So wählen Sie ein geschäftliches Telefonsystem aus

Jedes Unternehmen braucht einen Telefonservice. Sie müssen Kunden anrufen, Lieferanten verhandeln und Teams koordinieren. Sicher, Sie können E-Mail, Smartphones und Messaging-Apps verwenden. Aber nichts kommt Ihrem eigenen zuverlässigen Telefonsystem wirklich nahe, das speziell darauf ausgelegt ist, die sprachbasierte Kommunikation zu optimieren und Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, mit wichtigen Personen in Kontakt zu bleiben. Außerdem lässt eine geschäftliche Telefonnummer Ihr Unternehmen glaubwürdig erscheinen – die Leute erwarten, echte Telefonnummern auf der Website oder der Social-Media-Seite eines seriösen Unternehmens zu sehen.

Allerdings sind nicht alle Telefonsysteme gleich.

Um zu wissen, welches Telefonsystem für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, müssen Sie sich einige wichtige Fragen stellen:

1. Sollte ich ein herkömmliches Festnetz verwenden oder einen VoIP -Dienst (Voice over Internet Protocol) abonnieren?
2. Sollte ich vollständige Telefonsysteme verwenden, die mit Desktop-Hardware geliefert werden, oder nur virtuelle Telefone, die auf jedem Gerät aktiviert werden können?
3. Wenn ich VoIP verwende, sollte ich es vor Ort haben oder cloudbasiert gehen?
4. Was ist der beste Telefondienst für Unternehmen in Bezug auf Branche, Budget, Mitarbeiterzahl, Bürostandorte und Kundenstamm?

Schneller Überblick:

• Was ist der Unterschied zwischen einem Festnetz- und einem VoIP-Geschäftstelefonsystem?
• So identifizieren Sie das richtige Telefonsystem für Ihr Unternehmen
• Gängige Geschäftstelefonsystemtypen
• Best Practices bei der Auswahl eines geschäftlichen Telefondienstes

In der folgenden Tabelle werden die wichtigsten Merkmale der beiden Arten von Bürotelefonsystemen verglichen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Festnetz- und einem VoIP-Geschäftstelefonsystem?

So identifizieren Sie das richtige Telefonsystem für Ihr Unternehmen

Bei der Entscheidung, ein geschäftliches Telefonsystem zu installieren, zu aktualisieren oder zu ersetzen, müssen Sie mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigen. Berücksichtigen Sie zunächst Ihre Geschäftsaktivitäten, das erwartete Anrufvolumen, Ihre Ziele und Ihr Budget.

Hier sind die wichtigsten Faktoren, die Sie beim Vergleich von Geschäftstelefonanbietern überprüfen sollten:

• Kosten
• Verlässlichkeit
• Sicherheit
• Mobilität
• Skalierbarkeit
• Unterstützung
• Enthaltene Funktionen

Kosten

Dies könnte der Hauptfaktor sein, der viele telefonsystembezogene Entscheidungen beeinflusst. Zuverlässigkeit sollte an erster Stelle stehen, aber wenn dies der oberste Punkt auf Ihrer Agenda ist, dann finden Sie erschwingliche Festnetz- oder VoIP-Pakete für Ihr Unternehmen.

Wenn Sie noch kein System haben, ist die Entscheidung für VoIP-Systeme die klügere Option. Das liegt daran, dass die Einrichtungs-, Ferngesprächs- und Betriebskosten für VoIP-Telefonanlagen im Allgemeinen niedriger sind als bei Festnetzdiensten . Wenn Sie jedoch bereits über ein traditionelles System verfügen, können Sie sich je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen für ein Upgrade oder ein Hybridsystem entscheiden.

Siehe auch: Wie viel kostet eine geschäftliche Telefonleitung?

Verlässlichkeit

Um ein gutes Geschäft zu führen, müssen Sie über zuverlässige und zugängliche Kommunikationskanäle verfügen, die Teams, Anbieter, Partner und Kunden nutzen können. Ohne dies wird die Geschäftskontinuität beeinträchtigt und Sie verlieren das Vertrauen der Personen, die Ihren Betrieb ausführen oder sich auf ihn verlassen, sowie potenzielle Einnahmen, die während der Ausfallzeit hätten generiert werden können.

Überprüfen Sie das Risikomanagement, die Ausfallsicherheitsrichtlinie und die Backup-Pläne der Dienstanbieter, bevor Sie sich anmelden.

Sicherheit

Ein geschäftliches Telefonsystem sollte außerdem vollständig gesichert sein, um Betrug, Malware und Phishing-Versuche durch feindliche Einheiten zu verhindern. Beachten Sie jedoch, dass die Sicherheit nicht nur den Telefondienst an sich betrifft, sondern auch Ihre eigenen internen Ressourcen. Arbeiten Sie nur mit bankfähigen Dienstanbietern mit bewährter Verschlüsselung, Authentifizierung, Redundanzarchitektur und anderen Sicherheitssystemen zusammen.

