7 einfache Schritte zum Einrichten eines VoIP-Telefonsystems zu Hause oder im Büro

Immer mehr Unternehmen überlegen, auf VoIP umzusteigen.
Günstigere monatliche Rechnungen und erweiterte Funktionen sind attraktiv, aber einige Unternehmen zögern immer noch, dies umzusetzen.
Sie denken, dass die Hardwarekosten zu hoch sind oder dass es ein zeitaufwändiger und herausfordernder Prozess sein wird, alles einzurichten.
Aber wenn Sie sich vorbereiten und den richtigen Anbieter auswählen, kann Ihr Übergang zu einem Cloud-Telefonsystem nahtlos sein.
Wir zeigen Ihnen genau, wie Sie VoIP für Ihr Unternehmen einrichten, die Vorabkosten senken und das Beste aus Ihrem neuen VoIP-Telefonsystem herausholen.
Erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein VoIP-Telefonsystem einrichten.

1. Testen Sie Ihre Netzwerk- und Internetverbindung
2. Investieren Sie in die richtige VoIP-Hardware
3. Finden Sie einen VoIP-Anbieter mit den richtigen Funktionen
4. So erhalten Sie eine geschäftliche Telefonnummer
5. Richten Sie Ihr VoIP-Telefonsystem ein
6. Testen Sie Ihre neuen VoIP-Leitungen
7. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um das Beste aus den VoIP-Funktionen herauszuholen

Wie unterscheidet sich ein VoIP-Telefonsystem?

Bevor wir uns mit den Details befassen, müssen wir feststellen, was das VoIP -Telefon (Voice over Internet Protocol) von einem analogen Telefon unterscheidet.
Ein analoges Telefon ist über dedizierte Festnetzleitungen direkt mit dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) verbunden. Telefonanrufe werden durch die örtliche Telefongesellschaft erleichtert und erfordern effektiv eine direkte Verbindung zu einer Telefonbuchse.

IP-Telefone verbinden sich über einen VoIP-Provider über das Internet mit dem Telefonnetz. Es wandelt das Audio in Datenpakete um und überträgt sie über das Internetprotokoll (IP). Das Rechenzentrum des Anbieters wandelt die Signale dann in analoge Signale um und leitet sie an das PSTN weiter.
Da SIP-Telefone keine dedizierten Festnetzanschlüsse benötigen, ist es einfacher, ein Büro mit VoIP zu skalieren. Bei einem herkömmlichen Telefonsystem ist zur gemeinsamen Nutzung des Telefondienstes mit mehreren Mitarbeitern eine lokale Nebenstellenanlage ( PBX ) erforderlich.

Nachdem Sie nun wissen, was VoIP ist, lassen Sie uns besprechen, wie Sie mit der Einrichtung Ihres VoIP-Telefonsystems beginnen können. Lernt besser durch.

1) Testen Sie Ihr Netzwerk und Ihre Internetverbindung

Möglicherweise machen Sie sich Sorgen darüber, wie viel Bandbreite VoIP verbraucht , aber eine Faustregel lautet etwa 100 kbps Upload und Download pro Leitung.
Die meisten Internetdienstanbieter bieten jetzt Gigabit-Geschwindigkeiten mit ihren Geschäftsplänen an. Ihre aktuelle Verbindung ist also höchstwahrscheinlich schnell genug für ein VoIP-Telefonsystem. Eine Einschränkung ist, dass einige Heimverbindungen viel langsamere Upload -Geschwindigkeiten haben, wie z. B. einige DSL-Verbindungen.
Neben der Geschwindigkeit hängen die Probleme, die sich auf die VoIP-Anrufqualität auswirken, häufig mit der Instabilität einer Verbindung zusammen. Jitter und Paketverlust sind zwei zu untersuchende Metriken. Eine kabelgebundene Internetverbindung, wie Glasfaser oder Kabel, wird bevorzugt. Mikrowelle und andere Optionen sind zu instabil.
Auch Ihre Netzwerkhardware kann zum Engpass werden. Wenn der Router oder das Netzwerk den Spitzenverkehr nicht bewältigen kann, kann es zu abgehacktem Ton oder anderen Problemen wie unterbrochenen Anrufen kommen. Wi-Fi funktioniert in den meisten Fällen gut, aber eine Kabelverbindung ist immer besser.
Führen Sie einen VoIP-Geschwindigkeitstest durch , um Ihr Netzwerk zu testen und potenzielle Probleme zu identifizieren. Die Ergebnisse geben Ihnen eine gute Vorstellung davon, ob Ihr Anschluss eine VoIP-Installation verarbeiten kann oder nicht.
Sie können auch die Konfiguration von Quality of Service (QoS) untersuchen, um VoIP-Pakete und -Daten zu priorisieren. Auf diese Weise wird der Sprachdatenverkehr über Datenverkehr wie YouTube oder Netflix platziert, wodurch weniger Latenz und Paketverluste gewährleistet werden.

