So schreiben Sie einen Vorschlag für ein Projekt (mit Beispielen)

Was ist ein Projektvorschlag?

Ein Projektvorschlag wird von einem Design-, Beratungs- oder anderen Unternehmen an einen potenziellen Kunden gesendet, um wichtige Projektdetails wie Ergebnisse, Zeitpläne, erwartete Ergebnisse und Kosten zu präsentieren. Wenn die Nutzungsbedingungen enthalten sind, kann ein unterschriebener Projektvorschlag als Vertrag für den rechtlichen Schutz beider Parteien dienen.

Ein Projektvorschlag ist nicht mit einer Angebotsanfrage (RFP) zu verwechseln, die von einem Unternehmen oder einer Regierungsbehörde an mehrere Beratungsunternehmen gesendet wird, um die maximale Anzahl von Vorschlägen und Preisoptionen für ein bereits vorhandenes Projekt zu erhalten intern definiert.

Ein Projektvorschlag hingegen wird im Rahmen eines beratenden Verkaufsprozesses erstellt und kann einem Kunden auch dann zugute kommen, wenn er aufgrund der hilfreichen Projektgliederung mit der Arbeit nicht vorankommt.

Arten von Projektvorschlägen

Es gibt viele verschiedene Arten von Projektvorschlägen, von unterschiedlicher Länge bis hin zu Gebührenstrukturen.

Projektlänge:

• Kurzes, einmaliges Projekt

• Längeres Projekt in Phasen

• Retainer oder laufendes Projekt

• Bezahltes Discovery- oder Audit-Projekt

Zahlungsart:

• Flatrate

• Stündlich mit geschätzten Stunden

• Stündlich mit minimalem und maximalem Stundenbereich

• Hybrid-Flatrate und Stundensatz (üblich in Innenarchitektur, Eventplanung und anderen Bereichen mit festen Kosten und Stundenkosten)

Branchen:

• Website design

• Grafikdesign

• Architektur und Ingenieurwesen

• Bau- und Immobiliendienstleistungen

• Gewerbliches Leasing

• Innenarchitektur

• Gastronomie

• Veranstaltungsplanung

• Software-Abonnements

• Buchhaltung

• Verwaltung

• Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung

• Marketing

• Marktforschung und -analyse

• Software-Entwicklung

• Produktentwicklung

Aufforderungstypen:

• Erbetene Angebote, die als Antwort auf RFPs gesendet werden

• Unaufgeforderte Angebote, die ohne vorherige RFP gesendet werden

Was gehört in einen Projektvorschlag?

Ein erfolgreicher Projektvorschlag umfasst alle oder die meisten dieser wichtigen Abschnitte. Sie können sie mischen und abgleichen, um den perfekten Entwurf für einen Projektvorschlag zu erstellen.

Titelseite

Das Deckblatt ist die am einfachsten zu schreibende Seite.

Es umfasst typischerweise:

• Der Name Ihres Unternehmens

• Der Name des Kunden oder des Projekts

• Das Datum

• Ein Foto oder Grafikdesign

Sie können auch Ihre Kontaktinformationen auf der Titelseite angeben, aber dies ist normalerweise der Seite „Über uns“ oder einer speziellen Kontaktseite vorbehalten.

Zusammenfassung oder Brief

In der Zusammenfassung geben Sie einen Überblick über Ihre Methodik und das vorgeschlagene Projekt. Betrachten Sie es als Elevator Pitch. Schießen Sie, um ungefähr 75 - 200 Wörter zu schreiben.

Viele andere Teile des Vorschlags werden als Aufzählungszeichen oder sehr kurze Sätze geschrieben, also verwenden Sie diesen Abschnitt, um wirklich das vollständige Bild des Projekts mit einer markenkonformen Sprache zu zeichnen.

Ziele oder Ziele

Sie können die Projektziele und Zielsetzungen des Auftraggebers in die Zusammenfassung, in die Projektzusammenfassung oder in einen eigens dafür vorgesehenen Abschnitt aufnehmen.

Sie können 75–150 Wörter schreiben, die die Ziele beschreiben, oder eine Liste mit Aufzählungszeichen von 3–8 Zielen verwenden.

Sich nähern

Der Ansatzabschnitt kann viele verschiedene Namen haben, z. B. „Lösung“ oder „Methodik“. In diesem Abschnitt beschreiben Sie die Strategie hinter Ihrem Ansatz. Es bereitet die Voraussetzungen für die folgenden Projektdetails und das Budget vor.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie neue Kunden gewinnen, die nicht wissen, was Ihr Unternehmen von der Konkurrenz unterscheidet.

