Hybrider Arbeitszeitplan: So funktioniert es

Wie steht Ihr Team zur Arbeit vor Ort? Wie wäre es mit einer vollständig remoten Arbeitsumgebung?

Wenn Sie bemerkt haben, dass Ihre Mitarbeiter uneins sind oder sich nicht für eine der beiden Optionen entscheiden können, gehören sie wahrscheinlich zu einer wachsenden Zahl von Mitarbeitern, die sich sofort für einen hybriden Arbeitszeitplan entscheiden würden.

Aber wie funktioniert eigentlich die hybride Arbeitszeit? Und sollten Sie gleich die Arbeitsumgebung Ihres Teams ändern?

Bleiben Sie ruhig und lesen Sie weiter, denn wir gehen gleich alles durch, was Sie über diese Art von Arbeitszeitplan wissen müssen – von den Vor- und Nachteilen bis hin zu sorgfältig kuratierten Tipps, die Ihnen helfen, einen hybriden Arbeitszeitplan erfolgreich zu implementieren.

Was ist ein hybrider Arbeitszeitplan?

Ein hybrider Arbeitszeitplan ist ein Arbeitsmodell, das es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitsaufgaben sowohl aus der Ferne als auch vor Ort zu erledigen, wobei sie normalerweise zwischen diesen beiden Optionen wechseln.

Durch die Kombination des Besten aus beiden Welten bietet ein hybrider Arbeitsplan Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit, in einer traditionellen Büroumgebung zusammenzuarbeiten, ohne auf die Flexibilität eines Remote-Arbeitsmodells zu verzichten.

Vier Arten von hybriden Arbeitszeitplänen

In dem Moment, in dem Remote-Arbeit auf den Markt kam, veränderte sich unsere Wahrnehmung von Ort und Zeit der Arbeit. Wir tauschten Büroarbeitsplätze gegen Heimarbeitsplätze und Cafés, während wir von 9-to-5 ausbrachen, um zu einem flexibleren Zeitplan überzugehen.

Diese Transformation führte zu unterschiedlichen Arbeitsmodellen, die sowohl die Komplexität eines neu gestalteten Arbeitsplatzes als auch eines neu gestalteten Arbeitsplans umfassen konnten.

Natürlich sind mehrere verschiedene Arten von hybriden Arbeitszeitplänen aufgetaucht, sodass Unternehmen jetzt ein Modell auswählen und festlegen können, das am besten zu den Arbeitsabläufen ihrer Teams passt.

Typ Nr. 1: Kohorten-Hybrid-Arbeitszeitplan

Wenn Sie vermeiden möchten, dass das Büro zu einer überfüllten Ablenkungsquelle wird, könnte der kohortenbasierte Hybridarbeitsplan die Lösung für Sie und Ihr Team sein.

Der Kohortenarbeitszeitplan ist ein sorgfältig strukturiertes hybrides Arbeitsmodell für Unternehmen, die ihre Bürozeiten nach einem vorher festgelegten Zeitplan organisieren möchten.

Auf diese Weise können Sie entweder:

• Planen Sie verschiedene Abteilungen so ein, dass sie an verschiedenen Wochentagen vom Büro aus arbeiten, oder
• Erarbeiten Sie jede Woche einen neuen Büroarbeitsplan.

Was zählt, ist, dass im Voraus ein Plan erstellt wird, damit Ihre Teammitglieder genau wissen, wann sie voraussichtlich ins Büro kommen.

Optimal für: Große Unternehmen mit mehr als hundert Mitarbeitern

Möglicher Nachteil: Mangelnde Flexibilität der Mitarbeiter

Typ #2: Flexibler hybrider Arbeitszeitplan

Ein flexibler Hybridarbeitszeitplan ist das genaue Gegenteil des kohortenhybriden Arbeitszeitplans. Die Mitarbeiter werden ermutigt, ihre Aufgaben hin und wieder vor Ort zu erledigen, aber sie dürfen ihren Büroarbeitszeitplan festlegen und auswählen, wann sie vom Büro aus arbeiten möchten.

