So führen Sie Duplikate in Salesforce und HubSpot zusammen

Hat das Zusammenführen von HubSpot-Kontakten Auswirkungen auf die Salesforce-Datenbank?

Kurz gesagt, nein.

Das Zusammenführen von Kontakten in HubSpot hat keine Auswirkungen auf Salesforce im HubSpot Salesforce Sync. Allerdings wird nur der in HubSpot ausgewählte primäre Datensatz weiterhin mit Salesforce synchronisiert, sobald Sie die beiden Datensätze zusammengeführt haben. Bei Verwendung der HubSpot Salesforce-Integration kann die Verwaltung von Duplikaten eine große Herausforderung darstellen. Sofern Sie nicht in der Lage sind, doppelte Daten vollständig zu verhindern (was, seien wir ehrlich, nicht immer einfach ist), finden Sie hier eine Anleitung zum Zusammenführen doppelter Leads und Kontakte in Salesforce bei Integration mit HubSpot.

Warum kommt es so häufig zu doppelten Daten?

Jedes CRM, das mir begegnet ist, hat die Anzahl seiner Datensätze kontinuierlich erweitert. Ohne die Verhinderung doppelter Dateneingaben ist jeder Bereinigungsaufwand sinnlos.

Eine der Hauptursachen für Duplikate in Salesforce und schlechte Datenqualität entsteht beim Datenimport. Beispielsweise können inkonsistente Namenskonventionen oder Datenformatierungsfehler während des Importvorgangs zu doppelten Einträgen führen. Darüber hinaus steigt beim Import von Daten aus verschiedenen Quellen, beispielsweise verschiedenen Abteilungen oder externen Quellen, die Wahrscheinlichkeit von Duplikaten.

Wenn Sie Daten manuell eingeben, werden Sie unweigerlich auf mehr doppelte Daten stoßen. Da mehrere Benutzer Daten eingeben, kann es eine Herausforderung sein, die Konsistenz auf ganzer Linie aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass einige Benutzer versehentlich doppelte Datensätze erstellen, wenn sie die vorhandenen Daten im System nicht kennen, insbesondere wenn die Kommunikation und Schulung bezüglich der Dateneingabe unklar ist.

Unabhängig von der Ursache können doppelte Daten jedem, der versucht, einen Sinn aus seinen Daten zu ziehen, Kopfschmerzen bereiten. Dies führt nicht nur zu Ineffizienzen und Ungenauigkeiten, sondern beeinträchtigt auch die Fähigkeit, aussagekräftige Erkenntnisse abzuleiten und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten zu treffen.

Die Implementierung wirksamer Maßnahmen zur Vermeidung und Verwaltung von Duplikaten ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datenintegrität und die Maximierung des Werts Ihres CRM-Systems.

Identifizieren Sie Duplikate zum Zusammenführen

Bei der Verwaltung von Duplikaten in der Salesforce-HubSpot-Integration nutzen Benutzer häufig Deduplizierungstools von Drittanbietern wie dedupe.ly oder DataGroomr . Der Integrationsprozess weist jedoch bestimmte Einschränkungen auf, insbesondere hinsichtlich eindeutiger Kennungen und Übereinstimmungskriterien.

Sowohl in Salesforce als auch in HubSpot dienen bestimmte Felder als Kriterien für den Datensatzabgleich, oft auch als eindeutige Kennungen bezeichnet. Im Fall von HubSpot gilt die E-Mail-Adresse als eindeutige Kennung für Kontaktdatensätze.

Im Gegensatz zu HubSpot verwendet Salesforce mehrere Eigenschaften als eindeutige Kennungen.

Wenn Sie Salesforce mit HubSpot synchronisieren, werden die Daten aus diesen Feldern verglichen. Wenn die Werte in diesen Feldern zwischen den beiden Plattformen übereinstimmen, erkennt das System, dass die Datensätze denselben Kontakt oder Lead repräsentieren. So werden Duplikate in der Regel erkannt und verhindert.

Wenn Salesforce jedoch so konfiguriert wurde, dass andere Felder (über die Standardfelder hinaus) zum Abgleichen und Identifizieren von Duplikaten verwendet werden – möglicherweise aufgrund der benutzerdefinierten Abgleichsregeln, die Ihre Organisation eingerichtet hat – werden diese von HubSpot nicht unbedingt erkannt.

