Wie man Führungskräfte durch die Finanzen des Unternehmens führt

Es ist die Zeit des Jahres, in der Sie sich mit Ihren Geschäftsführern zusammensetzen, um die Zahlen vorzustellen. Du triffst auf Ellenbogenbeulen und verwickelst sie in ein wenig Smalltalk, hauptsächlich über das Wetter. Jetzt müssen Sie zur Sache kommen: „Wie hat sich das Unternehmen entwickelt?“

Die Herausforderung bei der Übermittlung von Finanzinformationen besteht darin, dass es für die meisten eine Fremdsprache ist. Nur wenige sprechen oder verstehen das Vokabular der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) und der Finanzberichterstattung: Abgrenzung gegenüber Barmitteln, Vermögenswerten und Verbindlichkeiten und dem allgemein verwendeten (aber verblüffenden) Soll oder Haben.

Ganz gleich, ob Sie ein Chief Financial Officer (CFO), ein unabhängiger Buchhalter, eine ganze Finanzabteilung oder ein auslagerndes Finanzunternehmen sind, Sie müssen lernen, wie man Finanzdetails für nicht buchhalterische Führungskräfte übersetzt. Indem Sie nach Wegen suchen, Ihren Stakeholdern Finanzinformationen effektiv bereitzustellen, können Sie eine Geschäftsperspektive bieten, die nur die Finanzbranche bieten kann.

Hier finden Sie eine Anleitung in sechs Schritten, mit der Sie Ihren Führungskräften finanzielle Einblicke besser vermitteln können, sowie einige Tools und Tipps, die Ihnen dabei helfen werden.

Drei Berichte, die häufig für die Finanzberichterstattung verwendet werden, sind Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Kapitalflussrechnungen. Sie bieten einen guten Ausgangspunkt und einen Überblick über das Unternehmen aus der Vogelperspektive, aber wenn sie nicht für die Führung verständlich vereinfacht werden, reichen sie nicht aus, um Entscheidungen auf Abteilungs- oder Unternehmensebene zu treffen.

Für Führungskräfte, die von vielen täglichen Aufgaben festgefahren sind, wird es schwierig, wichtige Trends zu erkennen, während sie die Einzelheiten des Berichts studieren. Dies führt dazu, dass viele Geschäftsleiter die ihnen gelieferten finanziellen Einblicke selektiv nutzen.

Eine Gartner-Studie zeigt, dass etwa 90 % der Unternehmensleiter die finanziellen Auswirkungen ihrer Entscheidungen nicht berücksichtigen, und dieses Versehen gefährdet über 3 % des Nettoeinkommens eines durchschnittlichen Unternehmens (vollständige Studie für Gartner-Kunden verfügbar).

Das ist keineswegs eine kleine Zahl für schnell wachsende kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) mit knappen Kassen und kann bedeuten, dass Sie das Geld für eine neue Marketingkampagne verlieren, mehr Ressourcen einstellen oder in neue Technologien investieren.

Der erste Schritt besteht also darin, Ihre Finanzberichte aussagekräftiger und beitragsfördernder für die Führungskräfte zu gestalten. Filtern Sie die wichtigsten Finanzkennzahlen heraus, die ihnen relevante Informationen über ihren Teil des Geschäfts liefern.

Profi-Tipps zur Auswahl wichtiger Finanzkennzahlen:

• Finanzberichte werden im Allgemeinen „im Nachhinein“ präsentiert. Machen Sie sie zukunftsorientierter, indem Sie herausfinden, welche Bereiche des gesamten Unternehmens oder der Abteilung Geld verdienen und wachsen und welche schrumpfen.
• Teilen Sie Ihre Berichte in Trends auf und fragen Sie „na und?“ von Ihren Daten, bis Sie zu einer Argumentation gelangen, die für Unternehmensleiter hilfreich ist.
• Sprechen Sie mit Führungskräften über die wichtigen Entscheidungen, die sie im kommenden Quartal oder Jahr treffen möchten. Erstellen Sie Ihre Berichte rund um diese Schlüsselprioritäten und heben Sie die damit verbundenen Herausforderungen hervor.
• Richten Sie Ihre Berichte an den Zielen Ihres Unternehmens aus. Um beispielsweise die Rentabilität zu optimieren, führen Sie eine Analyse der Wettbewerber zu ihren Produktpreisen, der Anzahl der Mitarbeiter und dem Verkaufsvolumen durch.

