprozesses. Diese Taktiken, wie z. B. die Forderung nach einer Anzahlung oder die Verwendung einer wiederkehrenden Abrechnungsmethode, können tatsächlich sicherstellen, dass die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllt werden, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass Ihre Agentur schneller bezahlt wird. Es ist die ultimative Win-Win-Situation.

10 Möglichkeiten, Kunden Rechnungen zu stellen und zu Ihren Bedingungen bezahlt zu werden

1. Legen Sie klare Erwartungen im Vertrag fest

Der vielleicht beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Agentur pünktlich bezahlt wird, besteht darin, die Zahlungsbedingungen zu klären, bevor ein Kunde jemals einen Vertrag unterschreibt. Machen Sie daraus ein aktives Gespräch, anstatt die Erwartungen nur ins Kleingedruckte aufzunehmen. Dies verhindert Verwirrung des Kunden darüber, wann und wie zu zahlen ist und welche Richtlinien für verspätete Gebühren gelten.

Wenn Sie sich Zeit nehmen, um Zahlungsvorgänge zu besprechen, können Sie auch erfahren, ob der Kunde besondere Wünsche hat. Zieht es der Kunde beispielsweise vor, eine Rechnung per Post oder elektronisch zu erhalten? Bezahlen sie lieber per Kreditkarte oder Scheck?

Das Besprechen der Erwartungen während Ihres Kunden-Onboarding-Prozesses verringert nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass sie später wegen unbezahlter Rechnungen verfolgt werden müssen, sondern zeigt auch, dass Sie bereit sind, ihre Zahlungspräferenzen zu berücksichtigen. Kurz gesagt, es ist eine einfache und einfache Möglichkeit, zusätzlichen Kundenservice zu bieten und die Kundenbindung zu erhöhen.

2. Bitten Sie um eine Anzahlung

Eine Anzahlung bei einem großen Einkauf zu leisten, ist nicht ungewöhnlich. Bei der Beauftragung einer Marketing- oder Werbeagentur ist das nicht anders. Abgesehen davon, dass die Agentur Vorabeinnahmen erhält, werden durch die Anzahlung von Kunden zwei Dinge erreicht:

• Es sondert alle Kunden mit „roter Flagge“ aus.
  Wenn Sie feststellen, dass ein neuer Kunde zu sehr auf die Kosten fokussiert ist oder sich weigert, eine Anzahlung zu leisten, dann ist es wahrscheinlich, dass er zukünftige Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt. Jetzt das Thema Anzahlung anzusprechen, kann Ihnen später viel Frust ersparen.
• Es stellt sicher, dass die Mechanik des Rechnungsstellungsprozesses ordnungsgemäß funktioniert.
  Unabhängig davon, ob der Kunde eine Rechnung per Post erhalten möchte oder per PayPal bezahlen möchte, hilft der Beginn der Beziehung mit einer Anzahlung dabei, sicherzustellen, dass der Prozess so funktioniert, wie er sein sollte. Auf diese Weise können beide Parteien bei der nächsten Rechnung sicher sein, wie es weitergeht.

3. Geben Sie Kontaktinformationen und Projektdetails auf der Rechnung an

Rechnungen werden oft an das Finanzteam einer Organisation oder an jemanden mit der Befugnis, Kaufentscheidungen zu treffen, weitergeleitet. Wenn die Kontaktinformationen Ihrer Agentur auf der Rechnung vermerkt sind, können sich andere potenzielle Interessengruppen bei Fragen einfach an Sie wenden.

Eine andere Sache ist sicherzustellen, dass die Rechnung der richtigen Person in Rechnung gestellt wird. Wenn Ihr primärer Ansprechpartner nicht die Person ist, die letztendlich die Rechnungen bezahlt, finden Sie heraus, wer es ist. Sie können sich und Ihrem Kunden viel Zeit sparen, indem Sie direkt mit dieser Person abrechnen.

