Wie man Remote-Workshops ermöglicht

In Workshops geht es hauptsächlich um Interaktionen zwischen Menschen, dynamische Übungen und lebhafte Diskussionen. Remote-Workshops hingegen sind ganz anders, da es Aspekte gibt, die Sie bei den im Büro organisierten nicht finden werden. Es ist nicht immer einfach, alles auf Kurs zu halten, geschweige denn, sie aus der Ferne zu moderieren.

In den letzten Monaten ist die Planung und Durchführung von Remote-Workshops in Miquido alltäglich geworden. Das gilt sowohl für kurze Discovery-Workshops oder solche, die den genauen Umfang von MVP spezifizieren, aber auch für ganze Produktdesign-Sprints. Wir haben einige von ihnen hinter uns, also hoffen wir, dass Sie diese Tipps und Gedanken hilfreich finden.

Wie führt man Remote-Design-Thinking-Workshops durch? Beste Tipps

Zeit und Pausen

In der Regel sind Workshops ganztägig (ca. 6h) geplant. Aber nicht bei Remote-Sitzungen. Teilnehmer, die vor dem Computer sitzen, werden viel schneller müde und gelangweilt. Deshalb ist es eine gute Idee, Remote-Workshops in Sitzungen von bis zu 4-5 Stunden zu organisieren .

Die besten Stunden sind morgens, zB 9-1/2 Uhr. Mit einem frischen Kopf zu arbeiten ist besser und niemand denkt an andere überfällige Dinge, die darauf warten, erledigt zu werden. Remote-Workshops finden an mehreren Tagen statt, aber Sie können Nachmittage nutzen, um sich auf die nächste Sitzung vorzubereiten. Betrachten wir einen Produktdesign-Sprint – Sie können zusätzliche Nachforschungen anstellen, an einem Prototyp arbeiten oder sogar eine MVP-Schätzung für die Sitzung am nächsten Tag vorbereiten.

Denken Sie an gut geplante Pausen . Unsere Konzentration bei Online-Meetings lässt sehr schnell nach. Geben Sie den Teilnehmern alle 1,5 Stunden eine 15-minütige Pause. Beobachten Sie als Moderator das Energieniveau in Ihrem Team.

Teambildung

Teambuilding ist ein weiteres wichtiges Thema. Je mehr Personen an dem Meeting teilnehmen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand nicht konzentriert und engagiert ist. Dies wirkt sich nicht gut auf die Gruppendynamik aus. Es lohnt sich, das Team zu diversifizieren und Schlüsselpersonen zusammenzubringen: eine kreative, technische Person, einen Projekt- oder Produktmanager und natürlich die wichtigsten und entscheidendsten Personen aus dem Team des Kunden.

Hier lohnt es sich zu erkennen, dass wichtige Entscheidungsträger benötigt werden und Raum für aktive Beteiligung haben müssen, nicht nur für Beobachtung. Die beste Idee ist, nicht mehr als 6-8 Personen zu telefonieren – aber Tatsache ist, dass dies nicht immer möglich ist. Es ist eine gute Idee, Teams zu rotieren, wenn Sie Sitzungen haben, die sich nur auf Design oder Technologie konzentrieren .

In Remote-Workshops ist der Raum für Smalltalk etwas knapp, daher ist es wichtig, auf eine Art Eisbrecher und einfache Übungen, die dem Team helfen, sich besser kennenzulernen, nicht zu verzichten. Dies kann mit einer Einführung in das Tool kombiniert werden, das Sie verwenden werden.

Ablenker

Die Aufforderung an die Teilnehmer, keine Computer oder Telefone zu benutzen, ist Standard im Workshop-Vertrag. Bei Remote-Workshops ist ein Laptop ein Muss und es ist immer verlockend, einen anderen Tab für andere Dinge zu öffnen. Betonen Sie also diesen Punkt im Vertrag und bitten Sie, wenn möglich, die Kameras während des Workshops eingeschaltet zu lassen . Dadurch sehen Sie als Moderator sofort, wenn die Blicke der Teilnehmer abzuschweifen beginnen.

Haben Sie keine Angst, alle daran zu erinnern, aber versuchen Sie es mit einer Prise Humor, um keine unangenehme Atmosphäre zu schaffen

Übungsstruktur

Arbeiten in Gruppen

Bei Remote-Workshops müssen Sie zusätzlich den Aufbau der Übungen planen . Und das ist der schwierigste Teil! Das Arbeiten in Gruppen ist kniffliger, kann aber durch die Aufteilung in Gruppen mit einem zusätzlichen „Raum“ im Telefonkonferenz-Tool gelöst werden.

