Wie Sie die richtige ERP-Software auswählen und wann Sie Ihre Lösung skalieren sollten

ERP-Software ist das Herzstück Ihres Finanztechnologie-Stacks. Daher ist es wichtig, dass Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen. Wir haben mit Konstantinos Andreou, Director of Financial Control bei Juni, darüber gesprochen, was ein gutes ERP ausmacht und wann es an der Zeit ist, Ihre Lösung zu skalieren.

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Was ist ERP-Software und warum ist sie wichtig?

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-Hocker dient der Verwaltung aller Informationen und Ressourcen im betrieblichen Betrieb.

Geschäftsabläufe werden mit Tools wie Xero, Quickbooks oder Fortnox verwaltet, bei denen es sich um Buchhaltungssoftware mit Add-ons für zusätzliche Funktionen handelt, oder mit ERPs, bei denen es sich um umfassende Tools wie Netsuite mit allen Anwendungen handelt, die für einen effizienten Geschäftsbetrieb erforderlich sind, mit Aufgaben wie dem Senden und Empfangen von Rechnungen, Empfangen von Geld und Verwalten von KPIs.

Wenn Ihre Vorgänge eher einfach sind, müssen Sie möglicherweise nicht den gesamten Funktionsumfang nutzen. Wenn Sie jedoch ein börsennotiertes Unternehmen betreiben, benötigen Sie auf jeden Fall ein umfassenderes Tool wie Netsuite.

Mit einem ERP können Sie Folgendes tun:

- Buchhaltung

- Bankabstimmung

- Rechnungsstellung an Kunden

- Tracking-Metriken und KPIs

- Rechnungen bezahlen (Kreditorenbuchhaltung)

Eine ERP-Lösung ist ein One-Stop-Shop für ein Finanzteam! Die Verwaltung möglichst vieler Informationen an einem Ort macht es wirklich einfach, Ihre Buchhaltung zu erledigen, große Mengen an Finanzdaten zu verwalten und diese in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln.

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Welche Größenlösung benötige ich?

Der Hauptunterschied zwischen kostengünstigen Lösungen wie Xero, Fortnox oder QuickBooks und Unternehmenstools wie Netsuite besteht darin, wie sie funktionieren und welche Funktionalitäten sie bieten können.

Xero beispielsweise gilt als cloudbasierte Buchhaltungssoftware, lässt sich jedoch in viele andere Lösungen integrieren, die ein breites Funktionsspektrum bieten, sodass es für viele Unternehmen geeignet ist. Bei Lösungen wie dieser kommt es vor allem darauf an, ob Ihr Unternehmen in mehreren Ländern, Standorten und Währungen mit mehreren Kostenstellen tätig ist – und wie viel Sie daher bereit sind, für eine Lösung auszugeben, um Zeit zu sparen.

Low-Cost-Lösungen ab 10 Euro im Monat haben eines gemeinsam: Sie unterstützen nur sehr wenige Währungen. Sie konzentrieren sich häufig auch auf lokale Märkte, was Auswirkungen auf die Mehrwertsteuer hat. Der Einsatz einer solchen Lösung könnte für ein kleineres Unternehmen geeignet sein, das nur in einem oder zwei Ländern tätig ist und bereit wäre, für jeden Markt eine andere Lösung zu verwenden, zum Beispiel Xero oder Quickbooks für Großbritannien und Fortnox in Schweden. Die Entscheidung für eine kostengünstige Lösung zur Abwicklung von Transaktionen in mehreren Währungen könnte viel Arbeit bedeuten. Um einen konsolidierten Jahresabschluss zu erstellen, müssten Sie alles in Ihre Hauptwährung umrechnen. Dies kann Tage dauern, wenn Sie verschiedene Vorlagen aus mehr als einem Buchhaltungstool kombinieren.

Im Vergleich dazu können Netsuite und andere ERPs auf Unternehmensebene in mehreren Märkten eingesetzt werden, für jeden Markt angepasst werden und lokale Wechselkurse verwenden. Es kann auch zwischenbetriebliche Beziehungen und komplexere Betriebsstrukturen, Standorte, Geschäftsmodelle und Anforderungen an tiefere Geschäftseinblicke bewältigen. Dadurch eignet es sich gut für internationale Unternehmen mit Tochtergesellschaften in mehreren Ländern und dem Umgang mit mehreren Währungen.