Geschichten können die Kluft zwischen Finanzergebnissen und Geschäftsverständnis überwinden. Wählen Sie Geschichten aus, um die Zahlen in Ihrem Jahresabschluss zu kommunizieren.

Die Bereitstellung Ihrer finanziellen Einblicke in Form von überzeugenden Geschichten wird Diskussionen anregen und die Entscheidungsfindung ermöglichen. Die Herausforderung für Sie besteht darin, individuelle Geschichten zu identifizieren, die Veränderungen und Verständnis auf Unternehmensebene anregen können.

Profi-Tipps, um nach Geschichten hinter den Zahlen zu suchen:

• Arbeiten Sie mit Abteilungsleitern zusammen, um das „Wie“ und „Warum“ ihrer Einnahmen und Kosten besser zu verstehen. Bitten Sie sie, Sie mit dem richtigen Ansprechpartner in ihrer Abteilung in Verbindung zu bringen. Seien Sie neugierig, stellen Sie gute Fragen und hören Sie zu, was sie zu sagen haben.
• Verwenden Sie Datenvisualisierungstechniken, um die Ausreißer sowie die Durchschnittswerte Ihrer Finanzdaten zu visualisieren, und untersuchen Sie, ob sie gute Geschichten enthalten.
• Sobald Sie Ihre Geschichten ausgewählt haben, führen Sie sie durch Abteilungsexperten, um Bestätigungsverzerrungen zu vermeiden.

Reduzieren Sie unnötige Komplexität Ihrer Finanzberichte, um sie für Führungskräfte nützlicher zu machen.

Präsentieren Sie Daten, indem Sie dem Grundsatz „Weniger ist mehr“ folgen, um prägnant zu sein, aber geben Sie mehr Informationen, wenn dies das Verständnis fördert.

Profi-Tipps zur Reduzierung unnötiger Informationen aus Finanzberichten:

• Sehen Sie sich an, um welche Art von Informationen Führungskräfte in der Vergangenheit gebeten haben, und entfernen Sie die nicht hilfreichen Teile, die Ihre Botschaft überladen.
• Stellen Sie abschließende Berechnungen innerhalb des Berichts bereit, damit sich die Leser mehr auf das Studium der Daten konzentrieren können, als sich mit Kopfrechnen zu beschäftigen.
• Verwenden Sie vergleichende Datenpunkte (aus früheren Jahren oder tatsächlich vs. budgetiert) und prozentuale Unterschiede, um Führungskräften die Einschätzung zu erleichtern, wie gut oder schlecht die Zahlen sind.
• Machen Sie einen „Aufzugstest“. Stellen Sie sich vor, Sie wären mit Ihrem Vorgesetzten in einem Aufzug und Sie müssten Ihre Botschaft klar und kurz vermitteln, bis sie das gewünschte Stockwerk erreicht. Auf diese Weise können Sie besser verstehen, ob Ihre Informationen überladen sind oder ob sie prägnante zentrale Hinweise enthalten.

Indem Sie die Kommunikation von Finanzinformationen verbessern, geben Sie Entscheidungsträgern die richtigen Tools an die Hand, um Abläufe zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Beschleunigen Sie die Geschwindigkeit und Qualität Ihrer Analyse, indem Sie in die richtige Technologielösung investieren.

Die manuelle Finanzberichterstattung kann Ihren Betrieb durch so kleine Probleme wie die Versionskontrolle, das Umschalten zwischen E-Mails zum Senden der richtigen Datei oder sogar das einfache Aktualisieren Ihrer Finanzdaten blockieren.

Eine effektive Software befreit Sie von den Aufgaben der manuellen Buchhaltung und Buchführung und hilft Ihnen dabei, die Trends genau zu verfolgen, um umfassendere Erkenntnisse zu gewinnen. Besser noch, die meisten Softwareangebote bieten heute Datensicherheitslösungen, die für Finanz- und Buchhaltungsteams von entscheidender Bedeutung sind.

