So richten Sie ein effizientes Spesenmanagement ein

Durch die Optimierung Ihres Ausgabenmanagements können Sie Zeit und Geld sparen. Wenn Sie planen, Ihr Unternehmen zu vergrößern oder auf mehrere Standorte zu expandieren, bietet Ihnen eine gute Kostenstruktur eine solide Grundlage, auf der Sie aufbauen können.

Wir haben mit Patricia MacCarthy, Senior Financial Planning & Growth Associate bei Juni, gesprochen, die Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines effizienten Kostenmanagements für Ihr digitales Handelsgeschäft gibt.

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Schaffen Sie eine solide Richtlinienstruktur

Die Einführung einer bekannten Spesenrichtlinie in Ihrem Unternehmen ist der Schlüssel für ein gutes Management. Ein standardisierter Prozess in einem leicht verfügbaren Format, wie einem Dokument, einer internen Webseite oder einer Software wie Notion, erleichtert Ihren Mitarbeitern die Einhaltung.

In Ihrer Policenstruktur können Sie empfohlene Anbieter auflisten und Ausgabenlimits für Ausgaben wie Tagespauschalen für Geschäftsreisen festlegen. Es ist auch wichtig zu klären, was akzeptabel ist und was nicht, beispielsweise im Zusammenhang mit First-Class- oder Business-Class-Reisen. Sie sollten auch Informationen darüber enthalten, wie Mitarbeiter für Auslagen aufkommen sollen und wie sie bei Bedarf eine Rückerstattung erhalten. Was auch immer in Ihrer Police steht: Stellen Sie sicher, dass Ihre Police leicht zu finden, bekannt und verständlich ist.

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Firmenkreditkarten verteilen

Durch die Aushändigung von Firmenkarten an Mitarbeiter können die Ausgaben der Verwaltungsfinanzteams für die Spesenverwaltung gesenkt werden. Wenn Mitarbeiter einfach die Karte verwenden und ihre eigenen Belege hochladen können, ist kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand für Erstattungen, die Suche nach Belegen oder das Ausfüllen von Formularen erforderlich.

Firmenkarten bieten in der Regel die Möglichkeit, Ausgabenlimits festzulegen und Karten einfach zu aktivieren oder zu deaktivieren, wodurch automatisierte Kontrollen wesentlich reibungsloser erfolgen.

Mit Juni können Sie so viele virtuelle Karten in SEK, GBP, EUR oder USD erstellen, wie Sie benötigen, und Kontrollen festlegen, um Medienausgaben auf Kartenebene zu überwachen, zu begrenzen oder zu blockieren. Manager und Ihr Finanzteam profitieren von einer besseren Transparenz und Kontrolle der Ausgaben. Wenn Sie Ihren Cashflow steigern möchten, erhalten Sie bei Juni Capital eine schnelle und flexible Finanzierung. Lesen Sie hier mehr über Juni Capital und sehen Sie sich die Verfügbarkeit für Ihr Land an.

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Wählen Sie ein Kostenmanagementsystem mit Automatisierung

Stellen Sie bei der Auswahl eines Spesenverwaltungssystems sicher, dass es eine Automatisierung beinhaltet, die Ihnen hilft, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Ihren Arbeitsablauf zu verbessern. Welche Software Sie verwenden, hängt von Ihren Geschäftsanforderungen ab. Aber wenn es um Medienausgaben geht, ist Juni eine Finanzplattform, die Ihnen durch Automatisierung Zeit sparen kann.

Juni kann Ihre Google Ads- und Facebook Ads-Rechnungen automatisch erfassen und scannen und alle Zahlungsdetails mit unseren Integrationen vorab ausfüllen. Wir ordnen Ihre bezahlten Rechnungen auch den richtigen Transaktionen zu, sodass Sie dies nicht tun müssen. Sie können außerdem von automatisierten Einblicken und Echtzeitdaten zu Ihren Werbeausgaben in einem intelligenten Dashboard profitieren. Das breite Spektrum an Integrationen von Juni kann Ihnen dabei helfen, die Verwaltung Ihrer Ausgaben zu optimieren.

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Integrieren Sie es in Ihre Buchhaltungssoftware

Ihr Spesenmanagement-Tool sollte in Ihre Buchhaltungssoftware integriert sein. Dadurch entfällt die Aufgabe, Transaktionen, Quittungen und andere Informationen manuell hochzuladen, um Journaleinträge zu erstellen, was Ihnen viel Zeit spart.

Juni lässt sich in Xero integrieren, um Ihren Bank-Feed automatisch zu synchronisieren. Sie können auch nahtlose Exporte in Software wie Netsuite oder Fortnox durchführen. In Kürze führen wir SIE-Dateiexporte und andere Tools ein, um Ihren Buchhaltungsprozess zu vereinfachen, damit Sie noch mehr wertvolle Zeit sparen können.

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Stellen Sie sicher, dass Sie Tracking und Berichte durchführen

Regelmäßige Nachverfolgung und Berichterstattung in Ihrer Buchhaltungssoftware, ERP oder einer Finanzplattform wie Juni sind für ein effektives Ausgabenmanagement von entscheidender Bedeutung. Durch die Verfolgung der Ausgaben können Sie Trends erkennen und auf dieser Grundlage eher früher als später Entscheidungen treffen.

Durch regelmäßige Nachverfolgung können Sie tatsächlich Geld sparen – wenn Sie feststellen, dass die Ausgaben in einem bestimmten Bereich, beispielsweise im Reisebereich, zu hoch sind, können Sie schnell handeln, um diese zu reduzieren. Oder wenn Sie feststellen, dass die Ausgaben niedriger sind als erwartet, haben Sie vielleicht noch Geld übrig, das Sie anderswo im Unternehmen investieren können.

Ein weiterer Vorteil der regelmäßigen Nachverfolgung besteht darin, Betrug oder unrechtmäßige Spesenabrechnungen zu erkennen, die schwieriger zu erkennen sein könnten, wenn Sie ein großes Unternehmen mit vielen Mitarbeitern führen. Die Identifizierung ungewöhnlicher Transaktionen ist einfacher, wenn Sie über ein zentralisiertes, automatisiertes System verfügen.

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Arbeiten Sie mit Ihren Stakeholdern zusammen

Wenn Sie Ihre Ausgabenrichtlinie festlegen und im Laufe der Zeit optimieren, ist es wichtig, mit Interessenvertretern im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten. Mit wem Sie sprechen, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, aber hier sind einige Beispiele:

Kommerziell oder Verkauf

Der Leiter der Handels- oder Vertriebsabteilung kann Richtlinien für angemessene Budgets für Vertriebsmitarbeiter anbieten, die sich möglicherweise mit Kunden treffen und häufig reisen müssen. Sie könnten auch wertvolle Beiträge aus geschäftlicher und finanzieller Sicht liefern: Sie verfügen über gute Kenntnisse der historischen Ausgaben in ihrer Abteilung. Sie sollten in der Lage sein, einen fundierten Überblick über die ungefähren Kosten für verschiedene Ausgaben zu geben.

Menschen oder HR

Das Personal- oder HR-Team kann Sie zu Offsite- und Teambuilding-Kosten beraten und vergleichen, was andere Unternehmen tun, um Talente anzuziehen und die Mitarbeiter zu motivieren.

Führungskräfte und andere Budgetinhaber

Die oberste Führungsebene erhält Einfluss darauf, welche Ausgaben in ihren Abteilungen notwendig sind. Beispielsweise kann die leitende Marketingleitung Ratschläge dazu geben, welche Ausgaben erforderlich sind, um Kunden anzulocken.

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Was ist zu beachten, wenn Sie auf mehrere Länder skalieren?

Wenn Sie ein solides Spesenmanagementsystem einrichten, ist der Großteil Ihrer Arbeit auf andere Länder übertragbar. Wenn Sie also Ihr Geschäft ausbauen und global skalieren, sind Sie in einer guten Position, Ihre Ausgaben effizient zu verwalten. Sie müssen sich jedoch Ihrer steuerlichen Auswirkungen bewusst sein.

Kennen Sie Ihre steuerlichen Auswirkungen

Betriebsausgaben können von Ihrer Steuerschuld abgezogen werden. Die Funktionsweise ist jedoch je nach Region unterschiedlich. Was ist zum Beispiel ein angemessener Geldbetrag, den man für Bewirtung ausgeben kann, was darf als Arbeitsaufwand gelten und wie werden diese Ausgaben in Ihrer Buchhaltung vermerkt?

Sie müssen sicherstellen, dass die Leitlinien, die Sie Ihren Mitarbeitern als Unternehmen geben, in verschiedenen Ländern und deren Aufsichtsbehörden übereinstimmen. Die Einhaltung der Steuervorschriften ist ein wesentlicher Aspekt bei der Ausweitung auf andere Länder. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die gebotene Sorgfalt walten lassen und klar verstehen, was akzeptabel ist und was nicht.

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Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Police

Sobald Sie Ihre Richtlinie erstellt haben, müssen Sie sie regelmäßig überprüfen, insbesondere wenn Sie Ihr Geschäft skalieren. Die gute Nachricht ist, dass selbst wenn Sie in mehrere Länder expandieren, der Großteil Ihres Ausgabenmanagements wahrscheinlich nicht geändert werden muss – Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Sie die Vorschriften einhalten.