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Was Sie bei der Auswahl Ihres ERP wissen sollten

Wenn Sie Ihre ERP-Lösung auswählen, sollten Sie sich mehrere Fragen stellen, um die richtige Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen zu finden.

Wie hoch ist Ihr Budget?

Es gibt einen großen Preisunterschied zwischen verschiedenen Werkzeugen. Beginnend bei etwa 10 € pro Monat für Einstiegslösungen, dann geht es weiter zu Mittelklasse-Tools, die für ein Standardpaket etwa 3.000 € pro Monat kosten können und je nach Unternehmen zwischen 5.000 und 10.000 € pro Monat ansteigen können , wie Tochtergesellschaften, Benutzer und Zusatzfunktionen. Es gibt auch Optionen auf hoher Ebene, die in die Hunderttausende gehen, aber diese werden von komplexen, multinationalen Konzernen genutzt.

Benötigen Sie eine Bestandsverwaltung?

Wenn Sie ein physisches Produkt verkaufen, suchen Sie nach einer ERP-Lösung, die Bestandsverwaltung bietet. Sie können monatliche Berichte über ein- und ausgehende Artikel erhalten und einen Bestandsabgleich durchführen. Dies spart Zeit, kann dazu beitragen, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und Vertriebs-KPIs mit anderen Informationen zu konsolidieren.

Mehrere Märkte oder Tochtergesellschaften?

In welchen Ländern Sie tätig sind und ob Sie Niederlassungen in anderen Ländern haben, hat großen Einfluss darauf, für welche Lösung Sie sich entscheiden. Prüfen Sie, in welchen Ländern Sie tätig sind und ob die von Ihnen gewählte Software dort funktionieren kann, indem Sie beispielsweise die richtigen Währungen und die richtige Mehrwertsteuer verwenden, um sie mit lokalen Behörden wie Making Tax Digital im Vereinigten Königreich zu integrieren.

Wenn Sie in mehreren Märkten mit mehreren Währungen tätig sind, haben Sie zwei Möglichkeiten: Geld sparen oder Zeit sparen. Beispielsweise könnten Sie in jedem Land eine kostengünstige Lösung anbieten, um sicherzustellen, dass Sie ordnungsgemäß arbeiten. Der Nachteil besteht jedoch darin, dass die manuelle Konsolidierung all dieser Informationen mehr Zeit in Anspruch nimmt. Stattdessen könnten Sie mehr für eine Mittelklasselösung bezahlen, die mehrere Märkte problemlos an einem Ort abwickeln kann.

Möchten Sie Ihre Bank integrieren?

Durch die Integration Ihrer Bank in Ihre ERP-Lösung können Sie Transaktionen und andere wichtige Informationen importieren und vermeiden so die zeitaufwändige manuelle Arbeit, diese manuell hinzuzufügen. Juni lässt sich in Xero integrieren und bald bieten wir SIE-Dateiexporte an, um Ihre Buchhaltung in kompatibler Software wie Fortnox einfach zu verwalten.

Wie führen Sie die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung durch?

Wie auch immer Sie Ihre Rechnungsstellung verwalten, sie muss mit Ihrem ERP-Tool funktionieren. Wenn Sie beispielsweise Stripe oder Salesforce verwenden, erfahren Sie, wie Ihre Verkaufsrechnungen und Verträge in Ihre ERP-Lösung übertragen und diese Rechnungen mit Zahlungen abgeglichen werden können.

Entscheiden Sie außerdem, wie Sie die Kreditorenbuchhaltung für Lieferantenrechnungen verwalten möchten. Sie könnten sich für die Integration mit einem anderen Tool entscheiden, dies hängt jedoch davon ab, wie Sie Ihr Genehmigungssystem ausführen.

Benötigen Sie eine Anpassung?

Wenn Sie über mehrere Kostenstellen, Standorte und Lager in bestimmten Ländern verfügen, möchten Sie die korrekte Steuer für Transaktionen haben. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr ERP damit umgehen kann. Halten Sie Ausschau nach einer Lösung, die Tags für die Transaktionen bietet, damit Sie in Ihrer Buchhaltung über die richtigen Codes verfügen.

Müssen Sie Anlagevermögen verwalten?