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen mit weniger als hundert Mitarbeitern

Möglicher Nachteil: Fehlende Struktur; Gefahr, dass der Büroraum knapp wird

Typ Nr. 3: Remote-First-Hybridarbeitsplan

Dieses hybride Arbeitszeitmodell begünstigt zwar Remote-Arbeit, eliminiert aber auch die Arbeit vor Ort nicht vollständig.

Arbeitnehmer dürfen in der Regel ihre eigene Arbeitsumgebung wählen. Dies könnte eine großartige Option für Teammitglieder sein, die ihre Arbeitsumgebung von Zeit zu Zeit ändern oder sich ohne den Druck eines vorher vereinbarten Zeitplans mit ihrem Team treffen möchten.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die weltweit tätig sind, oder Unternehmen, die die Option vor Ort griffbereit halten möchten

Möglicher Nachteil: Mangelndes persönliches Engagement

Typ Nr. 4: Office-First-Hybrid-Arbeitszeitplan

Wenn Ihr Team in der Regel physisch anwesend sein oder persönlich zusammenarbeiten muss, Sie ihm aber dennoch die Möglichkeit geben möchten, ab und zu von zu Hause aus zu arbeiten, ist der Hybrid-Arbeitszeitplan „Büro zuerst“ möglicherweise die beste Option.

Obwohl ihre Arbeitszeiten flexibel sein können, haben die Mitarbeiter in der Regel eine begrenzte Anzahl von Tagen pro Monat, an denen sie remote arbeiten können.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die hauptsächlich vor Ort tätig sind

Möglicher Nachteil: Begrenzte Flexibilität der Mitarbeiter

Vorteile eines hybriden Arbeitszeitmodells

Durch die Kombination der Flexibilität der Remote-Arbeit mit der Option, persönlich zusammenzuarbeiten, vereint die hybride Arbeit einen fairen Anteil der Vorteile beider Arbeitsmodelle.

Wir haben 3 Vorteile herausgegriffen, die Sie unabhängig vom hybriden Arbeitszeitmodell, das Sie implementieren möchten, sofort erkennen sollten.

Vorteil Nr. 1: Verbesserte Work-Life-Balance

Mit einer völlig neuen Sicht auf die Arbeit kam auch ein veränderter Blick auf das Leben außerhalb der Arbeit. Daher sollte es nicht überraschen, dass satte 61 % der US-Angestellten bereit zu sein scheinen, ihren Job zu wechseln, um eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.

Hybride Arbeitszeitpläne werden jedoch den Anforderungen dieser veränderten Arbeitsperspektive gerecht, indem sie Flexibilität und Wahlmöglichkeiten fördern.

Indem sie es Mitarbeitern ermöglichen, gelegentlich von überall aus zu arbeiten, helfen ihnen hybride Arbeitszeitpläne dabei, Stress abzubauen und arbeitsfreie Aktivitäten einfach um die Bürozeiten herum zu planen. Dies ist besonders häufig bei Mitarbeitern der Fall, die sich nach dem Wechsel in eine Remote-Umgebung vom täglichen Pendeln verabschiedet haben.

Vorteil Nr. 2: Zugang zu einem globalen Talentpool

Ähnlich wie bei einem Remote-Zeitplan ermöglicht ein hybrider Arbeitsplan Unternehmen, ihren Rekrutierungspool zu erweitern und Talente aus der ganzen Welt einzustellen.

Mit einem sorgfältig durchdachten hybriden Arbeitsplan, der genügend Flexibilität bietet, können Unternehmen problemlos die qualifiziertesten Mitarbeiter erreichen und einstellen.

Die Möglichkeit, weltweit nach Mitarbeitern zu suchen, kann sich auch für Unternehmen als vorteilhaft erweisen, die in einem Bereich mit großem Talentmangel, wie der IT-Branche, Personal suchen.