Mobilität

Kluge und erfolgreiche Unternehmen haben fast immer eine größere Mobilität als ihre Mitbewerber. VoIP-Telefonsysteme ermöglichen es Ihnen, überall Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, auch wenn Sie sich nicht im Büro befinden. Im Gegensatz dazu erfordern herkömmliche Telefonsysteme, dass Sie sich im Büro befinden, um das Telefon zu benutzen.

Entscheiden Sie sich für Dienste, die mobile und Desktop-Apps bereitstellen, mit denen Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall mit Teams und Kunden in Kontakt treten können.

Zusammenarbeit

Einige Festnetzsysteme ermöglichen Dreiergespräche . VoIP-Dienste bieten noch viel mehr. Dazu gehören Videokonferenzen für unbegrenzte Teilnehmer und die Integration mit Kollaborations- und Produktivitätstools, einschließlich CRMs und E-Mail.

Skalierbarkeit

Unternehmen brauchen operative Agilität, egal ob sie expandieren oder verkleinern. Während dieser Zeiträume sollten die Ressourcen neu konfiguriert werden, damit sie dem Umfang der Geschäftsvorgänge entsprechen, in denen sie verwendet werden.

Wenn Sie an die Stabilität Ihres Unternehmens denken, ist es aus folgenden Gründen wichtig, welche Art von Geschäftstelefonsystem Sie wählen:

• Hängt Ihr Geschäft stark von Sprachanrufen ab oder läuft es gut mit einer minimalen Telefonieanforderung?
• Was sind Ihre Pläne für strategisches Wachstum?
• Beschäftigen Sie ein tatkräftiges Verkaufsteam?
• Müssen Sie eine Telefonanlage integrieren?
• Wenn Sie mehr Kunden gewinnen müssen, um zu expandieren, dann ist ein zuverlässiges Telefonsystem eine Notwendigkeit.

Die Leichtigkeit, mit der eine solche Neukonfiguration implementiert werden kann, wirkt sich unter anderem auf die Produktivität aus.

Verwandte Themen: Wie viele Telefonleitungen benötige ich für mein Unternehmen?

Unterstützung

Sie möchten immer erstklassigen Kundenservice für Ihr Unternehmen. Entscheiden Sie sich für Dienstleister mit einer klaren Erfolgsbilanz in Bezug auf exzellenten Kundensupport.

Enthaltene Funktionen

Festnetztelefone haben sich praktisch nicht mehr weiterentwickelt und werden wahrscheinlich in Zukunft veraltet sein. Wenn Sie Ihre Kommunikationssysteme mit allen neuen Funktionen, die später unerlässlich werden, zukunftssicher machen müssen, dann ist die Entscheidung für ein robustes VoIP-System der richtige Schritt.

Mit einem virtuellen Geschäftstelefonsystem können Sie die Telefonie in Ihre geschäftlichen Technologieplattformen wie E-Mail, Videokonferenzen, virtuelles Faxen, Produktivität, Mitarbeiterschulung, ERP- und CRM-Software integrieren.

Verwandt: So richten Sie ein virtuelles Telefonsystem ein (4 einfache Schritte)

Gängige Geschäftstelefonsystemtypen

Wie bereits erwähnt, gibt es je nach Verbindung zwei Haupttypen von Telefonsystemen: Festnetz und VoIP. Es gibt jedoch Untertypen und Hybridvarianten, die Sie ebenfalls kennen sollten:

1) Virtuelle Telefonsysteme

Softwarebasierte Lösungen, die als browserbasierte, Desktop- oder mobile Apps verpackt sind und es Ihnen ermöglichen, Anrufe über das Internet zu tätigen und entgegenzunehmen. Auch Softphone genannt.

• Vorteile: Erschwinglich und sehr einfach zu installieren, bereitzustellen und zu verwenden
• Nachteile: Kein voll funktionsfähiges Telefonsystem
• Am besten für: Kleine Unternehmen mit knappem Budget und für Unternehmen mit Mitarbeitern oder Auftragnehmern, die an mehreren Standorten eingesetzt sind.

2) Festnetztelefonsysteme

Verwenden Sie Kupferdrähte, um die Sprachkommunikation zu übertragen. Es wird auch als analoges Telefon bezeichnet.

• Vorteile: Sehr stabil und zuverlässig
• Nachteile: Vergleichsweise kostspieliger einzurichten, zu warten und zu skalieren; Könnte im Laufe der Zeit obsolet werden
• Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, die bereits über einen Festnetzanschluss verfügen und keine Telefonie-Upgrades benötigen; Leute, die Vintage-Technologie mögen

3) VoIP-Telefonanlagen

Sprache als Daten über das Internet übertragen.

