Was ist eine Rechnung? Rechnungsdefinition und Funktion

Wenn Sie Betriebswirtschaftslehre studieren, werden Sie vielleicht den Begriff „Rechnung“ häufig hören. Wenn Sie eine Lieferbox erhalten, sehen Sie auch ein Papier mit dem Titel „Rechnung“ mit einer Liste Ihrer bestellten Produkte von den Lieferanten. Der Prozess der Rechnungsstellung kann zeitaufwändig sein, aber er kann um keinen Preis übersprungen oder ignoriert werden.

In diesem Artikel werden wir das Konzept einer Rechnung durchgehen, um ein tieferes Verständnis der Bedeutung, Funktionalität und Anwendbarkeit von Rechnungen bei allgemeinen Transaktionen zu erhalten.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das die Produkte und Dienstleistungen aufzeichnet, die Unternehmen ihren Kunden anbieten, und die Verpflichtungen festlegt, die die Kunden für diese Produkte und Dienstleistungen zahlen müssen. Mit anderen Worten, eine Rechnung bescheinigt die Vereinbarung zwischen Anbietern und Kunden über den Kauf von Waren und Dienstleistungen und begründet eine Debitorenbuchhaltung für die Anbieter.

Arten von Rechnungen

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, die auf Ihrer Unternehmensgröße oder Ihren bereitgestellten Produkten und Dienstleistungen basieren.

