HubSpot: Eine HIPAA-konforme CRM-Software

Veröffentlicht: 2024-06-08

HubSpot hat diese Woche eine bahnbrechende Ankündigung gemacht!

Unternehmenskunden von HubSpot können jetzt persönliche, geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) sicher in HubSpot speichern und ihr Portal gemäß den HIPAA-Vorschriften verwalten.

Bevor wir dazu kommen, finden Sie hier einige Informationen darüber, was HIPAA ist und warum es wichtig ist.

HIPAA-Konformität verstehen

Was ist HIPAA-Compliance?

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) wurde 1996 erlassen, um die Effizienz und Effektivität des Gesundheitssystems zu verbessern. Der Hauptzweck von HIPAA besteht darin, sensible Patienteninformationen vor der Offenlegung ohne Zustimmung oder Wissen des Patienten zu schützen. Dieses Bundesgesetz gilt für jede Organisation, die geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) verarbeitet.

Schlüsselkomponenten der HIPAA-Vorschriften

HIPAA besteht aus mehreren Regeln, die Standards für den Schutz von PHI festlegen. Hier sind die Schlüsselkomponenten:

  1. Datenschutzregel:
    Die Datenschutzregel schafft Regeln zum Schutz der Krankenakten und persönlichen Gesundheitsinformationen von Personen. Betroffen sind Krankenkassen, Clearingstellen im Gesundheitswesen und Gesundheitsdienstleister, die bestimmte elektronische Transaktionen durchführen. Organisationen müssen Maßnahmen ergreifen, um diese Informationen sicher und zuverlässig aufzubewahren, während Patienten ein Mitspracherecht bei ihren Gesundheitsinformationen haben, indem sie beispielsweise Kopien ihrer Unterlagen erhalten und etwaige Korrekturen verlangen können.

  2. Sicherheitsregel:
    Die Sicherheitsregel legt Regeln fest, um die Sicherheit elektronischer geschützter Gesundheitsinformationen (ePHI) zu gewährleisten. Dies umfasst ePHI, die von betroffenen Unternehmen erstellt, empfangen, verwendet oder aufbewahrt werden, ähnlich wie die Datenschutzrichtlinie, konzentriert sich jedoch auf den Schutz elektronischer Informationen. Unternehmen müssen administrative, physische und technische Schutzmaßnahmen ergreifen, um ePHI zu schützen. Dazu gehören die Einrichtung von Zugriffskontrollen, die Verschlüsselung von Daten und die Durchführung regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen.

  3. Regel zur Meldung von Verstößen:
    Die Breach Notification Rule besagt, dass die beteiligten Gruppen die betroffenen Personen, den Gesundheitsminister und manchmal sogar die Medien informieren müssen, wenn ungesicherte geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) durchsickern. Sowohl die Hauptorganisationen als auch ihre Partner müssen bestimmte Schritte und Zeitpläne für diese Warnungen einhalten, um sicherzustellen, dass alle schnell auf dem Laufenden sind, wenn Daten verloren gehen.

Bedeutung der HIPAA-Konformität

Die Einhaltung des HIPAA ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung:

  1. Schutz der Privatsphäre der Patienten: Die Gewährleistung der Einhaltung von HIPAA trägt dazu bei, die sensiblen Gesundheitsinformationen der Patienten vor unbefugtem Zugriff und Verstößen zu schützen. Dies schafft Vertrauen zwischen Patienten und Gesundheitsdienstleistern und fördert eine sicherere und vertraulichere Umgebung.

  2. Rechtliche Verpflichtungen: Die Nichteinhaltung des HIPAA kann erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, einschließlich hoher Geldstrafen und Strafen. Diese können zwischen 100 und 50.000 US-Dollar pro Verstoß betragen, mit einem jährlichen Höchstbetrag von 1,5 Millionen US-Dollar bei wiederholten Verstößen.

  3. Reputationsmanagement: Eine Datenschutzverletzung kann den Ruf einer Gesundheitsorganisation erheblich schädigen. Durch die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften demonstrieren Organisationen ihr Engagement für den Schutz von Patientendaten, was ihre Glaubwürdigkeit und ihren Ruf stärken kann.

  4. Betriebseffizienz: Die Umsetzung der HIPAA-Vorkehrungen führt häufig zu verbesserten Datenverwaltungspraktiken. Dies kann die betriebliche Effizienz steigern und das Risiko von Datenschutzverletzungen verringern, was letztendlich zu einer besseren Patientenversorgung und Leistungserbringung führt.