Angenommen, Ihre Organisation verwendet in Salesforce ein benutzerdefiniertes Feld namens „Kunden-ID“, um Kontakte abzugleichen. Sie haben in Salesforce eine benutzerdefinierte Abgleichsregel eingerichtet, die Duplikate anhand dieser „Kunden-ID“ identifiziert. Wenn Sie Salesforce jedoch mit HubSpot synchronisieren, erkennt HubSpot „Kunden-ID“ nicht als passendes Feld, es sei denn, Sie haben es ausdrücklich einem entsprechenden Feld in HubSpot zugeordnet. Wenn es in Salesforce also zwei Kontakte mit derselben „Kunden-ID“, aber unterschiedlichen E-Mail-Adressen gibt, kennzeichnet HubSpot diese möglicherweise nicht als Duplikate

Vorsicht vor dem Zusammenführen

Bevor identifizierte Duplikate in Salesforce zusammengeführt werden, ist es wichtig, die Nuancen der Integration zu berücksichtigen.

Stellen Sie sicher, dass alle Felder, die Sie für den Abgleich in Salesforce verwenden, auch von HubSpot erkannt und verwendet werden. Andernfalls könnte es aufgrund der unterschiedlichen Abgleichsregeln zwischen den beiden Plattformen zu Duplikaten in HubSpot kommen, die nicht als solche gekennzeichnet sind.

Grundlegendes zu HubSpot – Salesforce Sync

Bevor wir uns mit den Schritten zum Zusammenführen von Duplikaten befassen, ist es wichtig zu verstehen, wie Salesforce-Leads und -Kontakte mit HubSpot-Kontakten übereinstimmen.

Wenn in HubSpot ein neuer Kontakt erstellt wird, wird in Salesforce ein Scan gestartet, um alle Leads oder Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse zu identifizieren.

Hier wird es interessant: Salesforce gibt diese übereinstimmenden Datensätze in zufälliger Reihenfolge zurück. Das bedeutet, dass es keine vorgegebene Regel oder Reihenfolge (wie alphabetisch oder chronologisch) gibt, die bestimmt, welcher Datensatz zuerst zurückgegeben wird. Aufgrund dieser Zufälligkeit könnte der erste Salesforce-Datensatz, der mit dem neuen HubSpot-Kontakt übereinstimmt, einer der vorhandenen Leads oder Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse sein.

HubSpot synchronisiert dann mit diesem ersten von Salesforce zurückgegebenen Datensatz. Dies bildet die erste Verbindung zwischen diesem bestimmten Salesforce-Lead/-Kontakt und dem neuen HubSpot-Kontakt.

Dieser anfängliche Link ist jedoch nicht behoben. Nach der ersten Synchronisierung synchronisiert HubSpot den zuletzt aktualisierten Datensatz mit derselben E-Mail in Salesforce. Das heißt, wenn ein anderer Lead oder Kontakt in Salesforce mit derselben E-Mail-Adresse aktualisiert wird, unterbricht HubSpot möglicherweise die ursprüngliche Verknüpfung und erstellt eine neue Verknüpfung mit diesem zuletzt aktualisierten Datensatz.

Durch dieses Verhalten wird sichergestellt, dass HubSpot stets mit den aktuellsten Informationen in Salesforce synchronisiert bleibt. Es bedeutet aber auch, dass der HubSpot-Kontakt möglicherweise einem anderen Salesforce-Datensatz zugeordnet wird, als er ursprünglich synchronisiert wurde.

Zusammenführen von Salesforce-Leads oder -Kontakten mit derselben E-Mail-Adresse

Das Zusammenführen von Leads und Kontakten in Salesforce erfordert eine Reihe systematischer Schritte, um die Datenkonsistenz und -genauigkeit sicherzustellen.

Leads oder Kontakte in Salesforce mit HubSpot zusammenführen:

1. Identifizieren Sie die doppelten Leads oder Kontakte, die zusammengeführt werden sollen: Finden Sie zunächst heraus, welche Leads oder Kontakte Duplikate sind.
   
   
2. Öffnen Sie den Lead oder Kontakt in HubSpot: Sobald Sie ein Duplikat identifiziert haben, gehen Sie zu Ihrem HubSpot-Konto und öffnen Sie die Details dieses Leads oder Kontakts.
   
   
3. Navigieren Sie zur Eigenschaft „Salesforce-Lead-ID“ oder „Salesforce-Kontakt-ID“: Suchen Sie in den Details des Leads oder Kontakts in HubSpot nach der Eigenschaft „Salesforce-Lead-ID“ oder „Salesforce-Kontakt-ID“. Diese ID ist für jeden Lead oder Kontakt in Salesforce eindeutig und dient als Verbindung zwischen den beiden Plattformen.
   