Ein Catering-Unternehmen kann diese Vorschlagsseite verwenden, um über die Art der Erfahrung oder Qualität der angebotenen Speisen zu sprechen.

In der Zwischenzeit könnte ein Marketingunternehmen hier sein Markenethos oder seine Grundüberzeugungen einbeziehen.

Projektzusammenfassung und Ergebnisse

Während es im vorherigen Abschnitt um die Strategie geht, dreht sich in diesem Abschnitt alles um die Besonderheiten. Formulieren Sie genau, was Sie für den Kunden tun werden.

Folgendes könnten Sie in die Projektzusammenfassung aufnehmen:

• Eine kurze Beschreibung des Projekts

• Eine Liste der Projektleistungen

• Eine Beschreibung der Projektphasen mit ihren eigenen Leistungen

• Eine Projektzeitachse oder Roadmap

• Ihr Projektmanagementprozess

• Die Collaboration- oder Kommunikationssoftware, die Sie verwenden möchten

• Messbare oder konkrete Meilensteine ​​im Projekt

• Eine Beschreibung des Projektteams und der enthaltenen Talente

Über das Unternehmen

Sie können eine „Über uns“-Seite, eine „Unser Team“-Seite oder beides schreiben. Eine „Über uns“-Seite sollte eine Beschreibung der Aktivitäten Ihres Unternehmens, Ihrer Zielgruppe und der von Ihnen bereitgestellten Ergebnisse enthalten. Eine Seite „Unser Team“ enthält Lebensläufe wichtiger Personen in Ihrem Team.

Preisgestaltung

Sie müssen die Projektkosten buchstabieren. Abhängig von der Art Ihres Unternehmens können Sie eine pauschale Projektsumme, Ihren Stundensatz neben der Anzahl der geschätzten Stunden oder eine Vielzahl von Paketoptionen anzeigen, aus denen der Kunde wählen kann.

Geschäftsbedingungen

Als nächstes: Allgemeine Geschäftsbedingungen. Wenn Sie eine Angebotsverwaltungssoftware mit elektronischen Signaturen verwenden, kann Ihr Angebot als verbindlicher Vertrag fungieren. Fügen Sie Ihren Rahmenservicevertrag bei und lassen Sie die Projektzusammenfassung als Leistungsbeschreibung dienen.

Sozialer Beweis und Proben

Potenzielle Kunden benötigen eine gewisse Bestätigung, damit sie Ihrem Unternehmen vertrauen können.

Ziehen Sie Folgendes in Betracht:

• Referenzen

• Bewertungen

• Durchschnittliche Sternebewertung

• Portfolio-Stücke

• Arbeitsbeispiele

• Mini-Fallstudien

So schreiben Sie einen Projektantrag

Bereit für ein neues Projekt? Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Prozess, um einen erfolgreichen Projektvorschlag zu erstellen.

1. Entdecken Sie die Bedürfnisse des Kunden

Der erste Schritt besteht darin, die aktuellen Herausforderungen und Ziele des Kunden zu verstehen. Als Teil Ihres Discovery-Prozesses können Sie ein oder mehrere Verkaufsgespräche führen.

Einige Unternehmen berechnen tatsächlich einen längeren Discovery- oder Audit-Prozess und verwenden ein Angebot, um diesen Einführungsservice zu verkaufen. Sie werden diesen Kunden dann später für ein Projekt auf der Grundlage ihrer Erkenntnisse mit einem benutzerdefinierten Angebot weiterverkaufen. Die meisten Unternehmen führen den Discovery-Prozess jedoch kostenlos durch und geben dann in ihrem ersten Vorschlag Projektempfehlungen ab.

2. Definieren Sie ihr Kernproblem und ihre Ziele

Als Nächstes sollten Sie alles destillieren, was der Kunde mit Ihnen geteilt hat. Vielleicht nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Notizen zu sammeln, mit einem Kollegen zu besprechen und dann die wichtigsten Ziele festzulegen. Diese Projektziele werden alle weiteren Entscheidungen leiten.

3. Bestimmen Sie den besten Ansatz, um sie zu bedienen

Jetzt gilt es zu entscheiden, welche Methode oder Herangehensweise zum Projekterfolg führt. Wenn Sie einen vorlagenbasierten Projektprozess haben und immer ähnliche Kunden betreuen, können Sie Ihre gewohnte Lösung anbieten.

