So verwenden Sie teambasierte Partitionierung und Rollen in HubSpot CRM

Eines der großartigen Dinge an der Suite von CRM-basierten Tools von HubSpot ist, dass jeder in Ihrem Unternehmen mit einem Benutzernamen und einem Passwort auf der Plattform arbeiten und ohne die Hilfe eines Webentwicklers oder IT-Experten auf die Informationen zugreifen kann, die er benötigt.

Aber es stimmt auch, dass eines der gruseligsten Dinge an der HubSpot-Plattform darin besteht, dass jeder mit einem Benutzernamen und einem Passwort innerhalb des Tools arbeiten und auf CRM-Informationen und Marketing, Vertrieb, Kundenservice und Website-Assets zugreifen kann!

Sehen Sie hier das potenzielle Problem?

Aus diesem Grund sind die HubSpot-Benutzerberechtigungen und die teambasierte Partitionierungsfunktion ein Muss für Organisationen, die mehrere Benutzer und Abteilungen in ihrem System haben.

Was ist HubSpot-Partitionierung?

Die Partitionierung in HubSpot ist eine Funktion, die Ihnen hilft, Ihr CRM, Ihre Assets und Tools so zu organisieren, dass nur die richtigen Teams und Benutzer Zugriff haben, wodurch verwirrende Unordnung und potenzielle Fehltritte vermieden werden. Innerhalb des HubSpot-Portals können Sie Elemente auswählen und sie den verschiedenen Teams oder Abteilungen zuweisen, die sie benötigen, während Sie den Zugriff auf die Assets beschränken, die sie nicht benötigen , um Teams und Benutzern zu helfen, konzentriert und organisiert zu bleiben.

Die Partitionierung von HubSpot wurde ursprünglich im Jahr 2018 eingeführt, erhielt jedoch 2020 ein großes Update – zusammen mit anderen Upgrades für CMS Hub – das einen tieferen teambasierten Zugriff auf alle Marketing-Tools wie Formulare, E-Mails, CTAs und mehr ermöglichte.

Wer kann die HubSpot-Partitionierung verwenden?

Im Allgemeinen brauchen kleinere Teams keine Partitionierung, aber es ist trotzdem gut, sich mit der Funktion vertraut zu machen, wenn Ihr Unternehmen und Ihre Teams wachsen. Es ist auch wichtig zu beachten, dass Ihre Fähigkeit zum Partitionieren von Assets je nach Ihrem HubSpot-Abonnement variiert.

Alle HubSpot-Konten können CRM-Datensätze partitionieren. CRM-Ansichten und der Conversations-Posteingang über alle Hubs hinweg, einschließlich Marketing, Vertrieb, Service, CMS und Betrieb.

Danach benötigen Sie jedoch ein Professional- oder Enterprise-Abonnement für erweiterte Partitionierungsfunktionen. Wie Sie sich vorstellen können, bietet Enterprise die meisten Funktionen und übertrifft diejenigen, die mit einem Professional-Konto verfügbar sind. Beispielsweise ist ein Enterprise-Abonnement für CMS oder Marketing Hub erforderlich, um Blogs und Webseiten nach Teams zu partitionieren.

Quelle: HubSpot

Warum HubSpot-Partitionierung verwenden?

Kurz gesagt, die Partitionierung dient zwei Zwecken – dem Organisieren und Beschränken des Zugriffs auf Assets innerhalb Ihres HubSpot-Portals auf bestimmte Teams und Benutzer.

Zugriff

Diejenigen, die letztendlich für die Verwaltung und Kontrolle der Abteilungsressourcen verantwortlich sind, sind die Experten und müssen sicherstellen, dass alle Ressourcen und Funktionen im Backend ihre Integrität bewahren und nicht versehentlich von einem unerfahrenen Benutzer geändert werden. Die Partitionierung hilft Ihnen dabei

Sie möchten beispielsweise nicht, dass jemand versehentlich einen E-Mail-Entwurf vorzeitig an Ihre gesamte Kontaktliste sendet. Erinnern Sie sich an das Projekt, an dem Sie wochenlang gearbeitet haben? Stellen Sie sich vor, jemand ändert versehentlich eine Reihe von Details oder löscht sie ganz. Oder was ist mit dieser sensiblen internen Unternehmensmitteilung, die in Ihrem privaten Intranet gepostet werden sollte und stattdessen in Ihrem öffentlich zugänglichen Blog mit Tausenden von Abonnenten veröffentlicht wird, komplett mit einer E-Mail-Benachrichtigung?

Huch.

Organisation

Ein weiterer Vorteil der HubSpot-Partitionierung besteht darin, dass sie Ihnen hilft, die Assets Ihrer Teams zu organisieren und Unordnung und Verwirrung zu beseitigen. Wenn Sie HubSpot schon längere Zeit verwenden, haben Sie wahrscheinlich viele großartige Inhalte erstellt, von Blogs und Zielseiten bis hin zu E-Mail-Kampagnen, Workflows, Verkaufsdokumenten, Sequenzen und mehr. Sie haben auch viele Leads und Kontakte im CRM erfasst. Das Analysieren all dieser Daten und Informationen nimmt viel Zeit in Anspruch und kann für jemanden, der möglicherweise nur Zugriff auf ein paar Assets benötigt, überwältigend sein.

HubSpot-Partitionierungsbeispiele

Die Partitionierung ist großartig, wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen oder Bürostandorte hat. Sie können einzigartige Teams für die verschiedenen Standorte erstellen, jeder mit seinen eigenen Marketing- und Verkaufsressourcen, Sonderaktionen oder Kontaktlisten. Benutzer sehen nur die für sie relevanten Inhalte und laden und posten beispielsweise nicht versehentlich soziale Grafiken für den Standort in der anderen Stadt oder einer anderen Region.

