So richten Sie Ihre Buchhaltungsabteilungsstruktur ein

Verwenden Sie diesen Leitfaden, um Ihr Buchhaltungs-A-Team aufzubauen.

Als Sie Ihr Unternehmen gegründet haben, waren Sie wahrscheinlich ein bisschen wie eine Garagenband, die Ihren Traum lebte und Probleme im Handumdrehen löste.

Aber wenn Ihr Unternehmen gewachsen ist, wird es nicht länger ausreichen, sich auf Mitbegründer Dave zu verlassen – der gleichzeitig Ihr CTO und Ihr Rechtsteam des Unternehmens ist – um weiterhin Lieferanten und Ihr wachsendes Team von Mitarbeitern zu bezahlen.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen weiter wächst, müssen Sie eine Buchhaltungsabteilung einrichten, die eine Reihe von Buchhaltungsaufgaben bewältigen und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Werfen wir einen Blick auf fünf wesentliche Buchhaltungsaufgaben in kleinen Unternehmen, wie Sie an die Besetzung jeder dieser Rollen herangehen sollten und wie Sie erkennen, wann Sie Hilfe benötigen. Und weil Ihr Unternehmen nicht allein mit menschlicher Anstrengung laufen kann, werden wir auch aufschlüsseln, wie Buchhaltungssoftware Ihr Team unterstützen kann.

Die Buchhaltung kleiner Unternehmen braucht Menschen und Technologie

Obwohl eine Buchhaltungssoftware ein Muss für jedes kleine Unternehmen ist, kann sie nicht alles. Sie brauchen einen Menschen hinter Ihrer Software, um die Zahlen zu überprüfen, die Ausgabe zu analysieren, zwischen nicht integrierten Systemen zu koordinieren und sicherzustellen, dass Ihr Geschäft nicht von hinterhältigen Anbietern oder betrügerischen Mitarbeitern abgezockt wird.

Als absolutes Minimum brauchen Sie jemanden, der die Gehaltsabrechnung führt, jemanden, der Lieferanten bezahlt und Rechnungen sendet, und jemanden, der jeden Monat die Bücher führt, damit sie zur Steuerzeit ausgeglichen sind.

Mitbegründer Dave ist vielleicht in der Lage , all diese Dinge zu tun, aber das bedeutet nicht, dass er all diese Dinge langfristig tun sollte . Aber als Kleinunternehmer müssen Sie manchmal mit weniger auskommen.

Die Struktur Ihrer Buchhaltungsabteilung wird niemals wie die Liste Ihrer Softball-Teams in Ihrem Unternehmen aussehen. Dies sind keine Positionen auf einer Aufstellungskarte, die Sie besetzen müssen; Dies sind Aufgaben, die durch eine Kombination von Rollen und Ressourcen erledigt werden müssen. Sie müssen als Organisationsleiter Diskretion zeigen, um genau herauszufinden, wie diese Kombination für Ihr Unternehmen und die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen aussieht.

Sie können diesen Artikel als Blaupause verwenden, um Ihre eigene Struktur aufzubauen, aber vergessen Sie nicht, basierend auf der Größe Ihres Unternehmens (sowohl in Bezug auf die Mitarbeiter als auch auf das Geschäftsvolumen) und den Fähigkeiten Ihres Teams mit einem reibungslosen Ablauf zu rechnen.

5 wesentliche Buchhaltungsaufgaben und wie man sie anpackt

In den folgenden Abschnitten betrachten wir fünf wesentliche Aufgaben der Unternehmensbuchhaltung, die Fähigkeiten, nach denen Sie suchen sollten, um diese Aufgaben zu bewältigen, und Warnsignale, dass Sie Verstärkung benötigen. Am Ende sehen wir uns einige Möglichkeiten an, wie Buchhaltungssoftware bei jeder Aufgabe helfen kann, und geben ein Beispiel für eine grundlegende Struktur der Buchhaltungsabteilung eines kleinen Unternehmens.

1. Abrechnung/Rechnungsstellung

Warum es wichtig ist: Die US Small Business Administration berichtet, dass niedriger Umsatz/Cashflow seit 2015 die häufigste Ursache für die Schließung kleiner Unternehmen war (das letzte Jahr, in dem das US Census Bureau solche Daten sammelte). Was hat das mit der Abrechnung zu tun? Je länger es dauert, bis Ihre Kunden eine Rechnung erhalten, desto länger dauert es, bis Sie bezahlt werden. Sie müssen bezahlt werden, damit Sie Ihre Mitarbeiter und Lieferanten bezahlen können. Wenn Sie nicht korrekt und pünktlich bezahlt werden, besteht die Gefahr, dass Ihr Unternehmen aufgrund eines geringen Cashflows scheitert.

Wer sollte es tun: Sie brauchen keinen CPA, um Ihre Abrechnung zu bearbeiten; Wer gut mit Zahlen umgehen kann und ein Auge fürs Detail hat, sollte diese Aufgabe bewältigen können. Neben der Genauigkeit ist die Pünktlichkeit für die Abrechnung entscheidend, daher möchten Sie jemanden, der pünktlich ist und Fristen einhält.

Zeichen, dass Sie Hilfe benötigen:

• Kunden erhalten ihre Rechnungen nicht rechtzeitig
• Den Kunden wird der falsche Betrag in Rechnung gestellt
• Kunden zahlen nicht den richtigen Betrag oder nicht rechtzeitig

2. Zahlungen/Verbindlichkeiten

Warum es wichtig ist: Das Institute of Finance & Management berichtet, dass in Top-Unternehmen ein einziger Vollzeit-Kreditorenbuchhalter fast 23.000 Rechnungen pro Jahr bearbeiten kann. Das sind etwa 85 Rechnungen pro Arbeitstag. Wenn Sie nur ein paar Rechnungen auf einmal bezahlen, halten Sie wahrscheinlich nicht mit. Und wenn Sie es nicht zu Ihrer Priorität machen, Ihre Lieferanten pünktlich zu bezahlen, zahlen Sie Verzugsgebühren oder, schlimmer noch, Sie verlieren Ihre Lieferanten. Sie möchten dies nicht aufschieben, bis Ihr Strom abgeschaltet ist.

Wer sollte es tun: Wie bei der Abrechnung und Fakturierung sind Genauigkeit und Aktualität bei der Kreditorenbuchhaltung von größter Bedeutung. Wenn Ihre Organisation eher klein ist, ist es in Ordnung, wenn eine Person oder ein kleines Team die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (Fakturierung) übernimmt. Während Ihre Lieferanten darauf vertrauen sollten, dass sie Ihnen genaue Rechnungen stellen – was diese Aufgabe etwas weniger aufwändig macht als die Rechnungsstellung – sollte diese Rolle von jemandem ausgefüllt werden, der die Lieferantennummern doppelt überprüfen kann, um sicherzustellen, dass Ihnen keine zu hohen Rechnungen oder Gebühren für Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden, die es waren eigentlich nicht vorgesehen.

Zeichen, dass Sie Hilfe benötigen:

• Verkäufer beschweren sich, dass sie nicht bezahlt werden.
• Trotz größter Bemühungen kommt Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam nicht hinterher und leistet verspätete Zahlungen.
• Ihr Kreditorenbuchhalter muss Überstunden machen, um Schritt zu halten.

3. Gehaltsabrechnung

Warum es wichtig ist: Wie in unserem Artikel über Best Practices für die Gehaltsabrechnung besprochen, verlieren Sie Mitarbeiter, wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht pünktlich und nicht in der richtigen Höhe bezahlen, und dann nicht mehr Sie müssen sich nicht mehr um die Führung Ihres Unternehmens kümmern.

Wer sollte es tun: Wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist (zwei bis drei Mitarbeiter), können Sie möglicherweise damit durchkommen, dass Ihre Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung auch die Gehaltsabrechnung übernimmt. Sobald Ihr Unternehmen jedoch weit darüber hinaus wächst, benötigen Sie entweder einen erfahrenen Lohnabrechnungsspezialisten oder einen Lohnabrechnungsservice eines Drittanbieters, der dies für Sie erledigt. Was macht einen guten Lohnspezialisten aus? Neben Pünktlichkeit und Sorgfalt muss Ihr Lohnbuchhalter auch gut mit anderen zusammenarbeiten, um unvermeidliche Probleme zu lösen.

Zeichen, dass Sie Hilfe benötigen:

• Mitarbeiter werden regelmäßig zu spät bezahlt.
• Mitarbeiter werden aufgrund von Schreibfehlern unterbesetzt oder überbezahlt.
• Der für die Gehaltsabrechnung zuständige Mitarbeiter ist überfordert und macht Überstunden, um die Gehaltsschecks pünktlich zu erhalten.

4. Buchhaltung

Warum es wichtig ist: Ausgeglichene Bücher sind der wahre Norden Ihres Unternehmens und sollten Ihnen als Kleinunternehmer helfen, nachts ruhig zu schlafen. Eine gute Buchführung bedeutet im Grunde, dass alle Ihre Rechnungen bezahlt wurden und alle Ihre Kunden Ihnen ihre Schulden bezahlt haben und Sie saubere Aufzeichnungen geführt haben, die dies zeigen. Auch wenn das nicht sehr aufregend klingt, ist es für das finanzielle Wohlergehen Ihres Unternehmens absolut entscheidend, genauso wie Ihre Körpertemperatur immer um angenehme, langweilige 98 Grad liegen sollte. Wenn Ihre Bücher aus sind, bedeutet dies, dass etwas schief gelaufen ist.

Wer sollte es tun: In gewisser Weise hängt jede andere Aufgabe auf dieser Liste mit der Buchhaltung zusammen, also brauchen Sie jemanden, der vielseitig ist, präzise mit Zahlen umgeht und gut mit anderen zusammenarbeitet. Während die Rechnungsstellung für das Versenden von Rechnungen und die Kreditorenbuchhaltung für das Bezahlen von Rechnungen verantwortlich ist, ist Ihr Buchhalter letztendlich für die Aufzeichnung und Verfolgung all dieser Transaktionen und Salden verantwortlich. Ihr Buchhalter wird auch fast die ganze Zeit mit Buchhaltungssoftware arbeiten, daher muss er mit jedem Buchhaltungsprogramm, das Ihr Unternehmen verwendet, vertraut sein.

Zeichen, dass Sie Hilfe benötigen:

• Ihre Bücher sind nicht ausgeglichen (es wurde Geld verdient oder ausgegeben, das Sie nicht erklären können).
• Wenn die Steuerzeit herumläuft, vermissen Sie die notwendigen Berichte und Quittungen.
• Am Ende des Jahres müssen Sie die persönlichen Ausgaben durchsuchen, um die Geschäftsausgaben zu finden.

5. Steuervorbereitung

Warum es wichtig ist: Sie müssen der Regierung Ihre Schulden zahlen, aber Sie müssen auch eine Gutschrift für alle Abzüge erhalten, zu denen Sie berechtigt sind, damit Sie nicht mehr zahlen. Sie müssen auch W2s an alle Ihre Mitarbeiter verteilen, damit sie ihre Steuern rechtzeitig einreichen können. Wenn Sie dies nicht für wichtig halten, warten Sie einfach, bis der IRS mit einer langen Liste von Fragen anklopft, auf die Sie keine Antworten haben.

Wer sollte es tun: Ein Profi. Idealerweise entweder ein angestellter CPA oder von einer externen Firma, der Ihr Unternehmen bei Bedarf gegenüber dem IRS vertreten kann. Während die Steuerzeit nur einmal im Jahr kommt, ist es töricht zu glauben, dass Sie sich nur ein paar Tage oder Wochen vor Ablauf der Frist darum kümmern müssen. Das ganze Jahr über den Überblick über Ausgaben und Einnahmen zu behalten und sie hinsichtlich ihrer steuerlichen Auswirkungen richtig zu erfassen, macht einen großen Unterschied, wenn die Steuerzeit kommt. Ihr Buchhalter sollte Seite an Seite mit dem für die Steuervorbereitung Verantwortlichen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass er über alles verfügt, was er für eine gründliche und genaue Erstellung Ihrer Steuererklärung benötigt.

Zeichen, dass Sie Hilfe benötigen:

• Sie versuchen, Ihre Unternehmenssteuern am Ende des Jahres alleine zu erledigen und haben Schwierigkeiten, die richtigen Berichte und Formulare zu finden.
• Sie haben am Ende des Jahres eine viel höhere Rückerstattung oder geschuldeten Betrag als im Vorjahr und können nicht erklären, warum.
• Nachdem Sie Ihre Steuern eingereicht haben, erhalten Sie einen Prüfungsbescheid vom IRS und sind nicht bereit, ihre Fragen zu beantworten.

Wie Buchhaltungssoftware helfen kann

Automatisierte Rechnungsstellung: Angenommen, Sie haben einen Kunden, der jeden Monat 10 Pfund Kaffee bestellt. Wenn sie zum ersten Mal bestellen, füllen Sie eine Rechnungsvorlage mit all ihren Informationen aus und stellen sie dann so ein, dass sie jeden Monat am selben Tag versendet wird. Wenn sie ihre Bestellung erhöhen oder verringern, einen Monat überspringen oder stornieren möchten, muss Ihr Abrechnungsspezialist nur hineingehen und die Einstellungen ändern. Aber den Rest der Zeit geht diese Rechnung wie am Schnürchen raus.

Automatisierte Zahlungen: Jede gute Buchhaltungssoftware merkt sich eine Rechnung, nachdem Sie sie das erste Mal bezahlt haben, sodass Ihr Zahlungsspezialist eine automatische Zahlung einrichten kann, wenn das nächste Mal eine ähnliche Rechnung von demselben Anbieter eingeht. Zu den erweiterten Funktionen gehören die Zahlungsverfolgung – damit Sie sehen können, wann Ihre Zahlung eingegangen ist – und automatische Genehmigungen, sodass Sie nicht jedes Mal ein Formular digital unterschreiben müssen, wenn Ihr Büroleiter mehr Soda für den Pausenraum bestellt.

Gehaltsabrechnung: Die Gehaltsabrechnungssoftware ist so komplex, dass sie nur für die größten Hitter im Bereich der Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online (das Top-Tool auf unserer Liste „Top 20 der beliebtesten Buchhaltungssoftware“) eine integrierte Funktion ist. Anstatt also nach einem Buchhaltungstool zu suchen, das auch die Gehaltsabrechnung übernimmt, empfehlen wir Ihnen, eines dieser Tools auszuprobieren, das sich in beliebte Gehaltsabrechnungs-Apps integrieren lässt, um Ihrem Gehaltsabrechnungsspezialisten das Leben zu erleichtern, indem Dinge wie direkte Einzahlung und einbehaltene Steuern automatisiert werden.

Automatisierte Buchhaltung: Buchhaltungssoftware Die Buchhaltung ist in jede Buchhaltungssoftware integriert, führt eine saubere Aufzeichnung aller Gelder, die in Ihr Unternehmen ein- und ausgehen, und kennzeichnet alle Unstimmigkeiten. Dadurch kann Ihr Buchhalter mehr als Torwächter fungieren, indem er Daten in die Software einspeist und Zahlen doppelt überprüft, anstatt Stunden um Stunden mit mühsamer Dateneingabe und einfacher, sich wiederholender Mathematik zu verbringen.

Steuervorbereitung: Eine Buchhaltungssoftware kann Ihre Steuern nicht für Sie erledigen, aber sie kann alle erforderlichen Daten aufzeichnen und organisieren und die erforderlichen Steuerformulare bereitstellen, sodass Sie zur Steuerzeit auf ein paar Schaltflächen klicken können, um Berichte für Ihren Buchhalter zu erstellen anstatt einen Schuhkarton mit Quittungen auf ihren Schreibtisch zu werfen.

Eine grundlegende Struktur der Buchhaltungsabteilung für kleine Unternehmen

Nachdem wir nun das Wesentliche skizziert haben, schauen wir uns eine grundlegende Struktur der Buchhaltungsabteilung an, mit der Ihr Unternehmen beginnen könnte:

Mit einer Einrichtung wie dieser können Sie praktisch alle Buchhaltungsanforderungen kleiner Unternehmen abdecken, aber es gibt Raum für Flexibilität. Sie könnten Ihren Buchhalter die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung selbst verwalten lassen, wenn Ihr Unternehmen klein genug ist, oder Sie finden, dass es sinnvoller ist, die Gehaltsabrechnung einer externen Firma zu überlassen, wenn es überwältigend wird.

Das Wichtigste für Sie als Leiter eines Kleinunternehmens ist es, das Wachstum zu überwachen und sich bei Bedarf anzupassen (warten Sie nicht, bis die Gehaltsschecks für drei aufeinanderfolgende Zyklen zu spät sind, um Hilfe zu holen).

Gehen Sie in diesem Sinne immer auf Nummer sicher, wenn es darum geht, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Sie wissen nicht, was Sie nicht wissen, und es ist viel wichtiger, Ihre Buchhaltung richtig zu machen, ohne sich auszubrennen, als ein bisschen Geld zu sparen.

Was ist Ihre Buchhaltungsaufstellung für kleine Unternehmen?

Während dieser Artikel sich mit den Kernpositionen der Buchhaltungsabteilung befasste, müssen Sie diese Teams erweitern, wenn Ihr Unternehmen wächst, und neue Positionen wie einen CFO und Finanzanalysten hinzufügen, um den Fokus von der Erhaltung des Unternehmens auf das Wachstum zu verlagern.

Sie müssen auch nicht in jedem Bereich Ihres Unternehmens Experte sein, Sie müssen nur denen zuhören, die mehr wissen als Sie. Wenn Ihr leitender Buchhalter Ihnen sagt, dass es an der Zeit ist, Ihre Gehaltsabrechnung auszulagern, hören Sie ihm zu.