• Standardrechnung – Dies ist die gebräuchlichste Rechnungsform, die in fast jeder Branche anwendbar ist, und sie wird häufig von kleinen Unternehmen erstellt, um die Kosten für die Rechnungserstellung zu senken. Eine Standardrechnung enthält die Grundelemente einer Rechnung, wie Name und Kontaktadressen, Rechnungsnummer und den fälligen Zahlungsbetrag.
• Debitrechnung – Eine Debitrechnung wird verwendet, wenn eine Erhöhung des Betrags auftritt, den die Kunden Unternehmen schulden. Mit anderen Worten, diese Art der Rechnung erleichtert die Anpassung der bestehenden Rechnung. Sie arbeiten beispielsweise als Freiberufler. Sie haben Ihrem Kunden eine Rechnung geschickt, in der Ihre Arbeitsstunden für ein bestimmtes Projekt geschätzt wurden, aber am Ende haben Sie tatsächlich Überstunden geleistet. In diesem Fall können Sie Ihrem Auftraggeber eine Abbuchungsrechnung über die abgerechneten Mehrarbeitsstunden zukommen lassen. Eine Belastungsrechnung enthält immer eine positive Gesamtzahl.
• Gutschrift – Eine Gutschrift, auch Gutschrift genannt, wird von Unternehmen ausgestellt, wenn Kunden einen Rabatt oder eine Rückerstattung verlangen oder wenn sie darum bitten, die Fehler in früheren Rechnungen zu korrigieren. Eine Gutschrift enthält immer eine negative Gesamtzahl. Wenn Ihre Kunden beispielsweise eine Rückerstattung von 100 $ für ein bestimmtes Produkt verlangen, lautet die angezeigte Zahl auf der Gutschrift -100 $.
• Handelsrechnung – Im Gegensatz zu Rechnungen oder Rechnungen, die normalerweise in Offline-Einzelhandelsgeschäften oder Restaurants eingehen, werden Handelsrechnungen speziell von Unternehmen für den Außenhandel ausgestellt. Einfache Handelsrechnungen enthalten erforderliche Details, die typische internationale Verkäufe verifizieren, einschließlich Versandmenge, Volumen, Verpackungsformat, Produktbeschreibungen, Zahlungsmethode und Maschinenteile. Was die benutzerdefinierten betrifft, können einige zusätzliche Elemente wie Herkunftsland, Spediteur-ID-Nummer und Anmerkungen/Unterschriften zur Echtheitsprüfung vorhanden sein.
• Stundenzettel-Rechnung – Diese Art von Rechnung wird regelmäßig in der Beschäftigungsbranche verwendet. Eine Stundenzettelrechnung wird verwendet, wenn ein Mitarbeiter in einem Zeitraum (normalerweise pro Stunde) von seinem Arbeitgeber bewertet wird. Die Art der Rechnung wird eher in intellektuellen als in technischen Berufen bevorzugt und meist an Psychologen, Unternehmensberater, Kreativagenturen oder Rechtsanwälte vergeben. Die Stundenzettel-Rechnung wird auch häufig für Mietdienstleistungen wie Auto-, Kostüm- oder Kochutensilienmieten verwendet.
• Überfällige Rechnung – Wenn das Zahlungsdatum (auf der ursprünglichen Rechnung angegeben) fällig ist und der Kunde die Zahlung immer noch nicht geleistet hat, stellen Unternehmen eine überfällige Rechnung aus, um die Zahlung zu erneuern. Die überfällige Rechnung sollte sofort gesendet werden, nachdem die Kunden das Fälligkeitsdatum der Zahlung verpasst haben. Und neben den bezogenen Leistungen und Gesamtkosten sind auch Zinsen oder Verzugsgebühren enthalten.
• Wiederkehrende Rechnung - Die wiederkehrende Rechnung wird von Unternehmen ausgestellt, um den Kunden regelmäßig den gleichen fälligen Betrag in Rechnung zu stellen. Auf den ersten Blick mag es ähnlich klingen wie die Zwischenrechnung, aber es gibt einige wesentliche Unterschiede, die es zu unterscheiden gilt. Während Sie bei einem großen Projekt mit festem Ende die Gesamtzahlungen in kleine Perioden aufteilen können, wird die Dauerrechnung eher auf unbestimmte Zeit ausgestellt. Diese Art der Rechnung wird von Unternehmen bevorzugt, die monatliche Paketdienste wie IT-Software oder Marketinglösungen für soziale Medien anbieten.
• Proforma -Rechnung – Eine Proforma-Rechnung wird an Ihre Kunden gesendet, bevor die Dienstleistungen erbracht werden. Es handelt sich nicht um eine Zahlungsaufforderung, sondern eher um eine Zahlungserinnerung oder eine Schätzung der endgültigen Kosten für die geleistete Arbeit. Die Schätzung ist jedoch ziemlich genau und in der Regel werden in der endgültigen Transaktion kaum Änderungen vorgenommen.
• Zwischenrechnung - Die Zwischenrechnung wird normalerweise für große und zeitaufwändige Projekte mit mehreren Meilensteinen verwendet. Ein Freiberufler oder Unternehmen sendet seine Rechnungen an die Kunden, sobald ein wichtiger Meilenstein abgeschlossen ist. Diese Rechnungen teilen die Zahlungssumme in kleinere Teile auf, was für die Verwaltung des Geldzuflusses Ihres Unternehmens von Vorteil ist.
• Schlussrechnung – Wie der Name schon sagt, ist die Schlussrechnung die letzte Rechnung, die Ihren Kunden nach Abschluss eines bestimmten Projekts zur Zahlungsaufforderung zugesandt wird. Diese Rechnung ist detaillierter als die Proforma- oder Zwischenrechnung, da Sie alles, was Sie Ihren Kunden zur Verfügung gestellt haben, sowie den fälligen Gesamtbetrag enthalten müssen.

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Rechnungen vs. Rechnungen

Der Unterschied zwischen Rechnungen und Rechnungen liegt in der Sicht der Lieferanten und der Kunden . Eine Rechnung, wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, ist das Dokument, das festhält, dass die Produkte und Dienstleistungen hergestellt und an die Kunden gesendet werden. Es kann vor oder nach Erhalt der Produkte geliefert werden. Normalerweise legen Versandunternehmen die Rechnung in die Lieferbox, damit Kunden die von ihnen bestellten Artikel noch einmal überprüfen können.

Eine Rechnung ist jedoch eher eine Zahlungsaufforderung . Üblicherweise wird eine Rechnung gedruckt und den Kunden zugestellt, bevor sie bezahlen, um eine sofortige Zahlung zu verlangen. In Restaurants oder stationären Einzelhandelsgeschäften wird diese Form der Dokumentation meist ohne Rechnung beigelegt.