2) Investieren Sie in die richtige VoIP-Hardware

Wenn Sie bereits einen VoIP-Anbieter haben, besteht der nächste Schritt Ihrer VoIP-Einrichtung darin, in VoIP-Hardware zu investieren. Da VoIP in den letzten Jahren zum Standard für Unternehmen geworden ist, gibt es viele innovative Optionen. Sehen Sie sich das Video unten an, um einen kurzen Überblick über die Arten von Geräten zu erhalten, die Sie benötigen, um Ihr VoIP-System zum Laufen zu bringen.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Telefongespräche großartig klingen, sollten Sie in ein High-End- VoIP- Tischtelefon wie das Polycom VVX601 investieren. Es gibt auch günstigere Optionen für beide Tischtelefone, wenn Sie nur Anrufe tätigen und entgegennehmen möchten.
VoIP-Headsets eignen sich hervorragend zur Ergänzung Ihres Geschäftstelefons, sodass Sie während eines Gesprächs herumlaufen können. Agenten haben ihre Hände frei, um Kundeninformationen nachzuschlagen, mit ihrem Team zu chatten oder Notizen zu einem CRM hinzuzufügen.

Möchten Sie Ihre alten Tischtelefone behalten? Verwenden Sie einen VoIP-Adapter

Wenn Sie Ihr vorhandenes Bürotelefon verwenden möchten, können Sie es weiterhin mit VoIP verwenden. Mit einem Analog-Telefon-Adapter (ATA) können Sie auf VoIP umsteigen und alle Ihre analogen Telefone behalten. Der VoIP-Adapter funktioniert zwischen den Telefonen und Ihrem Netzwerk und digitalisiert die analogen Signale.
Da Sie keine Geräte ändern, wissen alle Mitarbeiter bereits, wie die Telefone zu bedienen sind. Sie müssen Ihr Personal nicht schulen.

Minimieren Sie Hardwarekosten mit Softphones

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Kosten zu senken, besteht darin, anstelle eines Tischtelefons eine geschäftliche Telefon-App zu verwenden. Diese Apps werden auch als Softphones bezeichnet. Sie können das Softphone auf Ihren Computer oder Ihr Smartphone herunterladen.
Da VoIP das Internet nutzt, benötigen Sie keine dedizierte Hardware. Auf diese Weise können Sie einige Schritte der Installation eines Bürotelefons überspringen.
Ein Softphone ist eine Software oder eine mobile App, mit der Sie Anrufe entgegennehmen und tätigen können. Es funktioniert wie ein normales Telefon, um Telefonanrufe zu bearbeiten. Mit einem VoIP-Dienst können Sie Nummern in jedem Telefon- oder Mobilfunknetz wählen.
Mit der Nextiva-App für den Desktop benötigen Sie zur effizienten Anrufabwicklung lediglich ein hochwertiges USB- oder Bluetooth-Headset. Wenn Sie auf Ihrem Laptop sitzen, haben Sie bereits ein Mikrofon und Lautsprecher für sofortige Telefonanrufe bereit. Die Nextiva-App ist auch für jedes Android- oder iOS-Gerät verfügbar, sodass Ihr Team geschäftliche Anrufe auf seinen Mobiltelefonen abwickeln kann.

3) Finden Sie einen VoIP-Anbieter mit den richtigen Funktionen

Der Wechsel zu VoIP bedeutet nicht nur, dass Sie Ihr Festnetz ersetzen können. Es ist auch eine Gelegenheit, Ihre Geschäftskommunikation ohne zusätzliche Kosten ins 21. Jahrhundert zu bringen.
Ende 2019 haben wir über 1.000 Fachleute zum Thema Geschäftskommunikation befragt und die Erkenntnisse genutzt, um den 2020 State of Business Communication Report zu erstellen. Eine der wichtigsten Erkenntnisse war, dass mehr als jedes dritte Unternehmen Kunden aufgrund von internen Kommunikationsfehlern verloren hatte.
Der richtige VoIP-Anbieter hilft Ihnen, solche Probleme zu überwinden. Ihr Unternehmen erhält die Funktionen, die Sie benötigen, um Silos zu beseitigen und eine effiziente, abteilungsübergreifende Kommunikation zu schaffen.
Sie könnten ein CRM, Anrufanalysen und Unified Communications erhalten, nicht nur einen Telefondienst. Bevor Sie also Ihre Wahl treffen, vergewissern Sie sich, dass der Anbieter über die richtigen Funktionen verfügt, die Ihr Unternehmen benötigt.
Nachfolgend sind einige der VoIP-Funktionen aufgeführt, die Sie mit Nextiva erhalten:

• Erweiterte Anrufweiterleitung : Leiten Sie eingehende Anrufe mit flexiblen Richtlinien an verfügbare Agenten in Ihrem Unternehmen weiter.
• Automatische Telefonzentrale : Begrüßen Sie eingehende Anrufe mit einer aufgezeichneten Nachricht und Optionen, um sie an die richtige Abteilung zu leiten.
• Anrufanalyse : Greifen Sie auf detaillierte Berichte zu, die die Leistung einzelner Agenten und Callcenter anzeigen.
• Call Pop : Zeigt relevante Informationen über Anrufer automatisch an, wenn eingehende Anrufe entgegengenommen werden.
• Integriertes CRM : Unterstützen Sie Ihre Kunden und statten Sie Ihre Vertriebsteams mit einer einheitlichen Sicht auf den Kunden aus.
• IVR : Interactive Voice Response verwendet Spracherkennung, um Kunden dabei zu helfen, die richtige Abteilung zu erreichen und einfache Probleme zu lösen.
• Voicemail to Text : Verbessern Sie die Effizienz der Beantwortung von Voicemails, indem Sie sie per SMS erhalten.
• Kostengünstige Auslandsgespräche : Die Auslandsgesprächstarife von Nextiva beginnen bei nur 0,01 $ pro Minute.

Für Unternehmen bieten wir auch Unified Communications und erweiterte Funktionen wie Anrufverschlüsselung an. Insbesondere das Netzwerk von Nextiva verfügt über zahlreiche redundante Rechenzentren, die Ihrem Unternehmen die hohe Zuverlässigkeit und Leistung bieten, die es für die Skalierung benötigt.

4) So erhalten Sie eine geschäftliche Telefonnummer

Abhängig von Ihrem VoIP-Anbieter kann eine lokale Telefonnummer in jedem von Ihnen gewählten VoIP-Plan enthalten sein. Dies ist bei Nextiva der Fall.
Sie haben mehrere Möglichkeiten, eine Telefonnummer für Ihr Unternehmen zu erhalten. Wenn Sie bereits einen haben, würden Sie ihn portieren. Andernfalls können Sie eine verfügbare lokale Nummer oder eine gebührenfreie Nummer auswählen.

Verschiedene Arten von Telefonnummern:

• Lokale Telefonnummern: Eine lokale Telefonnummer ist perfekt für kleine Unternehmen und Unternehmen mit einem begrenzten Marktgebiet. Lokale Nummern sind in der Regel kostenlos, können aber bis zu 10 $/Monat kosten.
• Gebührenfreie Telefonnummern: Eine gebührenfreie Nummer ist eine ortsunabhängige 800-Nummer und kann Ihren Kunden professioneller und vertrauenswürdiger erscheinen. Ihre Kunden müssen nicht bezahlen, wenn sie Ihre Support-Hotline anrufen. Eine gebührenfreie Nummer kostet normalerweise etwa 10 $/Monat.
• Vanity-Nummern: Vanity-Nummern sind in der Regel einprägsame gebührenfreie Nummern, die bestimmte Wörter buchstabieren, z. B. 1-800-FLOWERS. Diese Nummern kosten normalerweise zwischen 10 und 50 US-Dollar pro Monat. Um eine erkennbare Nummer zu sichern, müssen Sie die Nummer möglicherweise auch von einem Drittanbieter kaufen.

Nextiva bietet lokale Geschäftstelefonnummern für alle US-Bundesstaaten sowie gebührenfreie und virtuelle Telefonnummern.
Siehe auch: Wie erhalte ich eine geschäftliche Telefonnummer?
Wenn Sie keine neue Nummer möchten, bietet Nextiva eine kostenlose Portierung, sodass Sie Ihre bestehenden Telefonnummern ohne zusätzliche Kosten behalten können.

