So optimieren Sie die abrechenbare Nutzung in Ihrem KMU

Als Unternehmer arbeiten Sie bereits mit knappen Margen und begrenzten Ressourcen. Daher ist es wichtig, Ihre vorhandenen Ressourcen zu optimieren und Gewinne zu maximieren , indem Sie Verluste und Ineffizienzen reduzieren .

Hier kommt die Berechnung, Verfolgung und Verbesserung Ihrer abrechenbaren Nutzung ins Spiel.

Falls Ihnen dieser Begriff nicht bekannt ist: Er ist einfach ein Maß dafür, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter mit Arbeiten verbringen, die direkt Umsatz generieren. Die Verbesserung der abrechenbaren Auslastung kann die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens steigern und Ihnen helfen, mehr Umsatz zu generieren, ohne zusätzliche Ressourcen zu investieren .

In diesem Artikel erläutern wir die abrechenbare Nutzung im Detail und zeigen Ihnen Möglichkeiten, sie für Ihr Unternehmen zu verbessern.

Was ist eine abrechenbare Nutzung und warum ist sie wichtig?

Die abrechenbare Auslastung ist der Prozentsatz der Zeit, die Ihre Mitarbeiter und Teammitglieder für umsatzgenerierende Arbeiten aufwenden. Sie können es für Ihr gesamtes Team und für einzelne Mitarbeiter berechnen.

Mit anderen Worten: Der abrechenbare Auslastungswert eines Mitarbeiters zeigt, wie viel seiner gesamten Arbeitszeit für Arbeiten aufgewendet wird, die zu Geschäftsergebnissen führen, die Einnahmen generieren.

Ein hoher Prozentsatz der abrechenbaren Auslastung zeigt, dass Sie Ihre Ressourcen effizient nutzen und Ihre Zeit in die kritischsten Projekte investieren. Ein niedriger abrechenbarer Auslastungswert hingegen bedeutet, dass Sie Ihre Prozesse optimieren und Ihre Ressourcenpläne mit der Kapazitätsplanung neu bewerten müssen .

Angenommen, eine Marketingagentur beauftragt einen teuren Texter mit der Arbeit an einem neuen Projekt . Sie möchten die abrechenbare Auslastung des Texters maximieren, indem sie sicherstellen, dass er nur an abrechenbaren Kundenprojekten arbeitet.

Wenn der Texter jedoch einen großen Teil seiner Zeit in Besprechungen verbringt, sich mit Engpässen oder technischen Aufgaben wie der Konfiguration eines Landing-Page-Tools oder der Installation von WordPress befasst, sinken die abrechnungsfähigen Stunden , da die Agentur dem Kunden diese Stunden nicht in Rechnung stellen kann.

Daher muss die Agentur sicherstellen, dass von der gesamten verfügbaren Arbeitszeit des Texters nur wenig bis gar keine verfügbare Zeit für Arbeiten außerhalb des Texterstellungsprozesses aufgewendet wird.

Die Vorteile der Messung der abrechenbaren Nutzung

Die Kenntnis der abrechenbaren Auslastung Ihres Teams hat mehrere Vorteile. Durch die Verfolgung dieser Metrik können Sie:

• Vergleichen Sie Ihre Effizienz und Funktionalität mit Branchen-Benchmarks und nehmen Sie Anpassungen vor
• Stellt sicher, dass den richtigen Aufgaben die richtigen Ressourcen zugewiesen werden
• Steigern Sie die Rentabilität , ohne zusätzliche Ressourcen zu investieren
• Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über Ihre Ressourcenkapazität für zukünftige Projekte
• Informieren Sie Ihre Projektplanung und Ressourcenzuweisung für abrechenbare Projekte

Was ist eine gute abrechenbare Auslastung ?

