4 Schritte zur Steigerung der Produktivität mit Projektmanagement-Software

Steigern Sie die Produktivität, indem Sie intelligenter arbeiten, nicht härter.

Hier ist die Wahrheit: Sie sind nur etwa drei Stunden am Tag oder 40 % Ihrer Arbeitswoche produktiv.

Die meisten Arbeiter sind den ganzen Tag beschäftigt, also was nimmt unsere ganze Zeit in Anspruch und senkt gleichzeitig unsere Produktivität?

Die Hauptschuldigen sind E-Mails und Besprechungen (allein das Lesen und Beantworten von E-Mails nimmt etwa 30 % Ihrer Arbeitswoche ein), aber es gibt auch das Aufholen mit Kollegen über nicht arbeitsbezogene Dinge, das Überprüfen sozialer Medien und das Holen von Snacks und Kaffee in der Pause Zimmer.

Natürlich empfehlen wir nicht, auf die Treffen am Montagmorgen mit Ihrer Arbeits-BFF zu verzichten oder die Teilnahme an den Kaffeeausflügen Ihres Teams abzulehnen – dies sind wichtige Aspekte des Aufbaus von Sozialkapital, das für leistungsstarke Teams unerlässlich ist.

Es gibt jedoch bestimmte Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihre Produktivität zu steigern und einen Teil der 60 % Ihrer Arbeitswoche zurückzugewinnen, die normalerweise durch „Beschäftigung“ verloren gehen.

In diesem Artikel stellen wir vier Möglichkeiten vor, wie Sie Projektmanagement-Tools (PM) verwenden können, um produktiver zu sein.

4 Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsleistung

1. Timebox deine Arbeit (in 90-Minuten-Sitzungen)

Timeboxing steht immer ganz oben auf der Liste der Produktivitätstipps (aus gutem Grund), und doch wird nur wenigen von uns beigebracht, auf diese Weise zu arbeiten. Bei dieser Technik weisen Sie einer Aufgabe einen festen Zeitraum zu, planen sie und konzentrieren sich dann während dieser Zeit auf nichts anderes (mehr dazu in Tipp drei). Das bedeutet kein Multitasking!

Diese Methode hilft Ihnen, Ihre Arbeit effektiv über einen achtstündigen Arbeitstag zu planen, etwas, das eine To-Do-Liste nicht erreicht. Timeboxing bietet eine visuelle Aufschlüsselung dessen, was Sie während einer Arbeitswoche vernünftigerweise erreichen können, was hilft, Aufgaben zu priorisieren, um Fristen einzuhalten, und gleichzeitig als Aufzeichnung dessen dient, woran Sie gearbeitet haben.

Sie können Ihren digitalen Arbeitskalender verwenden, um Ihren Tag zu organisieren, indem Sie Zeit blockieren, um an bestimmten Aufgaben zu arbeiten.

Timeboxing-Beispiel von SPICA ( Quelle )

Oder, wenn Sie besser arbeiten, indem Sie Ihre Aufgaben aufschreiben, können Sie unsere Timeboxing-Vorlage herunterladen.

Egal, ob Sie sich für einen digitalen Kalender oder unsere Vorlage entscheiden, planen Sie die Arbeit in 90-minütigen Sitzungen und planen Sie danach eine kurze Pause ein. Wenn Sie sich dazu drängen, länger als 90 Minuten an einer Aufgabe zu arbeiten (die Dauer, in der die Produktivität am höchsten ist), wirkt sich dies negativ auf Ihren ultradianen Rhythmus aus und behindert tatsächlich die Leistung. Wenn es um Produktivität geht, gewinnt langsam und stetig das Rennen!

2. Laufende Arbeiten begrenzen

Laut einer Studie des American Institute of Stress fühlen sich mehr als 80 % der Arbeitnehmer bei der Arbeit gestresst und nennen übermäßige Arbeitsbelastung als Top-Faktor. Arbeitsüberlastung bedeutet, dass die Zeit, die für die Erledigung täglicher Aufgaben benötigt wird, die verfügbaren Stunden eines Tages übersteigt. Dies kann zu einer ungesunden Work-Life-Balance, Burnout und einer niedrigen Arbeitsmoral der Mitarbeiter führen.

Was verursacht Überlastung? In der Regel handelt es sich um eine Kombination aus Faktoren wie der Anzahl offener Arbeitselemente, der Variabilität von Arbeitselementen und einer hohen Ressourcenauslastung. Die Wartezeit für Aufgaben in einer Warteschlange erhöht sich relativ zu diesen drei Dingen.

Aber was ist eine hohe Ressourcenauslastung? Es bezieht sich auf die Menge an Arbeit, die Mitarbeiter erledigen müssen. Der Trick besteht darin, die richtige Balance zu finden, um die Produktivität aufrechtzuerhalten: Erwarten Sie eine zu hohe Auslastungsrate und riskieren Sie, dass Ihre Mitarbeiter ausbrennen. Erwarten Sie eine zu geringe Auslastung und nutzen Sie Ihr Mitarbeiterteam zu wenig aus (außerdem könnten sie sich langweilen).

Laut Gartner-Analyst Robert Handler liegt der optimale Punkt für eine verbesserte Produktivität zwischen 70 % und 80 % Auslastung. Das bedeutet, dass Arbeitgeber zur Optimierung der Produktivität ihre Mitarbeiter ermutigen sollten, realistische Ziele zu erreichen und 70 % bis 80 % ihrer maximalen Leistung zu erbringen. Die Wartezeiten beginnen exponentiell zu steigen, sobald dies 80 % übersteigt.