Behalten Sie Ihre bestehende Geschäftsnummer mit Portierung

Nummernportierung ist die Art und Weise, wie Sie Telefonnummern von Ihrem bestehenden Dienstanbieter zu Ihrem neuen übertragen. Die Nummernportierung übernehmen wir für alle Nextiva-Kunden kostenlos.
Um eine beliebige Nummer zu Nextiva zu übertragen, folgen Sie den drei einfachen Schritten unten.

1. Wählen Sie Ihren geschäftlichen Telefontarif aus. Wählen Sie den Plan, der mit leistungsstarken Funktionen zu Ihrem Unternehmen passt.
2. Fordern Sie vorläufige Nummern an. Teilen Sie uns mit, dass Sie temporäre Nummern benötigen, und wir werden sie am ersten Tag bereithalten. Sie können eine Anrufumleitung bei Ihrem alten Anbieter einrichten und Nextiva sofort nutzen.
3. Füllen Sie einen Letter of Agency (LOA) aus. Geben Sie alle notwendigen Details an, damit unsere Mitarbeiter den Portierungsprozess mit Ihrem alten Anbieter abwickeln können.

Nachdem Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, bearbeitet unser Team die Portierung innerhalb von 10–20 Werktagen. Wir halten Sie über den Status auf dem Laufenden, sodass der Wechsel zu VoIP einfach und nahtlos ist.

5) Richten Sie Ihr VoIP-Telefonsystem ein

Sobald Sie einen Anbieter und Hardware haben, ist es an der Zeit, die Einrichtung in Ihrem Büro abzuschließen. Die konkreten Schritte hängen von der Hardware und der Anzahl der Mitarbeiter ab.

Wir verkaufen nur Telefone und Handsets, die Plug-and-Play-fähig sind. Im Folgenden skizzieren wir den einfachen Prozess, wie Sie Ihr VoIP mit uns zum Laufen bringen. Wenn Sie andere Anbieter verwenden oder Telefone von einem Drittanbieter kaufen, sind möglicherweise zusätzliche Schritte erforderlich.

So richten Sie VoIP-Tischtelefone und -Mobilteile ein

Die erforderlichen Schritte hängen von dem von Ihnen gekauften Modell und Ihrer Netzwerkkonfiguration ab. Mit einem standardmäßigen Netzwerk-Switch ist der Einrichtungsprozess einfach. Wenn Sie über Power over Ethernet (PoE) verfügen, wird das elektrische Signal in einem Kabel übertragen, sodass Sie kein Netzteil benötigen.

VoIP-Tischtelefone oder -Mobilteile ohne PoE:

• Stecken Sie das Netzteil in die Steckdose und dann in die Basisstation des Telefons oder Mobilteils.
• Verbinden Sie das IP-Telefon über ein CAT5e- oder CAT6-Kabel mit dem Switch oder Router.
• Warten Sie, bis das Telefon initialisiert ist, und prüfen Sie dann auf das Freizeichen.

Wenn Sie einen Router haben, der Power over Ethernet (PoE) unterstützt, ist der Vorgang etwas anders, aber noch schneller.

VoIP-Tischtelefone zu PoE-fähigen Routern:

• Verbinden Sie die Telefone mit dem PoE-fähigen Switch oder Router mit Ethernet-Kabeln. Bleiben Sie innerhalb der empfohlenen maximalen Länge für Twisted-Pair-Kabel von 328 Fuß.
• Sobald die Verbindung hergestellt ist, sollte sich das Telefon einschalten. Es sollte automatisch eine Verbindung zu Ihrem VoIP-Provider aufbauen.

So richten Sie VoIP-Headsets ein

Nicht alle Headsets bieten die One-Touch-Antwortfunktion. Um es zu verwenden, benötigen Sie ein modernes Headset mit One-Touch-Funktion und verbinden Sie es mit EHS-Kabeln (Electronic Hook Switch).

Drahtlose VoIP-Headsets und -Telefone mit EHS-Kabelunterstützung:

1. Schließen Sie das Netzteil an die nächste Steckdose und die Basisstation des Headsets an.
2. Schließen Sie das EHS-Kabel an der Basiseinheit des Headsets an.
3. Stecken Sie das andere Ende des Tischtelefons in den Headset-Netzwerkanschluss und den EHS-Anschluss. Ausführlichere Anweisungen finden Sie in der EHS-Bedienungsanleitung.
4. Setzen Sie das Headset auf und drücken Sie die Gesprächstaste, um die Verbindung zu prüfen.

