11 Schritte zur Verbesserung des virtuellen Teilnehmerengagements bei Hybrid-Events

Das Leben normalisiert sich wieder. Aber nicht ganz so wie früher. In der Veranstaltungsbranche sind Hybrid-Events – die aufgrund von COVID-19 exponentiell gewachsen sind – heute ein fester Bestandteil der Branche .

Hier ist jedoch das Problem: Die No-Show-Rate für virtuelle Teilnehmer beträgt 35 %. Das ist keine Kleinigkeit, denn 71 % der Event-Organisatoren sagen, dass die Verbindung des persönlichen und des virtuellen Publikums ihre größte Herausforderung ist. Das ist ein ernstes Problem, insbesondere wenn man bedenkt, dass 73 % der Veranstaltungsplaner der Meinung sind, dass diese Veranstaltungen in Zukunft noch häufiger werden.

Die Frage ist, bedeutet dies, dass hybride Veranstaltungen an sich fehlerhaft sind, oder handelt es sich einfach um einen Fall von Veranstaltungsplanern, die aufholen, um dieser neuen Welle virtueller Teilnehmer gerecht zu werden?

Die Antwort ist unklar. Was wir jedoch wissen, ist, dass sich virtuelle Teilnehmer derzeit vernachlässigt fühlen. Wenn Sie ein Veranstaltungsplaner sind oder planen, in Zukunft virtuelle Veranstaltungen für Ihr Unternehmen zu veranstalten, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie das Engagement der virtuellen Teilnehmer bei Ihrer nächsten Hybridveranstaltung verbessern können.

Sie können Ihre virtuellen Teilnehmer vor Beginn Ihrer Veranstaltung einbeziehen, indem Sie ihnen eine Goodie-Bag an ihre Privatadresse schicken. Das Tolle an dieser Geste ist, dass die Leckereien gar nicht so spektakulär sein müssen. Der Gedanke an sich wird Sie bei Ihren Teilnehmern beliebt machen, daher werden sie eher auf die Schaltfläche „Beitreten“ klicken, wenn sie mit kostenlosen Inhalten angespornt werden.

Aber was packt man in die Tüten? Mit Markenartikeln, Veranstaltungsprogrammen und Gutscheinen können Sie nichts falsch machen. Alternativ könnten Sie es umstellen und ihnen eine virtuelle Veranstaltungstasche mit Rabattcodes, kostenlosen Testversionen und weiteren Gutscheinen senden. Seien Sie hier kreativ!

Non-fungible Tokens (NFTs) sind eine bemerkenswerte Entwicklung in der Blockchain-Technologie. NFTs sind einzigartige digitale Transaktionen in Form von elektronischen Dateien wie Fotos, Musik, Filmen und Dokumenten. Es ist ein verwirrendes Konzept, um sich zurechtzufinden, aber praktisch ist es ein Austausch von digitalen Inhalten.

Im Zeitalter des Internets können Sie so gut wie alles kostenlos kopieren und teilen. Aber dank der Blockchain-Technologie sind NFTs nicht übertragbar. Jeder ist ein absolutes Unikat. Im Rahmen virtueller Events bieten Sie Ihren Teilnehmern etwas bisher Unmögliches: einzigartige digitale Inhalte. Nun, wenn das die Leute nicht fesselt, was dann?

Zum Beispiel arbeiteten DC Comics mit der NFT-Plattform Palm Studio zusammen, um ihre erste NFT-Sammlung auf den Markt zu bringen. Die NFTs sind digitale Versionen der Cover von legendären Comics. Jeder registrierte Fan bekam einen gratis, mit der Option, während des Events noch mehr zu gewinnen.

Denken Sie darüber nach, wie viel Energie und Aufmerksamkeit Sie in die Ausführung Ihres Grundrisses und Ihrer Sets bei Ihren physischen Veranstaltungen gesteckt haben. Sie würden Ihre Gäste nicht in einen Saal mit Plastiksitzen und einem einsamen Mikrofon auf einer leeren Bühne einladen. Nein, denn gute Veranstaltungsplaner wissen, dass Prunk und Aussehen wichtig sind.

So müssen Sie Ihre virtuellen Gäste behandeln. Es ist nicht gut für sie, auf einen Zoom-Link zu klicken, um einen lausigen Stream Ihres physischen Ereignisses zu sehen, der ohne sie tobt.