Wenn Sie jedoch kundenspezifische Arbeit anbieten, die für jeden Kunden einzigartig ist, müssen Sie sich für den Ansatz entscheiden. Beispielsweise könnte ein Veranstaltungsplaner beschließen, Event-Marketing, Registrierung, Einrichtung und Abbau anzubieten, wenn ein Kunde keine internen Ressourcen hat, aber er bietet möglicherweise nur Einrichtung und Abbau an, wenn der Kunde über ein internes Marketing verfügt und Ticketing-Spezialisten.

4. Unterteilen Sie das Projekt in Ergebnisse, Zeitpläne usw.

Nachdem Sie Ihre Recherchen durchgeführt und entschieden haben, was Sie dem Kunden vorschlagen möchten, ist es an der Zeit, das Projekt aufzuschlüsseln.

Bestimmen Sie die Projektkosten oder Preisoptionen, unterteilen Sie die Arbeit in Phasen und klären Sie die Ergebnisse. Sie können dies auf einem Blatt Papier notieren oder direkt in einer Angebotsvorlage arbeiten.

5. Fügen Sie Ihrem Angebot alle erforderlichen Abschnitte und Details hinzu

Schreiben Sie Ihren Vorschlag auf und vergewissern Sie sich, dass Sie alle Grundlagen abgedeckt haben. Es ist erwähnenswert, dass länger nicht unbedingt besser ist. Durch unsere Analyse von 1 Million Vorschlägen haben wir festgestellt, dass die Gewinnervorschläge im Durchschnitt 7 Abschnitte und 11 Seiten umfassen.

Die gebräuchlichste Vorschlagsstruktur ist:

1. Titelseite

2. Zusammenfassung

3. Ansatz oder Lösung

4. Über das Unternehmen

5. Leistungen

6. Preisgestaltung

7. Geschäftsbedingungen

Denken Sie daran, dass Sie diese Abschnitte ändern und umbenennen können, damit sie zu Ihren Diensten und Ihrer einzigartigen Markenstimme passen.

6. Senden Sie den Vorschlag an den Kunden (mit E-Signaturen)

Jetzt ist es Zeit, den Vorschlag zu senden. Sie können Zeit sparen und Ihren Softwarebedarf reduzieren, indem Sie eine Software für Angebote und Verträge verwenden. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzugefügt haben.

Angebote mit elektronischen Signaturen, die sowohl dem Absender als auch dem Empfänger zugewiesen wurden, haben eine um 426 % höhere Abschlussquote. Und wenn Sie das Angebot zuerst unterschreiben (bevor der Kunde es öffnet), erhöhen Sie Ihre Abschlusschancen um weitere 36,8 %.

7. Bearbeiten Sie Änderungswünsche umgehend

Seien Sie bereit, Änderungen auf Kundenwunsch vorzunehmen, unabhängig davon, ob sie den Projektumfang ändern oder die Vertragssprache aufgrund ihres wählerischen Rechtsteams anpassen möchten.

Es ist nicht unbedingt eine schlechte Sache, gebeten zu werden, einen Vorschlag zu überarbeiten. Tatsächlich werden Vorschläge, die ein paar Mal überarbeitet werden, mit größerer Wahrscheinlichkeit abgeschlossen.

5 Beispiele für Projektvorschläge

Brauchen Sie Inspiration? Diese Projektvorschläge bieten Beispiele dafür, was genau in Ihren nächsten Pitch aufgenommen werden sollte.

1. Druckprojekt mit optionalen Artikeln

Dieser Druckvorschlag bietet ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Sie Ihre Preise klar kommunizieren und interaktive Optionen anbieten können. Als wir 1 Million mit unserer Plattform gesendete Angebote analysierten, stellten wir fest, dass Angebote mit Gebührentabellen eine um 35,8 % höhere Abschlussrate aufweisen als Angebote ohne und dass Angebote mit bearbeitbaren Mengen eine um 18,5 % höhere Abschlussrate aufweisen.

Sie können diese Angebotsvorlage mit Ihrer kostenlosen Testversion von Proposify verwenden und sie einfach an Ihre einzigartigen Geschäftsangebote anpassen.