Vorteil Nr. 3: Raum für produktive Zusammenarbeit

Der Übergang von einer traditionellen Büroumgebung zu einem hybriden Arbeitsmodell lässt Unternehmen genug Raum, um das Beste aus beiden Arbeitsumgebungen herauszuholen.

Anstatt ihre Bürozeiten damit zu verbringen, Ablenkungen abzuwehren, können Mitarbeiter, die an bestimmten Tagen vom Büro aus arbeiten, diese Stunden für eine produktive Zusammenarbeit nutzen.

Auf diese Weise können Sitzungen wie monatliche Meetings, Brainstorming und Team-Check-ins alle während der Vor-Ort-Zeiten abgehalten werden – so bleibt die Remote-Zeit ausschließlich für individuelle Arbeiten und Aufgaben reserviert, die eine ablenkungsfreie Umgebung erfordern.

Nachteile eines hybriden Arbeitszeitplans

Ähnlich wie seine Vorteile ergeben sich die Nachteile des hybriden Arbeitszeitplans aus seiner Verbindung sowohl mit dem traditionellen 9-to-5-Zeitplan als auch mit dem Modell der Fernarbeit.

Indem Sie sich jedoch mit 3 der häufigsten Nachteile befassen, denen Sie begegnen könnten, wenn Sie anfangen, ein Hybrid-Team zu leiten, erhöhen Sie Ihre Chancen, diese zu vermeiden.

Nachteil Nr. 1: Höheres Burnout-Risiko

Obwohl ein hybrider Arbeitsplan helfen könnte, eine perfekte Work-Life-Balance zu finden, besteht immer auch die Gefahr der Überarbeitung, wenn es um Flexibilität geht.

Ohne klare Grenzen und Regeln für die Trennung von der Arbeit neigen Mitarbeiter normalerweise dazu, länger zu arbeiten, was am Ende zu Überforderung und Erschöpfung führt.

Falls Sie sich entscheiden, zu einem hybriden Arbeitsmodell zu wechseln, ohne Ihre Geschäftsabläufe entsprechend anzupassen, könnten Ihre Teams am Ende Tag für Tag die Mitternachtskerze anzünden.

Um zu vermeiden, dass der Stresspegel Ihres Hybrid-Teams über das Dach hinausgeht, führen Sie eine klare Hybrid-Arbeitsrichtlinie ein und legen Sie klare Erwartungen und wichtige Leistungsindikatoren fest, anstatt den Druck zur Überarbeitung zu erhöhen.

Clockify Pro-Tipp

Tag- und Nachtarbeit sabotieren nicht nur die Leistung der Mitarbeiter, sondern schaden auch der psychischen Gesundheit Ihrer Mitarbeiter. Erfahren Sie hier, wie Sie verhindern können, dass dies Ihrem Team passiert:

• Wie sich Überarbeitung auf Produktivität und psychische Gesundheit auswirkt

Nachteil Nr. 2: Erhöhte Ungleichheit am Arbeitsplatz

Die Führung eines hybriden Teams birgt das Risiko, bestimmte Mitarbeiter aufgrund ihres bevorzugten Arbeitsortes zu bevorzugen.

Dieses Phänomen wird Proximity Bias genannt. Obwohl es Menschen seit Jahrhunderten hilft, die sicherste und vertrauteste Option auszuwählen, kann es zu unbewusster Bevorzugung und ungleichen Aufstiegschancen am Arbeitsplatz führen.

Anstatt den Mitarbeitern gleiche Aufstiegschancen zu bieten, neigen Manager dazu, den Mitarbeitern, die im Büro arbeiten, Aufstiegsmöglichkeiten zu bieten, nur weil sie sie häufiger sehen.

Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter, die vor Ort arbeiten, privilegiert werden, während diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, ausgeschlossen werden, müssen Sie einen Weg finden, die Distanz zu überbrücken und allen die gleichen Chancen zu geben, voranzukommen.