Beispiele für andere Anwendungsfälle für die Partitionierung in HubSpot könnten sein:

• Separate Teams für HR, Marketing, Vertrieb und Entwickler. Die für jedes dieser Teams benötigten Assets unterscheiden sich wahrscheinlich ziemlich stark, machen Sie es ihnen also leicht, indem Sie die Filterung für sie vornehmen.
• Produkt- oder Markenteams. Sie sind ein Hersteller mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen oder Marken? Ein Lebensmittelhersteller kann beispielsweise mehrere Produkte haben, die zusätzlich zu spezifischen Kontaktlisten jeweils über eigene Marketing- und Vertriebsmaterialien verfügen.
• Geografische Teams. Wenn Sie mehrere Märkte bedienen, die separate Assets benötigen, können Sie diese nach Regionen aufteilen. Dies ist besonders hilfreich für Industrieunternehmen, die andere Länder bedienen und Vermögenswerte in mehreren Sprachen verwalten müssen.
• Große Marketingteams. Bei größeren Organisationen haben Sie möglicherweise mehrere Teams in Ihrer Marketingabteilung. Möglicherweise möchten Sie beispielsweise ausgewählte Informationen für Ihr Veranstaltungsteam und Ihr Inhaltsteam partitionieren.
• Entwicklerteams. Größere Webteams könnten Designern, Entwicklern und SEO-Strategen unterschiedliche Berechtigungen zuweisen.

So beginnen Sie mit der Verwendung von HubSpot-Berechtigungen

Wenn Sie ein Professional- oder Enterprise-Konto haben, machen Sie sich zunächst mit den Partitionsfunktionen vertraut, die für Ihre Abonnementstufe verfügbar sind. Die Wissensdatenbank von HubSpot ist ein guter Ausgangspunkt. Von dort aus sollten Sie diesem Framework folgen:

Ziele bestimmen

Betrachten Sie die obigen Anwendungsfälle als Ausgangspunkt, um zu verstehen, wo Schwachstellen in Ihrer Organisation liegen könnten und wie Sie diese am besten durch Partitionierung beheben können. Es könnte sein, dass Sie Kampagnen aufteilen, damit Sie Ihre Reichweite auf die einzigartigen Bedürfnisse verschiedener Märkte oder Branchen, die Sie bedienen, abstimmen können. Oder vielleicht sehen Sie die Notwendigkeit, Kontakte zu bestimmten Marken oder Produktlinien zu pflegen. Die Festlegung Ihrer Ziele dient als Grundlage Ihrer Partitionierungsstrategie.

Erstellen Sie Teams

Die Verwendung von übergeordneten und untergeordneten Teams für jede Einheit (Franchise, Markt, Branche, Marke, Produkt usw.) hilft Ihnen, Ihre Assets in jedem HubSpot-Hub zu organisieren, um sicherzustellen, dass Teammitglieder einfach auf das zugreifen können, was sie brauchen – und nur das, was sie brauchen – ohne sie zu durchsuchen durch eine Flut von irrelevanten Inhalten.

Weisen Sie Benutzer Teams zu

Fügen Sie Benutzer zu Ihrem HubSpot-Konto hinzu und weisen Sie sie jeweils ihren jeweiligen Teams zusammen mit den richtigen Berechtigungen zu. Sie können auch kompetente Super-Admins zuweisen, die die Berechtigung haben, andere Teams zu sehen, um sie bei der Verwaltung zu unterstützen. Dies ist besonders wichtig, um Markenstandards zu überwachen und aufrechtzuerhalten und eine übergreifende Einheitlichkeit zu gewährleisten.

Weisen Sie Teams Assets zu

Sobald die Teammitglieder bestimmt sind, partitionieren Sie die Assets in Ihrem Konto und bestimmen Sie, welche Teams Zugriff auf die jeweiligen Assets haben. Dies kann für einzelne Assets oder in großen Mengen erfolgen, wenn Sie über viele vorhandene Inhalte verfügen. Denken Sie daran, dass alle neu erstellten Inhalte standardmäßig für alle Teams mit Inhaltsberechtigungen zugänglich sind. Wenn Sie den Zugriff auf bestimmte Teams beschränken möchten, müssen Sie zum Zeitpunkt der Erstellung spezielle Berechtigungen für das Asset festlegen.

Benutzerberechtigungen festlegen

Berechtigungen basieren auf dem Tool und bestimmen, was jeder Benutzer in Ihrem Konto anzeigen, bearbeiten und veröffentlichen kann. Einige Beispiele sind Kontakte, Deals, Aufgaben, Tickets und Unternehmen. Indem Sie die Berechtigungen auf „Nur Team“ setzen, können Sie sicher sein, dass die Personen, die ihren Tools zugewiesen sind, nur die Assets erhalten, die sie benötigen.

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Unterstützen Sie Ihre Teams. Unterstützen Sie Ihr Wachstum.

Mit teambasierter Partitionierung kann Ihre wachsende Organisation ihre Abläufe rationalisieren, indem sie jedem Team und seinen Mitgliedern genau das gibt, was sie brauchen. Nichts mehr. Nicht weniger. Es wird ihnen nicht nur Zeit und Frustration ersparen; es gibt ihnen auch das Selbstvertrauen zu wissen, dass sie mit den Werkzeugen ausgestattet sind, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein.

Wenn Sie mehr über die Partitionierung von HubSpot erfahren möchten und wissen möchten, ob ein Professional- oder Enterprise-Abonnement für Ihr wachsendes Unternehmen geeignet ist, besuchen Sie unsere Seite „ Warum HubSpot wählen “. Dann melden Sie sich bei Fragen.