So finden Sie einen Veranstaltungsort: 6 wichtige Punkte, die es zu überprüfen gilt

Die Teilnehmer erwarten heutzutage viel von ihrem Veranstaltungserlebnis. Tagungsräume in Hotels haben sich bei Dreamforce in große Kreuzfahrtschiffe verwandelt und die Teilnehmer in Ehrfurcht versetzt. Aber diese erstaunlichen Veranstaltungsorte sind nichts ohne die grundlegenden Aspekte, die den Veranstaltungsort für die Veranstaltung geeignet machen.

Bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes geht es um mehr als darum, einen in der richtigen Größe zu finden (obwohl das Teil des Prozesses ist).

Es gibt mehrere Kästchen, die Sie abhaken müssen, bevor Sie sich für einen Veranstaltungsort entscheiden: technologische Anforderungen, logistische Hürden und natürlich die Kosten.

Wer will schon an einer ungünstig gelegenen oder teuren Location teilnehmen, nur weil man den falschen Veranstaltungsort gewählt hat? Ihr schlagzeilenträchtiger Redner wird nicht viel zählen, wenn Sie diese Faktoren nicht berücksichtigen.

Ich habe eine Liste mit sechs entscheidenden Faktoren zusammengestellt, die Sie bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes berücksichtigen müssen, zusammen mit Tools und Listen, die Sie verwenden können, um den Auswahlprozess zu vereinfachen.

1. Bequemer Standort für Ihre Teilnehmer

Der Ort Ihrer Veranstaltung ist einer der wichtigsten Faktoren, die Sie in der Planungsphase berücksichtigen sollten. Potenzielle Registranten werden bei der Entscheidung, ob sie teilnehmen möchten, die Reisekosten und den Komfort berücksichtigen.

Wenn Sie sich noch in der frühen Planungsphase befinden und sich nicht sicher sind, welche Stadt Sie für Ihre Konferenz wählen sollen, hat SmartAsset eine Liste der Top-10-Konferenzziele in den Vereinigten Staaten im Jahr 2017, basierend auf Erschwinglichkeit, Entfernung von Flughäfen und Gewaltkriminalität Preise und Verfügbarkeit von Unterkünften:

Liste der 25 besten Ziele für Konferenzen von SmartAsset (Quelle)

Sobald Sie den geografischen Standort bestimmt haben, sollten Sie Ihre Auswahl an Veranstaltungsorten auf diese Kriterien stützen:

• Preis
• Entfernung von Flughäfen
• Transportmöglichkeiten (dazu später mehr)
• Kapazität (auch dazu später mehr)
• Zugang zur Innenstadt (Restaurants, Bars, Hotels usw.)

Wenn Sie eine kleinere, lokale Veranstaltung veranstalten, brauchen Sie keine Hotels, um Dutzende von Teilnehmern aus dem Ausland aufzunehmen, oder einen einfachen Zugang zu einem Flughafen. Wenn Sie sich lokale Veranstaltungsorte ansehen, sind Ihre Hauptanliegen die Größe des Veranstaltungsortes, die Kosten und die Transportmöglichkeiten.

Die Veranstaltungsort-Suchmaschinen Cvent, SocialTables und EventUp sind das perfekte Tool, um alles zu finden, was Sie über Veranstaltungsorte im ganzen Land wissen müssen.

2. Veranstaltungskapazität und zusätzliche Räume

Bei der Auswahl Ihres Veranstaltungsortes ist es immer besser, Ihren Kapazitätsbedarf zu überschätzen als zu unterschätzen.

Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise voraussichtlich mindestens 300 Teilnehmer anziehen wird, sollte Ihre Veranstaltungskapazität bequem 350 bis 400 Personen umfassen. Dies verschafft Ihnen den Raum zum Atmen, den Sie benötigen, um zusätzliche Teilnehmer unterzubringen, wenn einige am Tag der Veranstaltung erscheinen und sich registrieren.

Es hilft auch, Veranstaltungsorte zu wählen, die zusätzliche Breakout-Räume anbieten. Diese Flexibilität hilft Ihnen bei Kapazitätsproblemen. Es ist nicht ideal, aber es ist möglich, die Hauptveranstaltung in diese Breakout-Räume zu streamen, um mehr Personen bequem an Ihrer Veranstaltung unterzubringen.

Dank Tools wie der Cvent-Suchmaschine für Veranstaltungsorte können Sie die Kapazitäten von Veranstaltungsorten recherchieren, bevor Sie jemals Kontakt mit potenziellen Veranstaltungsorten aufnehmen. Auf diese Weise können Sie Ihre Auswahlliste für Veranstaltungsorte erstellen, ohne unter Druck gesetzt zu werden, sich zu verpflichten, bevor Sie alle Informationen haben.