Sehen Sie, wie QuickBooks es mit seiner Rechnungssoftware macht:

Zusätzlich zu den für Kontaktinformationen reservierten Feldern enthält diese FreshBooks-Rechnungsvorlage auch Platz für Beschreibungen zu verschiedenen Projektkomponenten:

Auch wenn dies nach gesundem Menschenverstand erscheinen mag, kann das Hinzufügen zusätzlicher Details dazu beitragen, Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden zu schaffen. Spezifische Angaben zu den einzelnen Komponenten eines Projekts, wie z. B. „erstellte Post-Click-Landingpage für Facebook-Retargeting-Anzeigenkampagne“, erinnert den Kunden an all die verschiedenen Aufgaben, die mit der Umsetzung einer Kampagne verbunden sind.

4. Geben Sie Zahlungsbedingungen in die Rechnung ein

Die Chancen stehen gut, dass ein Kunde seine Kopie des Vertrags nicht auf Zahlungsbedingungen überprüft, bevor er eine Rechnung begleicht. Sie können allen die Arbeit erleichtern, indem Sie Zahlungsbedingungen am Ende jeder Rechnung angeben. Dies kann Kunden dazu ermutigen, pünktlich zu zahlen, und sie daran hindern, zu behaupten, sie hätten nichts über Fristen und Verzugsgebühren gewusst.

5. Liefern Sie die Rechnung umgehend

Viele digitale Vermarkter diskutieren darüber, wann sie eine Rechnung senden sollen. Einige schlagen vor, bis eine Woche nach der Lieferung eines Projekts zu warten oder zu warten, bis der Kunde Zeit hatte, das Produkt oder die Dienstleistung zu genießen und die Ergebnisse sehen kann, wie z. B. eine Zunahme der Leads oder Conversions.

Um schnell bezahlt zu werden, reichen Sie die Rechnung so schnell wie möglich ein. Dadurch bleibt Ihre Agentur im Gedächtnis Ihrer Kunden. Es zeigt auch, dass Sie zuverlässig sind und auf Details achten, was erneut bestätigt, dass Ihre Agentur von Anfang an die beste Wahl für den Job war.

6. Verschieben Sie Kunden in einen Retainer-Vertrag mit wiederkehrender Abrechnung

Anstatt bis zum Ende eines langen Projekts zu warten, um eine Rechnung zu senden – oder noch einige Wochen oder Monate auf die Zahlung zu warten – bitten Sie Ihren Kunden, auf einen Retainer-Vertrag umzusteigen.

Richten Sie von dort aus eine wiederkehrende Abrechnungsoption ein, die automatisch monatliche Abhebungen vom Bankkonto oder der Kreditkarte des Kunden vornimmt. Dies erspart Ihnen beiden nicht nur viel Zeit und Kopfschmerzen, sondern schafft auch einen vorhersehbareren und stabileren Cashflow für Ihre Agentur.

Bei Projekten, die mehr Zeit als gewöhnlich benötigen, um abgeschlossen zu werden, ist ein Vorschuss/wiederkehrender Zahlungsplan allein möglicherweise nicht immer sinnvoll. Beispielsweise könnte ein Kunde mit den Ergebnissen von A/B-Tests nicht zufrieden sein und verlangen, dass mehr experimentelle Post-Click-Zielseiten erstellt werden. Ziehen Sie in diesem Fall die Verwendung einer Retainer-gegen-Stunden-Methode in Betracht, bei der Sie eine monatliche oder vierteljährliche Rechnungsabrechnung für die Zeit senden können, die die Erwartungen des Retainers übersteigt.

7. Kunden online abrechnen

Wenn Sie während des Onboarding-Prozesses erfahren haben, dass Sie Ihren Kunden online Rechnungen stellen können, dann herzlichen Glückwunsch. Dies hat mehrere Vorteile, wie z. B. Zeit- und Geldersparnis beim Versand von Papierrechnungen sowie sofortige Zahlungsoptionen für Ihre Kunden.

Die Verwendung von PayPal zur Rechnungsstellung an Kunden ist eine beliebte Online-Zahlungsmethode. Die Plattform macht es einfach, einen „Jetzt bezahlen“-Button einzufügen, damit Kunden ihre Rechnung sofort begleichen können:

Dieser einstufige Prozess kann verspätete Zahlungen verhindern und Ihre Einnahmen vorhersehbar und konsistent halten.