Wenn Sie das Produkt herstellen, das Sie verkaufen, sind Anlagegüter wie Maschinen ein wichtiger Gesichtspunkt. Sie benötigen eine Software, die das Anlagevermögen verwaltet und die Abschreibung für Sie übernimmt.

Wie gehen Sie mit den Personalausgaben um?

Möglicherweise möchten Sie Ihre Mitarbeiterausgaben in einem separaten Tool von Ihrem ERP verwalten, um eine bessere Kontrolle über Genehmigungen zu erhalten oder die Verantwortung für Mitarbeiterausgaben mit virtuellen Karten für mehrere Währungen von Juni zu verteilen.

Sie können viel Zeit bei der Belegbearbeitung sparen, indem Sie die Budgetverantwortung auf die gesamte Organisation verteilen. Wenn Sie jedem Mitarbeiter eine eigene Karte geben, wird der Mitarbeiter zum Budgeteigentümer und ist für die Ausgaben verantwortlich, die über seine Karte abgewickelt werden – einschließlich der Belege. Mit Juni können Sie so viele virtuelle Karten erstellen, wie Sie benötigen! Anschließend können Sie Kontrollen festlegen, um Ausgaben auf Kartenebene zu überwachen, zu begrenzen oder zu blockieren und Transaktionen zu genehmigen.

Wie kann Juni Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Finanzen helfen?

Juni fügt sich in Ihren Tech-Stack ein und hilft Finanzteams dabei, die Transparenz zu erhöhen und so die Produktivität durch mehr Kontrolle zu verbessern. Juni kann Ihnen helfen, bei der Verwaltung von Zahlungsströmen Zeit zu sparen und den Kreditorenbuchhaltungsprozess zu optimieren. Es ist auch eine nützliche Möglichkeit, Cashflow-Analysen, Medienmetriken und Storefront-Daten von Amazon und Shopify an einem Ort abzurufen, um auf konsolidierte Erkenntnisse zuzugreifen.

Wenn Sie Xero als Buchhaltungstool wählen, ist Juni bereits damit integriert. Synchronisieren Sie Ihren Bankfeed von Juni automatisch direkt mit Xero, um Ihre Buchhaltung zu beschleunigen. Wenn Sie eine andere Lösung wie Netsuite oder Fortnox verwenden, führen wir bald einen SIE-Dateiexport ein, um die Integration von Juni in Ihren Finanz-Tech-Stack und die Durchführung Ihrer Buchhaltung noch einfacher zu machen.

Juni kann Ihnen auch dabei helfen, Ihren Cashflow durch Cashback auf alle Ihre anrechenbaren Ausgaben zu steigern und auf flexibles Kapital mit verlängerten Laufzeiten zuzugreifen*.

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Wann Sie Ihr ERP skalieren sollten

Sehen Sie sich Ihren gesamten Zyklus für Kundenaufträge und Rechnungen an und wie Sie dies innerhalb Ihres bestehenden Technologie-Stacks verwalten. Wenn Sie zu viel Zeit mit manueller Arbeit verbringen, in mehreren Ländern tätig werden, mehr Mitarbeiter in verschiedenen Gerichtsbarkeiten einstellen oder die Geschäftskomplexität erhöhen, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihre Lösung zu skalieren.

Ob eine Mid-Level-Lösung für Sie geeignet ist, hängt davon ab, wie kompliziert Ihre Abläufe sowie Ihre Einnahmen- und Ausgabenzyklen sind, wo Ihre Lieferanten ansässig sind und wie viel Prozess Sie automatisieren möchten.

Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen an der richtigen Stelle ist, um zu expandieren. Es gibt einen erheblichen Preisunterschied, und bei Mittelklasse-Software wie Netsuite sind häufig mehrere Mitarbeiter erforderlich, um sie optimal nutzen zu können.

Für welche Lösung Sie sich auch entscheiden, sie muss zur Situation Ihres Unternehmens passen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie einen umfassenden Überblick über Ihre finanziellen Bedürfnisse haben, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

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*Kapital ist derzeit nur für Unternehmen verfügbar, die im Vereinigten Königreich, in den Niederlanden und in Schweden registriert sind. Berechtigung, Kreditrahmen und Erhöhung des Kreditrahmens unterliegen der Antragstellung, der Prüfung und den finanziellen Umständen. Garantierte Zahlungsfrist von 37 Tagen, wobei bis zu 60 Tage verfügbar sind. Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten.