Was ist eine Rechnungsnummer?

Jede Rechnung ist einzigartig und benötigt daher eine eindeutige Identifikationsnummer (eine Rechnungsnummer).

Ein gut organisiertes und effizientes Rechnungsnummerierungssystem wird Ihrem Unternehmen letztendlich helfen, schneller bezahlt zu werden.

Der erste Schritt, um dies zu erreichen, besteht darin, ein klares und effizientes Rechnungsnummerierungssystem zu entwickeln.

Sehen wir uns die Rechnungsnummern und die Best Practices zu ihrer Generierung genauer an.

Was ist eine Rechnungsnummer?

Eine Rechnungsnummer ist ein eindeutiger Code, der einer bestimmten Rechnung zugewiesen wird, um sie zu erfassen und zu identifizieren. Es kann Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen wie Schrägstriche und Bindestriche enthalten.

Rechnungsnummern sind fortlaufend oder sequentiell (dh einer logischen Folge folgend). Sie sind auch eine gesetzliche Anforderung für alle Rechnungen.

Sie erscheinen normalerweise oben auf der Rechnung und (bei digitalem Format) als Dateiname.

Die Vorteile von Rechnungsnummern

Rechnungsnummern helfen Menschen und Software, Rechnungen schnell zu erfassen, zu organisieren und zu erkennen.

Dies gilt sowohl für den Absender als auch für den Empfänger von Rechnungen. Beispielsweise ermöglicht eine Rechnungsnummer im Mahnwesen dem Kunden, bestimmte Rechnungen schneller abzurufen.

Rechnungsnummern sind besonders nützlich für zwei Facetten des Rechnungsmanagements.

1. Verfolgung

Es kann schwierig sein, mit den ausgestellten Rechnungen Schritt zu halten.

Dies spielt eine Rolle, ob Sie ein Kleinunternehmer sind, der Ihre eigenen Konten verwaltet, oder Teil einer vielbeschäftigten, engagierten Buchhaltungsabteilung sind.

Wenn es um überfällige Rechnungen geht, ist es besonders wichtig, den Überblick über Rechnungen nicht genau zu behalten.

Dies kann schnell zu Liquiditätsproblemen führen, die Auswirkungen auf andere Aspekte des Geschäftsbetriebs haben.

Rechnungsnummern helfen bei der Zahlungsverfolgung und Projektinformationen. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungsstellungsprozesses, sei es bei der Rechnungsstellung oder Rechnungsbearbeitung.

2. Überprüfung

Rechnungsnummern machen die Überprüfung von Rechnungen und Konten im Allgemeinen viel einfacher.

Ein fortlaufendes Nummerierungssystem kann unter Berücksichtigung bestimmter Kunden oder Kundentypen sowie Zeitrahmen und sogar Projektskalen entworfen werden. Sie könnten beispielsweise alle Rechnungen mit Mindestgebühr mit einem bestimmten Codeabschnitt kennzeichnen.

Richtig durchgeführt, macht die Rechnungsnummerierung die Überprüfung verschiedener Geschäftsbereiche, Zeiträume oder Geschäftsbeziehungen viel einfacher und effizienter.

So generieren Sie eine Rechnungsnummer

Wie Sie eine Rechnungsnummer generieren, hängt zum Teil von der Anzahl der ausgestellten Rechnungen ab. Ein einfaches Rechnungsnummerierungssystem reicht aus, wenn Sie einen kleinen Kundenkreis haben.

Zukünftiges Skalierungspotenzial sollte jedoch immer im Auge behalten werden. Ein Nummerierungssystem, das für eine Handvoll Kunden entwickelt wurde, funktioniert nicht so gut, wenn Ihr Kundenstamm wächst.

Bevor wir einige Möglichkeiten zur Erstellung von Rechnungsnummern vorstellen, müssen wir zunächst betonen, dass es im Allgemeinen keine feste Regel gibt, welches Nummernsystem Sie verwenden sollten, außer dass es keine Lücken enthalten darf .

Ausnahmen können in bestimmten Gerichtsbarkeiten auftreten. Beispielsweise müssen im Vereinigten Königreich Rechnungen, die die Mehrwertsteuer enthalten, fortlaufend sein.

Ansonsten gibt es Best Practices und allgemeine Geschäftsnormen, aber letztendlich liegt es an Ihrem Unternehmen, welches Nummerierungssystem Sie wählen.

1. Nur Zahlen verwenden

Eine der einfachsten Möglichkeiten, eine Rechnungsnummer zu generieren, ist das Datum und dann die Nummer der Rechnung in ihrer Reihenfolge. Zum Beispiel:

• 202301 2022

Wenn jeden Monat ein hohes Rechnungsvolumen anfällt, ist es sinnvoll, ein detaillierteres Datum hinzuzufügen:

• 20230701 2022

Diese Methode ist nützlich, um nachzuverfolgen, wann Rechnungen gesendet wurden. Sie können auch jedes Jahr (und jeden Monat) aktualisiert werden, was das Abrufen bestimmter Rechnungen einfacher macht, als nur das Jahr zu verwenden.

Das obige Datumsformat (JJJJ/MM) hilft, die Dateien chronologisch zu organisieren, aber Sie können jedes beliebige Datumsformat verwenden, einschließlich derjenigen mit Tagen.