   

4. Suchen Sie den Lead oder Kontakt, der mit der Salesforce-ID des Datensatzes in HubSpot übereinstimmt: Gehen Sie nun zurück zu Salesforce und verwenden Sie diese ID, um nach dem entsprechenden Lead oder Kontakt zu suchen.
   
   
5. Verwenden Sie diesen Lead oder Kontakt als Masterdatensatz: Sobald Sie den Lead oder Kontakt in Salesforce gefunden haben, der mit der Salesforce-ID in HubSpot übereinstimmt, betrachten Sie diesen als Masterdatensatz für die Zusammenführung. Der Masterdatensatz ist derjenige, dessen Informationen nach der Zusammenführung in HubSpot gespeichert werden.
   
   
6. Datensätze zusammenführen: Wählen Sie in Salesforce die doppelten Datensätze aus und starten Sie den Zusammenführungsprozess, indem Sie den identifizierten Masterdatensatz auswählen. Mit Salesforce können Sie bis zu drei doppelte Datensätze pro Objekt gleichzeitig zusammenführen und aus jedem der zusammengeführten Datensätze auswählen, welche Felder im Stammdatensatz beibehalten werden sollen. Das Duplikatverwaltungstool in Salesforce zeigt Ihnen eine Liste aller Felder mit unterschiedlichen Werten und Sie können auswählen, welche Werte im endgültigen Stammdatensatz beibehalten werden sollen. Diese Informationen werden dann mit dem entsprechenden Datensatz in HubSpot synchronisiert.
   

Verwalten zusammengeführter Kontakte in HubSpot

In den Einstellungen Ihrer HubSpot Salesforce-Integration haben Sie die Möglichkeit, die Aktionen zu konfigurieren, die in HubSpot ausgeführt werden, wenn Kontakte und Leads aus Salesforce entfernt werden.

Wir empfehlen, den Datensatz aus Ihrem HubSpot-Konto zu löschen, wenn er in Salesforce gelöscht wird.

Überprüfen Sie diese Einstellung, indem Sie zu HubSpot-Einstellungen > Integrationen > Verbundene Apps > Salesforce > Synchronisierungseinstellungen > Salesforce → HubSpot navigieren

Es ist wichtig, den Aktivitätsverlauf jedes Kontakts in HubSpot zu berücksichtigen, bevor Datensätze in Salesforce zusammengeführt werden. Wenn der Kontakt, der zusammengeführt (und anschließend in HubSpot gelöscht) wird, über eine wertvolle Historie verfügt, ist es am besten, die Kontakte auch in HubSpot zusammenzuführen, um diese Daten zu erhalten.

Zum Beispiel...

Stellen Sie sich vor, Sie haben zwei Kontakte in Salesforce: „Jane Francis“ und „Jane F“. Beide Kontakte sind auch in HubSpot vorhanden und verfügen jeweils über einen Aktivitätsverlauf.

Jane Francis war sehr aktiv – sie hat viele Ihrer E-Mails geöffnet, mehrere Formulare auf Ihrer Website ausgefüllt und Ihre Website mehrmals besucht. Jane F hingegen hat nicht viel Geschichte. Sie hat ein paar E-Mails geöffnet, sich darüber hinaus aber nicht viel engagiert.

Nun haben Sie sich entschieden, diese beiden Kontakte in Salesforce zusammenzuführen und Jane Francis als Stammdatensatz auszuwählen, da sie über umfassendere Informationen verfügt.

Wenn Ihre Einstellungen in HubSpot so eingestellt sind, dass der in Salesforce zusammengeführte Kontakt gelöscht wird, wird beim Zusammenführen von Jane Francis und Jane F in Salesforce der Datensatz von Jane F in HubSpot gelöscht.

Wenn Jane F nicht viel Geschichte in HubSpot hätte, wäre das vielleicht keine große Sache. Ihre minimalen Interaktionen sind nicht entscheidend für Ihr Verständnis des Verhaltens Ihrer Zielgruppe oder Ihrer Marketingbemühungen.

Wenn Jane F jedoch wie Jane Francis eine bedeutende Vergangenheit in HubSpot hatte, würde ihre Löschung den Verlust all dieser wertvollen Informationen bedeuten. Wenn sowohl Jane Francis als auch Jane F wichtige Aktivitätsverläufe hatten, möchten Sie idealerweise ihre Datensätze gleichzeitig in HubSpot und Salesforce zusammenführen. Auf diese Weise behalten Sie den Aktivitätsverlauf beider Kontakte im zusammengeführten Datensatz bei.

