Ist Ihr Unternehmen bereit für eine digitale HR-Transformation?

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, ob Ihre Personalabteilung bereit ist, eine schlanke, gemeine, automatisierte Maschine zu werden.

HR, wie wir es kennen, verändert und entwickelt sich ständig weiter – so sehr, dass es unglaublich schwierig ist, jeden neuen Trend, der auftaucht, im Auge zu behalten. Aber wenn Sie sich das Gesamtbild dessen ansehen, was in den letzten zehn Jahren passiert ist, taucht ein großes Phänomen auf:

Die alte Personalabteilung, die auf manuelle Prozesse und Bauchgefühl setzte, ist auf dem Weg aus der Zeit und wird durch eine automatisierte und datengesteuerte Personalabteilung ersetzt.

Dieses Phänomen hat sogar einen Namen: „HR Digital Transformation“. Und es passiert in großen und kleinen Unternehmen. Laut der Top Technology Trends-Umfrage 2019 von Capterra verwenden 80 % der US-Kleinunternehmen jetzt HR-Software oder planen, sie in den nächsten ein bis zwei Jahren einzusetzen. Dies sind Unternehmen, die sich vor nicht allzu langer Zeit ausschließlich auf Muskelkraft und Aktenschränke verlassen haben, um den Talentbedarf im Griff zu behalten.

Wenn Sie aufgrund dieser Tatsache den Panikknopf drücken, weil Ihre Personalabteilung hinterherhinkt, atmen Sie tief durch. Diese Transformation kann nicht über Nacht geschehen und erfordert auch, zuerst einige wichtige Kästchen anzukreuzen. Sich in eine große HR-Initiative zur digitalen Transformation zu stürzen, ohne richtig vorbereitet zu sein, ist ein todsicherer Weg für diese Initiative, große Hindernisse zu überwinden oder vollständig zu scheitern.

Wir erklären, was eine digitale HR-Transformation ist, und teilen einige Schritte mit, die jedes kleine Unternehmen unternehmen sollte, um sich darauf vorzubereiten.

Was ist eine digitale HR-Transformation?

Eine digitale HR-Transformation ist die Implementierung und Nutzung von Technologie, um die Fähigkeiten einer Personalabteilung zu erweitern. Das Ziel einer digitalen HR-Transformation ist zweierlei: die Automatisierung von HR-Prozessen, um Zeit und Geld zu sparen, und das Sammeln und Analysieren von Daten aus diesen Prozessen, um datengesteuertere Entscheidungen zu treffen.

Die digitale HR-Transformation kann viele Formen annehmen:

• Anstatt jeden einzelnen Lebenslauf von Arbeitssuchenden zu lesen, die sich bei Ihrem Unternehmen bewerben, kann ein Bewerber-Tracking-System (ATS) schlechte Kandidaten anhand von Schlüsselwörtern und Daten Ihrer leistungsstarken Mitarbeiter automatisch herausfiltern.
• Anstatt jeden neuen Mitarbeiter manuell durch einen Haufen Einarbeitungsunterlagen zu führen, automatisiert und digitalisiert die Einarbeitungssoftware den Prozess vollständig.
• Anstatt Mitarbeiter nach Instinkt zu befördern, können Nachfolgeplanungssysteme Daten über Mitarbeiterleistung, persönliche Karriereziele und organisatorische Qualifikationslücken zusammenführen, um Teams mehr Informationen für ihre Beförderungsentscheidungen zu geben.

Sie verstehen das Wesentliche. Es verändert die Personalabteilung – Gehaltsabrechnung, Rekrutierung, Compliance, Lern- und Leistungsmanagement, alles – von dem, was es früher war (papiergesteuert, mit Entscheidungen, die auf Instinkt und Meinung basieren), zu dem, was es sein muss, um sich in der modernen Geschäftswelt hervorzuheben (technologiegetrieben, mit Entscheidungen, die auf harten Daten basieren).

Was im Prinzip einfach klingt – die Digitalisierung eines HR-Prozesses – ist jedoch unglaublich komplex. Jede Implementierung ist ein eigener Berg, den es zu erklimmen gilt: ein Ziel definieren, die Personen und Ressourcen identifizieren, die Sie benötigen, die Zustimmung der Führung erhalten, eine Technologie recherchieren und kaufen, die Einrichtung vornehmen, Ihr Unternehmen auf die Veränderung vorbereiten, testen, optimieren und vieles mehr Entscheidung, ob das Projekt ein Erfolg oder Misserfolg war.

Sie müssen auch berücksichtigen, wie jeder dieser Berge zusammenpasst, um Ihr HR-Ökosystem zu schaffen. Diese Technologien informieren sich schließlich gegenseitig – Ihre Anwesenheitsdaten werden zur Berechnung der Gehaltsabrechnung verwendet, Ihr Einstellungsbedarf wirkt sich auf Ihre Personalplanung aus usw. Ohne eine solide Transformationsstrategie und einen gründlichen Integrationsprozess könnte eine verpfuschte Implementierung das gesamte Ökosystem zum Einsturz bringen .

Alles in allem ist eine digitale HR-Transformation ein komplexes und anspruchsvolles Unterfangen, und viele Unternehmen sind – trotz der Dringlichkeit, „mit der Zeit zu gehen“ – einfach nicht bereit, diesen Übergang zu vollziehen.