Rechnungen vs. Quittungen

Rechnungen werden verwendet, um Zahlungen von Käufern anzufordern, Verkäufe zu verfolgen, den Lagerbestand zu kontrollieren und die Lieferung von Waren und Dienstleistungen zu erleichtern. In einigen Sonderfällen stellen Unternehmen Rechnungen, um ihre Einnahmen zu schätzen und ihren Kunden Zahlungsoptionen vorzuschlagen, wie z. B. Barzahlung, Rabatte für „Frühaufsteher“, Ratenzahlung oder Langzeitzahlung.

Eine Quittung dokumentiert, dass die Zahlung zum Abschluss eines Verkaufs erfolgt ist. Manchmal kann das Aufbewahren einer Quittung beweisen, dass Sie der Eigentümer eines bestimmten Produkts sind. Es listet Waren oder Dienstleistungen, Preise, Gutschriften, Rabatte, Steuern, den bezahlten Gesamtbetrag und die Zahlungsmethode auf. Quittungen werden von Käufern oder Kunden verwendet, um nachzuweisen, dass sie für einen Artikel bezahlt haben, insbesondere in Situationen, in denen sie eine Rückerstattung für fehlerhafte oder fehlerhafte Produkte verlangen.

Rechnungs- und Quittungsempfänger sind in der Regel Kunden, aber insbesondere Steuerberater, Buchhalter oder Dritte erhalten Quittungen als Zahlungsnachweis des Kunden für zukünftige Finanz- und Buchhaltungszwecke.

Rechnungen vs. Bestellungen

Die Leute werden normalerweise verwirrt, wenn sie Rechnungen von Bestellungen (POs) unterscheiden, aber der Unterschied ist tatsächlich signifikant. Am bekanntesten ist, dass Bestellungen vor Transaktionen getätigt werden, während Rechnungen nach Transaktionen erstellt werden. Eine Bestellung wird erstellt, um Bestellungen von Kunden zu überprüfen, und dann an die Anbieter gesendet. Unternehmen verwenden auch Bestellungen, um die spezifische Menge an Produkten und Dienstleistungen zu genehmigen, die für die Lieferung benötigt werden.

Auf einer Rechnung hingegen wird der Erhalt von Produkten und Dienstleistungen zusammen mit deren Preisen und Zahlungsbedingungen festgehalten. Mit anderen Worten, eine Rechnung ist die endgültige „Antwort“ auf die Bestellung; und während eine Bestellung einen Kaufvertrag beschreibt, bestätigt ihn eine Rechnung.

Was ist eine Rechnungsnummer?

Eine Rechnungsnummer, auch bekannt als Rechnungs-ID, ist ein eindeutiger Code, der jeder Rechnung zugewiesen wird. Die Rechnungsnummer ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Rechnungsstellung, da sie dokumentiert wird, um einzelne Transaktionen zwischen Unternehmen und ihren Kunden zu klären und die Nachverfolgung von Zahlungen sowie die Durchführung von Buchhaltungsaufgaben zu erleichtern.

Ohne die Rechnungsnummer hat die Rechnung keine Rechtsgültigkeit. Eine Rechnungsnummer kann sowohl Zahlen als auch Zeichen enthalten. Denken Sie daran, auch wenn die Rechnungsnummer nicht unbedingt fortlaufend generiert wird, stellen Sie sicher, dass sich die Nummern nicht nacheinander wiederholen.

Was beinhaltet eine Rechnung? - Ein Rechnungsmuster

Verschiedene Arten von Rechnungen enthalten unterschiedliche Elemente. Es gibt jedoch einige obligatorische Komponenten, um eine Rechnung legal zu aktivieren:

Die Daten

Es gibt drei Arten von Datumsangaben für eine Rechnung: Lieferdatum, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum der Zahlung . Während das Liefer- und Rechnungsdatum nur eine informierende Funktion bei der Ausgabe der Produkte und Dienstleistungen und bei der Rechnungsstellung hat, kommt der Fälligkeit der Zahlung eine weitaus größere Bedeutung zu. Ohne das Fälligkeitsdatum gibt es keine Garantie dafür, dass Sie pünktlich bezahlt werden und die Forderungen erhalten.