Kontakte in HubSpot zusammenführen

Um den Aktivitätsverlauf beider Kontakte in HubSpot beim Zusammenführen in Salesforce beizubehalten, können Sie entweder die Einstellung zum automatischen Löschen in HubSpot deaktivieren oder die entsprechenden Kontakte nach der Salesforce-Zusammenführung umgehend in HubSpot zusammenführen.

1. Deaktivieren Sie die Einstellung zum automatischen Löschen: HubSpot verfügt über eine Einstellung, die einen Kontakt in HubSpot automatisch löscht, wenn derselbe Kontakt in Salesforce gelöscht wird. Wenn Sie Kontakte in Salesforce zusammenführen und den zugehörigen Aktivitätsverlauf in HubSpot nicht verlieren möchten, können Sie diese Einstellung deaktivieren. Auf diese Weise wird der „Nicht-Master“-Kontakt in HubSpot (in Ihrem vorherigen Beispiel Fred) auch nach der Zusammenführung in Salesforce nicht automatisch gelöscht.
   
   
2. Schnelles Zusammenführen in HubSpot: Wenn Sie die Einstellung zum automatischen Löschen nicht deaktivieren können oder möchten, besteht eine weitere Möglichkeit darin, die Kontakte schnell in HubSpot zusammenzuführen, direkt nachdem Sie sie in Salesforce zusammengeführt haben. Sie müssten dies tun, bevor die nächste Synchronisierung zwischen HubSpot und Salesforce erfolgt.
   
   

Zusammenführen von Datensätzen nach der Salesforce-Zusammenführung

Sobald Sie den Zusammenführungsprozess in Salesforce abgeschlossen haben, gehen Sie zum Stammdatensatz in HubSpot. Wählen Sie Actions > Merge . Suchen Sie nun Jane F (den Kontakt, den Sie im Stammdatensatz zusammenführen möchten), wählen Sie ihn aus und schließen Sie die Zusammenführung der Kontakte ab.

Umgang mit dem HubSpot-Fehler: Kontakt wird nicht mehr mit Salesforce synchronisiert

Wenn Sie sich dafür entschieden hätten, den Datensatz von Jane F. statt des zuletzt synchronisierten in HubSpot zu behalten, würde beim verbleibenden HubSpot-Kontakt ein Synchronisierungsfehler auftreten. Diese Fehlermeldung weist darauf hin, dass der Salesforce-Datensatz, mit dem HubSpot zuvor synchronisiert wurde, nicht mehr vorhanden ist. Um dieses Problem zu beheben, klicken Sie unter dem Fehler auf Resync . Obwohl diese Lösung unkompliziert ist, kann sie arbeitsintensiv werden, wenn Sie mit Hunderten oder Tausenden von Duplikaten zu tun haben, bei denen der falsche Stammdatensatz ausgewählt wurde.

Zusammenführen von Salesforce-Leads oder -Kontakten mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen

HubSpot identifiziert Kontakte mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen nicht als Duplikate, wenn sie mit Salesforce synchronisiert werden. Wenn Sie diese Felder in Salesforce oder einem Drittanbieter-Tool zusammenführen, öffnen Sie die Datensätze von Jane Francis und Jane F in HubSpot und führen Sie sie genau wie in Salesforce zusammen.

Wenn Jane F keine nennenswerte Historie hat, können Sie alternativ die Kontakte oder Leads direkt in Salesforce zusammenführen und HubSpot erlauben, den zusammengeführten Kontakt (Jane F) zu löschen.

Die Verwaltung von Duplikaten zwischen HubSpot und Salesforce mag wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen, aber Six & Flow ist für Sie da. Als Experten für die HubSpot Salesforce-Integration verfügen wir über ein umfassendes Verständnis der Komplexität und Feinheiten dieses Prozesses.

Wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, sich in der schwierigen Landschaft der Datenverwaltung zurechtzufinden und sicherzustellen, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt und gut gepflegt sind. Wir kümmern uns um die Identifizierung von Duplikaten, die Entscheidung über den Stammdatensatz und die Durchführung von Zusammenführungen in Salesforce und HubSpot unter Beibehaltung wichtiger Aktivitätsverläufe. So können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können – das Wachstum Ihres Unternehmens – während wir uns um den Rest kümmern.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um das Beste aus Ihrer HubSpot Salesforce-Integration herauszuholen.