Einführung der Field Service Management Software für Ihr Team
Veröffentlicht: 2020-02-22Denken Sie darüber nach, auf eine neue Außendienstmanagement-Software umzusteigen?
Wir haben die Experten gefragt, welche Tipps sie Serviceunternehmen geben, die umsteigen wollen. Sie kamen mit Ratschlägen zu allem, vom Kauf bis zur Einführung neuer Software für den Außendienst.
Expertenrat zum Kauf und Einsatz von Field Service Management Software
Wir haben Antworten von Insidern der Softwarebranche sowie von einem Außendienstmitarbeiter erhalten. Lesen Sie, was sie zu sagen hatten, und lesen Sie dann unten unsere eigenen fünf Tipps zur Außendienstsoftware.
David Johnson, Chief Technology Officer, Mulytic Labs
Unternehmen müssen ihre Außendiensttechniker frühzeitig und häufig in den Kaufprozess einbeziehen. Realistischerweise wissen nur die Außendiensttechniker, welche Anforderungen die Software erfüllen muss, um sie wertvoll zu machen. Das Feld ist eine viel fließendere Umgebung als das Büro. Zeit und Entfernung führen oft dazu, dass Probleme, die vor Ort aufgetreten sind, nicht gemeldet werden. Daher kann und wird es wahrscheinlich zu einer erheblichen Unterbrechung bei Feldoperationen kommen.
Dinge wie mobiler Support, mobile Nutzung, Verfügbarkeit von Informationen und Genauigkeit von Arbeitstickets müssen angegangen werden. Die Geschäfts- und Außendiensttechniker müssen ihre Stärken und Schwächen im aktuellen Prozess und die Ziele, die mit dieser Technologie erreicht werden sollen, ehrlich einschätzen. Wenn dem aktuellen System starke Workflow-Tracker oder starke Tickets fehlen, können die meisten Probleme mit der großen Auswahl an verfügbarer Außendienstsoftware behandelt werden. Aber sie müssen die vereinbarten Probleme lösen, und die Techniker müssen sich auf die Änderungen einlassen.
Meiner Erfahrung nach bevorzugen viele Außendiensttechniker ein gewisses Maß an Autonomie in ihrem Betrieb und ziehen es vor, Probleme allein und auf der Grundlage früherer Erfahrungen zu lösen. Das Management muss Außendiensttechniker zu Partnern in diesem Prozess machen. Sie sollten die Vorteile von Außendienstsoftware betonen, damit die Außendiensttechniker dies nicht als Herausforderung ihrer Autonomie oder Anklage gegen ihren Erfolg sehen. Der letzte Tipp, zusammen mit starkem Feedback von Außendiensttechnikern während des Kaufprozesses, sollte dieser Service eingeführt werden, wenn derzeit kein Außendienstproblem vorliegt. Das wird negative Reaktionen von Außendiensttechnikern unterdrücken.
Jesse Silkoff, Mitbegründer und Präsident von MyRoofingPal
Software hat es viel effizienter und sicherer für Teams von Auftragnehmern gemacht, die Arbeit zu erledigen. Aber ich habe festgestellt, dass einige kleinere Unternehmen zögern, die Technologie einzusetzen. Sie sorgen sich darum, alle auf den neuesten Stand zu bringen, und dass die Technologie neue Probleme in ihren bewährten Arbeitsablauf einführt.
Bei der Schulung eines Außendienstteams zum Erlernen neuer Software geht es jedoch darum, es zu einer Erweiterung Ihres aktuellen Prozesses zu machen – und nicht zu versuchen, einen neuen zu erzwingen. Viele Außendienst-Apps integrieren sich in die Arbeitsweise eines Unternehmens, und ich habe Unternehmen geraten, klein anzufangen. Verwenden Sie die Funktionen, die am sinnvollsten sind, und integrieren Sie sie in einen „einfachen“ Job mit den technisch versiertesten Auftragnehmern.
Natürlich wird es auch bedeuten, in etwas Hardware zu investieren, aber die meisten Auftragnehmer haben zumindest Smartphones, wenn nicht Tablets. Sobald sie sehen, was die Software kann, investieren sie normalerweise auch in Tablets für ihr Unternehmen.
Manchmal gibt es ein paar eingefleischte Traditionalisten, die es vorziehen, alles auf die „altmodische“ Art und Weise zu machen, aber die meisten machen gerne den Wechsel, sobald sie die Hürde genommen haben, das Programm zu lernen. Und glücklicherweise ist es viel einfacher, den Rest des Teams zu unterrichten, sobald eine Person es verstanden hat.
Megan Meade, Marketingspezialistin, Software Path
Unternehmen, die nach einer Field Service Management Software suchen, sollten sich zunächst Gedanken über ihre Anforderungen an die Software machen. Wenn wir die ACE-Auswahlmethodik verwenden, prüfen wir zunächst, ob die Software erschwinglich sein wird – dies bestimmt, wie machbar es ist, eine Software in diesem Bereich in Betracht zu ziehen.