Brainstorming

Es lohnt sich, Übungen mit lautem Brainstorming auf die leise Art umzustellen. Bitten Sie die Teilnehmer einfach, Ideen auf Haftnotizen zu generieren . Wenn es viele Ideen zu diskutieren gibt, lohnt es sich, die Präsentationen auf die wichtigsten und interessantesten zu beschränken, die von den Teilnehmern per Dot-Voting angegeben wurden.

Skizzensitzungen

Das Skizzieren ist selbst in Standardwerkstätten nicht für jeden angenehm. Die Verwendung eines neuen Werkzeugs zum Skizzieren wäre ein zusätzlicher Stressor – lassen Sie uns diese Sitzung also in der „realen“ Welt belassen. Geben Sie den Teilnehmern einfach 15-20 Minuten Zeit, um Lösungen zu skizzieren, und laden Sie dann alle Fotos der Skizzen auf die Tafel hoch. Die Präsentation kann jetzt beginnen!

Diskussionen moderieren

Die Diskussion in einer Telefonkonferenz ist eine Herausforderung. Zwei Szenarien erwarten uns: Entweder fangen alle gleichzeitig an zu reden, oder keiner. Also moderieren wir es mit Übungen. Bereiten Sie ein Board vor, das in mehrere Kategorien unterteilt ist – Herausforderungen/Fragen/Zweifel, die es jedem ermöglichen, seine Meinung und Fragen zu äußern, und dann können Sie alle ruhig Schritt für Schritt darüber diskutieren.

Was ist mit einfachen Fragen wie: Brauchen Sie eine Pause? Sind wir uns alle einig? Noch Fragen? Es lohnt sich, die Teilnehmer zu bitten, ok/nicht ok zu zeigen – mit einer Handbewegung oder einfach nur mit dem Kopf nicken. Dadurch stiften wir kein Chaos und als Moderatoren wissen wir, ob die Gruppe kompatibel ist.

Was ist mit Personen, die während eines Remote-Workshops die Rolle eines Beobachters einnehmen? Lassen Sie uns Diskussionen moderieren und diejenigen, die abwesend zu sein scheinen, mit zusätzlichen Fragen ansprechen.

Was, wenn die Diskussion abdriftet?

• Planen Sie auf der Werkstatttafel sogenannte Parkplätze ein. Wenn ein Thema eine separate Diskussion erfordert, parken wir es und kommen später darauf zurück.
• Teilen Sie den Teilnehmern mit, wie viel Zeit wir für ein bestimmtes Thema haben. Dadurch ist es allen bewusst und das Abbrechen der Diskussion klingt nicht mehr „unhöflich“.
• Wenn wir erwarten, dass ein Thema eine Welle von Kommentaren auslöst, lassen Sie diese von den Teilnehmern auf Haftnotizen sammeln. Dadurch wissen wir als Moderator, wie viele „Standpunkte“ wir in der Diskussion vorhersagen müssen.

Vorbereitung auf Werkstätten

Vor dem Workshop ist es wichtig, den Teilnehmern die Regeln und das Tool, mit dem Sie arbeiten werden, vorzustellen . Erinnern Sie sie daran, Kopfhörer und Zugriff auf die Kamera zu haben, ganz zu schweigen von einer stabilen Internetverbindung. Für die Einrichtung sind zwei Bildschirme ein Muss – Sie müssen Platz haben, um an Bord zu arbeiten und das Team zu beobachten.

Senden Sie am Vortag eine Einweisung mit der Möglichkeit, das Tool zu testen, aber denken Sie an die Einführung zu Beginn des Workshops. Es gibt viele Online-Tools, um Remote-Workshops durchzuführen. Wählen Sie aus, was Ihnen am besten gefällt, aber denken Sie daran, den Teamzugriff zu testen und Vorlagen für Übungen vorzubereiten.

Ausführung

Workshops sind voller unterschiedlicher Dynamiken . Manchmal stellt sich heraus, dass einige Änderungen vorgenommen werden müssen, obwohl wir eine genaue Agenda planen, den Kurs mit dem Kunden überprüfen und planen. In dieser Situation können Sie jederzeit über einen zusätzlichen Kommunikationskanal mit dem Team sprechen oder sich in einer Pause schnell beraten lassen. Dazu lohnt es sich, ein zusätzliches internes Meeting vorzubereiten, bei dem das Team in der Pause mal kurz plaudern kann.

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