Das Aufpolieren der Dinge in Bezug auf die Produktion kann Dinge wie die Anschaffung hochwertiger Kameras, Mikrofone, überlegenes Bühnenbild, Beleuchtung, die genaue Beachtung der Kamerawinkel und so weiter beinhalten. Wenn sich Ihre virtuellen Teilnehmer anmelden, sollten Sie sich also nicht wie zweitrangige Gäste fühlen. Seien Sie ein Profi und bauen Sie ihnen auch eine Gelegenheit.

Inhaltlich gibt es bei virtuellen Teilnehmern viel weniger Spielraum für Fehler. Wenn Ihre Redner und Inhalte langweilig sind, müssen Ihre physischen Teilnehmer sitzen und es hinnehmen. Aber Ihre virtuellen Teilnehmer beginnen damit, ihre E-Mails zu checken, zu spielen oder, wenn es schon schlimm genug ist, damit zu beginnen, das Haus zu putzen.

Geben Sie ihnen keine Chance, Netflix zu durchsuchen. Ansprechende Inhalte beginnen mit guter Produktionsqualität, wie wir bereits erwähnt haben, und originellen Inhalten. Ein Ratschlag? Schneiden Sie den Flaum und halten Sie Ihren Inhalt kurz, aber süß. Ihre Gäste werden es Ihnen danken.

Ein heißer Trend in diesem Jahr bei virtuellen und hybriden Events sind Micro-Events und Micro-Experiences. Kurz gesagt, sie sind Ereignisse innerhalb von Ereignissen; kleine, konzentriertere Erlebnisse innerhalb Ihres übergreifenden Main Events.

Sie bieten virtuellen Teilnehmern, die sich im Lärm der Hauptveranstaltung verloren fühlen könnten, eine persönlichere Note. Dies ist eine großartige Möglichkeit, das Engagement der virtuellen Teilnehmer zu steigern, und kann von Workshops, Networking-Sitzungen, Fragen und Antworten, Spielerlebnissen und anderen praktischen Inhalten reichen.

Eisbrecher können langweilige und vorhersehbare Unternehmensangelegenheiten sein. Aber sie müssen nicht sein. Richtig gemacht, können sie ansprechend sein. Sie können aus einem zynischen virtuellen Teilnehmer einen Konvertiten machen, und was noch wichtiger ist, sie können Spaß machen!

Im Gespräch mit Spacehuntr-CEO Dietrich Moens sagte er:

„Unser Team liebt Eisbrecher. Wir machen sie für alle unsere Brainstorming-Sitzungen. Ich verstehe das Zögern der Leute, weil sie ziemlich allgemein sein können. Aber mit ein bisschen Kreativität können sie großartig für das Teambuilding sein.“

Mach dir keine Sorgen. Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, an Ihre eigenen zu denken. Sie können einige der Favoriten des Spacehuntr-Teams für Ihr nächstes Event stehlen.

Sie kennen Ihr Publikum besser als jeder andere, also vertrauen Sie Ihrer Intuition, wenn es um die Auswahl Ihrer speziellen Moderatoren geht. Vielleicht könnten Sie einen Komiker, einen angesehenen Experten auf Ihrem Gebiet oder einen Influencer haben.

Bedenken Sie jedoch eine Sache. Die Art Ihrer Moderatoren kann die Art Ihrer Veranstaltung maßgeblich bestimmen. Der Blickwinkel eines respektierten Experten ist ein organischer und professioneller Weg, während die Einstellung eines Entertainers als etwas überflüssig erscheinen könnte.

Und noch ein Punkt: Ein Gastmoderator wird nicht nur die Teilnehmer motivieren, sondern auch No-Shows reduzieren. Ein beeindruckender Name könnte für ein sehr effektives Marketing sorgen, um die Teilnehmer anzulocken.

Gamification ist und bleibt schon länger ein heißer Trend. Wenn wir über virtuelles Engagement sprechen, beziehen wir uns fast immer auf Gamification. Es ist fesselnd, und es macht Spaß. Veranstaltungsplaner und Unternehmen lieben es, weil es ihre Marke identifizierbar macht und ihre Botschaft effektiv verbreitet. Darüber hinaus ist bekannt, dass es das Engagement der Teilnehmer um 44 % verbessert.

Es gibt zwei Hauptziele mit Gamification: ein Produkt zu verkaufen oder zu unterrichten. Ein Beispiel für den Verkauf eines Produkts wäre Steph IQ. Es beschäftigt Sportfans während der Spiele mit Trivia-Fragen, bei denen sie Sportartikel gewinnen können.