Bei kabelgebundenen Headsets, die eine normale Telefonbuchse verwenden, ist der Vorgang noch einfacher.

Headsets und Tischtelefone mit Kopfhörerbuchsen/-anschlüssen:

1. Stecken Sie den Kopfhörerkabelstecker mit einem Direktverbindungskabel in den markierten Kopfhöreranschluss. Viele Modelle kennzeichnen den Headset-Anschluss mit einem kleinen Symbol auf der linken Seite.
2. Setzen Sie das Headset auf und drücken Sie die Anrufsteuerungstaste, um nach dem Freizeichen zu suchen.
3. Führen Sie einen Testanruf durch, um die Lautstärke und die Anrufqualität zu bestätigen. Wenn die Lautstärke des Headsets niedrig ist, benötigen Sie möglicherweise einen Verstärker.

6) Testen Sie Ihre neuen VoIP-Leitungen

Wenn Sie alles richtig gemacht haben und eine schnelle Verbindung haben, werden Sie keine Probleme haben. Vorsicht ist die Mutter der Porzelankiste.
Worauf Sie beim Telefonieren achten sollten:

• Audioqualität : Sind Anrufe klar und konsistent? Gibt es ein Rauschen oder andere Anzeichen für eine schlechte Audioqualität?
• Latenz: Gibt es signifikante Verzögerungen zwischen dem, was Sie sagen, und dem Empfänger, der es hört?
• Verbindungsstabilität: Wurde einer der Anrufe vorübergehend unterbrochen? Einige Firewall-Einstellungen können dazu führen, dass Anrufe nach 11 Minuten vollständig unterbrochen werden, daher lohnt es sich, sie mindestens 15 bis 30 Minuten lang zu testen.

Sie sollten auch versuchen, Ihre Leitungen zu testen, wenn es viele andere Netzwerkaktivitäten gibt. Eine Netzwerküberlastung kann zu einer Vielzahl von Leitungsproblemen führen, von unterbrochenen Anrufen bis hin zu abgehacktem Ton und mehr.
Profi-Tipp: Eine kabelgebundene, direkte Verbindung ist der Verwendung von Wi-Fi immer vorzuziehen. Für minimale Latenz und andere VoIP-Probleme sollten Sie sich eher für eine Ethernet- als für eine Wi-Fi-Verbindung entscheiden.
Sie können auch eine Diagnosedienstnummer anrufen, um Ihre Anrufer-ID zu bestätigen, indem Sie (800) 444-4444 anrufen.
Siehe auch: 10 häufige VoIP-Probleme (+einfache Lösungen)

7) Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um das Beste aus den VoIP-Funktionen herauszuholen

Für viele kleine Unternehmen ist ein Wechsel zu VoIP das erste Mal, dass sie über sinnvolle Geschäftstelefonfunktionen verfügen.
Diese Anruffunktionen sind in der Regel nicht in herkömmlichen Telefonplänen enthalten. Mit Nextiva können Sie die Telefone direkt in ein CRM integrieren, benutzerdefinierte Routing-Richtlinien erstellen, Voicemails an E-Mail weiterleiten, Anrufe weiterleiten, Anrufe in der Cloud aufzeichnen und vieles mehr.
Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter diese Funktionen nutzen, sollten Sie sich Zeit nehmen, um Ihr Team zu schulen.
Sie denken vielleicht, dass es nicht notwendig ist. Aber es ist. 63 % der Manager antworteten, dass die Einführung neuer Technologien in ihrem Büro zu langsam sei. Mitarbeiter möchten geschäftliche Kommunikationsgeräte nutzen, damit sie sich auf die Kundenbetreuung und den Verkaufsabschluss konzentrieren können.
Mit Nextiva müssen Sie keine eigenen Schulungsmaterialien oder Präsentationen erstellen. Sie können unsere umfangreiche Bibliothek mit Schulungsvideos , Benutzerhandbüchern und Online-Anleitungen nutzen. Sie machen es einfach, die neue CRM-Oberfläche und all ihre Funktionen zu verstehen.
Ebenso können Sie sich auch an unser Kundensupport-Team wenden, wenn Sie eine persönliche Beratung und Hilfe bei Problemen wünschen.

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Einer der Gründe, warum unsere Kunden uns lieben, ist, dass es so einfach ist, mit Nextiva loszulegen. Wir haben alles getestet und einen Katalog hochwertiger Telefone und Hardware handverlesen. Wir stellen alle unsere Telefone bereit, sodass Sie sie nur noch anschließen müssen.
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