Eine hundertprozentige abrechenbare Auslastung ist weder möglich noch wünschenswert. Selbst Ihre effizientesten Mitarbeiter benötigen Zeit für Schulungen, Kompetenzentwicklung und Verwaltungsaufgaben , die nicht direkt abrechnungsfähig sind. Die ideale Punktzahl hängt auch von der Art der Arbeit ab, da einige Rollen besser für die direkte Abrechnung geeignet sind als andere.

Im Allgemeinen sollte ein professionelles Dienstleistungsunternehmen einen Abrechnungssatz von über 80 Prozent anstreben. Allerdings gibt es in jeder Branche unterschiedliche Benchmarks, daher ist es wichtig, die Bewertung im Kontext Ihrer speziellen Branche zu sehen.

Wenn Ihre Werte unter dem Branchen-Benchmark liegen, nutzen Sie Ihre verfügbaren Ressourcen nicht ausreichend aus und müssen Ihre abrechenbare Auslastung optimieren . Wenn Sie andererseits deutlich über dem Branchendurchschnitt liegen, überlasten Sie Ihre Ressourcen, was zu einem Burnout führen und auf lange Sicht die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter verringern kann.

Abrechenbare Nutzung vs. Ressourcennutzung

Obwohl diese beiden Begriffe häufig verwechselt werden, vermitteln sie unterschiedliche Aspekte Ihres Unternehmens. Die Ressourcennutzung stellt alle Aufgaben und Aktivitäten Ihres Teams dar, einschließlich nicht abrechenbarer Stunden . Die abrechenbare Auslastung ist eine spezifischere Kennzahl, die den Prozentsatz der Zeit angibt, die Ihr Team für abrechenbare Aufgaben und Aktivitäten verbringt.

So berechnen Sie die abrechenbare Nutzung

Die Berechnung der abrechenbaren Nutzung ist ziemlich einfach. Sie nehmen die Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden und dividieren sie durch die insgesamt verfügbaren Stunden , ohne Dinge wie Feiertage und nicht abrechenbare Aktivitäten .

Dieser Prozentsatz wird dann mit 100 multipliziert, um Ihre abrechenbare Nutzungsrate zu erhalten .

Abrechenbare Nutzung = (abrechenbare Stunden/insgesamt verfügbare Stunden ) x 100

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise über 1.200 abrechnungsfähige Stunden pro Jahr verfügt und Ihre insgesamt verfügbaren Stunden (abzüglich Feiertage) 2.000 betragen, beträgt Ihre abrechnungsfähige Auslastung (1.200 / 2.000) x 100 = 60 Prozent.

Mit der gleichen Formel können Sie auch die Auslastung einzelner Mitarbeiter berechnen.

So verfolgen Sie abrechnungsfähige Stunden

Der zuverlässigste Weg, abrechnungsfähige Stunden zu verfolgen , ist die Verwendung eines zentralen und vollautomatischen Zeiterfassungssystems , das die Aktivitäten Ihres Teams protokolliert, umfassende Arbeitszeittabellen verwaltet und Ihnen ein klares Bild seiner täglichen Aktivitäten liefert.

Die Herausforderung besteht natürlich darin, sicherzustellen, dass jeder im Team seine Zeit ehrlich und regelmäßig aufzeichnet.

Hier sind ein paar Tipps, um dies zu erreichen:

• Erklären Sie Ihrem Team die Vorteile der Zeiterfassung und wie sie Ihrem Unternehmen hilft, effizienter zu werden.
• Erklären Sie, wie die Protokollierung aller Protokolle dazu beiträgt, die Leistung Ihres Teams hervorzuheben.
• Machen Sie die Zeiterfassung mühelos und problemlos.
• Teilen Sie Erinnerungen.
• Führen Sie tägliche oder wöchentliche Audits auf verschiedenen Ebenen durch, um sicherzustellen, dass Ihr Team Arbeitsstunden und tägliche Aufgaben protokolliert.