3. WiFi-Funktionen für große Gruppen

Wir leben in einer immer stärker vernetzten Welt, und WLAN-Konnektivität ist eine Notwendigkeit für die Produktivität in allen Geschäftsformen, einschließlich Veranstaltungen. Es ist wichtig, dass Sie als Veranstaltungsplaner und Gastgeber über eine durchgehende Verbindung zum Internet verfügen. An den besten Veranstaltungsorten steht Ihnen am Tag Ihrer Veranstaltung ein WLAN-Zugang zur Verfügung.

Die Standard-Hotelverbindung, die allen Hotelgästen zur Verfügung steht, reicht jedoch möglicherweise nicht aus, um den gesamten Datenverkehr für Ihre Gäste zu bewältigen. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich nach einem dedizierten WLAN-Signal für Ihre Teilnehmer zu erkundigen. Die meisten Hotels haben ein dediziertes WLAN-Signal für Veranstaltungen, aber Sie sollten sich vergewissern.

WLAN-Geschwindigkeiten spielen ebenfalls eine Rolle, insbesondere wenn Sie vorhaben, Videos zu streamen oder während der Veranstaltung eine starke Telefonnutzung für Live-Tweets und andere Social-Media-Anwendungen erwarten. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Datenübertragungsgeschwindigkeiten über 8 bis 12 Mbit/s (Megabit pro Sekunde) bleiben, um dieses höhere Verkehrsaufkommen zu bewältigen. Fragen Sie Ihren Veranstaltungsort nach seinen Geschwindigkeiten und ob es für Sie in Ordnung ist, Geschwindigkeitstests in seinem Veranstaltungsnetzwerk durchzuführen, nur um sicherzugehen.

Wenn Sie die Geschwindigkeit des Internets eines Veranstaltungsortes testen müssen, gibt es kostenlose Tools, die genau dafür entwickelt wurden:

• Geschwindigkeitstest
• Fast.com
• Spektrum-Geschwindigkeitstest

Kommen wir zum Schluss noch zu den Kosten. WLAN bei Veranstaltungen ist nicht kostenlos, muss Sie aber kein Vermögen kosten. Laut ASAE gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Sie diese Kosten mindern können:

• Verkaufen Sie Sponsoring von WiFi an einen Werbetreibenden
• Fügen Sie eine Gebühr für Gäste hinzu, die WLAN nutzen

4. Transport- und Parkmöglichkeiten

Was nützt eine Veranstaltung, wenn niemand hinkommt?

Achten Sie bei der Auswahl Ihres Veranstaltungsortes darauf, alle verfügbaren Transportmöglichkeiten zu klären, wie zum Beispiel:

• U-Bahn-Dienste
• Bus Routen
• Gehentfernungen von Hotels
• Verfügbarkeit von Mitfahrgelegenheiten (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar usw.)

Stellen Sie Ihren Gästen diese Transportinformationen zusammen mit den Öffnungszeiten und Empfehlungen für ÖPNV-Karten-Apps zur Verfügung.

Karten des U-Bahn-Systems von Washington DC, New York City und Boston (Quelle)

Einige dieser Transportmöglichkeiten bieten möglicherweise sogar Sonderangebote und Rabatte für Veranstaltungsteilnehmer. Uber bietet beispielsweise sein UberEvents-System an, mit dem Sie Fahrkarten für Ihre Teilnehmer erstellen können. Diese Fahrpässe decken die Transportkosten bis zu einem bestimmten, von Ihnen festgelegten Limit, was es Ihren Teilnehmern erleichtert, zu Ihrer Veranstaltung zu gelangen.

Während einige zu Fuß gehen, öffentliche Verkehrsmittel nehmen oder eine Mitfahrgelegenheit zu Ihrer Veranstaltung nehmen, werden viele dennoch fahren.

Wenn Sie Veranstaltungsorte in Betracht ziehen, ist das Parken ein weiteres Merkmal, auf das Sie achten sollten. Wenn der Veranstaltungsort keine ausgewiesenen Parkplätze hat, welche Parkmöglichkeiten stehen vor Ort zur Verfügung? Gibt es Parkhäuser? Ausreichend Parkplätze an der Straße?