Das Festlegen einiger Budgeterwartungen und das Recherchieren von Preispunkten wird deutlich machen, ob ein Produkt für das Außendienstmanagement für Ihr Unternehmen rentabel ist. Berücksichtigen Sie zweitens die Kultur in Ihrem Unternehmen; Arbeiten Ihre Mitarbeiter mit Papierbögen und sind resistent gegen technologischen Wandel? Dies wirkt sich auf Ihre Entscheidung aus, welche Funktionalität und Komplexität ein potenzielles System haben sollte; Eine Außendienst-Verwaltungsplattform mit einfacher Standortverfolgung wäre für diese Benutzer gegenüber Funktionen zur Gesichtsfeldleistungsanalyse vorzuziehen.
Berücksichtigen Sie schließlich und am wichtigsten die Wirksamkeit ; Was soll das System tun? Und welche Probleme soll das System lösen? Berücksichtigen Sie die wichtigsten Funktionen für die Software und stellen Sie sicher, dass das Produkt Funktionen für den Außendienst, die Rechnungsstellung, die Standortverfolgung und einfache Dashboards bietet.
James Canzanella, Inhaber von Isolated Marketing Nights
Wenn Sie Software kaufen möchten, finden Sie hier einige hilfreiche Tipps, die ich meinem Publikum oft empfehle. Machen Sie in erster Linie eine Probefahrt. Das Tolle an Software ist, dass sie normalerweise mit einer Art Testversion oder Demo geliefert wird. Ob kostenlos oder nur für einen Dollar, stellen Sie sicher, dass Sie die Software testen und demonstrieren, um sicherzustellen, dass sie für Sie oder Ihr Unternehmen geeignet ist.
Als nächstes suchen Sie nach etwas Einfachem. Software wird oft mit vielen beweglichen Teilen geliefert, und je einfacher sie zu verwenden ist, desto mehr werden Sie es genießen, die Zeit zu investieren, um sie zum Laufen zu bringen. Abgesehen von der Einfachheit sind hilfreiche Tutorials und Kundensupport etwas anderes, das wirklich dazu beitragen kann, die Lernkurve der Software zu verkürzen.
Suchen Sie schließlich nach jährlichen Zahlungen oder lebenslangen Angeboten. Die meisten Softwaretools werden mit einer wiederkehrenden Zahlung geliefert, und es gibt nichts Besseres, als einmal bezahlen zu können und zukünftige Gebühren loszuwerden. Ja, Sie zahlen anfangs mehr, sparen aber langfristig viel mehr Geld (insbesondere, wenn Sie ein Team haben, das die Software ebenfalls nutzt).
Bruce Hogan, Mitbegründer und CEO von SoftwarePundit
Hier sind drei Best Practices, die Unternehmen, die Außendienstsoftware kaufen, befolgen sollten.
Zunächst sollte das Unternehmen bestehende Kunden der Software finden, um glaubwürdiges Feedback zu erhalten und den Preis der Software zu vergleichen. Das Verkaufsteam des Softwareunternehmens wird wahrscheinlich sehr informativ sein und die Preise teilen. Es gibt jedoch keinen Ersatz für den Wert von Informationen, die direkt von bestehenden Kunden der Software bezogen werden. Die Preisinformationen helfen auch bei Preisverhandlungen.
Zweitens sollten Unternehmen darauf bestehen, das eigentliche Softwaretool anhand einer Stichprobe ihrer eigenen Daten testen zu können. Häufig verwenden Softwareanbieter während des Verkaufsprozesses Demoinstanzen der Software, die möglicherweise nicht mit der Realität übereinstimmen. Das Testen der tatsächlichen Software mit Ihren eigenen Daten stellt sicher, dass die Software, die Sie sehen, das ist, was Sie kaufen, und dass sie gut mit Ihren Daten funktioniert.
Schließlich, und besonders wichtig für Außendienstsoftware, sollten die Unternehmen darauf achten, die Software sowohl auf Desktop- als auch auf Mobilgeräten zu testen. Außendienstsoftware wird häufig von Mitarbeitern unterwegs genutzt. Die mobile Version der Software sollte benutzerfreundlich und schnell sein und alle notwendigen Funktionen enthalten. Es ist gut, Key-User-Flows gleichzeitig auf dem Desktop und auf Mobilgeräten zu testen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie stark die mobile Version ist.
Nikola Baldikov, Manager für digitales Marketing bei Brosix
Wenn Sie auf dem Weg sind, neue Software für die Arbeit Ihres Unternehmens zu kaufen, stellen Sie sicher, dass Sie so viele Alternativen wie möglich recherchiert haben. Suchen Sie nach zuverlässigen Informationen und Feedback von aktuellen und früheren Kunden.
Ich würde vorschlagen, dass Sie immer eine Demo-Sitzung mit einem Vertreter buchen und nach Möglichkeiten suchen, monatlich statt nur jährlich zu zahlen, da Sie schnell feststellen können, dass die von Ihnen gewählte nicht Ihren Bedürfnissen entspricht.
5 weitere Tipps zur Einführung von Field Service Management Software
Hier sind fünf weitere Tipps, mit denen Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, sich mit neuen Systemen wohl zu fühlen und eine Kultur der Technologieakzeptanz in Ihrem Team zu etablieren.
1. Denken Sie an Ihr Team
Angesichts dessen, was auf dem Spiel steht, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Feedback von Ihrem Team darüber einzuholen, was Sie von einer Softwarelösung für das Außendienstmanagement erwarten, noch bevor Sie mit der Suche beginnen. Wenn Sie Anbieter bewerten, können Sie die richtigen Fragen zu den Funktionen eines Produkts stellen und wissen, wie es Veränderungen in Ihrem Unternehmen beeinflussen kann.
Ein guter Vertriebsmitarbeiter wird nicht nur verstehen, was Sie von einem Produkt erwarten, sondern auch, wie Sie Ihr Team effektiv machen, sobald Sie den Vertrag unterzeichnet haben. Erwägen Sie, Ihre wichtigsten Teammitglieder und „Early Adopters“ von Software zu einer Produktdemo einzuladen. Sie erhalten sofort Feedback darüber, was funktioniert, und Ihr Team wird es zu schätzen wissen, dass Sie seiner Meinung vertrauen.
2. Weisen Sie darauf hin, wie sich das Leben aller verbessern wird
Niemand stellt seinem Team eine neue Anwendung vor, weil es eine unterhaltsame Aktivität unter der Woche ist. Wenn Sie ankündigen, dass Sie nach einer Softwarelösung suchen, erklären Sie, wie sie etwas ersetzen wird, das alle Ihre Mitarbeiter nicht mögen oder mit dem sie Schwierigkeiten haben. Weniger Zeit mit Excel? Weniger gestresste Kundenanrufe? Keine Zuordnungsverwechslungen mehr? Das sind Dinge, die jeder hinter sich bringen kann.
3. Übungszeit für Außendienstmanagement-Software
Wenn Sie Ihrem Team Training und Zeit zum Üben geben, ist es weniger wahrscheinlich, dass es bei einer Arbeit einen Fehler macht. Unternehmen wie CAT Finning bieten ihren Mitarbeitern seit Jahren zusätzliche Schulungen während der Arbeitszeit an, weil sie wissen, dass ein stärkeres Team für ein besseres Kundenerlebnis sorgt. Außerdem signalisiert die Abwesenheit von der geplanten Arbeit, wie wichtig dies für Sie als Chef ist. Was uns zum nächsten Tipp führt…
4. Jeder mag Donuts und Bier
Wie wir oben gesagt haben, ist Veränderung unbequem. Ihre Mitarbeiter fragen sich: Was habe ich davon? und „gesteigerte Effizienz“ ist nicht die Antwort, nach der sie suchen. Wenn sie also das Produkt kaufen und verwenden, achten Sie darauf und reichen Sie ihnen als Dankeschön etwas Gebäck oder eine Geschenkkarte für Kaffee. Es ist eine großartige Möglichkeit, die Woche zu beenden, und es erzeugt einen kleinen freundschaftlichen Wettbewerb.
5. Setzen Sie den Standard
Beschwerdeführer werden sich Veränderungen widersetzen, solange Sie sie zulassen. Indem Sie ein Verfechter der gewünschten Veränderung sind, zeigen Sie Ihrem Team, dass Sie nicht nur neue Tricks lernen können, sondern auch erwarten, dass sie Ihrem Beispiel folgen. Studien des MIT Management Review zeigen, dass 93 % der Mitarbeiter das Gefühl haben, dass es das Richtige ist, wenn Chefs ihre Vision für die digitale Transformation geteilt haben. Machen Sie MIT noch besser, indem Sie zum ansässigen Experten werden, und beobachten Sie, wie Ihre Mitarbeiter folgen.
Die Einführung neuer Software in Ihrem Unternehmen mag zunächst wie eine Herausforderung erscheinen. Aber wenn Sie an Ihre Unternehmensgründung zurückdenken – die Besprechungen in der Bank, die langen Nächte, die Suche nach Mitarbeitern und Räumlichkeiten – wissen Sie, dass es alles ein Prozess war, der Sie zu Ihrer jetzigen Position geführt hat. Ein Unternehmer, der bereit ist zu expandieren. Technologie kann dazu beitragen, diese Aufgabe weniger stressig und organisierter zu gestalten. Und Ihre Mitarbeiter sind bereit zu helfen.
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