5 Möglichkeiten, die abrechenbare Auslastung Ihres Unternehmens zu erhöhen

Die kontinuierliche Optimierung Ihrer abrechenbaren Auslastung gehört zu den besten Möglichkeiten, die Rentabilität zu steigern und das Geschäftswachstum zu beschleunigen.

Hier erfahren Sie, wie es geht.

1. Investieren Sie in Projektmanagement- und CRM-Tools

Sie benötigen ein integriertes Projektmanagementsystem , das nicht nur die Zeit erfasst, sondern Ihnen auch einen 360-Grad-Überblick über Ihre Projekte und die ihnen zugewiesenen Ressourcen bietet.

Durch die Verbindung mit einem CRM-System wie Act! Sie erhalten zusätzliche Transparenz über Ihre Vertriebs- und Marketingpipelines und können so Ihre Arbeitsbelastung und Ressourcenverfügbarkeit effizienter planen .

Die Kombination Ihres CRM mit Ihrem Ressourcenmanagementsystem zeigt Ihnen:

• Die insgesamt verfügbaren Stunden Ihres Teams
• Aktuelle abrechnungsfähige Zeit und Nutzen
• Vertriebs- und Marketing-Leads, die für den nächsten Monat oder das nächste Quartal zum Onboarding bereit sind
• Einzelne Teammitglieder mit hohen oder niedrigen Nutzenwerten.

Diese Transparenz und Echtzeit- Einblicke vereinfachen Ihre Entscheidungsfindung und helfen Ihnen, die Effizienz zu steigern.

2. Verlagern oder minimieren Sie nicht abrechenbare Aufgaben

Bewerten Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams sorgfältig, um sicherzustellen, dass es nicht unnötig in nicht abrechenbare Aufgaben verwickelt wird . Optimieren Sie ihren abrechenbaren Nutzen, indem Sie unproduktive Aufgaben auf günstigere Ressourcen verlagern und Ablenkungen minimieren, die sich negativ auf die Produktivität auswirken.

3. Schulen und qualifizieren Sie Ihre Mitarbeiter

Manchmal ist es am einfachsten, die abrechenbare Effizienz zu steigern, indem Sie in die Schulung und Entwicklung Ihres Teams investieren. Durch rechtzeitige Kompetenzerweiterungen können sie dieselben Aufgaben effizienter ausführen, was zu einer höheren Rentabilität führt .

4. Rüsten Sie Ihre Technologie auf

Bewerten Sie Ihre Geschäftsausstattung und -technologie, um sicherzustellen, dass sie sich in optimalem Zustand befinden und keine Betriebsverzögerungen verursachen. Wenn Sie Bedarf erkennen, investieren Sie in fortschrittlichere Technologie, damit Ihr Team die gleichen Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen kann.

5. Nutzen Sie die Automatisierung

Jedes Unternehmen muss die Aufgaben und Abläufe bewerten, die es automatisieren kann . Dies kann Ihre Ressourcen freisetzen, die Effizienz steigern und Ihnen helfen, mit weniger Ressourcen bessere Ergebnisse zu erzielen.

Zum Beispiel Act! können Ihre Vertriebs- , Support- und Marketing- Workflows durch Tools wie automatisierte Landingpages, E-Mail-Kampagnen und Lead-Scoring automatisieren .

Die Optimierung der abrechenbaren Stunden ist für KMUs eine einfache Aufgabe

KMU verfügen nicht immer über die Liquidität, um in das Unternehmenswachstum zu investieren. Die Optimierung der abrechenbaren Stunden ist eine hervorragende Möglichkeit, die Rentabilität ohne große Kosten zu steigern. Durch den Einsatz eines integrierten Ressourcenmanagementsystems gekoppelt mit einem CRM wie Act! Sie erhalten alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihre abrechenbare Arbeit zu berechnen, zu verfolgen und zu steigern , was zu mehr Effizienz und Wachstum führt.

Melden Sie sich für Ihr kostenloses Act an! Probieren Sie es aus und sehen Sie es in Aktion.