Sie können mit einem örtlichen Parkhaus einen Vertrag abschließen, um eine bestimmte Anzahl von Plätzen zu reservieren, und diese Kosten in ein Ticketangebot für diejenigen einbeziehen, die fahren möchten. Dies gilt auch für kostenpflichtige Garagen des Veranstaltungsortes, bei denen die Parkgebühr als Service hinzukommt, entweder zum vollen Preis oder zu einem ermäßigten Tarif (vorzugsweise letzteres).

Wenn Sie es nicht für notwendig halten, so weit zu gehen, um einen sicheren Parkplatz zu finden, aber dennoch das Fahren für Ihre Gäste bequem machen möchten, versuchen Sie, Park-Apps auf Ihrer Event-Website zu empfehlen, die ihnen helfen, erschwingliche Parkplätze in der Nähe Ihres Veranstaltungsortes zu finden.

5. Annehmlichkeiten

Was hat Ihre Location neben den Räumlichkeiten für Ihre Veranstaltung zu bieten? Diese zusätzlichen Annehmlichkeiten können umfassen:

• A/V-Equipment : Das Mieten oder Kaufen von A/V-Equipment ist teuer und hilft, Geld zu sparen, wenn Ihr Veranstaltungsort bereits über Beleuchtung, Lautsprecher, Mikrofone und Videogeräte verfügt, die Sie verwenden können. In diesem Fall bietet der Veranstaltungsort die Ausrüstung höchstwahrscheinlich im Rahmen eines Paketangebots an.
• Tische und Stühle : Genau wie bei A/V-Geräten bedeutet das Bereitstellen eigener Tische und Stühle mehr Geld für die Miete. Ganz zu schweigen von den Transportkosten für den Transport all dieser Tische und Stühle zum Veranstaltungsort. Es ist besser, einen Veranstaltungsort zu finden, an dem diese Annehmlichkeiten bereits vorhanden sind.
• Catering : Wenn Sie planen, Ihre Gäste mit Essen zu versorgen, können Sie entweder einen externen Catering-Service beauftragen oder, falls verfügbar, das Catering Ihres Veranstaltungsortes in Anspruch nehmen. Je nach Veranstaltungsort kann der Essensservice weniger Geld kosten, wenn er mit der Buchung des Veranstaltungsortes kombiniert wird. Erkundigen Sie sich bei Ihren lokalen Caterern, um die Preise zu vergleichen.

Diese Annehmlichkeiten sind alle über externe Quellen erhältlich, aber wie bereits erwähnt, ist es am besten, wenn Ihre potenziellen Veranstaltungsorte sie anbieten, ein Paketangebot auszuarbeiten, mit dem Sie auf lange Sicht Geld sparen können.

6. Flexibilität des Veranstaltungsdatums

Die Dinge verlaufen nicht immer so, wie Sie es geplant haben. Notfälle passieren, das Wetter spielt nicht immer mit und die Zeitpläne stimmen nicht immer überein.

Aus diesem Grund ist es wichtig, einen Veranstaltungsort auszuwählen, der Ihnen eine gewisse Flexibilität bei der Planung Ihrer Veranstaltung bietet. Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise eine Datumsänderung erfordert, ist es hilfreich, einen Veranstaltungsort mit einigen offenen Daten um diese Zeit zu buchen, um sie als Regendaten zu verwenden.

Verstehen Sie, dass dies eine schwierige Frage für jeden Veranstaltungsort ist und keinen Deal eingehen oder brechen sollte, da Veranstaltungsorte volle Zeitpläne benötigen, um die Rechnungen zu bezahlen.

Aber wenn Sie auf einen Veranstaltungsort mit ein paar leeren Terminen stoßen, versuchen Sie, eine Umbuchungsrichtlinie für einen späteren Termin zu einem ermäßigten Preis einzuführen. Auf diese Weise verliert der Veranstaltungsort kein Geld, wenn er einen zusätzlichen Termin für Sie abhält, und Sie müssen eine Veranstaltung nicht absagen, wenn Probleme auftreten.

Da Großveranstaltungen immer Monate bis zu einem Jahr im Voraus geplant werden, hilft es Ihnen, Ihren potenziellen Veranstaltungsorten eine Liste mit flexiblen Terminen zu geben, um herauszufinden, wann ihre Nicht-Spitzentermine sind, und um das Datum zu finden, an dem Sie am meisten Geld sparen.

Sehen Sie sich diese anderen Ressourcen zur Veranstaltungsplanung an

Nachdem Sie Ihren Veranstaltungsort ausgewählt haben, befolgen Sie unbedingt die restlichen Schritte in meinem „Zehn-Schritte-Leitfaden zur Veranstaltungsplanung“, um das beste Veranstaltungserlebnis zu gewährleisten.