Bei 70 % ihrer maximalen Leistung wartet eine Aufgabe, deren Fertigstellung schätzungsweise zwei Stunden dauert, 0,9 Stunden in der Warteschlange und benötigt insgesamt 2,9 Stunden zur Fertigstellung (Wartezeit + geschätzte Zeit bis zur Fertigstellung). Bei 80 % wartet es 1,5 Stunden in der Warteschlange und dauert insgesamt 3,5 Stunden. Aber bei 99% Auslastung? Dieselbe zweistündige Aufgabe wartet 37,1 Stunden in der Warteschlange, was insgesamt 39,1 Stunden zur Fertigstellung dauert.

Wenn es um langfristig nachhaltige Produktivität am Arbeitsplatz geht, ist weniger manchmal mehr. Indem Sie auf die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter achten, werden Sie nicht nur ein höheres Produktivitätsniveau feststellen, sondern auch die Arbeitsmoral und das Engagement der Mitarbeiter.

3. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen

Wussten Sie, dass es durchschnittlich 23 Minuten dauert, bis Sie nach einer Unterbrechung wieder mit der Arbeit beginnen?

Einige Unterbrechungen am Arbeitsplatz liegen außerhalb Ihrer Kontrolle, z. B. wenn jemand für ein kurzes Gespräch an Ihrem Schreibtisch anhält (manchmal über eine arbeitsbezogene Aufgabe, aber häufiger über die gestrige Folge von „Was auch immer wir uns gerade ansehen“). Aber die meisten Unterbrechungen, denen wir während des Arbeitstages ausgesetzt sind, sind selbst auferlegt: Benachrichtigungen von E-Mails, sozialen Medien, unseren Telefonen und automatisierten Tools, die wir verwenden.

Jedes Mal, wenn Sie Ihre Arbeit unterbrechen, um eine dieser Benachrichtigungen zu lesen, wird Ihre Produktivität massiv beeinträchtigt (die Zeit, die Sie für die Beantwortung der Benachrichtigung aufgewendet haben + 23 Minuten, um wieder mit der Aufgabe fortzufahren).

Indem Sie Ihre Benachrichtigungen deaktivieren (oder zumindest in den Schlummermodus versetzen), beseitigen Sie die Ablenkung und können einen Teil dieser Zeit wieder in Ihre Aufgaben investieren.

4. Arbeiten visuell darstellen

Eine Planview-Studie ergab, dass Mitarbeiter 20 % produktiver sind, wenn die benötigten Informationen visuell angezeigt werden.

Die Datenvisualisierung hilft Ihnen, Informationen auf einen Blick aufzunehmen, und kann mehr Bedeutung als Worte vermitteln (z. B. die Verwendung von Gelb, um Problembereiche in einem Projektstatusbericht zu melden, um die Beteiligten darauf aufmerksam zu machen, dass Punkte Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen). Die Datenvisualisierung wird häufig für die Berichterstellung verwendet, jedoch nicht ausreichend für das tägliche Workflow-Management.

Wie PM-Software helfen kann

Nahezu jede verfügbare PM-Softwareoption bietet Funktionen, mit denen Informationen visuell angezeigt werden können (z. B. die Verwendung von Farben zur Darstellung verschiedener Status oder zur Kennzeichnung verschiedener Projekte).

Es gibt jedoch ein einfaches Tool zur Aufgabenverwaltung, das helfen kann, die Produktivität im gesamten Team zu steigern: ein Aufgabenboard (auch Kanban-Boards genannt). Aufgabentafeln haben Spalten, die verschiedene Arbeitsablaufphasen darstellen (z. B. zu erledigen, in Bearbeitung und erledigt). Aufgaben werden als Karten angezeigt, die Sie in verschiedene Spalten verschieben, während sich die Aufgabe durch den Workflow bewegt.

Teams können auf einen Blick den Status jedes Arbeitselements auf dem Board erkennen. Fortgeschrittenere Boards ermöglichen es Ihnen, WIP-Limits festzulegen, um die Anzahl der offenen Arbeitselemente zu regulieren und Teams dabei zu helfen, ihr optimales Tempo beizubehalten.

Beispiel eines Kanban-Boards auf SwiftKanban ( Quelle )

Teams können auf einen Blick den Status jedes Arbeitselements auf dem Board erkennen. Fortgeschrittenere Boards ermöglichen es Ihnen, WIP-Limits festzulegen, um die Anzahl der offenen Arbeitselemente zu regulieren und Teams dabei zu helfen, ihr optimales Tempo beizubehalten.

Mehr wollen?

Beim Schreiben dieses Artikels haben wir eine Menge interessanter Forschungsergebnisse zu Produktivitätstipps gefunden, von denen sich nicht alle auf die Verwendung von Software zur Steigerung der Effizienz konzentrierten. Hier sind ein paar Lifestyle-Tipps, die Sie in Ihren Alltag integrieren können, während Sie sich bemühen, Ihren produktivsten Fuß nach vorne zu bringen:

• Spazieren gehen. Bewegung bietet nicht nur eine Steigerung der Gesamtproduktivität um 15 %, sondern es gibt auch deutliche Beweise dafür, dass Gehen Ihnen helfen kann, Stress abzubauen und Depressionen zu bekämpfen. Auf diese Weise kann es Lernen, Gedächtnis und Kognition fördern.
• Genug Schlaf bekommen. Schlafentzug von Mitarbeitern kostet Arbeitgeber jährlich bis zu 65 Milliarden US-Dollar. Sie erleiden ein 40-prozentiges Defizit in Ihrer Fähigkeit, ohne Schlaf neue Erinnerungen zu schaffen, sowie einen 70-prozentigen Abfall der Immunzellenaktivität. Der Kicker? Schlafdefizite stehen in direktem Zusammenhang mit frühem kognitiven Verfall und der Alzheimer-Krankheit.

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