  5. Vertrauen und Engagement der Patienten: Wenn Patienten wissen, dass ihre Daten durch strenge Vorschriften geschützt sind, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich umfassend an ihre Gesundheitsdienstleister wenden. Dies kann zu besseren Ergebnissen und einer besseren Patientenzufriedenheit führen.


Was es bedeutet, mit einer Hubspot-Implementierungsagentur zusammenzuarbeiten

Warum benötigen Sie eine HIPAA-kompatible CRM-Software?

Während HIPAA-Konformität oft mit dem Gesundheitswesen in Verbindung gebracht wird, ist sie auch für andere Branchen wie Finanzen, Versicherungen und alle Sektoren, die mit sensiblen Informationen umgehen, von entscheidender Bedeutung. Ein HIPAA-konformes CRM geht auf mehrere wichtige Probleme ein, mit denen Unternehmen in diesen Branchen konfrontiert sind:

1. Komplexe Compliance-Prozesse

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen besteht darin, komplizierte Compliance-Prozesse zu durchlaufen, sei es HIPAA, DSGVO oder andere Datenschutzgesetze. Ein HIPAA-konformes CRM vereinfacht diesen Prozess, indem es notwendige Sicherheitsfunktionen und Protokolle direkt in das System integriert. Dies reduziert den Aufwand für Unternehmen, Compliance-Maßnahmen manuell umzusetzen und zu überwachen, und ermöglicht ihnen, sich mehr auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

2. Überbrückung getrennter Teams

Organisationen arbeiten häufig mit mehreren Abteilungen und Teams zusammen, was zu Kommunikationslücken und Datensilos führt. CRM-Compliance sorgt für eine bessere Zusammenarbeit, indem eine zentrale Plattform bereitgestellt wird, auf der alle Teammitglieder sicher auf vertrauliche Informationen zugreifen und diese austauschen können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind und effektiver zusammenarbeiten können.

3. Verbesserung des Kundenerlebnisses

Unzusammenhängende Kundenerlebnisse können Vertrauen und Zufriedenheit untergraben. Ein HIPAA-konformes CRM stellt sicher, dass Interaktionen konsistent, personalisiert und sicher sind. Durch eine ganzheitliche Sicht auf die Kundenhistorie und -präferenzen können Unternehmen ein nahtloses und maßgeschneidertes Erlebnis bieten.

4. Wachstumschancen nutzen

Unternehmen, die CRM-Systeme nicht nutzen, verpassen möglicherweise erhebliche Wachstumschancen. CRM-Compliance hilft nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern liefert auch Einblicke und Analysen, um strategische Entscheidungen voranzutreiben. Dies kann zu einem verbesserten Serviceangebot, einer besseren Kundenbindung und einem Gesamtwachstum führen.

Zu den Wachstumstreibern gehören:

  • Datengesteuerte Erkenntnisse für eine bessere Entscheidungsfindung
  • Identifizierung von Trends und Kundenbedürfnissen
  • Verstärkte Marketing- und Outreach-Bemühungen

5. Reduzierung des Risikos von Datenschutzverletzungen

Datenschutzverletzungen können schwerwiegende Folgen haben, darunter Geldstrafen und Vertrauensverlust. Ein HIPAA-konformes CRM minimiert dieses Risiko durch die Integration robuster Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Informationen.

6. Optimierung der Abläufe

Ein HIPAA-konformes CRM rationalisiert verschiedene Verwaltungsaufgaben, reduziert die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und verbessert die betriebliche Effizienz. Durch die Automatisierung von Routineprozessen und die Gewährleistung einer sicheren Datenverarbeitung können Unternehmen mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten aufwenden.

Zu den Effizienzsteigerungen gehören:

  • Workflow-Automatisierung
  • Zentralisierte Datenverwaltung
  • Integration mit anderen Systemen

Was es bedeutet, mit einer Hubspot-Implementierungsagentur zusammenzuarbeiten

Ist HubSpot HIPAA-konform?

Da Unternehmen in verschiedenen Branchen zunehmend auf Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) zur Verwaltung sensibler Informationen angewiesen sind, war die Notwendigkeit, dass diese Systeme regulatorischen Standards wie HIPAA entsprechen, schon lange gegeben. HubSpot hat erhebliche Fortschritte gemacht, um sicherzustellen, dass seine Plattform die strengen Anforderungen von HIPAA erfüllt, was sie zu einer praktikablen Option für Organisationen macht, die geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) verarbeiten.