Diese beispielhafte Projektvorschlagsvorlage enthält die folgenden Abschnitte:

• Ziele

• Über uns

• Unser Team

• Unsere Leistungen

• Beispielarbeit

• Referenzen

• Pakete

• Ihre Investition

• Ausloggen

2. Marketingvorschlag mit Projektzeitplan

Ein Projektzeitplan ist ein wichtiger Bestandteil jedes Projektvorschlags. Diese Marketingvorschlagsvorlage bietet ein großartiges Beispiel dafür, wie Sie diese Zeitleiste in einem einfachen Format teilen können.

Unterteilen Sie Ihr Projekt in verschiedene Schritte, damit der Kunde genau weiß, was ihn erwartet.

Diese beispielhafte Angebotsvorlage umfasst die folgenden Abschnitte:

• Überblick & Ziele

• Leistungsumfang

• Zeitfenster

• Ihre Investition

• Warum wir?

• Unser Team

• Fallstudie

• Vertrag

• Unterschrift

3. Buchhaltungsprojekt mit Zielen und Arbeitspaketen

Unser nächstes Beispiel ist ein Buchhaltungsvorschlag.

Dieser Vorschlag zeichnet sich dadurch aus, dass er die Ziele des Kunden im Abschnitt „Projektzusammenfassung“ enthält. Sehen Sie diese kurzen und süßen Stichpunkte? Sie dienen als intelligente Möglichkeit, den Kunden wissen zu lassen, dass Sie seine Ziele verstehen und in der Lage sein werden, sie zu erfüllen.

Dieser Vorschlag enthält auch eine Aufschlüsselung der Arbeit, die in vier verschiedene Stapel oder Blöcke kategorisiert ist: QuickBooks-Start, Datenmigration, QuickBooks-Datenerstellung, Gesamt (während des gesamten Projekts). Sie können dieses Beispiel verwenden, wenn Sie ein Projekt in verschiedene Phasen oder Dienste aufteilen.

Greifen Sie mit einem kostenpflichtigen Abonnement oder einer kostenlosen Testversion von Proposify auf diese Vorlage für Buchhaltungsvorschläge zu.

Die Vorlage enthält die folgenden Abschnitte:

• Titelseite

• Brief

• Über uns

• Mannschaft

• Projektübersicht

• Arbeitsvorschlag

• Preisgestaltung

• Nächste Schritte

• Kontakt

4. Bauvorhaben mit Projektzusammenfassung und Ausschlüssen

Müssen Sie Ausschlüsse in Ihre Vorschläge aufnehmen? Wenn die Art der Arbeit, die Sie anbieten, von anderen Dienstleistern abhängig ist oder zu Komplikationen führt, sollten Sie vielleicht damit beginnen, Ausschlüsse hinzuzufügen. Dies kann dazu beitragen, Ihr Unternehmen vor den vielen Risiken zu schützen, die mit einer Verwechslung des Projektumfangs oder falsch ausgerichteten Erwartungen verbunden sind.

Diese innerhalb von Proposify verfügbare Bauvorschlagsvorlage bietet ein perfektes Beispiel für einen Ausschlussabschnitt, der dem folgt, was im Projekt enthalten ist.

Die Projektvorschlagsvorlage umfasst die folgenden Abschnitte:

• Motivationsschreiben

• Über uns

• Triff unser Team

• Referenzen

• Frühere Projekte

• Projektübersicht

• Projektplan

• Ausloggen

5. Event-Management-Projekt mit stündlichen Arbeitsschätzungen

Veranstaltungsplanung ist kompliziert – genau aus diesem Grund ist die Veranstaltungsbranche ein großartiges Beispiel dafür, wie Stundenarbeit und Fixkosten gleichzeitig abgerechnet werden können.

Sie können mit Ihrem Proposify-Konto auf diese Vorlage für Veranstaltungsplanungsvorschläge zugreifen (überprüfen Sie sie mit einer kostenlosen Testversion).

Im Bereich Budget startet der Vorschlag mit einer Honorartabelle mit allen Stundenkosten .

Dieser Projektvorschlag hat auch eine zweite Honorartabelle, um die harten Kosten wie Catering und Fotografie zu schätzen, und die Stundenkosten und harten Kosten werden dann zur vollen Projektsumme addiert.

Diese Vorlage enthält die folgenden Abschnitte:

• Einführung

• Wer wir sind

• Mannschaft

• Unser Verständnis für Ihre Bedürfnisse

• Unsere Leistungen

• Budget

• Vertrag

• Unterschrift

Tipps zum Verfassen eines Projektantrags

Einen guten Vorschlag zu schreiben, ist eine Menge Arbeit.

