So wählen Sie die beste Zeiterfassungssoftware in 7 Schritten aus

Die digitale Revolution hat Unternehmen herausgefordert, herauszufinden, wie sie sich an eine neue Art der Führung von Organisationen anpassen können.

Unabhängig davon, ob sich Ihr Unternehmen für eine vollständige Remote-, Hybrid- oder Back-to-Office-Arbeitsumgebung entschieden hat, stehen die Chancen gut, dass Sie virtuelle Tools verwenden, um es zu verwalten. Das bedeutet, bestimmte digitale oder Cloud-basierte Systeme zu implementieren, anstatt sich auf die alten manuellen Prozesse zu verlassen.

Ein Prozess, der besonders von der Digitalisierung profitieren kann, ist die Zeiterfassung am Arbeitsplatz.

Die Nutzung von Software zur Mitarbeiterüberwachung ist seit Beginn der Pandemie um 59 % gestiegen. Die Zeiterfassung durch digitale Software erleichtert es Managern, die Arbeit ihrer Teams im Auge zu behalten, ohne sie im Mikromanagement verwalten zu müssen.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf alle Vorteile der Verwendung einer Zeiterfassung ein und zeigen Ihnen, wie Sie das richtige Zeiterfassungstool für sich und Ihre Teams auswählen.

Vorteile von Zeiterfassungssoftware

Rund 95 % der US-Arbeitnehmer erfassen gerne ihre Zeit. Wieso den? Sie sind sich einig, dass es wichtig ist, die Zeit genau zu verfolgen.

Der Grund, warum diese Zahl so bedeutend ist, liegt darin, dass diese Leute die anderen Vorteile gesehen haben, die Tracking-Software sowohl für das Unternehmen als auch für seine Mitarbeiter haben kann.

Warum sollten Unternehmen also überhaupt anfangen, Zeiterfassungssoftware zu verwenden?

Hier sind einige Gründe.

Vorteil Nr. 1: Zeiterfassungssoftware verbessert die Produktivität

Wenn es Ihr Ziel bei der Arbeit ist, Zeit und Energie zu maximieren, ist die Zeiterfassung eine äußerst nützliche Praxis.

Es ermöglicht den Menschen, zu überwachen, wohin ihre Zeit geht, und ihre Zeitpläne entsprechend neu zu organisieren.

Wenn Mitarbeiter ihre Zeit verfolgen, können sie sehen, welche Aufgaben möglicherweise nicht die gewünschten Ergebnisse bringen, und sie in die Zukunft verschieben oder sogar streichen.

Neben einem besseren Verständnis, welche Aufgaben wertvoll sind (und welche nicht), können Mitarbeiter auch besser verstehen, wie viel Zeit sie für bestimmte Aufgaben aufwenden.

Durch den Zugriff auf Zeiterfassungssoftware können Manager auch die Arbeitsbelastung ihrer Teams einsehen und sehen, ob sie weitere Mitarbeiter hinzufügen müssen – oder Tools einführen, die den Mitarbeitern helfen könnten, Zeit, Energie und Ressourcen zu sparen.

Vorteil Nr. 2: Zeiterfassungssoftware verbessert die Transparenz

An einigen Arbeitsplätzen kommt es zu Buddy-Punching, wodurch Unternehmen jährlich 373 Millionen US-Dollar verlieren. Tatsächlich geben 16 % der US-amerikanischen und 34 % der kanadischen Arbeitnehmer zu, Buddy Punching zu betreiben.

Zeitdiebstahl ist daher für viele Unternehmen ein großes Problem. Buchhalter sagen, dass 92 % ihrer Kunden mit Zeitdiebstahl zu tun haben.

Dank Zeiterfassung haben Manager jederzeit im Blick, woran die Mitarbeiter arbeiten. Gleichzeitig haben Teammitglieder einen besseren Überblick darüber, was ihre Kollegen tun und welche Aufgaben sie gerade erledigen.

Daher sorgt der Einsatz von Zeiterfassungssoftware für eine bessere Transparenz innerhalb der Teams.

Vorteil Nr. 3: Zeiterfassungssoftware verbessert die Rentabilität

Wenn sich die Produktivität in einer Organisation verbessert, kommt das Unternehmenswachstum ganz natürlich.

Unternehmen, die Zeit sparen, den Umsatz maximieren und die Mitarbeiterfluktuationsrate senken möchten, könnten feststellen, dass Zeiterfassungssoftware eine Rolle bei dem Bestreben spielen kann, die Unternehmensproduktivität zu verbessern – und damit auch die Rentabilität zu verbessern.