Ein Beispiel für Lernen durch Gamification wäre Duolingo. Das Erlernen einer neuen Sprache ist ohnehin für die meisten von uns eine lästige Pflicht. Indem Sie es jedoch in ein Spiel verwandeln, motivieren Sie die Benutzer mit Bestätigung und Preisen.

Sehen Sie sich diese 10 erstaunlich erfolgreichen Beispiele für Gamification an, um zu sehen, wie einfach und effektiv Gamification sein kann.

Live-Umfragen und Fragen und Antworten sind eine großartige Möglichkeit, passive Zuschauer in aktive Teilnehmer zu verwandeln. Sie können Ihren Teilnehmern nicht nur eine Stimme geben, sondern auch von ihnen lernen. Sie können für Ihre zukünftigen Planungsbemühungen herausfinden, was ihnen an Ihrer Veranstaltung gefällt und was nicht.

Die meisten virtuellen Veranstaltungsplattformen verfügen über Live-Umfragefunktionen, oder Sie können eine eigenständige Software wie Slido verwenden. Es gibt keine festen Regeln, wie Live-Umfragen aussehen sollten. Aber behalte diese Tipps im Hinterkopf:

1. Formulieren Sie relevante, klare, prägnante und kurze Fragen.
2. Antwortoptionen sollten entweder Multiple-Choice, offener Text oder Rangordnungen sein.
3. Stellen Sie nicht zu viele Fragen! Deine Fragen sollten sich nicht wie Hausaufgaben anfühlen.

Und was Live-Fragen und Antworten betrifft, so hängt dies von qualitativ hochwertigen Inhalten ab. Wenn der Inhalt gut ist, begeistern Sie die Teilnehmer für die Teilnahme an den Fragen und Antworten. Wenn sie von vornherein nicht aufpassen, was nützt dann ein Q&A? Wenn Sie den Inhalt richtig hinbekommen, werden Ihre Teilnehmer es zu schätzen wissen, dass sie eine Stimme erhalten.

Gibt es einen Aspekt unseres Lebens, den die Technologie nicht verändert hat? Nun, wenn es eine gibt, ist es nicht die Veranstaltungsbranche. Die Liebesaffäre zwischen Veranstaltungsplanern und Technologie hat sich zu etwas Schönem entwickelt.

Technologie eignet sich auch hervorragend für virtuelle Teilnehmer. Dank der einfachen Registrierung, elektronischen Brieftaschen zum Sammeln virtueller Werbegeschenke, anpassbaren persönlichen Profilen und Messaging-Funktionen für intuitives Networking wird das Erlebnis für die Teilnehmer nahtloser.

Indem Sie in Technologie wie Event-Management-Software investieren, können Sie die Wettbewerbsbedingungen für Ihre virtuellen Teilnehmer ausgleichen und deren Engagement verbessern.

Man könnte meinen, in den Pausen den Fuß vom Gas nehmen zu können. Aber sei vorsichtig. Sie möchten die hart erkämpfte Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer nach all dieser harten Arbeit nicht verlieren. Aber es ist leichter gesagt als getan, und vergiss nicht, wir alle brauchen eine Pause, oder? Hier sind einige Tricks, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste pünktlich zurückkehren und hungrig nach mehr sind.

Lassen Sie ihnen für den Anfang etwas Köder. Wenn Sie abbrechen, necken Sie sie mit einem saftigen Segment, zu dem sie zurückkehren werden. Vielleicht ist es Ihr besonderer Gastunterhalter, auf den sie gewartet haben. Oder vielleicht können Sie ihnen etwas zu tun geben, wie eine Aufgabe, ein Spiel, ein Feedback-Formular oder einige leichte Hausaufgaben. Und achten Sie schließlich darauf, die Pause nicht zu lang zu machen.

Steigern Sie mit diesen Schritten das Engagement Ihrer virtuellen Teilnehmer

Also, los geht's, einige Antworten auf eines der größten Probleme der Veranstaltungsbranche. Es ist keine leichte Aufgabe, Ihre virtuellen Teilnehmer dazu zu bringen, sich anzumelden – und danach ihr Engagement aufrechtzuerhalten.

Aber diese Branche ist sowohl vielseitig als auch innovativ. Es ist am besten, sich diesen Bereich anzusehen, um zu sehen, wie Veranstaltungsplaner und die sich entwickelnde technologische Landschaft hybride Veranstaltungen in Zukunft für virtuelle Teilnehmer attraktiver machen.