Namen und Adressen

Sie müssen sowohl Ihr Unternehmen als auch die Namen und Adressen Ihrer Kunden hinzufügen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, um Rechnungen zu erstellen, werden nur E-Mail-Adressen von Kunden benötigt, aber es ist immer noch notwendig, die physische Adresse zu erfassen, falls Ihre Kunden verlangen, dass ihnen ein Offline-Dokument zugesendet wird.

Kontaktnamen

Stellen Sie sicher, dass Sie die Kontaktnamen Ihrer Unternehmen und Einzelpersonen angeben und sie richtig schreiben. Falsche Schreibweise würde zu ungewollter Frustration führen und das Kundenerlebnis verschlechtern.

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer ist für die Nachverfolgung von Kaufunterlagen und die Datenbankablage äußerst wichtig. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine Nummer mit eindeutiger Nummer angeben, um Ihren Rechnungsverwaltungsprozess zu optimieren. Ziehen Sie für mehr Sicherheit die Verwendung eines fortlaufenden Nummerierungssystems in Betracht.

Details zu gekauften Artikeln

Die gekauften Artikel umfassen sowohl Produkte als auch Dienstleistungen. Eine spezifisch detaillierte Beschreibung der Produktnamen und Mengen hilft, unwürdige Verwechslungen zwischen Lieferanten und Kunden zu vermeiden. Ohne diese Informationen wissen Kunden möglicherweise nicht, wofür ihre erhaltene Rechnung bestimmt ist, und sie leisten die Zahlung möglicherweise nicht.

Der fällige Betrag

Es mag offensichtlich erscheinen, aber dieses Element spielt eine entscheidende Rolle bei der Vermeidung von Zahlungsverzögerungen. Geben Sie die Preise, Einheiten und Gesamtkosten der gekauften Artikel an und vergessen Sie nicht, sie in die Summe aufzunehmen.

Zahlungsbedingungen

Diese Bedingungen sind normalerweise am Ende der Rechnung angegeben, um die Kunden über die Zahlungsfrist zu informieren. Beispielsweise können Sie mit „netto 30 Tage“ angeben, dass die Zahlung innerhalb von 30 Tagen erfolgen muss.

Sie können sich dieses standardisierte Rechnungsmuster ansehen , um einen konkreteren Eindruck zu bekommen.

Wofür wird eine Rechnung verwendet?

Unternehmen müssen Rechnungen liefern, um Zahlungen zu verlangen. Eine Rechnung ist ein rechtsverbindliches Dokument, das die Zustimmung beider Parteien zu den festgelegten Preis- und Zahlungsbedingungen darstellt. Außerdem kann die Verwendung von Rechnungen mehr als nur das helfen.

Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Eine Rechnung spielt eine entscheidende Rolle bei der Führung von Verkaufsunterlagen. Dadurch ist es möglich herauszufinden, welche Waren verkauft wurden und wer an den Transaktionen beteiligt ist.

Zahlungskontrolle

Auch für die Buchhaltung spielt eine Rechnung eine unverzichtbare Rolle. Es hilft sowohl dem Verkäufer als auch dem Käufer, ihre Zahlungen und geschuldeten Beträge im Auge zu behalten.

Rechtsschutz

Eine ordnungsgemäße Rechnung beweist die Einigung über eine Preisbeteiligung zwischen dem Verkäufer und dem Käufer. Daher hat es rechtliche Gültigkeit, um die Händler vor der Begehung betrügerischer Klagen zu schützen.

Steuererklärung

Das Erfassen und Pflegen aller Verkaufsrechnungen hilft dem Unternehmen, seine Einnahmen zu melden und sicherzustellen, dass es den richtigen Steuerbetrag bezahlt.

Geschäftsanalysen

Die Rechnungsanalyse kann Unternehmen dabei helfen, Daten über das Kaufverhalten ihrer Kunden zu sammeln und Konsumtrends, beliebte Produkte, Kaufzeiten und vieles mehr zu identifizieren. Dies wird Ihrem Unternehmen helfen, später die ultimativen Marketingstrategien zu entwickeln.

Wie stellen Sie Ihren Kunden Rechnungen aus?

Unternehmen können sowohl Online-Rechnungsgeneratoren als auch eine vorgedruckte Rechnung zur späteren Verwendung verwenden. Sie erstellen eine Rechnung erst, nachdem Sie die Produkte oder Dienstleistungen an Ihre Kunden geliefert oder ein Projekt abgeschlossen haben. Dann behalten Sie die Details der Arbeit im Auge und haben eine höhere Chance, pünktlich bezahlt zu werden. Um Ihren Kunden reibungslos Rechnungen zu stellen, können Sie diese Richtlinie befolgen:

Schritt 1: Kundenerwartungen im Vertrag klären

Um sicherzustellen, dass Sie umgehend bezahlt werden, machen Sie Ihre Zahlungsbedingungen klar, bevor Ihr Kunde einen Vertrag unterzeichnet. Der Prozess der „Klärung“ sollte als gründliches Gespräch und nicht nur als Pre-Print-Diskussion geführt werden. Indem Sie ihre Erwartungen kennenlernen, können Sie auch feststellen, ob sie besondere Wünsche haben, was dazu beitragen wird, die Rate unbezahlter Rechnungen zu reduzieren und Ihre Bereitschaft zu beweisen, die Zahlungspräferenzen der Kunden zu berücksichtigen.

Schritt 2: Identifizieren Sie die zu liefernden Artikel

Sie müssten die Namen der Produkte und Dienstleistungen mit ihrer Menge oder ihrem Preis angeben. Wenn Sie Online-Software verwenden, wird die Summe für jeden Artikel berechnet. Jeder Artikel erhält eine eigene Zeile, und die Summe aller Zeilen wird addiert.

Schritt 3: Fordern Sie eine Anzahlung an

Bei einem großen Einkauf ist eine Anzahlung erforderlich, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden die Rechnung pünktlich bezahlen. Normalerweise ist ein Neukunde in Bezug auf den Preis eher zögerlich, was eine hohe Wahrscheinlichkeit birgt, dass er den Fälligkeitstermin der Zahlung hinauszögert. Zu diesem Zeitpunkt um eine Anzahlung zu bitten, ist am besten geeignet, um zukünftige Frustrationen zu vermeiden.

Sobald Ihre Kunden die Anzahlung geleistet haben, fügen Sie die Informationen in die Rechnung ein. Fühlen Sie sich frei, auch Rabattinformationen hinzuzufügen.

Schritt 4: Zahlungsbedingungen klären und verschiedene Zahlungsmethoden anbieten

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie pünktlich bezahlt werden, sollten Sie die Zahlungsbedingungen am Ende der Rechnungen genau klären. Kunden neigen dazu, den Abschnitt der Zahlungsbedingungen zu vernachlässigen oder zu ignorieren, bevor sie eine Rechnung beanspruchen. Daher sollten Sie Zahlungsverzugsbedingungen einschließen, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden pünktlich zahlen und unerwünschte Situationen vermeiden, in denen Kunden behaupten, dass sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung nicht kannten oder zusätzliche späte Gebühren.

Wenn ein Kunde bezahlt, sollte die Rechnungsnummer auf dem Kaufbeleg vermerkt und mit dem Kaufbeleg in Ihrer Buchhaltungssoftware abgeglichen werden, damit klar ist, dass die Rechnung bezahlt wurde. Die Zahlung zieht den ausstehenden Betrag von Ihrem Debitorenkonto ab.

Schritt 5: Senden Sie die Rechnung umgehend

Rechnungen können per Post, E-Mail oder Fax an einen Kunden gesendet werden. Um schnell bezahlt zu werden, liefern Sie die Rechnung so schnell wie möglich. So bleibt Ihr Unternehmen im Gedächtnis Ihrer Kunden. Es zeigt auch, dass Sie auf Details achten, was wiederum garantiert, dass Ihr Unternehmen die beste Wahl für die ausgewählten Dienstleistungen ist.