8. Rechnungssoftware verwenden

Die Verwendung von Cloud-basierter Software kann den Rechnungsstellungsprozess automatisieren und den Zeitaufwand für das Senden und Nachverfolgen von Rechnungen reduzieren.

Eines der beliebtesten Cloud-basierten Tools ist FreshBooks:

Viele der Funktionen der Software automatisieren die hier besprochenen Best Practices, darunter:

• Rechnungsstellung für eine Anzahlung
• Clearing mit Kontaktinformationen, Projektdetails und Informationen zu verspäteten Gebühren
• So können Kunden sofort online bezahlen
• Umrechnung in eine andere Währung

Außerdem behauptet die eigene Forschung von FreshBooks, dass ihre Software dem durchschnittlichen Kleinunternehmer jedes Jahr 192 Stunden einspart. Mit ihrem Mittelklasse-Plan zum Preis von 25 US-Dollar pro Monat ist dies eine sehr vernünftige Option, um Kunden Rechnungen zu stellen.

Wenn Sie vermeiden möchten, für Cloud-Buchhaltungssoftware zu bezahlen, sollten Sie Rechnungen über PayPal senden:

Das beliebte Online-Zahlungsportal bietet kostenlose Rechnungsvorlagen mit vielen Anpassungsoptionen, einschließlich einer einfachen Währungsumrechnung für internationale Kunden. Der Nachteil? PayPal zieht immer noch ihre übliche kleine Gebühr von der Abschlusszahlung ab (0,30 $ + 2,9 % des Gesamtbetrags).

9. Berücksichtigen Sie Gebühren und Wechselkurse bei der Rechnungsstellung an internationale Kunden

Wechselkurse, Steuern und andere Gebühren spielen wahrscheinlich alle eine Rolle bei der Rechnungsstellung an internationale Kunden. Vermeiden Sie Überraschungen, indem Sie das Thema gleichzeitig mit der Klärung der Zahlungserwartungen während des Kunden-Onboarding-Prozesses besprechen.

Es hilft, Protokolle für ein bestimmtes Land zu recherchieren, oder Sie können Rechnungen mit einer Software erstellen. Viele Cloud-Buchhaltungstools machen Währungsumrechnungen zum Kinderspiel. Zoho bietet Ihnen beispielsweise die Möglichkeit, Rechnungsvorlagen in einer anderen Sprache zu erstellen:

10. Bauen Sie starke Beziehungen zu Kunden auf

Kunden, die sich über den Umsatz hinaus geschätzt fühlen, den sie Ihrem Unternehmen bieten, werden wahrscheinlich eher geneigt sein, pünktlich zu zahlen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun, z. B. indem Sie ihnen einen Rabatt anbieten, ihnen bei der Lösung eines Problems helfen oder ihnen sogar ein unerwartetes Geschenk schicken.

Wenn Sie jedoch die hier geteilten Tipps befolgt haben, sind Sie bereits auf halbem Weg, eine großartige Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen. Ein konsistenter Rechnungsprozess bietet mehrere Möglichkeiten für eine klare Kommunikation, Vertrauensbildung und die Vereinfachung des Lebens Ihrer Kunden durch exzellenten Kundenservice.

Fangen Sie an, schnell und einfach bezahlt zu werden

Die Rechnungsstellung an Kunden kann schwierig sein. Es braucht Zeit, Rechnungen zu erstellen und zu versenden, und noch mehr Zeit, um nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass Rechnungen fristgerecht bezahlt werden. Ein konsistenter und klarer Rechnungsprozess kann viel Frustration auf beiden Seiten vermeiden.

Indem Sie klare Erwartungen festlegen, wann und wie die Agentur bezahlt werden kann, und dann einfache, sofortige Zahlungsmethoden anbieten, die das Leben der Kunden erleichtern, können Sie schneller bezahlt werden und Ihre Beziehungen stärken. Das Verfolgen von Kunden wegen unbezahlter Rechnungen kann der Vergangenheit angehören.

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