Zeiterfassungssoftware hilft Teams nämlich dabei, Aufgaben besser zu organisieren und zu priorisieren – um sich mehr auf profitable Aktivitäten zu konzentrieren.

Außerdem ermöglicht die Zeiterfassung den Teams, die Projektkosten zu verfolgen und festzustellen, ob die genannten Projekte rentabel sind – in Bezug auf die dafür aufgewendete Zeit.

So wählen Sie eine Zeiterfassungssoftware aus

Nun, da wir wissen, warum Zeiterfassungssoftware so vorteilhaft ist, stellt sich die Frage: Wie findet ein Unternehmen das richtige Zeiterfassungstool?

Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen sollten, wenn Sie nach der besten Mitarbeiterzeiterfassungssoftware für Ihr Unternehmen suchen – sowie einige nützliche Tipps zur Zeiterfassung.

Schritt Nr. 1: Wenden Sie sich an das Team

Wie überall in der Unternehmensführung gibt es keine Einheitslösungen für die Zeiterfassung von Mitarbeitern.

Zunächst müssen Sie die einzigartigen Herausforderungen und Stärken Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen.

Daher ist es möglicherweise am besten, mindestens eines Ihrer Teams/Abteilungen bezüglich der Zeiterfassungsfunktionen zu konsultieren, die es verwenden möchte.

Vielleicht möchte das genannte Team/die Abteilung mehr Autonomie – daher könnte die Verwendung eines Zeiterfassungstools, das die Bildschirmaktivitäten überwacht, kontraproduktiv sein.

Oder vielleicht benötigen sie ein Tool mit Geo-Tagging, mit dem sich Benutzer von verschiedenen Standorten aus anmelden können – was beispielsweise für Außendienstmitarbeiter eine großartige Lösung ist.

Es hängt alles davon ab, was Ihre Mitarbeiter am meisten brauchen – deshalb sollten Sie sie bei der Auswahl der Zeiterfassungs-App, die sie verwenden werden, konsultieren.

Ein solcher Ansatz sorgt auch für mehr Zustimmung, sobald Sie mit der Verwendung des Tools Ihrer Wahl beginnen.

Schritt Nr. 2: Überlegen Sie, was Sie mit der Zeiterfassung erreichen möchten

Bevor Sie sich für ein Zeiterfassungstool entscheiden, überlegen Sie, was Sie damit erreichen möchten.

Und stellen Sie sicher, dass Ihre Zeiterfassungsziele mit den Zeiterfassungszielen Ihrer Teams übereinstimmen.

Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter sich mit der Verwendung eines bestimmten Tools nicht wohl fühlen, hat wenig mit der Toolimplementierung zu tun und mehr damit, die richtigen Grenzen zu setzen.

Ihre Ziele für die Verwendung von Zeiterfassungssoftware können Folgendes umfassen:

• Besseres Zeitmanagement,
• Weniger Fehlzeiten,
• Optimierung der Interaktionen am Arbeitsplatz und
• Minimierung der Wirkung von Ablenkungen.

Wenn es nun um Ihre Mitarbeiter geht, müssen Sie einige zusätzliche Ziele berücksichtigen, um sie mit Ihren Zeiterfassungsbemühungen zu verknüpfen.

Das wichtigste zu berücksichtigende Ziel ist die Wahrung der Privatsphäre der Menschen.

Machen Sie es sich also zur Gewohnheit, nur das zu verfolgen, was verfolgt werden muss, und überlassen Sie den Rest den Mitarbeitern.

Verfolgen Sie außerdem nur unternehmenseigene Geräte oder private Geräte, die für Arbeitszwecke verwendet werden.

Schritt Nr. 3: Holen Sie sich ein paar Optionen und vergleichen Sie

Sobald Sie Parameter, Ziele und Team-Buy-in haben, können Sie sich nach der besten Zeiterfassungssoftware umsehen.

Erstellen Sie eine Liste mit Zeiterfassungs-Apps, die:

• Innerhalb Ihres Budgets und
• Verfügen Sie über die Funktionen, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um ihre Zeiterfassungsziele zu erreichen.

Vergleichen Sie dann diese Parameter und bewerten Sie Apps danach, wie gut sie die von Ihnen benötigten Aktivitäten ausführen können.