Profi-Tipps zur Automatisierung der Berichterstattung über Finanzinformationen:

• Investieren Sie in eine Buchhaltungssoftware, um mehr Zeit für Analysen zu gewinnen und Berichte einfacher und genauer abzurufen. Software hilft Ihnen, Ihre Routineaufgaben effizient zu verwalten und einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Sie können mit kostenlosen Buchhaltungssoftwarelösungen beginnen, wenn Sie neu in der Finanzautomatisierung sind. Sie sind erschwinglich und können Ihnen die volle Funktionalität zu minimalen bis keinen Kosten bieten.
• Wenn Sie über die von kostenloser Software angebotenen Grundfunktionalitäten hinauswachsen, sind Sie mit integrierten Finanzberichtslösungen mit integrierten Buchhaltungs- und Budgetierungsprozessen wie Gehaltsabrechnung, Budgetierung usw. gut bedient.
• Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie sich für cloudbasierte Softwarelösungen für mehr Sicherheit und besseren Zugriff auf Ihre Daten entscheiden.

Wenn nicht gut geplant, kann selbst die beste Analyse wertlos werden. Untermauern Sie Ihre Informationen mit leistungsstarken Dashboard-Präsentationen. Sie können eine Mischung aus Datenvisualisierungs- und Präsentationsfähigkeiten mit Finanzberichtssoftware für eine effektive Kommunikation vermitteln.

Mit einer Finanzberichtssoftware können Sie benutzerdefinierte Formatfelder erstellen, um die wichtigsten Erkenntnisse zu verfolgen und zu präsentieren, um einen besseren Einblick in die Arbeitsweise verschiedener Abteilungen zu erhalten.

Profi-Tipps zur Visualisierung von Informationen für die Finanzberichterstattung:

• Visualisieren Sie, wie Sie Ihre Analyse präsentieren möchten. Beginnen Sie mit einem leeren Blatt Papier und skizzieren Sie, wie Ihre Daten zum Zeitpunkt der Präsentation aussehen sollen.
• Sei präzise. Von den Datenspalten bis zu den Beispielen, die Sie einbeziehen möchten, zeichnen Sie sie alle, wenn Sie Ihre Informationen visualisieren. Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihre Erkenntnisse einen Mehrwert für Führungskräfte darstellen.
• Investieren Sie in eine Finanzberichterstattungssoftware, die Ihre Finanzen in einer einfach zu scannenden Anzeige kombinieren und Einblicke mit interaktiven Grafiken und Diagrammen zeigen kann.

Niemand versteht den Wert der Selbstprüfung besser als Finanz- und Buchhaltungsteams.

Fordern Sie Reaktionen von Führungskräften dazu an, wie punktgenau Sie finanzielle Einsichten bereitgestellt haben, die ihren Bedürfnissen entsprachen. Und wenn diese Einblicke ihnen geholfen haben, ist es gut, Feedback dazu zu sammeln, wie.

Diese Nachverfolgungen helfen Ihnen, die guten Aspekte Ihrer Finanzberichterstattung beizubehalten und die Bereiche zu korrigieren, die keinen Mehrwert für die Entscheidungsfindung bieten. Es wird Ihnen auch dabei helfen, effektivere Finanzindikatoren für zukünftige Berichte auszuwählen.

Profi-Tipps zur Nachverfolgung mit Führungskräften:

• Vereinbaren Sie Einzelgespräche mit Ihrem CEO und Ihren Abteilungsleitern, um deren Ansichten zu Ihren Berichten einzuholen. Führen Sie ein ehrliches und offenes Gespräch.
• Geben Sie in diesem Moment keine Erklärungen ab oder drängen Sie Ihre finanziellen Bedürfnisse auf sie. Hören Sie auf ihre Bedürfnisse. Sie können die Herausforderungen besprechen, die Sie möglicherweise daran gehindert haben, die angesprochenen Probleme im Nachhinein anzusprechen.

Die Durchführung routinemäßiger Buchhaltungsaufgaben gemäß den Compliance-Richtlinien ist das grundlegende Minimum. Es ist entscheidend, dass Finanzen einen Mehrwert schaffen, indem sichergestellt wird, dass die Unternehmensleiter verstehen, wie sich ihre Handlungen auf das Endergebnis auswirken.

Machen Sie Ihre Finanzpräsentationen zu etwas, auf das Sie und die Führungskräfte sich mit den oben genannten Schritten freuen.