Ein Problem bei den obigen Sequenzen ist, dass die Sequenznummer der Rechnung (01) mit dem Monat oder Tag verwechselt werden könnte. Es kann auch nicht identifiziert werden, welches Unternehmen mit jedem verbunden ist.

Sie können jeder Rechnungsnummer eine Kundennummer und sogar eine Projektnummer zuordnen. Zum Beispiel:

• 202307010101 2022

2. Verwendung von Zahlen und Buchstaben

Es ist nützlich, eine eindeutige Rechnungsnummer zu haben. Das Hinzufügen von Buchstaben zur Darstellung des Namens des Empfängerunternehmens macht es jedoch für die spätere Bezugnahme noch bequemer.

Wenn Rechnungen, die an „Unternehmen A“ und „Unternehmen B“ gesendet werden, beispielsweise so aussehen könnten:

• CA202301 [Firmenbezeichnung (Firma A), Jahr, fortlaufende Position der Rechnung]
• CB20230701 [Firmenbezeichnung (Firma B), Jahr, Monat, fortlaufende Position der Rechnung]

Hier wurde jeweils auf die Abkürzungen „CA“ und „CB“ reduziert.

Buchstaben müssen nicht so begrenzt sein. Tatsächlich sind diese Beispielnummern nicht besonders ausgeprägt.

Andere Kundenunternehmen haben möglicherweise auch Namen, die mit einem C beginnen. Daher wird eine aussagekräftigere Abkürzung empfohlen, z. B. CMYA und CMYB.

Buchstaben können auch verwendet werden, um Rechnungen von anderen Dokumenten wie Gutschriften oder Angeboten zu unterscheiden.

• INVCB20230701 [Dokumentdeskriptor (Rechnung), Firmendeskriptor (Firma B), Jahr, Monat, fortlaufende Position der Rechnung]

3. Verwendung von Zahlen, Buchstaben und Trennzeichen

Trennzeichen wie Bindestrich (-), Schrägstrich (/) oder Unterstrich (_) sind sehr nützlich, um Rechnungsnummern für Menschen leichter lesbar zu machen.

Betrachten Sie den visuellen Unterschied zwischen den folgenden:

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

Trennzeichen helfen auch, Fehler zu vermeiden, die durch die Art von Fehlern verursacht werden, die fortlaufende Zahlen und Buchstaben verursachen können.

Wenn beispielsweise eine Kundennummer mit einem Teil einer Datumsnummer identisch oder ähnlich ist, werden die beiden möglicherweise verwechselt, wenn sie ohne Trennzeichen nebeneinander aufgeführt werden.

Wie funktioniert die Rechnungsnummerierung bei fehlerhaften oder geänderten Rechnungen?

Bei der regelmäßigen Rechnungsstellung können Fehler passieren.

Sie könnten versehentlich doppelte Zahlungen anfordern, falsche Zahlungsbedingungen vergeben usw. In diesen Fällen gibt es eine einfache Lösung: Stellen Sie eine Gutschrift aus.

Gutschriften sind Dokumente, die Sie für fehlerhafte oder geänderte Rechnungen ausstellen können. Sie listen den einem Kunden geschuldeten Betrag auf, den der Kunde zu einem späteren Zeitpunkt einlösen kann.

Durch die Verwendung von Gutschriften können Sie eine klare und konsistente Rechnungsnummerierung beibehalten.

Welche weiteren Informationen sind für Rechnungen unerlässlich?

Neben der Zuweisung von Rechnungsnummern zu jeder Rechnung müssen die folgenden Informationen unbedingt zu jeder Rechnung hinzugefügt werden.

• Ihr Firmenname, Adresse und Kontaktinformationen
• Firmenname, Adresse und Kontaktinformationen Ihres Kunden
• Einzelheiten zu den bereitgestellten Produkten und/oder Dienstleistungen, einschließlich Beschreibungen, Lieferdaten und Kosten für jeden Artikel
• Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
• Der geschuldete Gesamtbetrag (gegebenenfalls einschließlich aller steuerbezogenen Informationen)

Fazit

Rechnungsnummern sind ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungsstellungsprozesses.

Jede einzelne Rechnung muss eine eigene eindeutige Rechnungsnummer haben, eine Art individuelle Rechnungs-ID. Dies ist nicht nur für die Buchhaltung sinnvoll, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben.

Es ist wichtig, wie Sie Rechnungsnummern zuweisen. Die Erstellung eines klaren und logischen Rechnungsnummerierungssystems hilft Ihnen, Zahlungen zu verfolgen und Ihre Rechnungen und Konten allgemeiner zu überprüfen .

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie vorgehen können. Eine Kombination aus Zahlen, Buchstaben und Trennzeichen hilft Ihnen, ein Nummerierungssystem zu implementieren, das effektiv skaliert werden kann.

Zu den in der Rechnungsnummer enthaltenen Informationen können das Datum, der Name des Kunden, die Projektnummer und die chronologische Folgenummer der Rechnung gehören.

Sobald Sie ein gutes Rechnungsnummernsystem haben, werden Ihr Unternehmen und Ihre Kunden von der Klarheit und Bequemlichkeit profitieren, die es mit sich bringt.