Online-Rechnung statt papierbasierter Rechnungsstellung

Die Methode der Rechnungserstellung mit Papier und Stift wurde mithilfe von Technologie nach und nach durch die Online-Rechnungsstellung ersetzt. Schätzungen zufolge kostet eine papierbasierte Rechnung Unternehmen bis zu 30 US-Dollar von der Vorbereitung, dem Druck und der Verarbeitung bis zur Lieferung und dem Kundendienst nach dem Verkauf.

Was Unternehmen und ihre Kunden erleben, ist jedoch nicht gleichbedeutend mit den hohen Kosten – verspätete Rechnungszustellung, Schwierigkeiten bei der Rechnungsverwaltung und ungewollte auftretende Fehler. Aufgrund dieser Unannehmlichkeiten haben viele Unternehmen endgültig Cloud-basierte Rechnungsstellungsansätze verwendet, um Kosten zu senken und den Rechnungsprozess zu beschleunigen. Heutzutage werden die meisten Rechnungen auf der digitalen Plattform erstellt und versendet.

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Schritt 1: Wählen Sie einen Rechnungserstellungsansatz aus

Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, werden auch heute noch traditionelle und technologische Rechnungserstellungsmethoden parallel verwendet. Aber offensichtlich hat der digitalbasierte Rechnungsstellungsansatz einen erheblichen Vorteil gegenüber dem papierbasierten System zur Nachverfolgung von Rechnungen. Verwenden Sie ein Datenbankprogramm oder eine Rechnungserstellungssoftware, wenn Sie vorhaben, einen Computer für Rechnungen zu verwenden.

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Schritt 2: Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre Rechnungen.

Sie sollten im allerersten Teil der Rechnung einige Leerzeichen lassen, um die Kontaktadressen und Firmennamen Ihrer Kunden anzugeben. Eine standardisierte Rechnung sollte einige grundlegende Informationen wie das Kaufdatum des Kunden, die Liste der gekauften Artikel mit ihrer Menge und den Gesamtpreisen sowie eine optionale Beschreibung der Artikel enthalten.

Schritt 3: Fügen Sie Ihren Firmennamen und Ihre Adresse hinzu

Lassen Sie oben auf Ihrem Rechnungsblatt Platz für das Logo Ihres Unternehmens, wenn Sie eine Software zur automatischen Rechnungserstellung verwenden. Die Regel gilt ähnlich für die Rechnungsstellung in Papierform – kleben Sie eine Visitenkarte oben auf die Rechnungskopie. Der Briefkopf der Rechnung hilft Ihren Kunden, Ihr Unternehmen zu identifizieren, und profitiert von Ihrem Archivierungsprozess.

Schritt 4: Erstellen Sie ein Unterschriftsfeld am Ende der Rechnung

Unterschriften sind Verifizierungsnachweise, die Ihrem Unternehmen helfen, rechtliche Probleme in Zukunft zu vermeiden. Falls sich Ihre Kunden beispielsweise nach der Erbringung der Dienstleistungen über die Preise beschweren, können Sie ihnen ihre Unterschrift auf der Rechnung zeigen, die sich auf die ursprüngliche Vereinbarung bezieht.

Schritt 5: Geben Sie oben eine Rechnungsnummer ein

Jede Rechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer zur besseren Nachverfolgung und Archivierung. Wenn Sie ein Problem mit einem Kunden haben, können Sie in Ihren Datenbankdateien nach seiner Rechnungskopie suchen, indem Sie die Rechnungsnummer oben auf den Rechnungskopien scannen.

Letzte Worte

Sobald Sie sich mit der Rechnungsdefinition und -funktion vertraut gemacht haben, werden Sie feststellen, dass der Prozess einfach genug ist, um im Namen Ihres Unternehmens professioneller aufzutreten, schneller bezahlt zu werden, vernünftiger mit Fehlern oder Problemen umzugehen und Ihre Produkte und Dienstleistungen effizienter zu verwalten.

Neben dem Verständnis des Kernkonzepts der Rechnungsstellung ist die Umsetzung des Prozesses in die Praxis ebenso wichtig. Der beste Weg ist, die Vorteile moderner Technologie zu nutzen, indem Sie Online-Rechnungsgeneratoren oder E-Invoicing verwenden, um unnötigen Aufwand zu minimieren und optimierte Endergebnisse zu erzielen.

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