Wenn Sie ein hybrides Team leiten, wählen Sie zunächst die richtigen Tools aus, mit denen Sie mit allen in Kontakt bleiben können. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle relevanten Informationen für alle Teammitglieder zugänglich sind, unabhängig von ihrem Arbeitsplatz.

Nachteil Nr. 3: Erhöhte Cybersicherheitsrisiken

Sobald Unternehmen hybrid werden, riskieren sie eine potenzielle Verletzung der Datensicherheit, da ihre Teams mit Unternehmensdaten umgehen müssen, während sie außerhalb des Büros arbeiten.

Dennoch gibt es Möglichkeiten, Datenvorfälle in Ihrem Unternehmen zu verhindern. Sie beinhalten:

• Ausarbeitung detaillierter Verfahren für den Umgang mit und den Zugriff auf Informationen außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens und
• Implementierung von Softwarelösungen, die die Datensicherheit gewährleisten.

Wenn Sie und Ihre Teams sich erst kürzlich entschieden haben, zu einem hybriden Arbeitszeitplan zu wechseln, stellen Sie sicher, dass Sie:

• Sichergestellt, dass jeder eine sichere Internetverbindung hat,
• Eingeführte Firewalls und/oder VPNs und
• Eingeschränkter Zugang zu vertraulichen Informationen.

6 Tipps zur Umsetzung eines hybriden Arbeitszeitplans

Obwohl die Umstellung auf einen hybriden Arbeitszeitplan ein Prozess ist, der eine detaillierte und langfristige Planung und Vorbereitung erfordert, gibt es Möglichkeiten, einige Schritte zu überspringen.

Wir haben 6 Tipps aufgelistet, die Ihnen den Weg zu einer erfolgreichen Implementierung eines hybriden Arbeitszeitmodells ebnen.

Tipp Nr. 1: Legen Sie Grundregeln für Hybridarbeit fest

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Arbeitsabläufe die gleiche Transparenz und Effizienz wie im Büroalltag haben, müssen Sie zuvor klare Prozesse und Verfahren etablieren.

Obwohl hybride Arbeitsabläufe je nach Unternehmensgröße und Tagesgeschäft variieren können, gibt es einige allgemeingültige Grundregeln, die Sie versuchen sollten, sofort festzulegen:

• Beginnen Sie damit, die genauen Bedingungen zu definieren, die für die Arbeit außerhalb des Büros erfüllt sein müssen . Möglicherweise müssen einige Ihrer Mitarbeiter aufgrund der Art ihrer Arbeit vor Ort bleiben, also sollten Sie sich über die Kriterien für den Wechsel in eine Remote-Umgebung im Klaren sein.
• Erstellen Sie einen detaillierten hybriden Arbeitsplan, der angibt, wann die Mitarbeiter voraussichtlich vor Ort sein werden . Ob Onboarding, 1-on-1-Meetings oder Teambuilding-Aktivitäten, die Mitarbeiter müssen sich über die Erwartungen des Managements in Bezug auf ihr Arbeitsumfeld im Klaren sein.
• Kommunizieren Sie Regeln bezüglich der Arbeitszeit der Mitarbeiter . Falls Sie sich für die Einführung eines flexiblen Arbeitszeitplans entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie Kernzeiten festgelegt haben, zu denen alle Mitarbeiter während der Remote-Arbeit voraussichtlich online sein werden.

Tipp Nr. 2: Wählen Sie Ihre Werkzeuge sorgfältig aus

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter lieber vom Büro aus arbeiten oder Sie einen Remote-First-Hybrid-Arbeitszeitplan eingeführt haben, alle sollten trotz der physischen Distanz effizient zusammenarbeiten können.

Beginnen Sie mit der Auswahl einer zuverlässigen Team-Chat-App, die es Ihnen und Ihren Kollegen ermöglicht, einen effizienten Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten, indem Sie:

• Dateien teilen,
• Machen Sie einen kurzen Videoanruf und
• Sogar Daten speichern.

