Wie schreibe ich eine perfekte geschäftliche E-Mail? (Prozess & Tipps)

E-Mails sind aus Ihrem privaten und beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken.

Wenn Sie darüber nachdenken, vergeht kein Tag, an dem Sie keine E-Mail erhalten. Studien zeigen sogar, dass die durchschnittliche Person über 100 E-Mails pro Tag erhält!

Mit über 4 Milliarden Menschen, die täglich E-Mails nutzen, kann man mit Sicherheit sagen, dass E-Mails ein entscheidender Teil der Kommunikation sind. Ja, auch wenn es ums Geschäft geht! Nahezu jedes Unternehmen auf der Welt muss E-Mails versenden, um mit Teammitgliedern, Kunden, potenziellen Kunden, Partnern, Lieferanten und mehr zu kommunizieren.

Das Schreiben einer E-Mail an einen Freund oder eine Familie fällt Ihnen möglicherweise leicht. Das Schreiben einer geschäftlichen E-Mail an einen Kunden oder Chef kann sich jedoch je nach Situation etwas einschüchternd anfühlen. Ein falsches Wort oder ein falscher Satz kann zu Missverständnissen führen.

Wenn Sie also die perfekte geschäftliche E-Mail schreiben möchten, dann sind Sie hier genau richtig! In diesem Blogbeitrag führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, der zum Schreiben einer effektiven Geschäfts-E-Mail gehört, und helfen Ihnen, Ihre gesamte Geschäftskommunikation zu verbessern!

Sind Sie bereit, loszulegen? Dann spring gleich rein!

Was ist eine geschäftliche E-Mail?

Eine geschäftliche E-Mail ist einfach eine E-Mail, die von einer bestimmten Organisation oder Firma verwendet wird. Es ist ein entscheidendes Kommunikationsinstrument für Mitarbeiter, Kunden, Interessenvertreter, Abonnenten und andere externe Organisationen.

Normalerweise sind geschäftliche E-Mails klar, prägnant und mit einem klaren Zweck geschrieben. Sie zielen darauf ab, die Leser zu informieren, einzubinden und zu inspirieren. Geschäftliche E-Mails werden hauptsächlich verwendet, um Produkte zu vermarkten, Kunden zu unterstützen, Beschwerden zu verwalten, Aktualisierungen und Informationen auszutauschen und vieles mehr. Kurz gesagt, es ist das Lebenselixier der Kommunikation einer Organisation.

Eine typische geschäftliche E-Mail besteht aus fünf Hauptteilen:

1. Betreff
2. Formelle Begrüßung
3. Nachrichtentext
4. Schlusssatz / Abmeldung
5. Unterschrift

Das Befolgen des obigen E-Mail-Schreibformats wird Ihnen helfen, Ihre geschäftliche E-Mail schnell und effektiv in wenigen Minuten zu strukturieren und zu schreiben.

Nachdem Sie nun genau wissen, was eine geschäftliche E-Mail ist, schauen wir uns an, wie man eine erstellt!

Wie schreibe ich eine professionelle geschäftliche E-Mail? (Schritte)

1. Kennen Sie Ihr Publikum

Das Erste und Wichtigste, was Sie tun müssen, bevor Sie mit dem Schreiben einer geschäftlichen E-Mail beginnen, ist, Ihr Publikum kennenzulernen. WIE Sie Ihre E-Mail schreiben, hängt ausschließlich davon ab, für WEN Sie schreiben. Sie müssen sich also fragen – wer ist mein Publikum?

Ihr Publikum bestimmt alles über Ihre E-Mail, vom Ton bis zum Inhalt. Stellen Sie also sicher, dass Sie den Leser Ihrer E-Mail, seinen Hintergrund, sein Wissen und alles andere, das Ihnen eine Vorstellung davon gibt, wer er ist, gründlich recherchieren . Dies wird Ihnen auch dabei helfen, eine überzeugendere E-Mail an sie zu schreiben.

2. Fügen Sie eine Betreffzeile hinzu

Keine Frage, eine Betreffzeile sagt viel aus. Schließlich ist es so ziemlich das Erste, was Ihr Leser sieht, bevor er Ihre geschäftliche E-Mail überhaupt öffnet. Ob sie sich entscheiden, Ihre E-Mail zu öffnen, hängt also allein davon ab, wie Ihre Betreffzeile lautet und wie sie geschrieben ist.

Stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile Ihrer geschäftlichen E-Mail einfach, spezifisch, klar und auch auffällig ist . Es muss Schlüsselwörter enthalten, die den Inhalt Ihrer Nachricht kurz zusammenfassen und auf einen Blick vermitteln.

3. Beginnen Sie mit einer Begrüßung

Jede E-Mail muss mit einer Begrüßung beginnen. Es sollte klar, prägnant und formell sein. Je nach Kontext der von Ihnen gesendeten Nachricht können Sie eine Person gezielt mit ihrem Namen ansprechen. Aber es gibt Zeiten, in denen Sie keinen Namen nennen, wenn Sie ihn an eine nicht näher bezeichnete Person senden.

Einige der häufigsten Beispiele für Begrüßungen, die Sie in Ihre geschäftliche E-Mail aufnehmen können, sind „ Grüße“, „Guten Morgen“, „Guten Tag“, „Guten Abend “ oder einfach „ Sehr geehrter Dr./Herr/Fräulein/Frau“ usw.

4. Fügen Sie eine kurze Gefälligkeit hinzu

Als nächstes sollten Sie Ihre geschäftliche E-Mail mit einem kurzen Gruß beginnen. Fügen Sie eine Eröffnungszeile ein, die Sie und den Empfänger der E-Mail verbindet.

Dies kann eine Zeile beinhalten, in der Sie darüber sprechen, wie Sie sich mit dem Leser verbunden haben, damit er an Ihre Interaktion erinnert wird und den Kontext für Ihre E-Mail hat.

Zum Beispiel – Es war großartig, Sie bei der Networking-Veranstaltung am letzten Tag zu treffen.

Wenn Sie etwas vom Empfänger erhalten haben, können Sie Ihre Höflichkeit damit beginnen, ihm für seinen Rat oder seine Unterstützung oder für das Senden von Informationen oder Inhalten zu danken.

Zum Beispiel : Vielen Dank, dass Sie Ihren Artikel über Geschäftsstrategien geteilt haben. Sie waren äußerst hilfreich und ich schätze die Zeit und Mühe, die Sie aufwenden, um mir bei meinem Projekt zu helfen.

Wenn Sie Ihre geschäftlichen E-Mails allgemein halten möchten, können Sie dies einfach wünschen, indem Sie etwas sagen wie – Ich hoffe, es geht Ihnen gut.

5. Schreiben Sie den E-Mail-Text

Jetzt ist es an der Zeit, zum eigentlichen Geschäft zu kommen – dem Text der E-Mail.

Ihr E-Mail-Text muss der E-Mail-Praxis folgen, die als „ Ein-Ding-Regel “ bezeichnet wird, und sich nur auf eine Aktion statt auf mehrere konzentrieren. Wenn in einer E-Mail mehrere Aktionen erwähnt werden, stiftet das Verwirrung. Sie sollten immer nur eine Sache hinzufügen, damit der Leser sie schnell versteht.

Definieren Sie gleich zu Beginn den Zweck Ihrer E-Mail. Seien Sie spezifisch und direkt, worum es in der E-Mail geht.

Zum Beispiel – Diese E-Mail bezieht sich auf die Budgetbesprechung, die wir letzten Mittwoch hatten. Ich habe anhand der zu erwartenden Ausgaben und Nebenkosten eine grobe Budgetskizze erstellt. Bitte geben Sie Ihr Feedback zum Budget ab.

Sie müssen verstehen, dass niemand lange E-Mails mag. Je länger Ihre E-Mail ist, desto geringer sind die Chancen, dass Ihre Leser sie lesen. Achte also darauf, dass du kurze Absätze mit wenigen Sätzen schreibst. Halten Sie es einfach kurz, süß und einfach. Sie können sogar nummerierte Listen oder Punkte mit Aufzählungszeichen hinzufügen, damit Ihre Leser sie leichter verstehen können.

6. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu

Manchmal benötigen Leser möglicherweise zusätzliche Informationen zu bestimmten Dingen, z. B. Links zu Ressourcen , Erläuterungen zu Aufgaben und Aktivitäten, Beispiele usw. Daher müssen Sie darauf achten, alle diese relevanten Inhalte oder Details in Ihre geschäftliche E-Mail aufzunehmen.

7. Schreiben Sie einen Call-to-Action (CTA)

Normalerweise besteht das Hauptziel beim Senden einer geschäftlichen E-Mail darin, eine Aufgabe oder Aktion auszuführen. Am Ende der E-Mail müssen Sie also klar sagen, was der Leser tun soll.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen spezifischen Call-to-Action oder CTA schreiben, damit es keinen Raum für Verwirrung oder Fehlinterpretationen gibt und Ihr Leser genau versteht, was er tun soll. Dadurch können sie effektiver reagieren und Sie erhalten auch das gewünschte Ergebnis.

8. Schließen Sie die E-Mail ab

Jetzt sind Sie mit der geschäftlichen E-Mail fast fertig. Sie müssen sie nur noch mit einer gut konstruierten Schlusszeile abschließen . Sie können damit beginnen, sich bei Ihrem Leser zu bedanken, um die E-Mail mit einer positiven Note zu beenden.

Zum Beispiel – Vielen Dank für Ihre Zeit ODER Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Ich freue mich auf Ihre Antwort/Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören.

Schließlich können Sie eine abschließende Zeile oder Phrase verwenden, um das Ganze abzurunden. Einige der gebräuchlichsten und geeignetsten Schlussphrasen sind „ Beste Grüße/Freundliche Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Beste Wünsche“, „Herzlich“ usw.

9. Kontaktinformationen benennen und angeben

Schließlich unterschreiben Sie Ihren Namen am Ende der E-Mail und geben Sie Ihre Kontaktdaten darunter an. Sie können Ihren vollständigen Namen im Falle einer formellen E-Mail oder nur Ihren Vornamen angeben, wenn es sich um einen informellen handelt. Geben Sie auch Ihre Kontaktinformationen wie Ihre Telefonnummer, Adresse oder Website an.

Nachdem Sie nun die Schritte zum Schreiben einer geschäftlichen E-Mail kennen, finden Sie hier einige Tipps und Tricks, die Sie während des Prozesses beachten müssen. Lass uns einen Blick darauf werfen!

Lesen Sie mehr: Die 9 besten E-Mail-Signatur-Generator-Tools im Jahr 2022

Tipps zum Schreiben einer professionellen Geschäfts-E-Mail

1. Verwenden Sie einen formellen Ton

Ihre geschäftliche E-Mail muss immer einen professionellen und formellen Ton haben. Es sollte höflich , direkt und selbstbewusst sein. Versuchen Sie also, jede Art von informeller Sprache, emotionale Formulierungen, Abkürzungen oder Kontraktionen zu vermeiden. Ganz zu schweigen davon, verwenden Sie Phrasen oder Sätze in voller Länge, um formeller zu wirken.

2. Konzentrieren Sie sich auf das Format

Die Sache mit E-Mails ist, dass nicht jeder die Zeit hat, sie sorgfältig oder gründlich zu lesen. Also überfliegen die meisten es. Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass Ihre E -Mail einer ablenkungsfreien und nahtlosen Formatierung folgt .

Stellen Sie sicher, dass genügend Leerraum vorhanden ist, machen Sie Absätze kürzer, fügen Sie Aufzählungszeichen und Listen ein und brechen Sie Konzepte mit Überschriften und Titeln auf. Auf diese Weise können Ihre Leser die E-Mail leicht überfliegen.

3. Korrektur lesen. Korrektur gelesen. Korrektur gelesen.

Schließlich ist kein Text ohne eine Runde des Korrekturlesens vollständig. Schließlich liegt es in der Natur des Menschen, Fehler und Irrtümer zu machen. Stellen Sie also sicher, dass Ihre E-Mail frei von schlechter Grammatik , Rechtschreibfehlern, Tippfehlern, umständlichen Satzstrukturen, Interpunktionsfehlern und mehr ist. Verwenden Sie eine Grammatikprüfungs- oder Schreibprüfungssoftware, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail erstklassig ist!

… und voila – Sie sind bereit, eine geschäftliche E-Mail zu schreiben! Und wir sind sicher, dass es Sie juckt, loszulegen und Ihr Publikum mit erstaunlichen Inhalten zu begeistern.

Jetzt, da Sie ein Profi sind, wenn es darum geht, eine professionelle Geschäfts-E-Mail zu verfassen, haben wir einen Bonus-Tipp für Sie!

BONUS-TIPP: Mussten Sie jemals eine geschäftliche E-Mail erstellen, die Schaltflächen, Überschriften, Bilder, Rich-Links und mehr enthält? Wir verstehen, dass es Zeiten gibt, in denen Sie geschäftliche Ankündigungen, PR-Updates, wöchentliche Teamzusammenfassungen, kundenbezogene E-Mails und mehr per E-Mail versenden müssen.

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Fazit

Geschäftliche E-Mails sind eine Schlüsselkomponente beim Erreichen Ihrer Geschäftsziele. Verwenden Sie sie richtig und Sie werden sehen, dass sie Wunder für Ihr Unternehmen bewirken!

Das Schreiben geschäftlicher E-Mails war vielleicht nicht Ihr Fachgebiet, aber wir hoffen, dass dieser Blogbeitrag das für Sie geändert hat!

Jetzt müssen Sie nur noch zu elink gehen, Ihre geschäftliche E-Mail erstellen und mit dem Versenden beginnen! Viel Spaß beim E-Mailen, Leute! Ciao!

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