HIPAA-geschützte sensible Daten aktivieren

HubSpot bietet jetzt spezielle Einstellungen zur Unterstützung der Speicherung und Verwaltung von HIPAA-geschützten Daten. Um diese Funktionen zu aktivieren, müssen Benutzer die Einstellungen für vertrauliche Daten in ihrem HubSpot-Konto aktivieren:

  1. Navigieren in den Einstellungen: Klicken Sie im HubSpot-Konto auf das Einstellungssymbol in der oberen Navigationsleiste.
  2. Datenschutz und Einwilligung: Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Datenschutz und Einwilligung und klicken Sie dann auf Einstellungen für vertrauliche Daten konfigurieren.
  3. Auswählen von HIPAA-Kategorien: Aktivieren Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen, um die Kategorien sensibler Daten, einschließlich Gesundheits-/medizinischer Daten, anzugeben. Bestätigen Sie außerdem, dass Sie ein HIPAA-versichertes Unternehmen oder ein Geschäftspartner sind.
  4. Akzeptanz der Bedingungen: Lesen und akzeptieren Sie die Beta-Bedingungen für sensible Daten und die Business Associate Agreement (BAA).
  5. Erstellung von Eigenschaften: Nachdem Sie die Einstellungen für vertrauliche Daten aktiviert haben, erstellen Sie Eigenschaften, die speziell für die Speicherung von PHI gekennzeichnet sind. Diese Eigenschaften bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene und können nur von Superadministratoren geändert werden.



Speicherung HIPAA-geschützter Daten

Sobald die HIPAA-empfindlichen Dateneinstellungen aktiviert sind, können Sie benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, um PHI sicher zu speichern und zu verwalten:

  1. Eigenschaften erstellen: Navigieren Sie im Einstellungsmenü zu Eigenschaften und klicken Sie auf Eigenschaft erstellen.
  2. Als vertraulich kennzeichnen: Markieren Sie die Eigenschaft während der Eigenschaftserstellung als vertraulich und geben Sie an, dass sie PHI speichert. Wählen Sie die Zugriffsberechtigungen sorgfältig aus und lassen Sie sie entweder „Jeder“ zu oder beschränken Sie sie nur auf Superadministratoren.
  3. Sichere Anhänge: Laden Sie Anhänge mit einer zusätzlichen Verschlüsselungsebene hoch, um sicherzustellen, dass Dateien, die PHI enthalten, in der Datenbank von HubSpot geschützt sind.



Vorteile der HIPAA-Konformität von HubSpot

Das Engagement von HubSpot für die HIPAA-Compliance bietet Unternehmen, die mit sensiblen Daten umgehen, mehrere Vorteile:

  1. Erhöhte Sicherheit : Die robusten Sicherheitsmaßnahmen von HubSpot, einschließlich Datenverschlüsselung und rollenbasierter Zugriffskontrolle, stellen sicher, dass PHI vor unbefugtem Zugriff und Verstößen geschützt sind.

  2. Umfassende Compliance: Durch die Aktivierung von HIPAA-Einstellungen für sensible Daten und die Annahme des BAA können Unternehmen HubSpot sicher nutzen und gleichzeitig ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.

  3. Optimierte Abläufe: Da alle sensiblen Daten auf einer sicheren Plattform zentralisiert sind, können Teams effektiver zusammenarbeiten und ihre Abläufe optimieren, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.

  4. Bessere Datenverwaltung : Benutzerdefinierte Eigenschaften, die für PHI entwickelt wurden, helfen bei der effizienten Organisation und Verwaltung sensibler Daten und stellen sicher, dass kritische Informationen immer für autorisiertes Personal verfügbar sind.



Die Einführung von HIPAA-sensiblen Datentools durch HubSpot stellt einen bedeutenden Fortschritt für Branchen dar, die strenge Datenschutzmaßnahmen erfordern. Durch die Aktivierung der spezifischen Einstellungen für die HIPAA-Konformität, die Erstellung sicherer Eigenschaften und die Nutzung der umfassenden Sicherheitsfunktionen von HubSpot können Unternehmen ihre vertraulichen Informationen sicher verwalten. Diese Entwicklung stellt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher, sondern erhöht auch die allgemeine Sicherheit und Effizienz des Geschäftsbetriebs.