Um die Transparenz der Arbeitsabläufe zu erhöhen, können Sie eine Zeiterfassungs-App einführen, mit der Sie und Ihr Team den Aufgabenfortschritt visualisieren und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten können.

Vergessen Sie nicht, genügend Zeit einzuplanen, um jede App zu testen, die Sie in den Hybrid-Workflow Ihres Teams einführen möchten. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alles funktioniert, bevor Sie offiziell zu einem hybriden Arbeitszeitplan wechseln.

Tipp Nr. 3: Denken Sie über Produktivitätsbewertungen nach

Wenn ein Team sein Arbeitsumfeld ändert, neigen Manager dazu, Schwierigkeiten zu haben, das Produktivitätsniveau jedes einzelnen Mitarbeiters unter veränderten Bedingungen einzuschätzen. Ohne die Möglichkeit, einen Blick auf den Schreibtisch eines Mitarbeiters zu werfen, könnten sie sogar dem Mikromanagement zum Opfer fallen.

Um den Druck Ihrer Teammitglieder nicht zu erhöhen, versuchen Sie, von Anfang an klare Erwartungen und ein transparentes Produktivitätsbewertungssystem zu setzen.

Anstatt sich auf die Menge der gesendeten E-Mails oder die in Besprechungen verbrachte Zeit zu konzentrieren, versuchen Sie Folgendes:

• Analysieren Sie die Endergebnisse,
• Ermutigen Sie dazu, größere Projekte in kleinere, messbare Ziele aufzuteilen, und
• Definieren Sie klare KPIs.

Sie können sich auch für eine Projektplanungssoftware entscheiden, mit der Sie Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt verfolgen können.

Denken Sie jedoch daran, dass Sie, egal wie sorgfältig Sie den Prozess der Erstellung eines Produktivitätsbewertungssystems angehen, niemals in der Lage sein werden, dieselben Metriken für jede Abteilung zu verwenden.

Manchmal sehen Sie sich eine Reihe abgeschlossener Geschäfte an, während ein anderes Mal der Indikator für die Effizienz eines Mitarbeiters sein Innovationsgrad ist.

Tipp Nr. 4: Lassen Sie das Büro Ihrer Absicht entsprechen

Unabhängig von der Anzahl der Stunden, die Mitarbeiter nach der Umstellung auf einen hybriden Arbeitszeitplan im Büro verbringen, ist es wichtig, dass diese Zeit zählt.

Bevor Sie einen Bürozeitplan erstellen, denken Sie darüber nach, wann und warum Teams ins Büro kommen sollen. Möchten Sie diese Zeit für Sozialisierung und Teambindung nutzen oder werden die Bürozeiten für die Erledigung von Aufgaben reserviert?

Für welche Option Sie sich auch entscheiden, denken Sie darüber nach, wie die Arbeitsumgebung zu Ihrer Absicht passen kann, das Beste aus der Bürozeit zu machen.

Wenn Sie die Interaktion und Zusammenarbeit im Team fördern möchten, denken Sie darüber nach, das Büro neu zu organisieren, um so viel Freiraum wie möglich zu lassen. Auf diese Weise bieten Sie Ihren Mitarbeitern Bedingungen, um auf natürliche Weise Kontakte zu knüpfen und miteinander zu kooperieren.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Stunden vor Ort produktiv verbringen, versuchen Sie, Ablenkungen zu reduzieren und ihnen einen ruhigen Ort mit viel natürlichem Licht zu bieten – um sowohl ihre Stimmung als auch ihre Produktivität zu steigern.

Tipp Nr. 5: Bleiben Sie mit Ihrem Team in Kontakt

Nachdem Sie sich für die Implementierung eines hybriden Arbeitszeitplans entschieden haben, müssen Sie die Abläufe, Tools und Arbeitszeiten Ihres Unternehmens optimieren. Aber Sie müssen auch Ihren eigenen Zeitplan anpassen und Platz für die Echtzeitkommunikation mit Ihrem Team schaffen.