• Vorteile: Breites Spektrum an Fähigkeiten, Funktionen und Softwareintegrationen, die für die meisten Unternehmen heutzutage von entscheidender Bedeutung sind; kann leicht skaliert werden; bezahlbar
• Nachteile: Kann bei Stromausfällen deaktiviert werden, es sei denn, Sie verfügen über eine Notstromversorgung oder der Anbieter verfügt über ausfallsichere Funktionen
• Am besten geeignet für: zukunftsorientierte Unternehmen aller Art, Größe und Branche

4) Cloud- und lokale Systeme

VoIP-Systeme, deren einziger Unterschied der Standort ist, an dem die Nebenstellenanlage (PBX) gehostet wird. Lokale Systeme, auch IP-PBX genannt, umfassen einen mit LAN verbundenen Hauptserver (der sich am Standort des Kunden befindet), der Anrufe sowohl über eine herkömmliche Festnetzleitung als auch über das Internet empfängt und überträgt. Cloud- oder gehostete PBX-Systeme hingegen beziehen sich auf VoIP-Systeme, deren PBX vom Anbieter gehostet wird.

• Vorteile: Cloud-basierte Telefonanlagen sind in der Regel kostengünstiger einzurichten und zu warten
• Nachteile: In lokalen Systemen liegt die Wartung der PBX in der Verantwortung des Dienstabonnenten. Am besten geeignet für: Lokale Systeme eignen sich hervorragend für Teams, die eine bessere Kontrolle über ihre Kommunikationstools anstreben; Cloud-basierte Systeme sind gut für Unternehmen, die nicht die zusätzliche Verantwortung für die Verwaltung ihrer eigenen Telefonanlage übernehmen möchten.

Siehe auch: Wie erhalte ich eine geschäftliche Telefonnummer?

Best Practices bei der Auswahl eines geschäftlichen Telefondienstes

Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen werden, das beste Telefonsystem für Ihr Unternehmen zu finden:

1. Verstehen Sie, warum Sie einen geschäftlichen Telefondienst aktualisieren, installieren oder ersetzen müssen.
   • Was sind deine Ziele?
   • Welches System – wenn überhaupt – verwenden Sie derzeit?
   • Welche spezifischen Funktionen und Fähigkeiten benötigen Sie in einem Telefondienst?
2. Bewerten Sie das aktuelle und potenzielle Anrufvolumen für Ihr Unternehmen basierend auf der Mitarbeiterzahl, den Bürostandorten und dem sprachbasierten Engagement mit Kunden, Anbietern, Partnern, Teams und anderen Beteiligten.
3. Berücksichtigen Sie Ihre Skalierbarkeitsoptionen, wenn es um zukünftiges Wachstum geht. Entscheiden Sie sich für einen Service, der zu Ihrer Strategie passt.
4. Führen Sie eine Prüfung der Ressourcen, Plattformen und des Technologie-Stacks durch, in die Sie den Telefondienst integrieren möchten. Stellen Sie fest, ob der lokale Internetdienst von ausreichender Qualität und Geschwindigkeit für VoIP-Lösungen ist.
5. Weisen Sie dem Telefonsystem ein angemessenes Budget zu.
6. Durchsuchen Sie den Markt für Telefoniesysteme nach einem Dienst oder Anbieter, der Ihrem Budget und Ihren betrieblichen Anforderungen entspricht.
7. Recherchieren Sie die Erfolgsbilanz von Dienstleistern, insbesondere deren Ruf, wenn es um Zuverlässigkeit und Kundenbetreuung geht.
8. Schnüffeln Sie herum und entdecken Sie, welche Systeme/Dienstanbieter von Branchenführern verwendet werden.
9. Erstellen Sie eine Auswahlliste Ihrer Optionen.
10. Fordern Sie Demos an und testen Sie die in die engere Wahl gezogenen Dienste, bevor Sie sich anmelden.

Siehe auch: Der vollständige Leitfaden zum Schreiben der perfekten VoIP-RFP

Haben Sie noch Fragen?

Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen seine Telefonsysteme aufrüsten muss. Vielleicht möchten Sie mehr Funktionen oder ein höheres Maß an Mobilität. Vielleicht möchten Sie Kosten senken oder Altsysteme ersetzen, die in Ihrer Branche bald obsolet werden.

Was auch immer der Grund in Ihrem Fall ist, der Schlüssel liegt darin, Ihre Ziele zu klären, Ihre Optionen zu verstehen und mit dem richtigen Internet-Telefondienst zusammenzuarbeiten.