5 Kästchen, die Sie vor der digitalen HR-Transformation ankreuzen sollten

Für viele Unternehmen tickt die Uhr in Richtung Digitalisierung. In einer Gartner-Umfrage gaben 67 % der Unternehmensleiter an, dass ihr Unternehmen nicht mehr wettbewerbsfähig wäre, wenn es dieses Jahr nicht deutlich stärker digitalisiert würde.

Davon abgesehen sollten Unternehmen hier nichts überstürzen. Bevor Sie ein HR-Digital-Transformationsprojekt in Angriff nehmen, stellen Sie sicher, dass Sie diese fünf Kästchen ankreuzen:

• Sie haben ein Personalinformationssystem (HRIS). Ein HRIS ist die Grundlage, auf der alle HR-Initiativen zur digitalen Transformation aufbauen. Es ist die zentrale HR-Software, die verwendet wird, um eine Datenbank Ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Außerhalb von Rekrutierungssystemen stützt sich jede Implementierung auf die Mitarbeiterdaten in Ihrem HRIS, um zu funktionieren. Wenn Sie derzeit kein HRIS haben, klicken Sie hier, um Ihre Optionen zu erkunden.
• Sie haben mindestens 50 Mitarbeiter. Nehmen Sie dies mit einem Körnchen Salz, da jedes Geschäft anders ist. Aber in der Regel erhalten Sie die Skaleneffekte und die Kapitalrendite, die Sie mit einer großen HR-Initiative zur digitalen Transformation benötigen, erst, wenn Sie die Marke von 50 Mitarbeitern erreichen. Es ist kein Zufall, dass dies die gleiche Größe ist, bei der viele Anforderungen an Leistungen an Arbeitnehmer ins Spiel kommen – Unternehmen werden mit mehr administrativen Hürden und Anforderungen konfrontiert, die eine digitale Transformation verringern könnte.
• Sie haben eine formelle IT-Abteilung. Zwischen Integrationsanforderungen, Vorkehrungen zur Datensicherheit und tausend anderen logistischen Hürden, die Sie bei der digitalen Transformation berücksichtigen müssen, ist eine IT-Abteilung – auch nur ein einzelner IT-Leiter oder CIO – ein Muss. Sie werden Ihr Partner bei der Ausarbeitung Ihrer Transformationsstrategie und -prozesse sein.
• Sie sind mit Daten vertraut. Das Sammeln von Tonnen von Mitarbeiterdaten ist sinnlos, wenn Sie nicht über die Fähigkeiten verfügen, sie zu interpretieren, oder wenn Sie sich unwohl fühlen, Entscheidungen auf der Grundlage der Daten zu treffen. Dies ist ein weit verbreitetes Problem: Nur 33 % der Mitarbeiter fühlen sich in ihrer Datenkompetenz sicher.
• Sie haben ein klares inneres Ziel vor Augen. Eine digitale HR-Transformation zu verfolgen, nur um zu „modernisieren“ oder weil Ihre Wettbewerber es tun, ist der falsche Schritt. Jedes Transformationsprojekt sollte ein klares internes Ziel in Bezug auf HR-Prozesse oder die Mitarbeitererfahrung mit messbaren Ergebnissen haben, die Sie verwenden können, um die Transformation als erfolgreich oder nicht erfolgreich einzuschätzen (z. B. Verkürzung der Zeit bis zur Einstellung um 10 Tage).

Die digitale Transformation ist nie abgeschlossen

Auch wenn Sie in eine umfassende Talent Management Suite investieren, um Ihre gesamte Personalabteilung zu digitalisieren, wissen Sie: Ihre Transformation ist noch nicht abgeschlossen. Die Wahrheit ist, dass es das nie ist. Fortgeschrittenere Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und virtuelle Realität (VR), die eine Menge Vorteile bringen und auf dem aufbauen, was davor war, werden ständig erneuert.

Ein Grund mehr, heute ein solides Fundament zu bauen. Wenn Sie sich für einen Großteil Ihrer HR-Anforderungen immer noch auf Papierakten oder Tabellenkalkulationen verlassen, besuchen Sie unsere HR-Software-Seite, um erstklassige, erschwingliche Optionen zu vergleichen.

Wenn Sie nach weiteren Ressourcen wie dieser suchen, die Ihnen bei der Vorbereitung Ihres Unternehmens helfen, sehen Sie sich diese an:

• Was ist Talentmanagement und wie unterscheidet es sich von HR?
• 3 Möglichkeiten, wie Mitarbeiter die Implementierung eines neuen Systems am Arbeitsplatz entgleisen lassen können
• Brennt Technostress Ihre Belegschaft aus? 5 Dinge, die man dagegen tun kann

Informationen zur Top Technology Trends-Umfrage 2019 von Capterra

Capterra führte diese Umfrage von Juni bis August 2019 unter 539 in den USA ansässigen Führungskräften kleiner und mittlerer Unternehmen durch. Unternehmen wurden nach Größe auf Unternehmen mit 2 bis 249 Mitarbeitern und einem unternehmensweiten Jahresumsatz von weniger als 100 Millionen US-Dollar untersucht. Die qualifizierten Befragten mussten am Einkauf von Technologien für das Unternehmen beteiligt sein und eine Position als Manager oder höher im Unternehmen innehaben.