Die Teamkommunikation muss aufgrund der räumlichen Distanz bewusster erfolgen – also achten Sie darauf, Ihre Arbeitszeiten und Verfügbarkeit auszusprechen.

Bieten Sie Ihrem Team die Möglichkeit, auf Ihren Kalender zuzugreifen, und ermutigen Sie es, von Zeit zu Zeit ein Meeting mit Ihnen zu planen.

Auf diese Weise können Sie nicht nur jedem Teammitglied Ihre ungeteilte Konzentration und Aufmerksamkeit schenken, sondern erhalten auch die Möglichkeit:

• Erhalten Sie Feedback aus erster Hand zu Ihrem neuen Arbeitszeitplan,
• Die Bedenken der Mitarbeiter anhören und
• Nehmen Sie geeignete Anpassungen bei der Planung ihrer Aufgaben vor.

Tipp Nr. 6: Nehmen Sie es einen Tag nach dem anderen

Bevor Sie einen hybriden Arbeitszeitplan offiziell machen, fangen Sie klein an und schaffen Sie Platz für die Anpassungsphase, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.

Wenn Ihre Kollegen schon seit einiger Zeit vollständig aus der Ferne arbeiten und Sie zu einem Hybrid-Zeitplan wechseln möchten, bei dem zuerst das Büro genutzt wird, laden Sie sie zunächst einmal pro Woche ins Büro ein.

Das Gleiche gilt für Mitarbeiter vor Ort, die kurz davor stehen, auf einen Remote-First-Hybrid-Zeitplan umzusteigen – denn Menschen sind Gewohnheitstiere.

Tatsächlich hat die Wissenschaft bereits bewiesen, dass das menschliche Verhalten eng mit seiner physischen Umgebung verbunden ist. Wenn Sie also Mitarbeiter dazu bringen, ihre Arbeitsumgebung plötzlich zu ändern, werden Sie möglicherweise einen erheblichen Rückgang der Produktivität feststellen.

Um zu vermeiden, dass dies den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens verwüstet, führen Sie schrittweise einen neuen Arbeitsplan ein – und versuchen Sie Verständnis zu zeigen, wenn er am Anfang nicht wie ein Uhrwerk funktioniert.

Zusammenfassung: Die Einrichtung eines hybriden Arbeitszeitplans ist eine Teamleistung

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, ist die Implementierung eines hybriden Arbeitszeitplans alles andere als ein Ein-Personen-Job.

Damit ein Hybridmodell funktioniert, müssen Sie die Gewohnheiten Ihres Teams berücksichtigen und es ermutigen, seine Meinungen und Bedenken zu äußern.

Sie müssen außerdem:

• Wählen Sie eine Reihe von Tools aus, die mit Ihrem neu skizzierten Zeitplan funktionieren,
• Denken Sie an die Hybrid-Arbeitsrichtlinien Ihrer Organisation und
• Seien Sie bereit, unterwegs Änderungen vorzunehmen, unabhängig davon, wie gut Sie den Übergang geplant haben.

Denken Sie daran, dass die Fehler, denen Sie unterwegs begegnen, Ihnen helfen können, Ihren neuen Arbeitsplan zu optimieren – und Sie werden Ihr Hybrid-Team schnell auf Erfolgskurs bringen.

️ Ist Ihr Team bereits auf einen hybriden Arbeitszeitplan umgestiegen? Welchen Herausforderungen sind Sie unterwegs begegnet? Teilen Sie uns dies unter [email protected] mit, und wir könnten Ihre Erfahrungen in diesen einen oder einen unserer zukünftigen Artikel einfließen lassen. Und wenn Ihnen dieser Blogbeitrag gefallen hat, teilen Sie ihn mit jemandem, von dem Sie glauben, dass er daran interessiert wäre, ihn zu lesen.