Sehen Sie sich diese Liste der besten Zeiterfassungstools im Jahr 2022 an, um einen Vorsprung bei der Auswahl der besten verfügbaren Optionen zu erhalten.

Schritt #4: Wählen Sie die Software aus

Sobald Sie eine Liste mit Ein- und Ausstempel-Apps zusammengestellt haben, die am besten zu Ihnen passen, ist es an der Zeit, auf dem einen Tool zu landen, das Sie in Zukunft verwenden werden.

Wählen Sie am besten nur eine Software für das gesamte Unternehmen aus, damit Sie nicht für mehrere Dienste bezahlen müssen.

Dies hilft Ihnen auch dabei, Silos zu vermeiden und Verwirrung innerhalb verschiedener Teams und Abteilungen zu stiften.

Schritt #5: Langsam ausrollen

Wie wir bereits festgestellt haben, ist die Wahl einer Zeiterfassungssoftware eine wichtige Entscheidung, die sich auf jahrelange Betriebsabläufe auswirken kann.

Wenn Sie also Ihre Wahl getroffen haben, führen Sie die Software langsam ein.

Führen Sie zunächst eine Testphase durch, um die Funktionalität des Zeiterfassungssystems zu testen und sicherzustellen, dass es das Tool ist, das Sie wirklich in Ihrem täglichen Betrieb verwenden möchten.

Wechseln Sie jedoch nicht zu oft zwischen den Tools, um zu vermeiden, dass Ihre Mitarbeiter alle paar Monate den Umgang mit neuen Tools erlernen müssen.

Schritt Nr. 6: Feedback einholen

Wie bereits erwähnt, ist die beste Zeiterfassungs-App diejenige, mit der sich Ihre Mitarbeiter am wohlsten fühlen.

Schließlich liegt die Entscheidung, ob Sie die richtige Wahl getroffen haben, letztendlich bei den Menschen, die das Zeiterfassungstool nutzen werden.

Versuchen Sie also, Feedback von Ihren Mitarbeitern zu erhalten, wie praktisch das Tool ist, nachdem sie es eine Weile benutzt haben.

Eine effektive Möglichkeit, Feedback zu erhalten, besteht darin, nach der Testphase des Tools eine Umfrage durchzuführen und die Mitarbeiter ihre Erfahrungen bei der Verwendung des Tools mitteilen zu lassen.

Sie können Faktoren berücksichtigen wie:

• Benutzerfreundlichkeit,
• Komfort mit dem Werkzeug, und
• Gewünschte Ziele erreichen.

Schritt Nr. 7: Unternehmensweit implementieren

Nachdem Sie das richtige Tool gefunden haben und ein Testteam/eine Testabteilung seine Nützlichkeit nach einer Testphase bestätigt hat, ist es an der Zeit, das Zeiterfassungstool unternehmensweit offiziell einzuführen.

Beginnen Sie also damit, das Tool anderen Teams und Abteilungen vorzustellen und so viele Schulungen wie möglich anzubieten.

Stellen Sie sicher, dass jeder gelernt hat, wie man das Tool verwendet, bevor Sie streng auf die Einhaltung von Vorschriften achten.

Denken Sie daran – ein wenig Geduld wird in dieser Übergangsphase viel bewirken.

Wenn Sie bereits ein Zeiterfassungstool verwenden – ob digital oder traditionell – legen Sie einen Zeitraum fest, in dem die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, reibungslos von der alten Lösung auf die neue zu migrieren.

Holen Sie sich außerdem regelmäßig Feedback, während Sie fortfahren.

Nehmen Sie sich also Zeit für die Implementierung des Tools – legen Sie aber auch ein vollständiges Rollout-Datum fest, damit die Mitarbeiter nicht zu nachlässig mit dem Lernen und der Eingewöhnung in das neue Zeiterfassungstool werden.

Zusammenfassung: Zeiterfassung der Mitarbeiter vs. Mikromanagement

Die Zeiterfassung von Mitarbeitern kann sich manchmal wie Mikromanagement anfühlen – aber nur, wenn Manager und Stakeholder es zu hastig implementieren, ohne die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Nehmen Sie sich die Zeit, um zu kommunizieren, wie diese Tools sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern zugute kommen, und stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit eine Win-Win-Situation anstreben.

Denken Sie daran, dass Ihre Teams auf Ihrer Seite sein sollten. Die Art und Weise, wie Sie Tools implementieren, spielt eine wichtige Rolle beim Erreichen dieses Ziels.

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