Hier sind einige Best Practices für Projektvorschläge, die Ihnen helfen, Zeit zu sparen und bessere Ergebnisse zu erzielen:

1. Erstellen Sie Vorlagen für verschiedene Dienstleistungen, Projekte oder Kunden. Je schneller Sie ein Angebot senden, desto wahrscheinlicher ist es, dass es geschlossen wird. Versuchen Sie, ein paar verschiedene Vorlagen zu erstellen, damit Sie ganz einfach ein neues Angebot erstellen können, das auf den individuellen Anforderungen des Kunden basiert. Und natürlich können Sie den Prozess jederzeit beschleunigen, indem Sie mit einer unserer Vorlagen beginnen.

2. Holen Sie die Meinung des Kunden zu Ihrem Plan ein, bevor Sie daraus einen Vorschlag machen. Versuchen Sie, dem Kunden am Ende des Verkaufsgesprächs Ihre Projektidee vorzustellen. Überprüfen Sie, um ihre Reaktion zu sehen. Wenn ihnen gefällt, was Sie vorgeschlagen haben, machen Sie daraus Ihren Vorschlag. Wenn nicht, fragen Sie, was sie im Sinn haben. Auf diese Weise erstellen Sie ein Angebot, das mit größerer Wahrscheinlichkeit abgeschlossen wird.

3. Fragen Sie den Kunden, was das Angebot enthalten soll. Wenn Ihr Kunde Ihnen eine detaillierte Ausschreibung gegeben hat, wissen Sie genau, was Sie in Ihr Angebot aufnehmen müssen. Wenn nicht, scheuen Sie sich nicht zu fragen. Besonders wenn Sie mit großen Unternehmen und Regierungsbehörden zusammenarbeiten, sollte Ihr Hauptansprechpartner in der Lage sein, mitzuteilen, was alle Beteiligten im Projektplan erwarten.

4. Bieten Sie dynamische Preisoptionen an. Angebote mit optionalen Zeilen und bearbeitbaren Mengen haben eine um 20,2 % höhere Abschlussrate. Berücksichtigen Sie Add-Ons und Optionen, die Entscheidungsträgern gerecht werden, während Sie den Projektumfang anpassen und perfektionieren. Kunden sollten in der Lage sein, die Optionen direkt im Geschäftsangebot auszuwählen, um in Echtzeit eine genaue Projektsumme zu erstellen und diese dann zu unterzeichnen.

5. Fügen Sie Multimedia-Inhalte in Ihren Vorschlag ein. Der Inhalt des Angebots sollte nicht nur in schriftlicher Form vorliegen. Begleiten Sie Ihr Schreiben mit Bildern und Videos, um ihnen zu helfen, das Projekt zu visualisieren. Angebote mit Bildern werden mit 72 % höherer Wahrscheinlichkeit abgeschlossen und Angebote mit Videos mit 41 % höherer Wahrscheinlichkeit. Versuchen Sie, Bilder Ihres Teams und Ihrer bisherigen Arbeit sowie Illustrationen Ihres Prozesses oder typischen ROI einzufügen.

6. Schreiben und automatisieren Sie Follow-up-E-Mails. Angebote mit nur einer automatisierten Follow-up-E-Mail werden mit 35 % höherer Wahrscheinlichkeit abgeschlossen. Wenn Sie Proposify verwenden, können Sie für jedes Angebot ganz einfach automatisierte Follow-ups aktivieren. Sie können unsere Follow-up-E-Mail-Vorlagen verwenden oder Ihre eigenen Vorlagen für verschiedene Arten von Kunden oder Projekten erstellen.

Nächste Schritte: Schreiben Sie Ihren eigenen Projektantrag

Ein ausgezeichneter Projektvorschlag sollte den Projektfahrplan, Meilensteine, das Budget und alle zusätzlichen Informationen enthalten, die dem Kunden helfen, den Wert des Projekts wirklich zu verstehen und sich die Zustimmung zu sichern.

Um den Abschluss eines Angebots wahrscheinlicher zu machen, stellen Sie sicher, dass Sie Multimedia-Inhalte, Preisoptionen und elektronische Signaturen einbeziehen.

Die Angebotsvorlagen von Proposify , automatisierte Nachverfolgungen und Anzeigeanalysen können Ihr Spiel zum Abschluss von Angeboten auf eine ganz neue Ebene heben. Buchen Sie noch heute eine Demo.